在當代中國，不缺官場秘書，也不缺企業秘書，缺的是合格的、優秀的官場、企業秘書。中國秘書界不缺“悟性”，他們太有“悟性”了，但是他們的“悟性”不是用來為人民、為機關、為企業服務，而是在千方百計的為自己謀福利、謀權力。在這個方面的研究在中國還是一個空白。為了填補這個空白，也為了在未來中國秘書界少一些為自己謀福利、謀權力的職業人員。多一些為人民、為機關、為企業服務的職業人員。作者才試圖寫這篇關于如何訓練秘書的正確的職業悟性小文章。 
　在秘書這個特別的行業當中，出色的悟性始終是其最重要的品質之一，因為秘書的天職就是與上司共事，協助上司處理好各類日常事務，為上司出謀劃策，受上司授權協調與處理機關、企業內部各種關系。這個也就說明：秘書的工作性質就決定著你必須具備卓越的領悟能力，只有這樣，你才能勝任秘書這個職業，也只有這樣，你才能處理好各種復雜的人際關系。 
　人是世界上最復雜的東西，因為人是合多變性和多樣性為一體的，人之間矛盾產生的原因不外乎有三：利益追求不同，彼此之間的溝通不同，理解領悟不同。而從秘書的職業性質看來第三種原因就為最突出的了。 
　其實，“領悟”這個詞語帶有一定的被動性的，恰到好處的表達出秘書角色的正確定位。“領”就是“領會”，“悟”就是“感悟”的意思。也就是說要對上級文件精神、對上司或者老板的想法，先要完全領會，然后深深感悟。用一句通俗一點的話說，就是要在充分理解的基礎上啟發自己的腦袋，豐富自己的思路，從而達到與上級文件精神或者上司、老板的思想達成一致。人的領悟能力是在后天通過教育與訓練慢慢培養出來的，那些粗心大意的人十個有九個是沒有特別出色的領悟能力的。在一個人的是非觀形成的整個過程中，由于各種客觀原因的影響，你很少顧及他人感受的機會，久而久之，就會在主觀世界中產生思維定式。 
　比如，你在一個比較封閉的生活圈子里，因為各種各樣的因素，周圍的人們對你的了解總是有很多成分的包容和寬恕，人性避免沖突心理導致人不太愛多管閑事。如果你步入了社會，當你的利益訴求和別人發生沖突的時候，別人不會也沒有理由給你做出忍讓時，這時生活就會教你改變自己的性格缺點：學會理解他人、寬容他人、領悟他人，直到你被別人認同為止。 
　所以，領悟能力是在交往的過程中，通過與自己切身利益有關的方式來逐步完善的。你要擁有良好的人緣，你就必須善解人意生活中的領悟是為了提高你的生活品質，工作中的領悟能力是為了提高工作效率。我門可以想象，一個愚蠢到總是與上司的意圖背道而馳的秘書對上司來講是多大的痛苦？秘書的領悟能力與他的工作表現和工作效率是呈正比的。這個是秘書的一個職業標準，也是一個公理。 
　那么究竟什么樣的領悟能力合乎秘書的職業要求呢？沒有什么現成的標準答案，要說有，也只有用兩個字來表達：用心。那么怎樣才能訓練一個合格的、優秀的秘書的悟性呢？我以為應該要從秘書的職業性格的塑造和行為修正的訓練、察言觀色的能力培養、學會如何了解人性等幾個方面來鍛煉。 
　一 秘書職業性格的塑造和行為修正 
　（一） 秘書職業性格塑造 
　秘書職業性格（包括：正直、善良、熱忱、溫和、豁達、堅毅、縝密）塑造在整個秘書職業悟性培養的過程中起著基礎作用。中國有很多形容基礎的重要性的名言名句，諸如：高樓萬丈平地起之類。那么我們要怎么樣才能打好這個基礎呢？ 
　1、要成就自己獨立的性格特點 
　了解自己性格的優點和缺點，對任何事情都要有自己獨立的見解，不要輕易受他人的影響，堅持自己的觀點，除非你意識到他人的見解比你自己的更有見地更有科學性更加正確。你要在需要的時候做出你自己的判斷和決定，而且要有勇氣承擔其后果。 
　當然，這里的獨立不是說要你剛愎自用，更不是要你排斥他人。而是要你嚴謹的分析與經驗的運用基礎上，對責任的承擔。 
　2、培養自己的親和力、造就自己寬大的胸懷 
　有個時候適當地依靠他人的幫助和有效的增加他人與你之間的依賴，是保持人格魅力的重要策略。成功的人之所以成功，有70%的因素在于人際關系的處理得當。而親和力是在人際關系中占有很大的比重的。其作用就好象建筑學中的水泥沙漿中的膠水，在人不知鬼不覺的情況下將人心俘虜與感化，使你的交際對象非常樂意和你相處。 
　俗話說：“宰相肚里能撐船。”就是說一個人要想成功，就必須要有一顆菩薩心腸、一個寬大的心胸。從古到今沒有一個心胸狹隘的真正的成功人士。一個成功的人只所以成功，我想和他寬大包容是分不開的。包容性包括愛心、同情心以及胸懷。有包容性的人，在付出自己的愛和寬容給他人的時候，自己所獲得的是等同的幸福和快樂。即使是別人的過失和傷害，也能站在對方的角度看問題，理解并原諒對方。就好象佛教的善意，對事事抱平常心、物物抱清靜心、人人抱喜歡心，你能包容多少你就能收獲多少。 
　3、計劃性、適應性 
　人生在世，有很多的麻煩和痛苦。有一部分是你自找的，有一部分是你命中注定的，更多一部分是社會的環境強加給你的。失敗的人，總是尋找各種各樣的客觀原因做為借口為自己開脫，以求心安理得；成功的人就不同了：他們主動應變，隨時調整自己的心態，并積極的去適應。只有適應性強的人，才能在不段變化發展的社會環境中生存下來，發展下去。這就是達爾文“物競天擇、適者生存”的道理。 
　不以規矩，不成方圓。也就是說，做事情沒有計劃、沒有條理、沒有始末，是很難成功的。反過來說，就是成功的人做事情都是有條有理、有始有終的。就是說一個人要成功地做好一件事情，就必須有個總的計劃：哪個階段要做什么不要做什么，都要了然于心。只有這樣對自己要做的事情考慮周到，充分權衡利弊得失，安排好實施的程序和標準，成功的幾率才會大大的提高。 
　4、情趣性、現實性 
　培養自己的興趣和愛好，無疑是化解長期從事同一件事情必然會產生枯燥反味感覺的良藥。性格成熟的人都會善于在看似簡單的工作中尋找出獨特的樂趣，并且將這些外延到其他相似的工作或生活狀態中。這種積極性，包括好奇與品味。這個正是凡人與成功者的重要標志：自圓其說，自得其樂。 
　承認和尊重現實才能使人事實求是，成功者不僅是出色的理想家而且是出色的現實主義者，因為現實能提醒人腳踏實地步步為營地做好所有的細節。 
　當然塑造自己的性格必須要有明確的目標和詳細的過程。一般說來，年齡越大閱歷也就越豐富越深，塑造的難度自然而然就加大了，就需要改變固定的思維模式和做事情的方法，從別人的成功經驗中搜索有利于自己的方式和方法，給自己一些壓力和耐心。沒有一個人會拒絕比現在過的更加美好，比現在更加成功。雖然說性格的絕對成熟和完善是不現實的。但是每天提高一點點是現實的，請你相信這個是真的，雖然我在這里沒有用很充分的論點論據證明。 
　（二）秘書職業人員的行為修正 
　性格的培養從內在的要求來說是心態的塑造。這強調的是內因的決定作用。但是外在行為的修正也是不可以忽視的，因為它的修正對性格的塑造也起著相當的作用。一個不拘小節的人在社會上會受到各種社會交際準則的束縛，逐漸改變了自己的行為舉止，并且因此改變了自己原有的大大咧咧太過隨便的性格。這是一個典型的具有說服力的例子，一個不在乎別人感受的人轉變為一個尊重別人感受的人，性格的改變使這種被動變為主動。 
　用修正自己的不良行為來改變自己的性格，有以下幾種方法： 
　1、按照職業舉止規范自己，仔細檢查自己所有的日常習慣是否符合職業標準。比如，待人接物處事時的基本程序和動作，等等。只有非常職業化的行為才會體現出你的職業性格，因為一個人的性格決定著一個人的行為表現。 
　2、為自己規定行為訓練課程，嚴格按照職業標準修正自己的行為，無論是語言表達的內容、方式、表情、動作，還是那些不用語言表達的回應或表示，都要非常講究規范。這一套課程包括辦公場所、社交場所、公務場所還是平常的家居場所，分為早上一小時，上班一小時，午休一小時，路上一小時，晚上一小時等幾個訓練時間段。每段根據場所不同與對象不同予恰當的調整。只要你有意識的去做，久而久之，這種自我訓練的效果是非常明顯的。這個當然是很苦很累的，但是形成習慣之后，就會成為一種享受，最終改變你的性格。 
　3、養成良好的日記習慣。只有把感受到的寫下來，才能避免忘記。這種生命原質的感悟對提升自己的品位和有意識的改變自己的性格具有十分重要的作用。 
　4、階段性總結自己的修正成果。可以自己反省，也可以與別人對照。重要的是應該要把某個階段的原有狀態設定具體形容或者描述標準，然后再以現在的狀態進行對照，其中的內容可以量化。比如規范的程度和次數，有一些只能做大概的定性評估。 
　二 察言觀色、聽話中話的能力培養 
　（一） 察言觀色 
　出門看天色，進屋看臉色。這個道理誰都明白，其實這一句話也就是提醒世人注意察顏觀色。其實，“顏”就是面部表情的意思，有的時候也叫做“言”。但是我還是認同廖金澤先生的觀點：如果對方不說話，你要通過觀察他的面部表情神態來對他的內心做出準確判斷，所以最好用“顏”字。① “色”就是指神態氣色。 
　在人際交往的過程中，最直接有效的了解方式就是觀察對方的神情，除非對方受了特殊的專門訓練，善于掩飾自己內心的想法，否則是不可能對容易引起其情緒波動的事絲毫不露聲色。再成熟的人，你也能從他的面部表情變化中感覺到他的心里的反映。 
　人是有感覺的動物，我從來沒有聽說過一個人能夠感覺麻木到如同行尸走肉。只要有感覺就會有反應，無論是生理的還是心理的。人的表情都是由于心理原因造成的，只要感覺存在就會有所流露。 
　在秘書職業的環境中，大量的需要你調動自己的全部感知與悟性去與人溝通交流，去發現只可意會不可言傳的微妙，尤其是主角人因為尷尬或者其他原因不好講話或不愿講話時，你要了解當事人的真實想法并據此做出你應該做出的決策，察言觀色就成惟一有用的工具。 
　怎么樣來訓練和提高你察言觀色的能力呢？ 
　首先，任何人都不可能完全不露痕跡的掩飾自己的感情，即使你的面部表情不為之所動，其他的眼神必然有所反應。 
　其次，人是有感情的動物，人的七情六欲都會透過眼神和表情流露出來，越掩飾自己的人你越要引起注意重視，因為喜歡掩飾的人，要么是自卑造成緊張；要么是虛偽產生做作；要么就是心懷鬼胎，要么就是少年老成。反正，掩飾就會有動機，在這個時候你就要運用你的悟性考慮，他為什么要這樣？ 
　再次，用畫家的眼光觀察人，用心理學家的方法揣摩人，仔細體會不同事物對人的心理狀態產生的影響和其相應的表現形式。傷心會哭，高興會笑，痛之極會麻木。用心琢磨各種情態與人的內心活動的關系加深對人的神情特定含義的了解。 
　第四，日常生活和工作中有許許多多這樣的觀摩機會，你可以透過對方的表情神態揣摩對方的心態，你也可以通過臨時發生的變化觀察對方的反應，尤其是在招聘面試的現場，這種訓練機會多的是。效果也是非常明顯的。 
　最后，認真觀察你的上司或同事的微妙的表情變化，因為他們不是一個個片段而是全部經過與演變有著十分清晰脈絡的狀態過程。你大可以從頭至尾察言觀色，好好分析把握其中的含義。 
　察言觀色的真正目的就是透過現象發現真相，排除一切掩飾和偽裝，掌握對方內心的真實想法，并做出正確的回應。確實有很多的上司不愿意讓助手太多的了解自己，不愿意把自己內心的想法告訴自己的秘書，這是一種無奈的保護意識。有些注重權威的上司，或者比較講究規矩的上司，也不習慣和秘書溝通，甚至比喜歡講話，把自己封閉的嚴嚴實實。這個看你的悟性了，也是訓練的領悟能力、察言觀色的能力。 
　醫學界有一句名言“對癥下藥”，很適合用在這里。對待不同的上司要用不同的方式。無論如何，憑著你與上司共事的磨合經驗，憑著你長期和他交往獲得的感受，理所應當的，你應該能在上司的不言不語中準確的分辨出他此時的真實心情和想法，然后與他互動。相處的時間越長，默契的程度也就越來越高，你察言觀色的本領也就越來越強。 
　（二） 聽話中話 
　俗話說：聽話聽聲，鑼鼓聽音。一個人說什么己的全部感知與悟性去與人溝通交流，去發現只可意會不可言傳的微妙，尤其是主角人因為尷尬或者其他原因不好講話或不愿講話時，你要了解當事人的真實想法并據此做出你應該做出的決策，察言觀色就成惟一有用的工具。 
　怎么樣來訓練和提高你察言觀色的能力呢？ 
　首先，任何人都不可能完全不露痕跡的掩飾自己的感情，即使你的面部表情不為之所動，其他的眼神必然有所反應。 
　其次，人是有感情的動物，人的七情六欲都會透過眼神和表情流露出來，越掩飾自己的人你越要引起注意重視，因為喜歡掩飾的人，要么是自卑造成緊張；要么是虛偽產生做作；要么就是心懷鬼胎，要么就是少年老成。反正，掩飾就會有動機，在這個時候你就要運用你的悟性考慮，他為什么要這樣？ 
　再次，用畫家的眼光觀察人，用心理學家的方法揣摩人，仔細體會不同事物對人的心理狀態產生的影響和其相應的表現形式。傷心會哭，高興會笑，痛之極會麻木。用心琢磨各種情態與人的內心活動的關系加深對人的神情特定含義的了解。 
　第四，日常生活和工作中有許許多多這樣的觀摩機會，你可以透過對方的表情神態揣摩對方的心態，你也可以通過臨時發生的變化觀察對方的反應，尤其是在招聘面試的現場，這種訓練機會多的是。效果也是非常明顯的。 
　最后，認真觀察你的上司或同事的微妙的表情變化，因為他們不是一個個片段而是全部經過與演變有著十分清晰脈絡的狀態過程。你大可以從頭至尾察言觀色，好好分析把握其中的含義。 
　察言觀色的真正目的就是透過現象發現真相，排除一切掩飾和偽裝，掌握對方內心的真實想法，并做出正確的回應。確實有很多的上司不愿意讓助手太多的了解自己，不愿意把自己內心的想法告訴自己的秘書，這是一種無奈的保護意識。有些注重權威的上司，或者比較講究規矩的上司，也不習慣和秘書溝通，甚至比喜歡講話，把自己封閉的嚴嚴實實。這個看你的悟性了，也是訓練的領悟能力、察言觀色的能力。 
　醫學界有一句名言“對癥下藥”，很適合用在這里。對待不同的上司要用不同的方式。無論如何，憑著你與上司共事的磨合經驗，憑著你長期和他交往獲得的感受，理所應當的，你應該能在上司的不言不語中準確的分辨出他此時的真實心情和想法，然后與他互動。相處的時間越長，默契的程度也就越來越高，你察言觀色的本領也就越來越強。 
　（二） 聽話中話 
　俗話說：聽話聽聲，鑼鼓聽音。一個人說什么話，怎樣說話，確實反映著這個人的文化教育和修養水平，以及為人處世的態度。但是在秘書職業生涯中，你所面對和接觸的各種各樣的人，他們的語言表達方式遠不會如此簡單。無關緊要時，站著說話不腰疼，這些自然都是一些真心話，但是一旦涉及利益訴求沖突需要表態時，或者置身尷尬需要找個理由脫身時，人往往會不知所言，尤其是對方斟酌再三的表述或滔滔不絕的講話。道理很簡單，每個人都會下意識的說些不實在的話，不論其動機是炫耀還是掩飾，它的結果總是含有水分，你必須對它有所取舍。 
　日常生活中的言不由衷或信口開河無傷大雅，但是在現實的工作中，如果你相信了就會鑄成大錯。當你在處理人際關系和人事糾紛時，如果你輕易相信別人的話就會做出錯誤的判斷，甚至還會使原本就已經惡化的事情變的更加難以收拾。這樣的教訓你在上司身上應該看的很清楚，不少上司就是因為誤信了別人的話而使自己十分被動。 
　所謂聽話中話，就是說不要為對方所表達的內容所迷惑，而忽視了弦外之音的潛臺詞。在你過去的經歷中應該也有這樣的情況，你不防想想。你所講的話并不是你的真實想法的流露。或許是你不知道應該怎么樣的表達，或許是你還有所顧及，或許是你另有所圖，總之你說的話不是你的真實的想法。這樣的情況是經常有的，也是很正常的。每個人都會不可避免的經歷過也偶爾這樣做過，這個本來就沒有什么對和錯。只要不對他人造成什么實質性的傷害，怎么說都可以。 
　做為秘書就必須聽懂話中話，用你的智慧重新過濾一下從對方撲捉來的信息，聽出弦外之音，體會他的真實含義，理解他的表達方式，然后再以職業的方式對其進行回應和處理。 
　凡是妙不可言又不可不言的，凡是說不清楚又不得不說，凡是只可意會不可言傳只能用拐彎做出暗示的，一定都得用聽話中話領悟弦外之音。 
　三 心 領 神 會 
　1、什么叫做心領神會 
　所謂心領神會，指的是雙方彼此默契達到了一心一意的狀態，一個眼神，一個感覺，都會激起彼此完全相同的反映，達成一致的認識。 
　要達到這個境界有兩種方式可以做到：一是緣分，二是經歷。緣分是一個無法解釋的東西，比如：戀人一見鐘情，雙胞胎心靈感應，朋友心有靈犀，很多自然現象只能用緣分去解釋。但是經歷不同，經歷是最實在的過程，相同的經歷才會產生共鳴，才會產生對人對事有相同的看法和情趣。 
　人與人交往越久，彼此了解越深，相互了解與配合呼應的熟練程度也越高，自然就碰發出心領神會的火花。火花多了彼此的默契也就日益出神入化。理解對方的思維方式，理解對方的行事風格，理解對方的興趣細節，理解對放的分寸把握，你才能像對方一樣待人接物處事，與對方保持高度的一致性。相同的道理，對方也以你理解他的程度來理解你時，彼此之間心領神會已經是順理成章的事了。如果對方是你的上司或者是你的同事，你就會意識到，這種無間的關系對你的工作以及職業表現帶來多大的方便。 
　2、如何做到心領神會 
　首先，你要能夠包容對方的全部，哪怕是你深惡痛絕的缺點，你也視其為個性的特點。一個人缺乏人緣，并不是別人不喜歡他，而是他骨字里不接受別人，只有容忍對方所有的缺點與優點，你才能在任何時候都知道用什么方式來對待。 
　其次，你要注意觀察對方的思維方式和行事風格，以及他對各種人的態度，只有充分了解，你才會知道他的習慣。 
　第三，在你對對方的基本狀態有所了解的時候，可以做一些前瞻性和預見性的判斷，看對方的思維是不是和你所判斷的那樣，或者結果是否同你預料的相同。然后根據結果，調整你分析判斷角度，使之更加吻合對方的思路和意思。 
　最后，完全如對方那樣思考和行事，清楚的知道一旦發生了什么事情，對放第一反應是什么，思考的結果會是什么，處理的方式又是怎樣。到這個時候，你與對方的理解和默契已經是惟妙惟肖了。要達到彼此的心靈默契、水乳交融，就對方也必須也像你那樣做。 
　做為秘書理所當然應該去適應你的上司，這就是你主動地、單方面地訓練自己心領神會的能力的原因。當然，你做出的努力上司會有所感覺，而他最可能做出的表示，就是他會有意識的配合你，因為對他來講，自己的助手如此努力，會對他的工作帶來順利，何樂而不為？ 
　四 如何了解人性 
　任何人對人際關系的態度以及所表達出來的心理品質大致可以分為五種性格類型,專家簡稱之為A、B、C、D、E。 
　A型性格的人富有進取心，很想成就一番事業，但是急功近利的沖動又使其顯得過于急躁和冒失，因為不滿別人的表現，所以經常和別人鬧別扭，人際比較緊張。同時，他適應環境的能力比較差，顯得有點特立獨行，與周圍格格不入，這種性格被稱為突出型。 
　B型性格的人情緒比較穩定，待人處世有一種與其年齡不相稱的冷靜與成熟。因為怕失態對外界的反映比一般人較慢，總考慮用最佳的方式來表現這種顧慮，也影響到其感情的自然流露。偏于內向，習慣孤獨，想得非常多，總是在現實與幻想中徘徊，這種性格稱為安定消極型。 
　C型性格的人不善于溝通，能力也有些平庸，整個人沒有突出的特點和價值的亮點，但樂于知命，不計較，不講究，去做一些順理成章的事情。適應能力還比較好，想得開，這種性格被稱為安樂平均型。 
　D型性格的人情緒穩定，熱情開朗，善于社會交際，善于自圓其說，不但組織能力很強，而且很有人緣，到哪里都會成為注目的焦點，也很容易影響他人的思想行為，但在無人處偶爾會覺得寂寞和孤獨，為自己與眾不同難找知音而多愁善感。這種性格被稱為自然領袖型。 
　E型性格的人比較悲觀，經常會因為觸景生情而心里好苦，總是因為一些不算理由的理由而封閉自己的心態，不愿意聽別人傾訴也不愿向別人坦白心事，非常容易用消極的態度來逃避現實。這種性格好似一個小小的病態，但因為不傷害別人而苦了自己，所以別人也并不在意。時間一久，這種疑心病就比較明顯，這是一種極端悲觀的性格類型。 
　除了從這幾種性格類型了解人性之外，還可以從一些疾病來辨別人性的特點。研究表明：疾病與人性有著相當的聯系，有心臟病的人大多好勝心比較強，性格急躁，無論什么事情都要親力親為，喜歡把握全局并且施加影響力；患偏頭痛的人做任何事情都追求完美，非常注重和在意細節為人處世非常講究，嫉妒心比較強；高血壓患者普遍好高騖遠，想的太多，十分顧及自己在別人心目中的地位和形象，因此拼命壓抑自己的真實情緒；經常背痛的人有很強的自我克制能力，喜歡壓抑自己的情緒和情感，而在別人面前裝得若無其事；結腸患者多是由于心胸狹小，為人吝嗇，老是怕別人的算計，成天提心吊膽、過分抑郁所致。 
　我們了解人性的目的在于更好的了解別人，并且對癥下藥，采取適當的溝通方式，去感受和領悟對方的真實意圖，提高工作的準確性、人際交往的有效性。 
　五 做出正確反映 
　無論是察言觀色，還是聽話中話，或者是心領神會、了解人性，你都必須把你領悟出來的東西與上司或者同事交流，要正確反映你的理解和感受。在溝通的目的都是正確，過程也無法挑剔的情況下，結果不理想原因是什么？ 
　其實我們在思考這個問題的時候忽視了它本身，把自己的感受說出來，讓對方知道，如果你顧慮對方的反應，總是希望別人和你一樣善解人意，其結果肯定是不如人意。 
　說出你的感受讓對方知道，本身就是正確反映。一個有效的領悟過程必不可少，是雙方相互交流和反饋，要不然，對與錯你就根本不知道，只憑感覺，這樣準確性就會大打折扣。 
　正確反映也是領悟能力的一種確認。讓對方知道，也讓自己理清了思路，而且透過對方的確認，成為進一步領悟的基礎。