部門是指組織中主管人員為完成規定的任務有權管轄的一個特殊的領域. 一個中小型的香港公司分以下幾個部門:行政(人事)部;生產部;PMC部;采購部;貨倉部;QC部;會計部;工程部;船務部;業務部等. 1).生產部(production department)主管的工作職責. 1.根據銷售部出貨計劃、車間生產能力及總經理意見,負責組織安排編制公司年度、月度生產計劃. 2.負責組織制訂物料消耗定額和各種生產技術經濟指標. 3.按照公司年度、月度生產計劃的要求組織車間貫徹施實,及時掌握生產作業進度. 4.負責全公司的生產調度工作,定期召開生產調度會議,組織均衡生產,加強定額管理、降低消耗,提高勞動生產率,嚴格按品種、數量、質量、交貨期限、安全等要求完成生產任務. 5.根據國家和上級主管部門頒布的有關規定,制定公司安全生產的管理標準和規定,并組織各部門制訂安全技術組織措施計劃及不安全隱患的改進措施,并監督檢查. 6.負責對各種設備事故、工傷、傷亡事故、急性中毒事故以及環境污染事故的調查處理,并制訂改進措施計劃. 2).行政部(personnel department)的工作職能. 1.各職能部門的關系協調.各部門之間的信息、關系的溝通與交流. 2.建立各項規章制度并檢查實施情況,促進各項工作規范化管理. 3.負責公司資料、信息等管理,以及宣傳報道工作,溝通內外聯系和上下聯系. 4.公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作. 5.公司證照管理. 6.辦公用品的管理工作:公司辦公用品及輔助用品、低值易耗品的購買、管理、維護、保養;一個好的管理人員能從節約、節能、節省的角度,盡量滿足公司日常工作需要,并盡量節省辦公費用支出. 7.員工入職、離職過程中與行政相關的手續辦理.對公司人員的檔案管理. 8.公司各類檔案的整理、歸檔、保管、借閱等. 9.員工考勤、出勤統計、報表等. 10.福利制度的研究、修訂、改進等事項;福利事項的辦理. 11.文件控制:發文制度及行文程序的擬訂和實施;公司文件的發放;文件與資料登記、編號、發行、保管、維護等；文件匯編. 12.公司公共關系的建立和維護，包括政府、同行、新聞等公共關系. 13.公務車管理. 14.其他相關職責. 3).PMC部(PMC department,物控部)工作職能. 1.PMC為Product Material Control的縮寫形式,意思為生產及物料控制. 2.通常它分為兩個部分:PC:生產控制或生產管制(臺、日資公司俗稱生管).主要工作職責是:<1>.根據業務部的出貨計劃(出貨排期)及各生產部門的生產能力制定生產計劃.一般是每周更新一次.<2>.在業務部出貨排期有調整時及時調整生產計劃,以滿足業務部的排期需要.<3>.跟進各生產部門的生產計劃實施情況,做好生產進度匯報工作.<4>.做好各生產部門的產能評估,預排計劃產超產能時一定要提前預警. 3.MC：物料控制(俗稱物控),MC的主要工作職責是:<1>.根據PC(生管)的生產計劃及BOM(產品物料清單)以及客人的訂單和倉存存數來計算物料需求.<2>.出請購單給采購部;下生產通知單給相關生產部.<3>.跟進外購物料及自制產品的完成進度,有異常時與相關部門及人員溝通解決.<4>.協同貨倉部品管部工程部定期處理呆滯物料. 4).采購部(purchase department)工作職能. 1.產品供應:根據市場的需求,采購產品與維修配件,并保證及時供應. 2.供應商評估:對供應廠商的價格、品質、交期、交量等作出評估. 3.采購成本控制:掌握公司所采購產品的主要物料的市場價格起伏狀況,了解市場走勢,加以分析并控制成.本,尋找核心配件的供應來源,對核心配件的供貨渠道加以調查和掌握. 4.合同管理:建立完成的采購合同,降低企業經營風險. 5.訂單管理:做好采購訂單的制定、發放、跟進、保存,并且根據采購合同與采購訂單做好貨款的請款與付款工作. 6.庫存管理:呆料與廢料的預防與處理. 7.發票管理:做好發票的跟催、保管、核對工作. 8.新供應商的開發:保持對行業的密切關注,尋找、開發更加優秀的供應商,建立供應商的資料. 9.新產品供應:和企劃部接口,推廣新產品. 10.招商與參展:參加專業展會,了解行業動態,推廣公司形象. 5).貨倉部(warehouse department)工作職能 1.嚴格執行入庫手續,物料或成品進倉時,倉管人員要核實數量、規格、種類是否與貨單一致,物料入庫時還要核對是否按采購訂單的數量和要求的交貨日期交貨. 2.入庫的物料和成品應分堆放整齊,杜絕不安全因素;并設物料卡,標識清楚. 3.存貨入庫后應及時入賬,準確登記. 4.領用物料部門應開具領料單,若需配套領料時,應配套領用;倉管人員應按審核無誤的領料單和先進先出的原則發料. 5.成品庫須按發貨單發貨,手續不全不與發貨;如遇特殊情況,則須獲得公司領導同意后方可發貨,事后應補方可發貨. 6.車間領用物料或成品發貨后應及時登記有關賬卡. 7.倉管人員應堅持日清月結,憑單下賬,不跨月記賬,按時上交報表,做到賬、物、卡一致. 8.為使倉庫存貨賬實相符,必須做好日常盤點和月末盤點工作. 9.隨時了解倉庫的儲備情況,有無儲備不足或超儲積壓、呆滯和不需要現象的發生,并即時上報. 10.定期上報不合格存貨資料,并根據有關規定即時處理. 11.做好防火、防盜、防爆工作并保持庫內清潔、整齊、空氣流通;定期檢查存貨、防止存貨變質. 12.嚴禁在倉庫內吸煙、用火和亂接使用電器. 13.上下班前應做好門、窗、電、水的開關工作. 14.倉管人員要按時上下班,遵守公司各項規章制度,如遇工作忙,要延長工作時間,倉管人員要無條件服從. 15.倉管人員要立足本職,堅守崗位,熟練業務,具備高度責任感,要樂于聽取他人意見或批評,服從領導、以禮待人、熱情服務、自覺維護本公司的良好形象和聲譽. 16.倉管人員要妥善保管好原始憑證,賬本以及各類文件,要保守商業秘密,不得擅自將有關文件帶出廠外. 17.倉管人員如不履行自己的職責,對公司的財產造成損失,公司有權追究其經濟責任;對廠情況嚴重的,應追究其法律責任. 18.倉管人員調動或離職前,首先辦理賬目移交手續,要求逐項核對點收;如有短缺,必須限期查清,方可移交,移交雙方及上級主管人員必須簽字確認. 6).QC部(QC department)工作職能. 1.認真貫徹執行國家有關產品質量管理的法律法規,同時積極實施國際質量標準. 2.認真貫徹執行公司的各項管理制度和標準,正確指導、指揮、協調本部門的工作. 3.負責建立、健全本公司的質量管理制度并組織實施. 4.負責執行上級的指示和工作安排,及時、保質保量地完成上級交給的質檢任務. 5.全面負責本公司的產品質量管理,在產品質量管理方面對總經理全面負責. 6.負責制訂各種質量管理工作計劃,細化本公司的各項質量目標,并督促質量管理計劃如期完成. 7.負責本公司年終質量狀況總結報告,為次年的質量管理提供依據. 8.對本公司產品質量進行普查、抽查、分析，并提出改進意見. 9.制訂和落實產品質量考核制度,協助生產部門完成質量考核任務. 10.負責處理質量事故并提出處理意見,協助業務部處理客戶質量投訴事件. 11.協助生計部進行生產技術革新,努力改進、提高產品質量. 12.負責本公司的產品質量提升工作,不斷滿足客戶需求. 13.負責本公司訂單外發加工的質量抽查工作. 14.負責與國家有關質量技術監督部門之間的聯絡交流工作. 15.負責本部門所屬區域的資產管理,保護、保管好公司設施、設備. 16.負責本部門各區域的清潔衛生工作,做到文明生產. 17.負責本公司的安全生產管理,做好勞動保護工作. 18.負責本部門的成本管理工作,努力降低各種消耗. 19.負責本部門的員工管理和培訓工作,提高員工的整體素質. 20.正確執行公司的人事政策,正確選拔、使用和培養本部門的員工. 21.根據公司的績效考核制度,正確、全面地考核本部門員工的工作業績. 22.召開本部門各種管理會議,督促、檢查下屬部門的各項工作. 23.編制本部門的各種報表,及時、真實地向所屬上級報告有價值的信息. 7).會計部(accountant department)工作職能. 1.在總經理的直接領會計部崗位職責導下,具體領導企業的財務政策和財務管理制度的實施和運轉. 2.負責組織全企業的經濟核算工作,組織編制和審核會計、統計報表,并向上級財務部門負責報告工作,按上級規定時限及時組織編制財務預算和結算. 3.負責組織財會人員搞好會計核算,正確、及時、完整地記帳、算帳、報帳,全面反映給企業領導,及時提供真實的會計核算資料. 4.負責組織貫徹執行《會計法》等法規和旅游企業財務制度財經紀律,建立健全財務管理的各項制度,發現問題及時糾正,重大問題及時報告總經理. 5.加強財務管理,分月、季、年編制和執行財務計劃,正確合理調度資金,提高資金使用效率,指導各部門搞好經濟核算,為企業發展積累資金. 6.負責做好資金管理，組織各營業部門收銀員、出納員按規定程序、手續及時做好資金回籠,準時進帳、存款,保證日常合理開支需要的供給. 7.負責組織企業內部各個環節的財務收支情況,遵守國家外匯管理條例,加強對外匯收支的管理和監督. 8.負責與財政、稅務、金融部門的聯系,協助總經理處理好與這些部門的關系,及時掌握財政、稅務及外匯動向. 9.負責辦理銀行貸款及還貸手續. 10.遵守、維護國家的財政紀律,嚴格掌握費用開支,認真執行成本物資審批權限、費用報銷制度. 11.審查各部門的開支計劃,并轉報總經理. 12.參與重要經濟合同和經濟協議的研究、審查,并負責對新產品、新項目的開發、技術改造、商品(勞務)價格和工資獎金方案的審核,及時提出具體的改進措施. 13.參與企業經營管理,圍繞提高企業的管理水平和經濟效益,為總經理當家理財、把關和經營參謀. 14.合理制定各部門的生產指標、成本費用、專項資金和流動資金定額,尤其應做好對三大成本費用(即食品、用具成本,勞動費用成本,能源銷售成本)的控制,精打細算,確保經濟效益. 15.督促、檢查企業固定資產、低值易耗品、物料用品等財產、物資的使用、保管情況,注意發現和處理財產、物資管理中存在的問題,確保企業財產、物資的合理使用和安全管理. 16.督促有關人員重視應收帳款的催收工作,加速資金回籠. 17.監督采購人員做好客房、工程、辦公及勞保的物料、用品的采購工作. 18.組織財務人員,定期開展財務分析工作,考核經營成果,分析經營管理中存在的問題,及時向領導提出建議,促進企業不斷提高管理水平. 19.保存企業關于財務工作方面的文件、資料、合同和協議,督促本部門員工完整地保管公司的一切帳冊、報表憑證和原始單據. 20.負責本部門員工業務培訓工作,使屬下員工熟練掌握本崗位的業務知識、操作程序和管理制度,能獨立工作,并使各員工對本部門其他崗位的業務環節有所了解. 21.負責本部門職工的思想教育和業務水平的提高,定期組織、召開本部門的學習和業務會議,抓好本部門內部管理工作. 8).銷售部(sales department)主管(經理)工作職能. 1.對產品銷售情況進行全方位的管理和監控. 2.負責保持銷售現場正常的辦公秩序和辦公環境。 3.及時捕捉市場信息,了解市場動態,掌握銷售進度、制定銷售計劃,并組織實施. 4.對上級領導及時匯報銷售進度,便于領導層的下一步決策. 5.負責制訂銷售日、周、月報表.履行監督檢查職能,銷控及時、準確,避免重復銷售. 6.與銷售人員配合,提高現場成交的比例. 7.與項目策劃專案及時溝通,對項目銷售提出可行性意見.并對推廣提出建議. 8.負責對銷售代表的業務培訓.及對銷售代表的聘用、獎懲和調整提出意見. 9.與項目策劃專案結合,針對項目營銷費用的編排與控制. 10.對規劃設計、產品的定位提出合理的建議. 11.銷售道具的制作及購買. 12.銷售說辭及培訓資料的制作,并組織銷售部人員學習和考核. 13.對于銷售合同條款的擬訂,最大限度的保護公司利益及業主的合法權益. 14.對于大客戶群的資料錄入及管理,并及時分析客戶的各項信息,便于推廣方面的調整. 15.配合管理部對部門人員的出勤考核. 16.根據銷售進度對戶外廣告位的選擇. 17.對公司各主管部門的關系梳理,便于開展各項銷售工作. 18.協助總經理對廣告稿的設計、制作的審核.
