無論12生肖如何變遷，對于辦公一族來說，永遠不變的是忙碌。每當手忙腳亂、頭暈腦漲時，是不是恨不能擁有魔法，只要很酷地來一個轉身，就能瞬間把一切搞定？
當然，魔法是沒有的，但魔具真實存在。它們其實很容易獲得，且免費、操作簡單，而最最重要的是，它們的確可以給你非凡的助力。在虎年，讓你如虎添翼。
解決溝通難題——谷歌文件
你一定嘗試過自己給自己抄送郵件，只是為了能在另一臺電腦上打開使用。
你也很可能曾負責做一項計劃，在做好初步文件后召集大家集體會議討論，或者發送給團隊中的每個人征求意見，然后再逐一修改——當然，這個過程通常要反復若干次才能徹底完工。老天保佑，希望這是在你還沒徹底崩潰之前。
更便捷的工具其實早就有了，只是你可能還沒嘗試過。那就是谷歌文件。與其它網絡存儲空間不同的是，谷歌文檔提供在線編輯和管理，既是存儲空間，也是工作平臺。運用它的成本是要先擁有一個gmail賬號。收益如下：
無論你人在何處，只要手頭有臺可以上網的電腦（這臺電腦可以是任何人的），就可以調用、編輯自己的文件，這意味著，再也不用自己給自己發郵件了。
同事之間可以同時在線創建、編輯或修改同一份文件，并且還能同時使用“討論”功能，相當于大家都站在一面黑板前，各執一筆，一邊商量一邊修改，而且比黑板更好的是，修訂和整理都是實時完成，你看到的直接就是最終版本了。當然，文件的查看權和修改權是可以限定的。想讓誰看誰才能看得到，改得了。
文檔可以直接生成PDF格式，這可是最通用的免費格式，誰都會用。
更有效的時間管理——DIPS
雖說管理的最基本內容應該首先是自我管理，其中之重則為有效地管理自己的時間，但實際工作中，能做到這點的人寥寥無幾。工人的工作節奏可以跟著流水線走，白領員工沒有流水線，則常常會把時間弄得一團糟。
如果對自己的自制力沒有太大把握，那不如就先給自己制造一條虛擬流水線。其實簡單的表格就可以解決問題。有了它，你的時間安排大可井井有條。
這個表格是業務分解專用表格（Task Breakdown Sheet），學名“TB表”（詳見P42），即任務分解表，來源于DIPS，是一種起源于日本的針對白領員工的系統方法。DIPS的基本法則是：針對大目標給自己分解小目標，并可視化操作，讓企業所有人的月、周、日工作計劃更好地銜接，從而創造更好的管理環境。
利用任務分解表，每個人在領受工作時就依據H（hear 聽取）、E（examine 調研）、N（negotiate 協商）、I（inform 聯絡）、R（request 委托）、O（operate 操作）六個角度對自己的業務進行合理分解，能極大地提高工作效率。尤其是對管理者來說，運用任務分解表進行合理的業務分解，然后把任務層層落實，并有針對性地對任務領受者進行指導，會提高整個團隊的工作效率。
顛覆式創新——思維導圖
據說，美國波音公司在設計波音747飛機時，如果使用普通的方法，要花費六年的時間。但是，因為使用了一個小工具，他們的工程師只用了六個月的時間就完成了波音747的設計！并節省了1000萬美元。
這個威力驚人的小工具，就是思維導圖。它的原理是充分運用左右腦的機能，利用記憶、閱讀、思維的規律，協助人們在科學與藝術、邏輯與想象之間平衡發展，從而開啟人類大腦的無限潛能。它可以讓復雜的問題變得非常簡單，簡單到可以在一張紙上畫出來，讓你一下看到問題的全部。它的另一個巨大優勢是隨著問題的發展，你可以幾乎不費吹灰之力地在原有的基礎上對問題加以延伸，從而提高工作效率。（詳見下頁圖）
趕快來看一下制作方法：
首先需要準備制作工具，包括：白紙、筆、四支以上不同顏色色彩明亮的涂色筆。然后開畫，把表達主題的關鍵詞放在思維導圖的中央；表達次主題的關鍵詞放在主題放射出來的線條上，依次類推；主題、次主題等關鍵詞可用數字編號，以增強順序性；盡可能用圖形、色彩來配合或代替所有關鍵詞，可大大加深記憶。若為求快捷方便，也可省略圖形。
國內思維導圖軟件主要有XMind，兩個版本：XMind和XMind Pro。前者是開源軟件，后者是一款租賃式的收費軟件。
最好的“秘書”——搜索百寶箱
自從有了搜索，整個世界都向我們打開。當然，這個世界往往過于龐雜了，以至于我們常常一時找不到自己真正想要的信息。以往，我們常用幾個關鍵詞連用的方式來縮小搜索范圍，但得到的結果仍是無序的，其實還有更多的小工具可以讓搜索變得更便捷、更有效。
打開谷歌搜索頁面，在熟悉的搜索框下面，可能有個你不曾注意過的小按鈕“打開百寶箱”，別猶豫，打開它，百寶箱里整整齊齊，已經將視頻結果、論壇結果，以及按照時間范圍分項整理的結果一一排列，還有神奇羅盤，將你的關鍵詞進一步細化，最奇妙的是時光隧道，打開就能呈現你所搜索的關鍵詞的編年史。對于那些急于為完成一份報告尋找資料的人格外有幫助。
