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化解歧見創造和而不同團隊
長官與執行部屬對目標的認知有差異、不同部門同事的想法天差地遠,辦公室簡直是個天天上演爭執場面的擂臺。要化解火爆對峙,不只有你妥協或我妥協可選,4個步驟,即可攜手開創和解的第三條路。
破壞式創新大師克雷頓??死锼雇∩–layton M. Christensen)曾說:「真正的工作不是化解沖突點,而是改變導致沖突發生的思維模式。」
領導者管理團隊時,常遇到的難題,不論是牽涉到個人資源分配、部門與部門之間的紛爭,乃至組織長期與短期利益的矛盾等,「沖突」二字,可說是無所不在。
美國調停者基金會總裁馬克.葛容(Mark Gerzon)甚至將沖突區分為「冷」與「熱」兩種:顯而易見的強烈情緒、爭吵、緊張情勢稱之為「熱沖突」;情緒壓抑、緊繃沉寂、無形壓力稱之為「冷沖突」。管理者一旦處理不當,兩種沖突都有可能帶來毀滅性后果,造成組織長期沒有效率,部屬之間爭斗不和。
美國南加州大學馬歇爾商學院一項研究顯示,美國每5名員工就有4人覺得工作上不受尊重,且深信工作上的沖突正在惡化。此外,大型企業主管平均每年花7周時間調解職場紛爭。
當沖突產生時,并沒有真正的誰對、誰錯,只是雙方看事情的角度不同罷了。優秀的團隊領導人,懂得如何把沖突視為「機會」和「突破」,有技巧的讓沖突浮上臺面,進而解決它,而不是逃避、壓抑、冷處理。
葛容也指出:「回應沖突就是領導?!顾^「轉化」沖突,既不是用人為干預、以迅速退讓來終止沖突,也不是追求雙方暫時「修好」,而是學會駕馭沖突的巨大力道,將沖突狀態提升到另一個層次。
假使管理者害怕面對沖突,期待沖突會自動消失,而沒有解決的勇氣,那么整個團隊都會為此付出代價。以《執行力》一書聞名的企業顧問瑞姆.夏藍(Ram Charan)認為,領導人無法解決每個紛爭,但是如果懂得使用「凝聚團隊」的know-how,塑造員工的行為,組織的績效就會越來越好。
把爭議點搬上臺面,化解「冷沖突」
夏藍在著作《實力──成功主管的8個know-how》中,以福特汽車北美區總裁馬克.費爾茲(Mark Fields)重塑日本馬自達(Mazda)汽車(福特擁有馬自達33%的股權)為例,說明如何正視與部屬之間的沖突,塑造一個「和而不同」的高績效團隊。
身為一個年輕、空降的外國CEO,費爾茲剛接管日本業務時,為了解決高達70億美元的負債問題,祭出一套「千禧年計劃」:5年內裁員1,800人,減少20%的人力;關閉一間位于廣島的大工廠,減少25%產能,將過度集中在日本的生產移到歐洲。這套做法,等于和日本「重感情」的企業文化直接沖突。
不同文化的沖擊在內部高階主管會議中,更是一觸即發。由于日本人不習慣在開會時暢所欲言,各個部門主管之間也缺乏互信。費爾茲回憶:「我那時真的是目瞪口呆,開頭幾次會議時,我坐在那里,沒有一個人肯發表意見?!?div style="height:15px;">
此外,日本的管理團隊對費爾茲也不信任,不愿表達真實感受,開會時表面同意,執行時又不肯配合他們不認同的事。為了正視與部屬之間的問題,費爾茲決定讓暗涌多時的「冷沖突」浮上臺面。
他跟部屬們一對一開會,聆聽他們的困難,然后鼓勵他們在下次開會時提出。他對部屬說:「遇到困難,不是因為你有缺點。要在同事面前將問題提出來,彼此共同討論,才能為公司想出最好的解決方案。」
同時,他要求各部門主管在開會時「公開分享」年度目標,并談論自己對公司整體的想法,而不是只檢討自己的部門。透過不斷反覆進行這些程序,讓所有部門主管參與想象公司前景,最終不只消除歧見,也凝聚了團隊共識,讓馬自達轉虧為盈。
以理解取代防衛心,創造第三條路
管理大師彼得.杜拉克(Peter F. Drucker)曾說:「如果沒有意見紛爭與沖突,組織就無法相互了解;沒有理解,只會做出錯誤的決定?!?div style="height:15px;">
曾被美國《時代》雜志(TIME)譽為「人類潛能的導師」的史蒂芬.柯維(Stephen Covey)也主張,管理者應將沖突視為「禮物」。他認為,除了對抗或逃避以外,還有第三條路──就是創造出一種新情勢,而非「雙方各退一步」的妥協結果。
這個思維模式必須「努力去了解」別人與自己相沖突的想法,而非「努力防衛自己的想法」去對抗他人??戮S強調,人們「觀」看到什么,將決定行「為」,而行為也將決定人們「得」到的結果。
尤其當沖突牽涉到部屬或部門之間的利益時,彼此都會覺得自己的利益、個人版圖受到威脅,引發情緒上的不安全感。在最新著作《第3選擇》中,柯維引用一名全球制藥商頂尖業務主管尼爾(Greg Neal)的見解。他指出,“GET”3個字母涵蓋了與沖突有關的個人深層情緒面向。
GET:面對沖突的人會怎么想?
G(Gain):個人利益、該我得到的利益、我所賺得的利益……
E(Emotion):我的感受、我的不安全感、我的恐懼……
T(Territory):我的勢力范圍、我的預算、我的專業、我該有的員工名額……
資料來源:《第3選擇》
沖突來了﹗主管不能亂說的4種話
當人身處沖突時,興起防衛心態往往是一種自我保護的本能。不過,柯維在《第3選擇》一書中指出,身為主管,面對與部屬之間的溝通,可得小心以下4種對抗或逃避的對話方式。
假設一名員工與你談論薪資問題,你應該避免:
● 貶低他:「你的薪水和別人一樣多啊!」將員工貶為一臺機器,和其他人一樣,不過只是一個負責工作的人頭。
● 吹捧他:「你是一位非常有價值的同仁,我們真的希望能夠為你提供更好的待遇?!惯@個回答或許可以稍稍緩和對方緊繃的情緒,但它不過是一種虛假的謊言。
● 拿他和自己比較:「我從來沒向上司要求過加薪。我很注重團隊精神,所以加薪都是自己找上門的?!鼓愕奈浑A和權力比較大,在對話中固然占上風,但不代表你比較有道理。
● 選擇「雙輸」的妥協:「我無法給你加薪,我只能讓你每周有一天提早半小時下班?!乖谶@種結局中,實際上雙方都不滿意最后的結果,都是輸家。
4步驟,跨部門不再「結仇」
以業務部門和營銷部門為例,兩者可說是職場上典型的世仇。尼爾服務的制藥公司也面臨同樣的問題,從基本的溝通到品牌主導權的爭奪,雙方都存在很大的鴻溝。「營銷部門相信他們的研究能力足以對顧客有最深入的了解,而業務人員則自認最常與顧客朝夕相處?!?div style="height:15px;">
美國哈佛大學企業管理學系教授班森.雪匹洛(Benson Shapiro)分析:「業務員基本上是一群比較獨立、隨性的人,他們崇尚戰斗機飛行員的心態;營銷部門的人則較保守,傾向較細膩、中央集權式的做法?!?div style="height:15px;">
嘗試溝通卻屢次碰壁后,尼爾選擇「第三條路」思維,套用柯維提出的4步驟來解決爭端:
Step1 提出「革命性」的問題:
他誠心詢問業務及營銷部門主管,提出一個問題:「你是否愿意與我一起尋求一個你我都未曾想過的、更好的解決方案?」這個做法能解除對方的防衛心態,因為并沒有要求他們放棄自己的想法。
Step2 「定義」雙方都感到滿意的結果:
接著,他再問對方類似這樣的問題:「你的更好大概長什么樣子?」雙方根據客戶來電數、資源利用率、市占率等數字,共同定義出一套新的成功標準,甚至超越雙方原有的想法。
Step3 創造「第三選擇」:
真正的新觀念絕對不是來自辯論,或是企圖說服別人接受你的想法,而是來自理念不同的人之間的對話。好比打破美國種族隔離制度的金恩博士,就是一個能夠在沖突情況下,充分發揮第3選擇思維的人。
在一個大家幾乎要「跳過桌子去割斷對方喉嚨」的場合中,他經常會要求某一個人「盡量表達出最激進的想法」,然后再請另一個人「盡量表達出最保守的觀點」,最后融合出一個所有人都同意的結論。
Step4 局勢扭轉,獲得綜效:
當雙方不再爭執不下,同時覺得自己深受啟發時,沖突消失了,并且迸發出各種可能性,找到了第3條路。就像尼爾多次直搗山頭,找出業務和營銷部門主管最在乎的“GET”,卸下雙方心防,最后齊心創造出公司史上最成功的新產品。
愛因斯坦有句名言:「沖突無法藉由最初制造沖突的相同思維,來真正有效轉化。」對應到職場,道理亦是如此──仇恨和對立永遠無法解決沖突,唯有理解和寬容才可能化解。
說對話、真聆聽,危機變轉機
「在多數沖突中,最主要的問題是……讓彼此對話及聆聽?!埂墩勁械乃囆g與科學》作者霍華德?雷法(Howard Raiffa)這段話,恰巧點出了人們在面對沖突時,最欠缺的兩種能力。
陷入沖突的兩方,往往機械式地自動掉入「受害者」心態,覺得自己受到不公平對待,或是受到刺激才會情緒爆炸,一切都是對方的錯。
言語可以療愈人心,同樣也能傷害人。面對職場上的沖突,懂得掌握不同類型的溝通,并且善加運用,才可能突破僵局,把危機轉化為契機。
■ 促進對話,最能轉化沖突
美國調停者基金會總裁馬克?葛容(Mark Gerzon)在《人人得學會領導者的8大調停工具》中提到,面對意見分歧時,人們可以選擇的8種發言和聆聽方式(見右表),尤其后面4種往往比前面4種來得有效。其中,又以「對話」最能夠扮演轉化沖突的角色。有別于一般的「單向溝通」,對話能讓雙方訊息形成一個回路:發送者→訊息→接收者→訊息→發送者,進而改變溝通的規則。
1.口頭爭吵
● 言語之戰──把語言當作武器
● 口頭攻擊另一方
2.辯論
● 一心求勝,不求妥協
● 尋求單一真理:對或錯
3.報告/問答
● 一人或一個小組控制論述
● 聽眾或許會質疑報告人
4.討論
● 并非包括所有參與者:有些人占優勢,有些人從不開口
● 目標是分享信息,不是下決定
5.談判
● 藉著尋求共同點而化解爭端
● 目標是為所有利害關系人安排一項持久協議
6.會商
● 不提供立即反應或反駁的機會
● 促進專注聆聽及互相尊重
7.對話
● 探究而非提倡,導出新選項
● 承認他人立場的價值
● 指出需要解決的深層事項
8.靜思
● 求助于靜默,以轉換語氣
對話的前提,不是「我們對、他們錯」的零和游戲,而是「真相大過你我任何一方」。這種談話方式的好處在于:
● 相較于辯論,表達出更多的感受。
● 比其他溝通方式更能喚起真心。
● 避免表面的、被迫的妥協。
● 增加每個人的心聲都被聽見的機會。
● 在每一種觀點中尋求更深入的真相。
除了開啟雙向溝通的對話,「聆聽」也是得到對方信賴,突破瓶頸的關鍵能力。
■ 不生氣不反駁,咬緊終極目標
為了讓雙方對話更順利,《三個技巧,人人聽懂你的話》作者稻增美佳子提出以下建議:
聆聽時,不對措辭回應,要了解的是心情
在聆聽別人說話時,即便心中浮現「你說的不對」、「我不是這個意思」的情緒,也要試著閉緊嘴巴,尊重對方的說詞。假使你已盡全力溝通,對方仍曲解你的用心,甚至強詞奪理反駁,也不要脫口而出:「所以我剛剛不是說了……」、「實在搞不懂你究竟是什么意思!」
面對不愉快的對話,不妨試著用自己才知道的小小信號,例如:心中悄悄禱告,然后小聲說一句“Delete it!”(消除它),幫助轉化負面情緒。
想反駁時,試著把注意力集中于對話目的
曾經有位外商公司主管,邀請稻增美佳子協助進行企業培訓。到對方公司詳談時,不論說什么,都只得到他否定的回應:「不,這樣不對」、「我覺得行不通」、「這我從前說過」。
稻增美佳子當下很想告訴這位主管:「那就請您自己來吧!」但還是把這股沖動壓抑下來,反問他:「請問,您找我來的目的何在?」、「聽完您的說明,我心里已經有點頭緒了。我想實際的因素一定不只這些?,F在,我先就已經了解的事項為前提,向您說明我可能會采行的做法,好嗎?」說完之后,對方終于愿意靜下來聽她的意見。
切記認清溝通的終極目的,才不會因為對他人說的話產生情緒反應,而模糊了真正的焦點。
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