工作中，如果你想達到化繁為簡的效果，就必須知道如何去把握那些重要的少數，把主要時間和精力用來完成重要的事情，這是高效率的保證。怎樣把握重要的少數呢？有一個非常著名的理論叫“二八法則”，它是由意大利經濟學家帕累托提出來的，他認為：在任何特定的群體中，重要的因素總是占據少數，大概20%，而不重要的因素總是占據多數，大概80%。只要你控制好那些重要的20%的因素，就可以取得80%的回報。
每個人每天都只有24小時，1440分鐘，86400秒，一分不多，一秒不少，既不能提前預支，也不能過期補上，唯一能做的就是利用好這些有限的時間，讓他發揮出最大的價值。這就是時間管理的意義所在。
如果有兩件事擺在你面前，一件很重要，另一件不重要，完成它們都需要花費半個工作日，大概三四個小時，你會先做哪件事？一般情況下，人們習慣于先做自己喜歡的事，或先做自己熟悉的事，而不是先做重要的事。很顯然，這不符合高效工作的要求。
“二八法則”告訴我們：應該避免將時間花在不重要的、瑣碎的、不能產生大效能的事情上，因為就算你花掉80%的時間去做它們，也只能得到20%的回報。聰明的做法是，把80%的時間花在20%的重要事情上，因為解決了這些少數重要的問題，你可以得到80%的回報。
凡事都有輕重緩急，重要的工作與次要的、瑣碎的工作不應混為一談。大多數時候，我們之所以工作效率低下，往往是因為把大部分時間花在了次要的工作上，卻忽視了最重要的20%的事情。所以，如果你想工作保持高效率，就必須學會運用二八法則來調整自己的工作習慣和工作方式，根據工作的輕重緩急，合理安排時間投入，爭取獲得最大回報。
（1）學會選擇和排序，不要試圖去做每件事。
既然事情有輕重緩急之分，而你又想提高工作效率，那么從這一刻起，你有必要記住一點：不要試圖去做每件事。對于那些不重要、不緊急的事情，先放一邊，不要理睬；對于重要的事情，再進一步按照輕重緩急去排列優先順序。每天上班，優先做重要的事情，直到完成它們為止。若還有空，再去做不重要、不緊急的瑣碎事情，比如，處理電子郵件、整理文件等。
（2）在20%的事情上投入80%的時間和精力。
假如你一天有10件事要完成，依據二八法則，其中有兩件事是最重要的，需要你用80%的時間和精力去對待。完成了這些工作，你就可以獲得80%的價值回報。所以，你要認真挑選最重要的兩件事。怎么挑選呢？你可以參考六點優先工作法中的“四象限法則”，根據事情的輕重緩急來排序，從而選出最重要的兩件事。
當然，很多時候最重要的兩件事并不一定真的會花掉你80%的時間。等你做完它們之后，你還有時間去慢慢做剩下的8件事。對于這些事情，你可以根據其重要程度，選擇委托、授權，或暫時不做，甚至放棄掉。
（3）給重要的20%的事情準備整塊的時間。
在做20%的重要事情時，你不僅可能要花掉80%的時間和精力，你還需要準備一整塊時間，以便于自始至終保持專注。也許有人不理解“為何要用整塊時間去做重要的事”，那我們不妨來做個假設：
第一種情況：你要寫一份重要的報告，領導答應給你獨立和完整的時間，在這段時間內，你不會受到任何事情的干擾，你可能只需要兩個小時就搞定它。
第二種情況：領導答應給你兩個小時寫一份重要的報告，但這兩小時不是整塊的，而是多個時間碎片的總和。在這兩小時內，你時不時會受到其他事情的干擾，比如，領導讓你去他辦公室一趟，同事找你探討工作，電話鈴突然響起，雖然最終你也用了兩小時去寫報告，但你會發現報告寫得不好，或根本完不成報告。
為什么都是兩個小時，工作完成的效果卻大不一樣呢？這是因為人在被干擾之后，注意力會分散，再想聚集到手頭的工作上，要花一些時間。而不受干擾的思緒，在專注力的作用下，能連貫地思考問題，從而提高工作效率。所以，請給重要的事情準備整塊的時間，并保證在這塊時間內不受干擾。為此，你可以這樣做：
①關掉手機，拔掉電話線，退出QQ登錄；
②在辦公桌的隔板上掛上“免打擾”告示牌。
③整理思緒，將其他工作放到一邊，告訴自己：9：30-11：30，我不想別的事！
摘自圖書《高效工作法》，作者 周劍熙，本文系授權轉載。
