互聯網技術的發展帶動了傳統法律服務手段的改變。作為青年律師技術派的代表,邱富民律師帶領他的鯊魚訴訟團隊,選擇了印象筆記企業版,來進行案件管理、知識管理和團隊管理。
法律行業是知識密集型行業。律師辦理業務過程涉及大量的案卷、法律法規、協議文本、文章案例、理論文集、案件文本等。
印象筆記企業版作為知識管理平臺,能夠幫助律師高效管理這些信息,給日后的檢索、調閱、使用提供便利,從而提升律師的工作效率。
律師承辦的訴訟案件比較復雜,更多是項目化的工作,每一個案件,就是一個項目。
例如,訴訟案件包括一系列的流程:
邱律師使用印象筆記企業版來處理整個案件流程,很好地解決了整個團隊信息共享的需求。
1. 案件管理
針對每一個訴訟項目建立一個筆記本,包括以下筆記:
通過印象筆記移動客戶端里的掃描攝像頭,可以將紙質卷宗快速掃描到印象筆記中,掃描后的文檔整潔、清晰、易于檢索。
客戶不能去參加庭審時,可以通過電子郵件或工作群聊,將庭審記錄筆記,快速、準確地分享給客戶。
客戶即可快速知悉整個開庭進程,包括對方觀點,我方觀點,焦點的爭議等,省去了先做手寫記錄,再進行電話匯報的麻煩。
2. 知識管理
2.1 團隊知識庫
“團隊學習提升” 筆記本用于收集平時看到的好文章和資料,扮演團隊知識庫的角色。
團隊成員關注 “我的印象筆記” 微信號,并綁定印象筆記帳戶,將微信上看到的文章轉發到 “我的印象筆記”,即可快速保存為筆記。
在瀏覽器上看到的好文章,會通過 “印象筆記·剪藏” 瀏覽器插件來收藏到印象筆記里。
外出開會或參加培訓,使用印象筆記的錄音功能,將學習到的知識和技能快速跟團隊分享。
2.2 新員工培訓
新成員加入時,通過在企業版瀏覽團隊的共享知識,能夠非常快速地融入團隊,縮短了新成員的培訓時間。
“團隊工作指南” 筆記本,相當于內部的員工手冊,稱之為 “葵花寶典”。
新成員加入團隊之后,會先到這個筆記本里查看一下工作要求和行為規范。
這種新的工作模式讓新成員感到既新奇又親切。
3. 團隊管理
團隊成員各有分工,工作安排都在 “工作日志” 筆記本里進行。
團隊成員上班第一件事就是更新自己當日的工作日志筆記。工作結束時,再次到日志中更新工作完成情況。
作為團隊管理者,通過查看團隊成員的工作日志,就能很快知曉每位成員的工作狀態。
4. 特色用法—模板
"磨刀不誤砍柴工",事先建立模板,可讓工作效率翻倍。
工作文書模板
通過為訴訟文書、非訴訟文書設計模板,團隊成員可快速完成文書的準備,工作效率得到了提升。
工作日志模板
工作日志也有統一的格式。團隊成員每天會根據模板更新自己的工作日志筆記,清晰列出每日的任務及所花費的時間。
修訂記錄模板
反復修改合同是經常發生的事情,通過印象筆記企業版,可以方便追蹤各個修改版本。
邱律師團隊最早使用 Sharepoint 來協作,但在 Windows 環境下,響應速度較慢,操作比較繁瑣。
印象筆記企業版操作簡單,易于上手,給邱律師團隊協作帶來了新的體驗:
1.案件管理更高效
印象筆記企業版很好地解決了團隊信息共享的需求。律師團隊內部協作及客戶合作效率都得到了提升。
2.知識管理更便捷
印象筆記·剪藏瀏覽器插件、“我的印象筆記” 微信號,可以快速把網頁、微信文章收集到印象筆記,方便日后查閱。
3.團隊管理更規范
通過印象筆記可以了解每位成員的工作狀態。分配新任務的時候,無須再打電話,直接在印象筆記操作即可,團隊協作更加緊密。