導(dǎo)讀 關(guān)于銷售發(fā)票管理的最佳實(shí)踐可從三個(gè)方面著手進(jìn)行優(yōu)化，首先是如何獲取更準(zhǔn)確的客戶信息，這依賴于完整的客戶檔案以及及時(shí)的信息更新；其次是如何更高效地進(jìn)行發(fā)票操作，比如合并開票，減少不必要的發(fā)票信息；最后就是如何改善交付發(fā)票給客戶的方式。
1.盡量減少發(fā)票中不必要的信息
發(fā)票是給客戶看的，發(fā)票中信息越多，客戶需要找到自己想要的信息所需要花費(fèi)的時(shí)間就越長，而且可能還帶來額外的麻煩。有一次就聽到公交車上一位姐姐在憤怒地指責(zé)下屬：“你是沒長腦子嗎？怎么可以把成本寫上，這是代開的發(fā)票，對方一看不就知道利潤了......”這是多大的bug，難怪那位姐姐很憤怒。
有時(shí)候，財(cái)務(wù)人員可能會(huì)希望在發(fā)票上體現(xiàn)比如銷售員、合同號等一些信息，方便以后查找，這也會(huì)導(dǎo)致發(fā)票信息增加。事實(shí)上，發(fā)票是給客戶的，應(yīng)該優(yōu)先從客戶需要出發(fā)，企業(yè)內(nèi)部管理的需求應(yīng)該通過別的途徑解決。
2.減少零部件數(shù)量多的發(fā)票
這主要是針對備品備件之類的銷售業(yè)務(wù)，每一筆金額不大量也小，但種類很多。如果在發(fā)票中顯示所有明細(xì)，無疑會(huì)很不方便。如果客戶能接受，可以考慮將發(fā)票明細(xì)項(xiàng)進(jìn)行合并，若客戶需要看明細(xì)，可以單獨(dú)為他們提供清單。這個(gè)問題與前一項(xiàng)有雷同之處，跟企業(yè)自己在怎樣用發(fā)票有關(guān)。有些企業(yè)喜歡把發(fā)票當(dāng)做備查的工具，這樣就必須要保證發(fā)票信息完整。更好的辦法是把發(fā)票的備查功能交給信息系統(tǒng)，如果出庫系統(tǒng)中可以查詢到明細(xì)，也有出庫單與發(fā)票之間的勾稽關(guān)系，甚至可以直接反應(yīng)真實(shí)發(fā)票的編號，那么紙質(zhì)發(fā)票的備查功能就會(huì)少很多，也就不需要在發(fā)票上保留太多的信息。
3.有發(fā)票員創(chuàng)建發(fā)票
客戶要求以確認(rèn)的收貨數(shù)量開票，而這數(shù)量可能與當(dāng)初的發(fā)貨數(shù)量是不一樣的，所以，作者建議由送貨員在與客戶確認(rèn)收入后創(chuàng)建發(fā)票，這樣能確保數(shù)量是沒有問題的。如果有信息系統(tǒng)支撐，這一點(diǎn)其實(shí)非常有效，類似于由業(yè)務(wù)人員提交開票申請，財(cái)務(wù)復(fù)核并最終開具發(fā)票，兩個(gè)環(huán)節(jié)都可以在系統(tǒng)體現(xiàn)，避免了線下的大量溝通甚至是反復(fù)。當(dāng)然，如果財(cái)務(wù)出于報(bào)表數(shù)據(jù)方面的考慮，需要在發(fā)票的同時(shí)就開票確認(rèn)收入，這一條建議就不適用了。
4.開具電子發(fā)票
個(gè)人認(rèn)為這是最值得推薦的一條，因?yàn)榧堎|(zhì)發(fā)票郵寄需要時(shí)間，很多企業(yè)常見的做法是提前停止銷售業(yè)務(wù)，在月末前幾天不允許再提交開票申請，以給財(cái)務(wù)緩沖時(shí)間。最后可能就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)賬面數(shù)據(jù)與庫存實(shí)際不符。最近稅務(wù)局已經(jīng)在改變，等電子發(fā)票能全部應(yīng)用起來，估計(jì)能解決很多問題吧，一旦稅務(wù)局OK了，就趕緊擁抱新技術(shù)吧，肯定能省很多事。
5.在郵遞發(fā)票時(shí)提交一份交貨證明
這一需求是緣于有些公司在付款時(shí)不僅需要有發(fā)票還需要有交付證明，當(dāng)然這可能并不是所有客戶都需要，所以其實(shí)也可以提前跟客戶確認(rèn)之后根據(jù)客戶需要準(zhǔn)備。之所以羅列這一條是因?yàn)槲蚁肫鹬翱催^的關(guān)于發(fā)票的官司案例，一方因?yàn)槌钟邪l(fā)票就以此為證據(jù)說已經(jīng)付款，而另一方肯定拿不出未收款的證明。關(guān)于發(fā)票能不能作為付款證明的問題，當(dāng)時(shí)網(wǎng)絡(luò)上也是討論很熱鬧，在這案例之后，有人建議應(yīng)該在合同上明確說明發(fā)票不作為付款憑證，以防類似風(fēng)險(xiǎn)。總之就是，商務(wù)中可能各種奇葩事都會(huì)發(fā)生，謹(jǐn)慎一些總是好的。
6.發(fā)票校對
我是常常聽同事抱怨說供應(yīng)商發(fā)票開錯(cuò)了，導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)不能正常處理，甚至得反復(fù)沖銷。站在客戶的角度，應(yīng)該盡可能提供準(zhǔn)確的、清晰的發(fā)票，而不是讓客戶去找發(fā)票中的錯(cuò)誤，再反復(fù)要求重開。本書作者的建議是，將開票的工作交由兩人完成，一人開票另一人負(fù)責(zé)校對，當(dāng)然這是針對發(fā)票非常復(fù)雜且客戶對此很在意的情況，否則每一張發(fā)票都要校驗(yàn)，那就不是優(yōu)化而是增加工作量。
總結(jié)：
銷售會(huì)計(jì)的工作量很大，尤其是月末結(jié)賬那幾天。除了這本書作者提到的一些問題，我覺得還有最難的一個(gè)問題作者沒涉及，那就是回款問題。相比采購環(huán)節(jié)的三單匹配，銷售的回款與發(fā)票、交貨單之間的對應(yīng)要復(fù)雜很多。標(biāo)準(zhǔn)的ERP系統(tǒng)通常是有銷售訂單到銷售出庫單到銷售發(fā)票的完整關(guān)聯(lián)關(guān)系， 但銷售回款只能是財(cái)務(wù)人員一筆一筆與發(fā)票去做清帳，最后才可能從系統(tǒng)得出正確的賬齡表，這個(gè)過程并不簡單。
有一家貿(mào)易的企業(yè)的做法是這樣：在標(biāo)準(zhǔn)的銷售流程基礎(chǔ)上增加了一只程序：收款認(rèn)領(lǐng)。因?yàn)樵撈髽I(yè)是銷售最先得到收款信息，由銷售人員在【收款認(rèn)領(lǐng)】界面去將收款與訂單匹配，然后財(cái)務(wù)確認(rèn)后直接過賬。當(dāng)然實(shí)際操作不一定是銷售人員，原則就是誰最先得到第一手準(zhǔn)確的資料，誰就去做匹配。這樣能讓匹配變等簡單，減少很多線下反復(fù)核對的工作。
▎本文轉(zhuǎn)自：康愉子。
