主旨與材料是應用文書內容的基本要素。主旨，又稱主題、題旨、立意等。具體地說，主旨就是通過文章的具體材料所表達的中心思想、基本觀點或要說明的主要問題，是作者對客觀事物的評價和態度。
主旨的作用，主要表現在兩個方面：
主旨決定著應用文書的價值、質量和影響。應用文書的主旨一經確立，它就將成為文章的中心，全篇文章會因它而有靈魂和生命。
如果主旨不好，材料再典型、結構再完善、語言再符合應用文書的要求，也不可能是好文章。
應用文書的材料取舍、布局謀篇、技巧運用，乃至擬訂標題、遣詞造句等，都受到主旨的制約，并服從表現主旨的需要。
下筆前先確定主旨，材料取舍、結構安排、方法運用、語言調遣就有了依據，寫起來當然就可“得舉止閑暇”，從容成篇；而主旨還沒有確定就動筆寫作，材料取舍、結構安排、方法運用、語言調遣就難免“手忙腳亂”，甚至無法成篇。
主旨首先必須符合國家的法律、法規，符合黨和國家的路線、方針、政策。請看下面一篇公文：
××五金廠關于加強安全保衛工作的通告
近來，我廠連續發生盜竊、斗毆和小型失火事故。有數位職工被歹徒打傷，財物損失數萬元，為保證工廠的正常生產秩序，特作如下通知：
一、凡是本廠職工進入廠門，均要佩帶廠徵標志，否則作違反廠紀處理，扣發獎金。
二、外來人員進入工廠時，必須持所屬單位介紹信或證件登記，出廠時，應接受行李物品，甚至搜身檢查。
三、來客投宿，有關人員應報廠保衛科批準。在此期間，如廠內發生盜竊、失火事故，來客不準離開工廠，并要集中接受審查。
四、廠內職工離開車間或辦公室，應關好門窗，以防小盜破門而入。
通告自××××年二月八日生效。凡自覺執行本通告的給予表彰，拒不執行者予以經濟處罰或行政處分。
××××年二月一日
顯然，這一通告的有關條文有違法之處，如果公之于眾，極可能引發或激化社會矛盾，產生消極甚至是破壞性的作用。
主旨的正確還體現在須符合客觀實際情況，能反映客觀事物的本質規律，經得起實踐和時間的檢驗。
應用文書的主旨不能像文學作品的主題那樣含蓄隱晦,而必須清楚、明白、突出，無論贊成或反對、提倡或禁止、肯定或否定，都使人一目了然。
應用文書要求內容單一，一文一事，它的主旨理應集中單一，不可多中心，“意多必亂文”。只有主旨集中，文章才容易被對方理解，有關事項才便于處理，有關規定才便于執行，文章才能寫得深刻。
為了做到集中，在構思和撰稿時就要控制思路，“目標始終如一，方寸一絲不亂”，不能下筆千言，離題萬里。有些內容比較復雜的文章，如會議報告、工作總結、會議紀要、調查報告等文種，在構思時，就要統觀全局，在更高層次上確立主旨，做到中心明確、突出。
領導意圖，是領導確立的工作指導思想和具體要求。不能體現領導意圖的文稿，自然無法達到擬稿要求，領導也不會同意簽發。
即用標題概括點明主旨。如《××集團公司關于實行“產品三包”責任制的通知》，便在標題中概括點明了主旨。
標題點旨的形式，要求概括事由或概括主旨的文字要嚴密、準確。
1．使用主旨句，開宗托旨
在公文和其他應用文書中，明白、準確地表達主旨的句子，叫主旨句。主旨句以介詞結構“為了……”為特征。在正文開頭用主旨句托出寫作主旨，是一種開宗托旨，開門見山的方法。通知、通報、通告、報告、意見以及規章文書等常用此方法。如：“為了認真貫徹落實《國務院關于金融體制改革的決定》，切實轉換中國人民銀行的職能，進一步加強對金融機構的監管，保持金融秩序的穩定，現就加強金融機構監管工作提出如下意見：”（中國人民銀行《關于加強金融機構監管工作的意見》）
2．不出現主旨句，開宗托旨
有的應用文書開宗托旨，首句并不出現主旨句，而是直接闡述意義、主張或基本觀點，如一份通知的開頭：“棉花是關系國計民生的戰略物資，是產棉區農民收入的基本來源，是紡織工業的主要原料。做好棉花購銷工作，對于穩定農業大局，保證紡織行業正常生產，安排好人民生活，增加出口創匯具有重要意義。
小標題顯旨的形式，是將文章主旨分解成幾個部分，每個部分用一個小標題來顯示。值得注意的是，各個小標題的排序，必須注意體現合理的邏輯關系。如下文：
關于我省清理整頓公司工作的報告
國務院：
我省自××××年××月清理整頓公司以來，堅持既堅決又穩定的方針，抓緊清理整頓方案的擬定和實施，積極查處了公司違法違紀案件，努力加強公司的建設和管理，基本完成了黨中央、國務院賦予我們的任務，達到了預期的目的。現將這項工作情況報告如下：
一、撤并了一批流通領域的公司，解決了公司過多過濫的問題。（略）
二、查處了公司違法違紀案件，整頓了公司的經營秩序。（略）
三、認真做好撤并公司的各項善后工作。（略）
四、加強了公司管理和法規、制度建設。（略）
××省人民政府
××××年××月×日
上文的四個小標題，圍繞清理整頓公司這一主旨表述了富有內在邏輯關系的四個思路和做法。各個小標題均是其下文字內容的概括。
即在文章的內容轉換之處揭示主旨，同時起到承上啟下的過渡作用。如在分析問題到解決問題的過渡之處揭示主旨等。《××人民政府關于嚴厲打擊加工銷售注水豬肉非法行為的通知》一文，在提出問題、說明“我市加工銷售注水豬肉的不法行為十分猖獗”之后，通過分析指出其“危害極大，侵害群眾利益，破壞肉豬聲譽，擾亂市場正常秩序”，然后轉而提出：“各級人民政府及其有關職能部門，要采取有力措施，堅決打擊加工銷售注水豬肉的不法行為”，之后便引出7條對策措施。而提出解決問題的對策和措施才是該文的主旨。
在正文的開頭和結尾前后呼應，以突出主旨。
這種寫法多是開頭提出與主旨相關的問題，篇末呼應之。
即在應用文書正文的結尾點明寫作主旨。
