會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項時使用的一種法定公文。它的行文方向比較靈活，可以是上行文、下行文和平行文。會議紀要與會議記錄不同，會議記錄只是一種客觀的紀實材料，記錄每個人的發言，而會議紀要則集中、綜合地反映會議的主要議定事項，起具體指導和規范的作用，也是政府機關常用的公文。
根據會議性質、規模、議題等不同，會議紀要大致可以有以下幾種寫法：這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項(包括解決問題的措施、辦法和要求等)，用概括敘述的方法，進行整體闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后附上小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。有兩種格式：一是，會議名稱加紀要，也就是在“紀要”兩個字前寫上會議名稱。如《全國財貿工會工作會議紀要》《吉林省工商行政管理局長會議紀要》。會議名稱可以寫簡稱，也可以用開會地點作為會議名稱。如《鄭州會議紀要》。二是，把會議的主要內容在標題里揭示出來，類似文件標題式的。如《關于加強紀檢工作座談會紀要》。會議召開的形勢和背景
會議的指導思想和目的要求
會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者
會議的主要議題或解決什么問題
對會議的評價
它是紀要的主體部分，是對會議的主要內容、主要精神、主要原則以及基本結論和今后任務等進行具體的綜合和闡述。一般寫法是提出號召和希望。但要根據會議的內容和紀要的要求，有的是以會議名義向本地區或本系統發出號召，要求廣大干部認真貫徹執行會議精神；有的是突出強調貫徹落實會議精神的關鍵問題，指出核心問題；有的是對會議做出簡要評價，結合提出希望要求。這是會議紀要的最后部分。主要是寫明發文單位和發文日期即可。在會議內容的取舍上，要注意做到“去粗取精”，把握議題的側重點。會議紀要是對會議的主要精神和議定事項的記載和表述，抓住會議的中心議題，側重表述已經取得的一致的或基本一致的意見，去“粗”留“精”。具體來講，要從三個方面著手：中心議題就是會議應研究和解決的主要問題。把與中心議題關系密切的主要意見盡量寫充分、寫完整。有時會議的中心議題明確，但有時也不十分明確，或一個會議同時討論多個議題，且難分主次。遇到這種情況，應把難分主次的幾個問題視為一個中心議題中的幾個子議題，放在基本同等的位置上，分題歸納整理。在紀要的正文中明確寫成“一、關于×××問題”“二、關于×××問題”等。對于起指導作用的會議紀要，應該表述與會人員在討論中形成的一致意見或基本一致的意見。但與會人員在圍繞中心議題發言中，往往在有些問題上看法不完全一致。遇到這種情況，應該對各種意見進行認真的研究，然后歸納整理完全一致或基本一致的意見。對少數人提出的意見，如果沒有被會議否定，也應該采納。如果有些意見分歧較大，會議沒有能夠統一認識，就不應寫入紀要中去。一般召開重要會議，大家圍繞中心議題討論后，對會議認可的大多數人的意見、觀點等，在會議結束時，主持人會歸納起來進行總結性講話，對需決定的事項進行“拍板”。這是寫入會議紀要的最好材料，也是最便于抓住的“綱”。在寫入紀要時，要言簡意賅，但必須把問題說明白，講清楚。
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