排版長文檔是學生整理畢業論文及辦公人員處理辦公文檔時必須面對的問題。內容多、序號多、章節多、標題多、圖表多、頁碼要求多、頁眉頁碼要求多，還有難以搞定的目錄和參考文獻，總之就是要求多！多！多！感覺就是難！難！難！煩！煩！煩！
不論原因是Word能力不足還是排版技能缺失，都會讓人頭疼不已。在排版長文檔時，你是否遇到過下面的問題。
問題1：設置標題和正文的字體及段落樣式，之后使用格式刷，從頭至尾刷幾遍，偶爾有幾處還刷不正確。格式設置錯或要求改了，之前的努力白費。
問題2：圖片、圖表多，題注手動添加，序號記不住，格式不好改，也是個大麻煩，費了九牛二虎之力改完了，結果發現有缺失或多余的圖片。
問題3：編號和多級列表總搞不定，想用的時候出不來；編號有了，格式不正確；不想用，又結束不掉，困難重重。
問題4：使用空格將內容分頁后，最怕添加或刪除內容。還得重來一遍。
問題5：參考文獻、頁眉、目錄……，這些才是大老虎，不多說了 ，說多了都是淚啊！
…………
問題這么多？不要擔心，下面介紹神奇的長文檔排版七步法，逐個擊破這些難題。
第1步：準備工作
正式排版前，可根據情況再結合高手排版七步法制定個適合自己的排版流程。
⑴ 根據論文排版規范，設置頁面，并將論文分節。需要注意各節頁碼是否連貫、一致。
⑵ 根據排版規范，設置樣式，修改標題、正文樣式。
⑶ 制定論文大綱、并撰寫論文，為標題、正文設置樣式。
⑷ 插入圖片、表格、圖表等內容并編號。
⑸ 設置參考文獻。
⑹ 插入頁眉、頁碼并提取目錄。
⑺ 進一步排版美化，完成后打印輸出。
第2步：文檔結構及整體規劃
一、文檔結構
對于畢業論文類長文檔的結構通常包含10個類別，可以將這10個類別分為3大部分，分別是開篇部分，包括有封面（包含標題）、版權聲明、中英文摘要、關鍵詞、目錄；主體部分，包括有正文、參考文件、致謝；結尾部分，包括有注釋、附錄。
二、整體規劃
在撰寫論文之前，就可以先錄入各部分標題，然后通過插入分節符、分頁符，將整篇文檔的結構規劃好，原則如下。
⑴ 在需要設置不同頁眉、頁腳的部分插入分節符。
⑵ 在需要另起一頁的部分插入分頁符。
第3步：文檔的頁面、封面
一、文檔的頁面
設置文檔頁面就是設置紙張大小、頁邊距、頁眉和頁腳距邊界位置等。通常在【布局】選項卡下【頁面設置】選項組中即可將這些問題全部搞定！
二、封面
論文封面內容不多，看似操作簡單，但也會讓很多人抓狂，為什么？添加的下劃線總是對不齊，多個空格長一點，刪個空格短一點，有什么辦法讓添加的下劃線整齊、長度一致？
第4步：段落樣式和多級列表
段落樣式和多級列表是長文檔排版中常用的操作，只需要一次設置，就能反復使用。在撰寫長文檔正文時，可以先設置好標題樣式及正文樣式，然后再根據內容增加其他樣式。
多級列表是Word提供的實現多級編號功能，與編號功能不同，多級列表可以實現不同級別間的嵌套。使用多級列表最大的優勢在于，更改標題的位置后，編號會自動更新，而手動輸入的編號則需要重新修改。
第5步：頁眉和頁碼
在論文排版中，頁眉和頁碼是比較難以搞定的難題，要么一改全改，要么改不了。下面就來介紹頁眉頁碼的高級設置方法，讓你輕松搞定。
一、頁眉
插入頁眉的操作比較簡單，關鍵是如何設置頁眉。如設置首頁不顯示頁眉、奇偶頁不同頁眉以及不同節顯示不同頁眉等，這些問題都可以在【頁眉和頁腳工具】【設計】選項卡下輕松搞定。
二、頁碼
頁碼和頁眉相似，插入頁碼的操作比較簡單，關鍵在于頁碼的設置，如設置奇偶頁不同的頁碼、不同節顯示不同的頁碼格式、自定義頁碼從第n頁顯示以及不同節頁碼的連續。
我們可以在【頁眉和頁腳工具】【設計】選項卡設置奇偶頁不同的頁碼。
在【頁碼格式】對話框中設置不同節顯示不同的頁碼格式、自定義頁碼從第n頁顯示以及不同節頁碼的連續。
第6步：參考文獻的制作和引用
參考文獻采用實引方式，在正文中使用上標形式（[1][2]……）標注，并且在文檔末尾的參考文獻形成一一對應關系。
一、參考文獻的制作
快速生成參考文獻的方法有三種。
方法一：搜索并打開“中國知網”，在【文獻檢索】中通過關鍵詞搜索，選擇與正文接近的參考文獻，將其導出，之后復制并粘貼至Word文檔中即可。
方法二：使用谷歌學術、百度學術直接搜索并導出標準的參考文獻格式。
方法三：在網絡中搜索“參考文獻格式生成器”，根據提示填入相關內容，即可生成標準格式的參考文獻。
二、參考文獻的插入
插入參考文獻的方法有兩種：一種是使用交叉引用插入；另一種是使用尾注插入。
第7步：添加目錄
目錄通常放置在正文前，可以在排版時在正文前預留空白頁。
