GTD 最早于2002年由 David Allen 提出，自他撰寫的暢銷書 Getting Things Done 出版以來，“GTD” 已經成了一個術語，影響了大批致力于推動時間管理的圖書及博客作者、企業管理者，甚至因此誕生了一批基于 GTD 的效率工具。它的內容從不過時，與時代發展同步行進，影響著全球成千上萬的效率實踐者。
人們之所以對此樂此不疲，是因為 GTD 與［我想掌控自己的生活］［我希望得到尊重與回報］［我想要的是什么］［我希望能著眼未來］關聯密切——它并不僅僅解決工作問題，它試圖幫人們理順每一個日常，從全局角度審視人生。就像一個精密的神經系統，從任何角度喚醒神經元，都有對應的觸發路徑與反饋。
正在譜寫樂曲的巴赫，正在向歐洲行軍的拿破侖，正在創造藝術品的安迪沃霍爾，他們都需要處理大量信息并轉化為自己的行為決策，以此體現自我意志。一個處理紛繁信息并無時無刻不在作出正確決策的人，在今天被稱為專業人士。
毫無疑問，從 GTD 中獲利最大的是專業人士。這里有一個虛擬形象，或許你見到過與他相似的人——前一晚工作了很長時間，他選擇把工作帶回家，結束已經是凌晨3點。他感到自己很少有時間去做喜歡的事情，比起這一點，沒完成工作會更讓他有負罪感。大部分時間他應對自如，但仍然感到重重壓力。有些時候，他會把工作拖到最后時刻，再靈感迸發地完成它，每當這時候，他總后悔沒有早點進入 aha moment.第二天早起趕到辦公室，辦公桌上堆積了許多很久沒觸碰過的文件。處理郵件到一半，同事拿著合同過來打斷他，交談完畢日歷正好彈出5分鐘后的會議提醒。結束后已經是中午，他和同事們在辦公室一起用餐，想到自己上周忘記了一個重要約會。他感到很難讓自己停下來，保持忙碌有一種安全感。他的勤勉為自己換來了尊重，在成功又瑣碎的氛圍中，他無暇著眼未來，他需要 GTD 來管理自己的工作與生活——
“通過行動讓自己感覺良好，要比通過讓自己感覺良好來實現更好的行動容易得多。”
時間管理四象限法則把事務分為四種優先級：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。大部分時候，人們最優先處理第一種事務，把第二種事務作為長線供養，后兩種被視為歸檔事務被忽略。這些事永遠客觀存在于生活中，人們無法如同精密儀器時刻不逾陳規。GTD 建議把所有事務不計前嫌統歸到一起。有時候，正是一些前置的關聯事務，讓我們真正開始解決問題時毫不費力。另外 GTD 的兩分鐘法則認為：如果采取某項行動最多需要兩分鐘，就應該在作出決定的一剎那實施行動，這可以有效解決部分緊急任務。
“提升個人工作效率低最佳手段之一，就是擁有你樂于使用的管理工具。”
養成收集的習慣至關重要，匹配的管理工具能夠安放所有收集到的事務。找到一款項目與任務管理工具，梳理所有引起注意的事務和信息。Teambition 的任務管理功能可以有效解決此類問題，在這里，你可以創建任何主題的事務，在下一步，我們將進行進一步歸納整理。
進一步梳理經上一步統計到的所有事務。事務分為兩種，一種是沒有行動解決方案的，比如一個想法或者一個軟件升級提醒，把這類事務安排到未來的日程，在日程下做好附注。另一類需要進一步行動解決方案的事務，比如參加會議、回顧工作或者洗車，設定每一步具體動作的完成時間。有時委派他人代勞也是完成事務的方法，如果你自己不是最佳的執行人選。在 Teambition 中，你可以指派任意任務給最適合完成它的人，無論他是你的同事、合作伙伴、學習搭檔還是家庭成員。
到這一步事務開始變得明朗，大部分事務已經在時間線設定好位置。現在需要做的，是根據不同的情境，把事務歸屬到不同類別的清單。比如，“立即執行”清單，里面都是在2分鐘內就能完成的簡單任務。“等待”清單，指關注結果不關注過程的事，比如等待預定的電影票、用戶對新提議的回復、等待新購買的空氣凈化器等。“外出事宜”清單，出門前看一看清單，能有效提升一路上能解決事務的數量與效率。Teambition 的自定義任務面板可以隨心所欲地設定為不同主題的清單，你只需要在使用時重新打開他們就能一目了然。你有什么關于清單的好主意，請留言或郵件告訴給我們。
將所有任務在進行優先級排期與清單歸納后，進入回顧階段——查看事務被著手解決的合理性。首先查看日程表，再看一看行動清單，根據情境選擇恰當的回顧內容。人們總會放任自己的大腦糾纏于大量超過自身承載能力的任務數量。回顧的優點在于，盡可能冷靜地重審自己的計劃，重新奪回主動權而不至于疲于奔波。
終于到了執行階段，根據4種標準確認下一步的行動：情境、時間、精力、以及優先級。優先執行事先安排好的工作，再處理突發事件。有突發事件時，判斷它是否值得你停下目前正在進行的工作，一旦被打斷工作，重新進入工作狀態將付出較高時間成本。實際上，并不存在被打斷工作這回事，只是對新事物管理不善。
三個原則的 Getting things done 精髓：
GTD 強調收集、思考并行動的重要性，五個步驟的最后一步才是真正的執行，前四步無一不是在確保事務解決的合理性與可行性。剝離開或關聯或疏離的事項，一次只做一件事。
“一次只做一件事，沉浸通常伴隨對特定任務的全身心關注，而且你通常會有掌控感，感到目標清晰。處于沉浸狀態的個人通常明白接下來會發生什么事情，并能在執行整個任務的過程中得到及時反饋。”——認知科學家 Mihaly Csikszentmihalyi 《沉浸：關于最佳體驗的心理學》
初入 GTD 的實踐者，隨著習慣的養成與方法的熟悉，會逐漸形成一套以自己為中心的地圖，包含自己的角色、職責和興趣，基于個人發展方向和需求而不斷迭代，最終形成綜合的全面生活管理系統。在任何情況下，用 GTD 的方法輔以匹配的工具，應對不同屬性的事務，提升工作與生活效率。
