曾看過這么一首詩“清燈孤影苦思尋，字斟句酌撰公文，暑寒饑渴渾不顧，錯(cuò)把晨曦當(dāng)黃昏”，每每讀來心有戚戚焉，一語道盡文字秘書的艱辛。對于秘書來說，如果這樣苦熬能出篇領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可文章心里還是美美的，更多的時(shí)候，尤其是秘書新手，常常感到做文字的苦尤甚之，一是不知如何下筆，二是經(jīng)常推翻重寫，三是反復(fù)推翻重寫后領(lǐng)導(dǎo)仍舊不滿意，惶惶不知如何動筆。聽聞不少才子，材料寫得文采斑斕，氣勢磅礴，可是總是被退回重改，三番五次，不免感嘆難遇伯樂，最后怨氣連天、消極怠工。其實(shí)公文材料是表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)思想，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性，展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)采的重要載體，是命題作文，常言道“三分匠人、七分主人”，這就決定了材料受命于誰，文章思維和特征就要服從于誰，這是秘書寫材料的首要原則。如果對領(lǐng)導(dǎo)意圖體會有誤，體現(xiàn)不準(zhǔn)，又或者把自己的想法強(qiáng)加于文稿內(nèi)，那么即便寫得洋洋灑灑，堪比李杜，這樣的稿件還是會被全盤否定。因此，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖是處理好文稿的前提。
此外，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有他講話的風(fēng)格和特點(diǎn)，講話稿應(yīng)充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)特點(diǎn)，與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格充分對接，領(lǐng)導(dǎo)看這樣的材料才順心，讀起來才順口，才能夠緊緊地抓住聽眾，引起聽眾強(qiáng)烈的共鳴，從而使講話化作聽眾的意愿和自覺行動，成為促進(jìn)工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的強(qiáng)大動力。一個(gè)會寫材料的秘書面對新領(lǐng)導(dǎo)一定會向領(lǐng)導(dǎo)以前的秘書討要領(lǐng)導(dǎo)講話稿，細(xì)心揣摩領(lǐng)導(dǎo)的講話風(fēng)格和特點(diǎn)。突出領(lǐng)導(dǎo)的說話風(fēng)格是處理好文稿的基礎(chǔ)。把握好這兩點(diǎn)，材料基本就不會有大返工了，那么要怎么做好這兩點(diǎn)呢？最好的方法就是認(rèn)真做好筆記，這個(gè)看似很笨的做法卻是寫好材料的佳徑。公文寫作關(guān)鍵是把握虛實(shí)結(jié)合，“虛”就是定位要準(zhǔn)，對當(dāng)前形勢，當(dāng)前問題研判要準(zhǔn)，站位要高，“實(shí)”就是有實(shí)例，有對策、出實(shí)招。這“虛實(shí)”兩方面的素材都可以通過記筆記獲得。
# X8 Q3 m% D L; H! a% u: E5 l 怎樣才能做好筆記呢？說難不難。一是要準(zhǔn)備固定的筆記本，
如果筆記東一頁，西一頁，那么就算記得再好也枉然；同時(shí)筆記本要盡可能隨身攜帶，不但開會要記，調(diào)研或檢查工作時(shí)講的意見，所關(guān)注的典型也要一并記下，秘書工作很忙，要盡可能省下回來謄寫的二次功夫。同時(shí)記筆記的時(shí)候，要清楚地記下時(shí)間、地點(diǎn)、會議名稱，參會人員。
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記錄的方式也分很多種，有的是將領(lǐng)導(dǎo)的要點(diǎn)摘要記一記，有的是將領(lǐng)導(dǎo)的話通過自我判斷后歸納性記一下，有的是機(jī)械式全盤記下。如果是新手，最好的記筆記方式就是原原本本將與工作相關(guān)的講話記下來，同時(shí)，將會議上關(guān)鍵性的觀念或者問題標(biāo)注出來，回頭整理、查閱也比較輕松。為什么要原原本本地記下來呢？
常言道，“好記性不如爛筆頭”，只有通過一遍遍的“聽”和“記”，才能熟悉并強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格和思維模式，才能對領(lǐng)導(dǎo)日常談?wù)摰闹匾悸泛陀^點(diǎn)連貫思索，對領(lǐng)導(dǎo)的思想情況會有系統(tǒng)、整體的理解，寫他的材料才能快速完成角色轉(zhuǎn)換。可能秘書在記錄的時(shí)候還有這樣的困惑：有的觀點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)在這個(gè)會上提過，在那個(gè)場合也說過，這些話要不要記下來？筆者認(rèn)為，能記下來還是盡可能記下來，這些反復(fù)強(qiáng)調(diào)的事情，往往是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過深思熟慮的精辟論斷，也是下階段工作的方向和重點(diǎn)，雖然講話有些內(nèi)容是一樣的，但每次講話場合不一樣，面對聽眾不一樣，要求不一樣，具體程度不一樣。此外，領(lǐng)導(dǎo)在會上提到的例子也要盡可能記下來，那些例子都可能成為今后材料有力的佐證，當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)在提到這些老秘網(wǎng)案例的時(shí)候，數(shù)據(jù)可能都是個(gè)概數(shù)，如果秘書順藤摸瓜，補(bǔ)充完善，為領(lǐng)導(dǎo)提供更為詳實(shí)和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)肯定會對其青睞有加。記筆記的終極目的是寫好材料，秘書除了要在會上記好筆記，會后要及時(shí)整理筆記，歸納筆記，這樣以后找材料信手拈來，省下很多功夫。同時(shí)要學(xué)會利用筆記，將領(lǐng)導(dǎo)講話的中心思想歸納成有指導(dǎo)意義，讀來瑯瑯上口，易懂好記的詞句
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總之，記筆記不但是一門苦力活，也絕對是一門技術(shù)活。秘書平時(shí)要善做有心人，學(xué)會從筆記中領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，挖掘老秘網(wǎng)大政方針、工作重點(diǎn)、典型經(jīng)驗(yàn)、面臨的形勢或當(dāng)前問題等等，長此以往，很快就能發(fā)現(xiàn)筆記成為自己的獨(dú)門秘笈，任何觀點(diǎn)和實(shí)例都有出處，屆時(shí)即便是臨時(shí)任務(wù)也能做到不慌不忙，工作也能達(dá)到事半功倍的效果。
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