1.概述
1.1 咨詢公司PPT的特殊性
咨詢公司PPT的作用,往往承擔著交付物的作用。因此,不能用平常優秀PPT的標準(比如喬幫主的)去看待咨詢公司的PPT。
我們常常能看到某些咨詢公司出具的PPT密密麻麻鋪滿了字,如下圖,但我們并不能簡單粗暴地認為這張PPT是失敗的。當美觀和簡潔與內容的充實性沖突的時候,咨詢顧問還是偏好于內容的。甚至還有些客戶,就是特別喜好內容多的PPT,他們更愿意去閱讀,而非聽顧問演說。
以上是其一。其二,在很多細節方面,咨詢公司的PPT也有所不同。
一般PPT的title都是短語,而咨詢的PPT會把這一頁的內容凝練成一句話,放在標題里,如下圖。
還有,使用動畫效果是咨詢PPT的大忌,除非客戶有特殊的喜好,否則PPT是不添加動畫效果的。
1.2 咨詢顧問是怎么畫PPT的?
顯然高質量的PPT不是隨手就可以畫就的,咨詢顧問畫PPT 基本要經過以下步驟:
整體storyline討論
分頁內容討論
單頁內容的相關數據整理,與邏輯梳理
PPT草稿繪制并修改一萬遍(手繪)
在電腦上繪制PPT,并修改一萬遍
被老板槍斃,以上過程重來 T_T
1.3 PPT的要素
邏輯才是一個優秀的、咨詢公司出具的PPT的核心。整體邏輯(storyline)的正確與否,關乎整個story能否講清楚,關乎能否真正地說服客戶。
而每一頁PPT的謀篇布局是否合乎邏輯,則關乎能否把顧問心中的內容表達清楚。在某些時候,同樣的內容,使用不同的邏輯表達出來,能讓受眾產生不同的感受與理解。
其他要素如風格(前后統一),圖表(有說服力),以及其他(主要是細節),下面我都會一一展開。下貼一個我很欣賞的PPT:
這是一張很典型的咨詢公司風格的PPT:
標題/副標題:用一句簡練的話說清楚這頁PPT的結論是什么,是如何推出這個結論的。
邏輯與布局:由A展開B和C,B和C是并列關系;這邊使用了直線式的布局,用箭頭表示展開關系,兩個相同的半框和相似的圖表表示并列關系;雖然直線式的布局常常表示先后順序,但是不同的外框向讀者暗示了不同層次,非常清晰。
圖表:都用了柱狀圖,橫坐標選取有所不同;配合圖下的解說,很好地表達出了1 1戰略失敗的結果。
2.PPT的風格
PPT的風格可以說是客戶對咨詢公司的第一印象。從打單投標開始,到最后項目匯報交付,每一個環節都離不開PPT展示。
PPT的風格在絕大部分情況下與最終咨詢的內容相關度并不大,但通過PPT風格的一致性,能充分體現咨詢服務的專業性與咨詢顧問精益求精的服務精神。
PPT風格幾大要素:配色,文字,圖表形式,邏輯。
2.1 配色
一般咨詢公司或者某個咨詢項目都會有配色示例(精確到RGB值),并要求項目成員按照要求進行配色。比如下圖是我之前某項目的項目經理要求的配色表。
2.2 文字
文字主要包括三個方面:字體,字號,行文風格。
同樣的,字體和字號也都會有相應的模板做參考。
至于行文風格,主要是指PPT上所有文字的「語氣」要前后一致,像同一個人說出來的。這個一般會由同一個人負責最終的修改。
2.3 圖表形式
這邊講得更多是圖(chart)表(table)的樣式與格式。
在同一份PPT中,所有table的顏色與樣式要一致,不能一會兒黑一會兒藍,一會兒虛線一會兒實線。
同理,同樣的chart顏色與樣式也要一致。
各家咨詢公司也應該都有相應的模板與制作工具,比如下圖:
再比如 羅蘭貝格PPT模板
這里重點推薦「thinkcell」,據說是幾個前麥肯錫員工開發的office伴侶,畫圖利器。
2.4 邏輯風格
邏輯風格主要是指PPT制作與展示時,整體的敘事風格、形式,以及單頁PPT的表現形式。這一點是PPT「內在風格l」的決定因素。
3.PPT圖表
PPT圈里流傳著這樣一句話:文不如字,字不如表,表不如圖。在這一樣,我們就來談一談PPT中的表格(table)與圖表(chart)。
3.1 表格 table
由于表格天生長得太丑,咨詢PPT中一般會盡量避免表格的出現,即使出現,也會盡量避免使用office自帶的表格繪制工具,從而使表格以美化的形象出現。
以下兩頁就是典型的美化后的表格:
表格優點:
文字簡潔、直觀(與單純文字相比較)
節省空間,單位面積內信息傳遞量更大(與圖表相比)
可靈活設計,適應不同的情況:如上圖羅蘭貝格的PPT中,表格就巧妙地彌補了內容上的不足
因此,表格的使用范圍一般是:
非數據信息的展示,以及對比(包括時間、空間、種類等多個維度的對比)
大量數據信息如果用圖表展示占據空間過大,或者圖表顯得很亂時,首選表格。
3.2 圖表 chart
3.2.1 基本圖表
3.2.1.1 柱狀圖
柱狀圖是PPT中出現頻率最多的圖表,包括柱狀圖及其衍生圖表(包含瀑布圖,堆積柱形圖等)。
柱狀圖用途很多,多用來表示某項數據或者某幾項數據,按照特定順序排列時,該項數據的變化情況。比如下圖,就是典型的三項同類數據隨時間變化的柱形圖。
在有多個數據且強調總數或者百分比的時候,往往會使用堆積柱形圖,如下:
而且,有時候為了表現不同時期的差異,會加上線
此外,為了突出強調變化的數值,或者數值之間的加減關系時,會使用瀑布圖。
如下圖表示加減關系:綠色是revenue,紅色是cost,綠色與紅色相抵的高度,即藍色部分是profit。
特別要注意的是,柱狀圖的橫軸一般情況下要表示特定順序,否則柱形圖是沒有意義的。比如下面這個圖表示各家飲料公司營業額(數據是我亂寫的),這時候柱形圖就起不到表達「趨勢」這一效果。
當然,在數據量比較少的時候,沒有順序也可以選擇柱形圖,如下。
柱形圖在使用中還有一些小技巧,最常用的就是改變縱軸的起始值。通過改變起始值,來突出展現變化的趨勢。如下圖,在縱軸起始值為0時,我們并不能很直觀的看出變化趨勢,而當縱軸被調整到7的時候,變化的情況就顯得很明顯。
3.2.1.2 條形圖
當數據沒有特定順序的時候,我們就可以選用條形圖,用條形圖根據數值大小進行排序。還是用上面的例子,將柱形圖改成條形圖之后,我們就可以明顯看出各家飲料商銷量的排序情況,圖形也就有了意義。
3.2.1.3 餅圖
餅圖主要是展現各部分占總體的變化情況。一般情況下餅圖不宜分割過多,個人建議5-7塊為宜。
有時候,某一部分需要特別展開,可使用符合餅圖,如下兩例。
3.2.1.4 折線圖
折線圖主要通過線條的形狀和斜度來表示數據代表的趨勢,特別是對于時間序列的變化趨勢。這一點和柱狀圖很類似。而折線圖和柱狀圖最大的區別在于二者對數據變化趨勢的表現形式。折線圖的形狀和折線的斜率直觀地表現出了變化率,而柱狀圖更注重于表現變化量。
如下圖,相同的數據使用不同的圖表,給觀眾以不同的感受。
3.2.1.5 散點圖
散點圖表現的是數據的分布情況,具體應用比較廣泛。一般當我不知道該怎么表達的時候,我都會畫個散點圖出來看看數據分布大概長什么樣。
由散點圖延伸出來的氣泡圖,一般用氣泡面積的大小來表現第三個維度的數據。如下圖,圓的面積代表細分類。
3.2.2 其他圖表
下面幾種圖表可能在日常生活中并不常見,但是在咨詢報告中出現頻率還是較高的。
3.2.2.1 雷達圖
打過實況的孩子對雷達圖一定不陌生。雷達圖展現的是幾個并列元素其相對應的數據情況。多個雷達圖的疊加,能夠輕易判斷出不同的數據主體的各項特征。
3.2.2.2 區域圖
區域圖可以理解為折線圖與柱狀堆積圖的結合。反映了三方面的內容:總體的變化趨勢,分類數據的變化趨勢,分類數據所占的比率。
3.2.2.3 Mekko圖
mekko圖可通過不同矩形塊的面積,體現各個不同的數據的大小關系以及在總體之中的比例。
如下圖,縱軸表示三種不同的車型,對應三種不同的顏色;橫軸是三個不同的地域,對應不同的豎條。每一個小矩形代表該類車型在特定區域的銷量。而頂部和右邊,同時也標明了相應的加總之和。
3.2.2.4 銷售漏斗圖
銷售漏斗主要用于銷售管理。百度百科講得很好,因此不做展開。
3.2.2.5 甘特圖
一般用來規劃咨詢項目的工作進度,或者為客戶規劃未來商業戰略/系統實施/企業變革等進度。
3.2.2.6 泳道圖
在與業務流程相關的咨詢項目中,常使用泳道圖。泳道圖能夠清晰體現出某個具體動作發生在哪個部門,將這些業務動作按照職能進行劃分。由于外觀像不同的游泳道,因此稱為泳道圖。泳道圖很少直接在PPT里作為展示的對象,一般會被設計成案例做問題分析。
4.PPT邏輯
一千份報告就有一千種storyline,一千頁PPT就有一千種邏輯。
邏輯這個東西,更多的還是靠練,不斷地研習優秀地報告,不斷地請教與討論,不斷地自己嘗試繪制。
風格、圖表都只是輔助,如何通過合理的邏輯表達出內容,才是投籃的右手。
share兩頁slides做參考。
5.其他
這里要講的主要就是一些PPT制作中,常常被新手忽略的細節:
對齊:不僅是同一頁內的內容要對齊(請使用「對齊」按鈕);不同slides上同樣或相近的內容(比如標題,比如圖表),也要做到對齊,否則放映的過程中就會看到美麗的蝴蝶上下翻飛。
數據來源:一定要在頁面底部標清楚數據來源!
圖表一定要有意義,不要為了堆砌數據或占滿空間而畫圖表。
文章來源于朋友圈馮健“CT榜”