起草匯報(bào)材料，是各級(jí)機(jī)關(guān)文字秘書(shū)經(jīng)常遇到的任務(wù)。
由于上級(jí)檢查重點(diǎn)的不同，匯報(bào)內(nèi)容也各有側(cè)重。從類別上分有業(yè)務(wù)工作的專題匯報(bào)，也有政治工作或后勤工作方面的；從性質(zhì)上分有軍事訓(xùn)練方面的，有部隊(duì)管理教育的，也有部隊(duì)政治思想教育或文化宣傳的，還有車輛、裝備、財(cái)務(wù)、給養(yǎng)等；從時(shí)間上分，有半年、一年或更長(zhǎng)時(shí)間的；從范圍上分，有全總隊(duì)的、也有各支隊(duì) 、邊防檢查站的等等。一般說(shuō)來(lái)，各單位的領(lǐng)導(dǎo)比較重視這類材料，要求也很高。既強(qiáng)調(diào)文字簡(jiǎn)潔、篇幅短小，又要求盡量全面反映工作情況；既強(qiáng)調(diào)突出重點(diǎn)，又要求周到得體。準(zhǔn)備這類稿件時(shí)往往有一定難度，結(jié)合多年從事秘書(shū)工作的經(jīng)驗(yàn)，我覺(jué)得要特別注意把握五個(gè)問(wèn)題。
第一，不要給人講道理。通常情況下，聽(tīng)匯報(bào)者多為上級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)或部門領(lǐng)導(dǎo)，匯報(bào)人則是下級(jí)機(jī)關(guān)、部門或單位的負(fù)責(zé)人。這種差異決定了匯報(bào)工作的人必須擺正自己的位置，不能出現(xiàn)錯(cuò)位。體現(xiàn)在匯報(bào)材料上就是不要給聽(tīng)匯報(bào)者講道理。聽(tīng)匯報(bào)者的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)中，多是參與某些政策制定或某項(xiàng)工作決策，了解的情況多，理論政策水平比較高的。到基層來(lái)，他們主要目的是想掌握更多的情況。如果在匯報(bào)工作時(shí)總是講開(kāi)展某項(xiàng)工作或?qū)嵭心稠?xiàng)政策的重大意義、理論依據(jù)，大段闡述道理，就像在給領(lǐng)導(dǎo)人上課。這種角色上出現(xiàn)的錯(cuò)位，于情于理都說(shuō)不過(guò)去。但是，如果上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下來(lái)主要是了解某項(xiàng)政策實(shí)施后基層的反應(yīng)，或是為制定新的政策而進(jìn)行調(diào)查研究，匯報(bào)時(shí)就得有必要的理論思考。不過(guò)，這種情況下最好用探討問(wèn)題的口氣，將基層廣大官兵在實(shí)踐中形成的一些觀點(diǎn)和看法加以提煉概括。
第二，不宜面面俱到。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)去一個(gè)單位，多是檢查某項(xiàng)工作或了解某方面的情況，而且往往與他自己的工作分工密切相關(guān)，所以，秘書(shū)人員或?qū)憛R報(bào)材料的同志應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的身份、主管或分管的工作來(lái)確定匯報(bào)的主要內(nèi)容（或者是核心內(nèi)容）。起草時(shí)要按一定的邏輯順序籌劃匯報(bào)稿件的結(jié)構(gòu)，既考慮整個(gè)匯報(bào)的主線和邏輯關(guān)系，又要將一個(gè)時(shí)期或某方面的工作重點(diǎn)凸現(xiàn)出來(lái)。如果是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)核心層的主要領(lǐng)導(dǎo)，那就應(yīng)當(dāng)全面匯報(bào)本單位或本部門的工作情況以及最近一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作的開(kāi)展或完成情況。如果是主管或分管領(lǐng)導(dǎo)，那就應(yīng)當(dāng)在簡(jiǎn)要介紹整體工作情況后，再集中匯報(bào)與領(lǐng)導(dǎo)分工密切相關(guān)的工作。這樣考慮詳略得當(dāng)，便于控制字?jǐn)?shù)，有利于節(jié)約時(shí)間，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在基本掌握一個(gè)單位或部門總體工作情況的同時(shí)，對(duì)自己關(guān)心的事情有更為詳盡、具體的了解。尤其要注意的是該領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)多次來(lái)過(guò)的地方，千萬(wàn)不能每次都把基本情況、優(yōu)劣勢(shì)分析等重復(fù)匯報(bào)，這樣容易讓人產(chǎn)生反感情緒。
第三，不必齊頭并進(jìn)。一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位、一個(gè)部門，無(wú)論是總隊(duì)機(jī)關(guān)，還是邊防支隊(duì)、邊防檢查站，或者是邊防大隊(duì)、派出所、工作站等，涉及的事情盡管談不上千頭萬(wàn)緒，但總有若干個(gè)方面。一項(xiàng)工作，哪怕是當(dāng)前最為重要的任務(wù)，在不同地方、部門和單位的工作重點(diǎn)也不相同，比如開(kāi)展先進(jìn)性教育分為兩個(gè)階段，上半年是支隊(duì)以上機(jī)關(guān)，下半年是各大隊(duì)、所站，同樣是一個(gè)內(nèi)容在時(shí)間上就不同；再比如全國(guó)邊防部隊(duì)開(kāi)展“三訪四見(jiàn)”活動(dòng)，派出所就要全力以赴深入群眾中進(jìn)行走訪，堅(jiān)持“四必到”，幫撫弱勢(shì)群體等；邊防檢查站則以開(kāi)展“四心兩滿意”為主，積極為過(guò)往旅客提供良好的服務(wù)等等。另外，每一項(xiàng)工作各地、各單位不是在同一時(shí)間、運(yùn)用同一種方式部署下去的，具體抓法也不完全相同，其開(kāi)始、進(jìn)展和結(jié)果肯定也不一樣。有些工作開(kāi)展起來(lái)在時(shí)間上是交叉的，有的在內(nèi)容上也會(huì)出現(xiàn)一些重疊等，起草匯報(bào)時(shí)，怎樣才能將幾項(xiàng)不同工作或者同一工作在不同地方的進(jìn)展情況，如實(shí)、客觀、全面、準(zhǔn)確地反映出來(lái)?關(guān)鍵是要選擇好側(cè)重點(diǎn)。可分別介紹成績(jī)、做法、體會(huì)、思路甚至下一步的打算，而不必把每一項(xiàng)工作都從開(kāi)始部署羅列到最后取得成績(jī)。這就是說(shuō)，匯報(bào)工作要堅(jiān)持有什么說(shuō)什么，不要用相同的時(shí)間去交待每一件事情，也不要用相同的標(biāo)準(zhǔn)去衡量同一項(xiàng)工作。總之，不必時(shí)時(shí)、事事、處處齊頭并進(jìn)，這也是匯報(bào)工作的要害所在。一般地講，對(duì)實(shí)施時(shí)間比較長(zhǎng)、取得成績(jī)比較突出的工作，重點(diǎn)講取得的成效；對(duì)各單位都下力抓又都取得明顯成績(jī)的事情，就重點(diǎn)說(shuō)說(shuō)自己抓這項(xiàng)工作的具體做法和特點(diǎn)；對(duì)上級(jí)特別關(guān)心、本地也真正抓出了成績(jī)的工作，則以體會(huì)的形式將深層次思考談出來(lái)；對(duì)剛剛安排的一些工作，主要匯報(bào)工作思路；對(duì)有些在本地還沒(méi)有完全鋪開(kāi)或沒(méi)有做好的工作，交待清楚原因即可，尤其要交待工作未能開(kāi)展起來(lái)的主觀因素。
第四，不能沿用講話口氣。無(wú)論是向上級(jí)匯報(bào)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志，還是機(jī)關(guān)的文秘人員，日常工作中大量運(yùn)用的是對(duì)下的講話，比較起來(lái)，對(duì)上的匯報(bào)要少一些。由于這個(gè)原因，匯報(bào)材料里最常見(jiàn)的問(wèn)題是受習(xí)慣的影響，容易把講話中對(duì)某項(xiàng)工作進(jìn)展情況的分析、取得成績(jī)的概括甚至對(duì)下級(jí)的指示和要求等自覺(jué)不自覺(jué)地帶到匯報(bào)中去，讓人感到匯報(bào)者驕傲自滿、目中無(wú)人。這是長(zhǎng)期起草“講話稿”的人在起草“匯報(bào)稿”時(shí)必須首先克服的問(wèn)題，實(shí)際操作起來(lái)也是最難的事情。我覺(jué)得一個(gè)有效的辦法就是起草者多作換位思考，假如是自己去聽(tīng)匯報(bào)，看這方面應(yīng)該匯報(bào)什么，自己最想聽(tīng)的話是什么。把這些搞清楚了，也就把“準(zhǔn)”了起草匯報(bào)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)突出的重點(diǎn)和可以采用的語(yǔ)言的“脈搏”。在具體起草中，要注意語(yǔ)言的運(yùn)用，既要生動(dòng)，又要準(zhǔn)確；既要大量運(yùn)用規(guī)范的通用語(yǔ)言，又要適當(dāng)照顧地方方言，同時(shí)還要充分考慮聽(tīng)匯報(bào)者的處事風(fēng)格、思維特點(diǎn)、語(yǔ)言習(xí)慣，等等。但不管怎么說(shuō)，在起草匯報(bào)稿時(shí)，應(yīng)當(dāng)追求樸實(shí)平和、生動(dòng)鮮明的語(yǔ)言風(fēng)格。
第五，不能言之無(wú)物。事實(shí)勝于雄辯。匯報(bào)工作，顧名思義就是要匯報(bào)全面工作或者某項(xiàng)工作的進(jìn)展情況、主要成績(jī)和存在問(wèn)題，一定要注意用事實(shí)說(shuō)話，并且要把話說(shuō)得中聽(tīng)些。我們起草匯報(bào)稿，既要說(shuō)清總體情況，又要有一些鮮活的第一手資料，不能只講面上的宏觀情況，更不能用大話、套話、空話去應(yīng)付差事。起草這類材料往往是時(shí)間緊迫、任務(wù)繁重。在較短的時(shí)間內(nèi)能完成一份高質(zhì)量的匯報(bào)，要求秘書(shū)人員平時(shí)必須注意收集、掌握每項(xiàng)工作進(jìn)展情況，加強(qiáng)對(duì)各類動(dòng)態(tài)工作信息的積累，占有第一手材料，否則寫(xiě)起來(lái)會(huì)摸不著頭緒，無(wú)處落筆，甚至出現(xiàn)“言之無(wú)物”的問(wèn)題。因此，秘書(shū)人員必須經(jīng)常深入基層，到實(shí)際工作中去了解和掌握情況，同時(shí)，必須注意瀏覽甚至仔細(xì)閱讀上級(jí)機(jī)關(guān)不同時(shí)期的工作指示、會(huì)議精神及本級(jí)制定下發(fā)的工作方案、措施和要求，了解基層單位呈報(bào)的工作信息、總結(jié)等資料，始終做到胸中有全局、手上有典型、筆下有實(shí)情。
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