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法務(wù)與律師的溝通之道

法務(wù)與外部律師的溝通,是一種綜合了管理指令與專業(yè)交流的商務(wù)溝通。它不同于法務(wù)與老板的溝通,也不同于法務(wù)之間的溝通。法務(wù)與律師的溝通,不是為了說服律師,而是為了安排和協(xié)調(diào)律師有更好的產(chǎn)出。也就是說,法務(wù)與律師的溝通是一種工具性非常強的溝通,就是為了幫助企業(yè)享受性價比更高的法律服務(wù)。這也是企業(yè)在已雇傭法務(wù)的情況下,仍將法律事務(wù)外包給律師事務(wù)所的初衷。

一、法務(wù)與律師溝通應(yīng)考慮的因素

法務(wù)與律師溝通,目的性很明確。它不僅是一種專業(yè)交流,更是一種工作監(jiān)督。大多數(shù)的企業(yè),只要設(shè)置了法務(wù)部(潛在意思是企業(yè)至少擁有一定的規(guī)模),其發(fā)展過程中總是會有再聘請外部律師的需求。公司訴訟的需要、融資的需要、項目合作的需要等,所產(chǎn)生的事務(wù),基于各種原因不一定由法務(wù)部來做。但又因為這些事務(wù)都是法律相關(guān)的事務(wù),所以這些事務(wù)的協(xié)調(diào)與推進(jìn)等,一般還是會交給法務(wù)部來完成。當(dāng)然,不排除在部分企業(yè)中,因其他原因,法務(wù)部不參與。這種情況存在,但屬于少數(shù),且未來公司越來越需要一個專業(yè)的部門來對接外部律師事務(wù)所。這個專業(yè)的部門當(dāng)然即是了解法律、了解律師事務(wù)所的公司法務(wù)部。

法務(wù)與律師溝通應(yīng)考慮哪些因素?有效溝通理論提示我們,可以從三個層面來思考:自我、對象與關(guān)系。自我是指法務(wù)在與律師溝通時,如何認(rèn)識溝通事項對法務(wù)本身意味著什么,法務(wù)應(yīng)當(dāng)怎樣從自身角度提高溝通的效率與效益。對象是指法務(wù)應(yīng)對律師的運作方式有足夠的了解,對律師市場的供給有足夠的了解。關(guān)系是指法務(wù)應(yīng)當(dāng)與律師構(gòu)建一種什么樣的關(guān)系才能更好地滿足企業(yè)聘請外部的律師的本來需求,而不會因關(guān)系錯位引起無價值的沖突。

對自我的了解,其實就是對企業(yè)外包法律事務(wù)背景的了解以及法務(wù)本人的處事風(fēng)格的掌握。企業(yè)要聘請外部律師,一定有其原因。如總結(jié)會發(fā)現(xiàn),在企業(yè)有法務(wù)部的情況下,仍然聘請外部律師,有這么幾種情況。一是企業(yè)遇到例外或緊急的法律問題,如重大的訴訟或危機(jī),企業(yè)會聘請外部律師。二是出于法律、法規(guī)或或第三方的要求,企業(yè)必須聘請外部律師。如企業(yè)IPO上市、企業(yè)發(fā)行ABS債券等。三是企業(yè)要利用外部律師的名聲或資源,企業(yè)會聘請律師。最后一個是法務(wù)部人手不足,企業(yè)會將一些常規(guī)法律事務(wù)外包。在包括但不限于以上幾種情況下,企業(yè)會將法律事務(wù)外包給外部律師。法務(wù)與律師的溝通的前提就是要了解企業(yè)為什么要外包。另外,企業(yè)法務(wù)負(fù)責(zé)人的個人溝通風(fēng)格,也應(yīng)當(dāng)成為法務(wù)與外部律師溝通考慮的因素。有的法務(wù)負(fù)責(zé)人比較強勢,愿意主導(dǎo)與律師的協(xié)作;有的法務(wù)負(fù)責(zé)人愿意以一種配合的姿態(tài)去維持與律師的合作。這些都是溝通前先要了解的“自我”反思。

對律師事務(wù)所的運作和律師需求的掌握,是法務(wù)與律師溝通應(yīng)注意的第二事宜。律師事務(wù)所由律師、律師助理、行政人員等組成。律師又分主任、高級合伙人、普通合伙人、專職律師、實習(xí)律師等。在律師事務(wù)所內(nèi),律師事務(wù)所為律師提供接案與營銷等方面的支持。有發(fā)言權(quán)的是主任和業(yè)績靠前的合伙人或律師。律師助理和實習(xí)律師較多地承擔(dān)事務(wù)性的工作和簡單的法律工作。法務(wù)溝通時要注意與之打交道的律師在律師事務(wù)所中的地位和其負(fù)責(zé)的事項。律師的主要日常工作包括制定營銷計劃、學(xué)習(xí)專業(yè)知識、進(jìn)行市場營銷活動、交付法律服務(wù)產(chǎn)品、維護(hù)客戶關(guān)系等五部分。律師的需求也是圍繞這些日常工作而展開的。律師與法務(wù)進(jìn)行溝通時應(yīng)該就屬于律師的“交付服務(wù)產(chǎn)品”。基于工作分布,這里有一個特別值得關(guān)注的是,法務(wù)與律師溝通,是為了提高外包的法律服務(wù)質(zhì)量與效益;律師與法務(wù)溝通,是為了完成“法律服務(wù)產(chǎn)品的交付”。兩者在各自工作領(lǐng)域中所占權(quán)重并不一致,這引發(fā)了一些溝通障礙。

法務(wù)與律師溝通還要把握與律師的關(guān)系。法務(wù)與律師溝通,本質(zhì)上是一種工作溝通。雙方都是為解決工作上的難題而進(jìn)行交流、互動的。按照溝通理論,溝通一定同時具有內(nèi)容和關(guān)系兩個向度。內(nèi)容是溝通者要完成的目標(biāo)的信息傳遞,主要就是法務(wù)與律師溝通的專業(yè)問題。但同時,溝通者一定會帶有自己的感覺在里面。即溝通者會不自覺地表達(dá)出與被溝通者的關(guān)系維度。如某些法務(wù)在與不同的律師溝通時,其表現(xiàn)出的“關(guān)心”是不同的。對于訴訟律師,他們表現(xiàn)出喜歡詢問律師的人脈背景。對于非訴訟律師,他們希望律師告知他們的項目經(jīng)驗。這些“關(guān)心”事項,其實表明法務(wù)在嘗試構(gòu)建與律師的關(guān)系的切入點。

二、只將適當(dāng)?shù)墓ぷ魍獍?/span>

法務(wù)與律師溝通,一要達(dá)到企業(yè)的目標(biāo),二要滿足律師的需求。否則,要么企業(yè)這邊會解除委托,要么律師那邊會不再接受委托。兩者目標(biāo)的實現(xiàn),是法務(wù)與律師良好溝通的基礎(chǔ),而這取決于法務(wù)是否能將適當(dāng)?shù)墓ぷ魍獍G拔囊咽銎髽I(yè)在有法務(wù)部的情況下,依然將法律事務(wù)外包的幾種情形。在每一種情形下,應(yīng)繼續(xù)考慮具體的適合外包的場景。

何為適當(dāng)?適當(dāng)?shù)氖聞?wù)給適當(dāng)?shù)穆蓭煟儆眠m當(dāng)?shù)墓芾矸绞絹硗七M(jìn)。這是法務(wù)與律師溝通結(jié)構(gòu)性的安排。如果工作不適合外包,而強行外包,那么肯定會帶來不暢的溝通,甚至是形成很多法務(wù)所說的“相互鄙視”的局面。如企業(yè)頻發(fā)的訴訟案件,按照企業(yè)的通常做法,對于訴訟,一般會交給外部律師來做。但對于這種頻發(fā)的糾紛,如果不仔細(xì)分析其可歸責(zé)于企業(yè)運營或管理方面的漏洞,就一股腦打包給外部律師。即便律師取得了勝訴或符合企業(yè)期望的訴訟結(jié)果,那也離企業(yè)真正的需求有一段距離,遲早會對法務(wù)與律師的良好合作關(guān)系造成負(fù)面影響。

所以,法務(wù)要與律師保持良好的合作關(guān)系,先從外包事務(wù)的篩選做起。適合外包的訴訟法律事務(wù)是那種法務(wù)處理起來缺乏經(jīng)驗、缺乏相關(guān)人才,而律師處理起來則可直接借用其原來的經(jīng)驗、共享律所其他同事的專業(yè)經(jīng)驗等的相關(guān)事務(wù)。總結(jié)一下,適合外包的事務(wù)其實就是律師處理性價比更高的事務(wù),法務(wù)自行處理則需要追加更多資源的事務(wù)。

三、管理外包事務(wù)的流程

法務(wù)與律師溝通,是在將法律事務(wù)外包給律師以后才會發(fā)生。這里的法律事務(wù),包括常年法律顧問事務(wù)。一旦外包后,很多法務(wù)以為所有事務(wù)的解決都可自動落實了。其實,根本不是這樣。現(xiàn)實中,經(jīng)常聽法務(wù)抱怨律師,說收了很多律師費,但應(yīng)提供的服務(wù)卻少之又少。很多法務(wù)信誓旦旦地說明年要換掉某某律師事務(wù)所。

為什么會造成這種溝通失敗的局面呢?根本原因是法務(wù)缺乏對已外包出去的法律事務(wù)的管理。常年法律顧問外包給律師,需要法務(wù)經(jīng)常與律師互動,向律師提出企業(yè)的需求,如果沒有具體的需求,也可要求律師提供一些諸如法律與政策的研究、法律培訓(xùn)的幫助。訴訟案件外包給律師,更加需要法務(wù)主動與律師共同擬定策略,定期聯(lián)系獲得進(jìn)度報告。融資項目相關(guān)的法律事務(wù)外包給律師,也需要法務(wù)與律師推進(jìn)項目進(jìn)展,讓企業(yè)能感知項目的完成進(jìn)度和完成效果。

管理外包事務(wù)的流程,是法務(wù)進(jìn)行律師管理的很重要的一部分。它可以促進(jìn)法務(wù)與律師在達(dá)成共同目標(biāo)上保持一致,從而實現(xiàn)法務(wù)與律師的良性溝通。

四、要求律師投入時間

法務(wù)有時抱怨律師,是因為律師沒有投入足夠的時間用于法務(wù)所外包的事務(wù)。或者說,不是當(dāng)時談合作時的律師投入了足夠的時間。很多律師團(tuán)隊與企業(yè)洽談時,往往是由經(jīng)驗豐富的合伙人律師出面,后期具體操作時,則會另派年輕律師來對接,甚至負(fù)責(zé)。這個其實是由律師的工作時間分配決定的。經(jīng)驗豐富的律師,單位時間內(nèi)的產(chǎn)出與費用,要比普通律師的產(chǎn)出和費用要高。同樣一件事,視其復(fù)雜程度和難易程度,交給哪種類型的律師來做,都是有講究的。如果律師事務(wù)所嘗試用低年級的律師代替高年級的律師來提供法律服務(wù),那么就會引起法務(wù)的不滿。

雖然選擇合適的外包項目再外包,以及管理外包事務(wù)的流程,都可以判斷律師事務(wù)所是否投入了正確的律師及其用于工作的時間。但這兩種方式下,仍然會有不合理的指派存在。法務(wù)要主動消除這種現(xiàn)象,必須通過溝通,要求律師投入足夠的時間,用于外包事項的完成。這里足夠的時間,包括正確的律師的有效時間。


五、要有多個律所備選

跟很多服務(wù)型事務(wù)的委托一樣,在委托之前,委托人掌握較大的權(quán)力;但一旦形成委托,則受托人憑借專業(yè)優(yōu)勢,可能會有損委托人的利益。即便不是故意損害,因為受托人的不盡職,也會背離當(dāng)時委托的本來意圖。委托人的利益間接受到很大影響。

企業(yè)選定律師事務(wù)所后,律師在外包事務(wù)的具體處理上是掌握發(fā)言權(quán)的。法務(wù)要與律師達(dá)成協(xié)作,基本上也是會配合律師的專業(yè)意見的。但有時如果律師的意見,在法務(wù)看來,不那么專業(yè),特別是不靈活,或不能直接適用于企業(yè),需要法務(wù)再加工等,法務(wù)要有備選的律師事務(wù)所。也就是說,為了與律師形成有利于企業(yè)利益的關(guān)系,法務(wù)要有比較好的退出和威懾機(jī)制。

法務(wù)可以認(rèn)定律師的工作不符合要求而解除委托,也可以一開始就告知律師有多個備選律所在排隊。通過這種壓力及其實施,法務(wù)即可保持對律師的主動,從而更好地維護(hù)與律師事務(wù)所的關(guān)系,而不是一味遷就律師或被律師牽著鼻子走。

六、保持適當(dāng)距離

法務(wù)與律師合作時間長了,雙方自然成為朋友了。這樣的關(guān)系有助于法務(wù)與律師進(jìn)行工作上的交流嗎?這種進(jìn)一步的親密關(guān)系,對于法務(wù)與律師的溝通,可謂有利有弊。好處就是法務(wù)熟悉了律師的專業(yè)擅長、工作方式,甚至是個人性格,對于雙方的溝通,可以快速、高效地表達(dá)各自的意思,對于目標(biāo)事項的完成,也是有協(xié)同效應(yīng)的。

但這種關(guān)系下的溝通,其實也是有弊端的。壞處就是法務(wù)在管理目標(biāo)事務(wù)的流程、監(jiān)督目標(biāo)事務(wù)的進(jìn)展時,可能礙于與律師朋友的關(guān)系,而忽視了外包事務(wù)本身的結(jié)果,背離了企業(yè)外包該事務(wù)的本來目的。

因此,如果專門探討法務(wù)與律師之間的人際關(guān)系,筆者認(rèn)為,法務(wù)與律師保持適當(dāng)?shù)木嚯x會更有助于實現(xiàn)法務(wù)與律師的良好溝通。一方面,正如前述的弊端,法務(wù)還是應(yīng)把外包事務(wù)工作本身放到首位。另一方面的原因,在于企業(yè)內(nèi)部的合規(guī)需要。畢竟法務(wù)外包,對于企業(yè)來說,也是一種服務(wù)的采購行為。如企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)采購的人員,與供應(yīng)商走得太近,則會使人不得不懷疑采購人員的公正性,以及會擔(dān)心可能引發(fā)的道德風(fēng)險問題。

七、發(fā)揮律師的優(yōu)勢

法務(wù)與律師實現(xiàn)最佳溝通的目的是完成企業(yè)外包法律事務(wù)的初始目的,即讓律師提供一種比法務(wù)性價比更高的法律服務(wù)。雙方進(jìn)行交流應(yīng)當(dāng)朝這個方向努力,在這個交流中,法務(wù)的主動性,應(yīng)該比律師的要強。畢竟法務(wù)是代表企業(yè)方,而企業(yè)方是委托方、付款方,要讓所購服務(wù)價有所值,當(dāng)然得督促、管理提供服務(wù)的一方。

法務(wù)與律師的溝通,是代表企業(yè)與律師進(jìn)行的溝通,是一種期待著收益大于成本的溝通。如前述,企業(yè)內(nèi)的專業(yè)溝通是為了讓企業(yè)項目得以推進(jìn),讓專業(yè)知識與經(jīng)驗得以用到項目上來。雖然律師不是企業(yè)內(nèi)的員工,但溝通目的是一樣的。因此,法務(wù)與律師溝通,就是要盡量發(fā)揮律師的專業(yè)優(yōu)勢、資源優(yōu)勢。把這種優(yōu)勢的發(fā)揮,融入到法務(wù)對律師的溝通內(nèi)容中。

(節(jié)選自《法務(wù)之道》,作者:陶光輝)

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