今天的音頻,將針對掙值法在實踐中的應用情況做一些分析,我必須說明一下,要理解今天的內容,必須得熟悉掙值法的基本理論,尤其是三個基礎參數到底是什么含義,如果還不是很清楚,建議大家再聽聽上兩節的內容。
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好了,在開始聊有關掙值法應用的問題之前,我先簡單給大家回顧一下掙值法的三個基本參數:
BCWS——預算工作的預算費用
ACWP——實際工作的實際費用
BCWP——實際工作的預算費用
我上節說過了,掙值法的優點就是:當你執行項目時,只要每個時間點上把這三個參數算出來了,就可以根據公式,同時計算出進度偏差和費用偏出,全面掌握項目的進展狀態,還可以根據公式計算出未來的新預算情況,協助項目經理做出決策。
顯然,如上所述,掙值法的關鍵就是要獲得三大基本參數
那么,到底三個參數好拿到手不?
我們一起來看一下。這三個參數,展開分析后就會發現,其實要從項目進展中獲得的數據就是兩個:
實際完成的工作量01
實際花了多少錢02
聽上去不難吧,遺憾的是,在實際應用中,這兩個看上去不難的數據卻經常成為掙值法成功應用的瓶頸。
怎么計算“實際完成的工作量”?
要進行數據計算,實際完成的工作量就不能是定性的描述。
比如:
迄今為止,項目中的工作包完成情況良好。或者,項目目前進展不會影響進度。等等,諸如此類的定性描述,都沒辦法轉化成數據進行后續的計算。
那么,定量的數據到底怎么算?
有些朋友可能會說,簡單啊,用工作量進行核算唄。
比如:
一個工作包的計劃工作量是100個工日,到達某個時間點是,發現完成了40個工日的工作量,那就等于完成了40%,不難算啊!
設計項目,某個工作包一共要完成100張圖紙的設計,在檢查時間點上,發現已經完成了50張圖紙,那就是完成了50%唄!
的確,如果真的能獲得和上述例子一樣的數據,實際完成工作量的核算就不成為難點了!
但是,項目管理實踐中,我們會發現,有大量的項目,或者項目中大量的工作,是沒有辦法獲得如此量化的交付成果的。
比如:
某會展項目中有一個工作包是“調研報告編制”,計劃用1個月完成一份報告的編制,但是到了25天的時候,發現報告才剛形成框架,這到底算是完成了多少工作呢?
按照字數算,估計連1%的工作量都沒完成;按照重要性算,是不是能算完成了70%?很難形成標準的時候,仍然會變成定性的表述,依然不能滿足我們對數據的要求。
講到這兒,大家可以回顧一下自己的項目了,看看自己項目中的工作包,是不是每個都能量化計算工作量?坦率的講,如果超過50%的工作包都不能量化,那么,掙值法再科學,也只能是看上去很美!
那是不是意味著,掙值法根本就不能用呢?
其實不是,真正要用好掙值法,在解決怎么獲得“實際完成工作量”這個問題上,企業必須要做一定量的基礎建設。
我來舉例說明。
仍然是剛才那個工作包——“調研報告編制”,在開始項目前,我會做出一個約定,具體如下:
完成基礎資料收集——完成25%的工作量
完成框架設計并評審通過——完成50%的工作量
完成初稿編制——完成75%的工作量
完成終稿提交——完成100%的工作量
這個約定很好理解吧,就是把“調研報告編制”這個工作包拆分成4個關鍵點,指定工作量。
接下來,繼續模擬。
在項目運行過程中,某天,我去檢查了一下工作包運行情況,發現,基礎資料已經收集完了,但是,框架做了一半,沒全部完成。
這算多少工作量呢?按照約定,就只能算25%,哪怕你的框架都設計完了,但沒通過評審,也只能算25%。
有的朋友聽到這里,可能會覺得,這樣的話,是不是也太粗暴了?而且,根本不能反應實際工作量啊!
用上述的方法,確實不能完全準確的表達工作量,但是,不用擔心,只要你不間斷的周期性使用掙值法控制項目進展,這樣的偏差其實很快就能自我修正。
關鍵在于:
第一,企業必須對每個項目中的工作包都做出同等比例的工作量劃分點;
第二,必須不間斷的周期性進行掙值法參數計算。
怎么計算“實際花費”?
關于這一點,其實有兩方面的原因導致數據失真。
01
第一
企業的財務記錄體系不支持項目收支的單獨記錄。我們都清楚,在做項目的時候,如果項目經理的權限足夠高,項目甚至要單獨設立財務,那我提出的難點就不是難點了。
但,更多的時候,在執行項目過程中,項目的支出都是由企業統一進行支付的,這個時候,如果企業的財務并沒有按照項目進行記賬,那么,項目經理想要獲得準確的項目實際花費,就得自己想辦法了。
02
第二
即便企業有配套的項目現金流量表,來支持項目收支記錄,也同樣存在一個問題,那就是項目的實際支付,在時間點上,會和項目的實際執行有偏差。
比如:
某項目一個工作包全部完成了,但在賬目上并未產生任何花費,按照數據記錄,這個工作的實際花費應該是0,但真實情況是,該工作包的費用支付將在年底進行,比項目進度滯后了4個月。
因此,對項目經理而言,即便公司提供了項目收支記錄,你仍然需要仔細的分析實際花費,將該花沒花的錢加上,將提前花的錢減掉,這樣,你獲得的實際項目支出才真正準確,才能支撐掙值法的有效進行!
講了這么多,不知道大家聽了之后,會不會對掙值法都很失望啊!這么麻煩的方法,不用也罷!
說實話,掙值法和前面介紹給大家的進度甘特圖不一樣,它不是一個簡單的計算方法,而是企業應用中的一套管理模型,所以,應用起來,確實比較困難。不過,真正用好了,你就會發現,這個方法模型本身的魅力了。
音頻結束之前,給大家留一個思考題
有同學問過我:老師,我是甲方單位,我發現,按照掙值法,作為甲方,我的ACWP和BCWP是一樣的,因為我支付的時候本來就是按照實際工作量支付的。這樣的話,甲方單位是不是不能用掙值法?