阿禪 Jason Ng
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好的會議是能產出成果且每個人能按計劃執行，而糟糕的會議是在浪費每個人的時間。一個典型糟糕的會議特征是，有人在開會期間處理郵件、微信、玩手機。
有人說，創業公司開會是在浪費時間，如果每天的會議都是 CEO 開動員大會，那顯然是浪費時間的。這篇文章說的開會，并不是領導一個人在臺上「我簡單講三點」的一對多講話，而是匯集集體智慧的會議，比如頭腦風暴，比如討論執行方案、討論產品功能、市場推廣等。這種會議是一種高效的推進項目手段，但并不是每個公司、每個會議組織者都知道如何把會議的效率最大化。包括上了規模的上市公司。
不久前，我參與到一家上市公司的討論會，會議一共有 5 方，這家公司的兩個部門和 3 個外部合作伙伴，這個會議從中午 1 點半開始，一直開到晚上 11 點，長達 9 個小時。雖然組織方提前發了會議議程，并安排了每 2 個小時 15 分鐘休息時間，但我依然認為這是一次效率極低的會議。有幾個核心原因：
會議原計劃開到下午 5 點，但光在調試投影儀這件事上，就花了 20 分鐘。
討論過程往往只涉及兩方或三方，其它非直接參與方的時間被浪費。
會議時間過長，參與者極容易走神，經常一句話要說兩遍，浪費參與者時間。一般來說，人們集中精神開會 2 小時已經很疲憊了。
虎頭蛇尾。即使討論得異常激烈，一直沒法爭論出結果，但由于會議時間太長消耗了各方的精力，最后往往是雙方妥協回到最初的形態，也就是「保持不變」，但這不應該是開會的目的。
會議主持人沒有控制好討論的節奏和時間。
比較慶幸的是，因為下午 5 點約了其他人，我直接離開了會議室。我沒有因此覺得錯過了什么，因為接下來幾個小時的討論與我沒有直接關系，我的時間不應該被浪費在會議室里。
關于如何高效開會，你在網上可以找到上百篇不同的文章和知乎問答，大多數都是從自身公司出發，講述自己公司是如何高效開會的。這篇文章，我將結合我參與過的大小會議、我看過的文章和書，以及我和身邊的朋友參與過的管理培訓，試圖講述一種適合在不同規模公司開會的基本方法論，也就是指南。
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使用說明
作為一份指南，這篇文章的長度很長，但我相信閱讀這篇文章的人多多少少都組織、主持過團隊開會，你只需要細讀那些你還未有結構化思路的部分，其它部分速讀并不會影響你的吸收。
指南包含的細節關鍵點很多，但不同的公司、不同的會議，可能有些步驟可以跳過，有些細節可以忽略。請根據自身業務，刪減出一份更適合你的操作步驟。
建議你用 OmniFocus 或其它 todolist 工具，比如我之前創業的「輕單」，制作你的操作步驟。
最后，本文配圖是為了緩解閱讀壓力，圖片與內容沒有直接關系。
1
會前準備
開會前，作為會議組織者，需要做一些準備工作。
1.1
確定理想結果
開會的目的是什么？我們的產品遇到了什么樣的問題，需要通過開會來解決？在開會前，我們需要對會議的結果做合適的預期，以下是一些可以參考的關鍵點：
你期待在會議上達成什么樣的決策或共識？
這些決策和共識對公司內外有什么良性影響？
如果無法形成決策或共識，會出現什么問題？問題有多嚴重？
有哪些原因（人或技術難度）可能會導致會議無法達成理想的結果？
如何定義會議是成功的（比如有執行方案產出，或每個人都達成了共識）？
1.2
判斷開會的必要性
當我們自我解答上述疑問后，我們緊接著不是召集所有人開會，而是判斷開會的必要性。
比如，這次會議的目的是要讓所有人清晰了解產品下一版本的功能，這時我們需要思考，是否有必要開會。發郵件能不能達到目的？微信發群公告能不能達到目的？公司內部論壇發置頂帖能不能達到目的？如果能，那就沒有開會的必要，因為每個人的時間都很寶貴，我們不應該把時間浪費在「聽會」這件事上。
又比如，有些創業公司習慣早上開晨會，讓每個人說前一天的工作、今天準備做什么，這樣的晨會是否真的有必要？是否可以通過使用 Trello 這樣的協作工具完成？對于互聯網公司來講，很多人習慣在家里辦公或半夜寫代碼，晨會是否有必要強制召開？是否有其它工具可以替代晨會？
關于會議的必要性，有以下幾個判斷原則：
時間緊迫，必須在極短時間讓所有人的信息同步。
必須集中相關人員，才能解決刻不容緩的問題。
必須讓相關部門（人員）面對面達成共識，事情才能推進。
郵件、微信溝通效率過低，需要通過面對面的頭腦風暴討論出可行方案。
必須面對面消除部門之間的分歧，確保項目能順利開展。
1.3
只邀請合適的人參會
每個人的時間都很寶貴，尤其是在創業公司里，時間是按秒計算的。有些沒有創業精神的人很喜歡開會，因為開會意味著可以放下手頭上的工作 — 忙里偷閑。這樣的人其實是沒有必要被召集到會議室中的。
在大多數情況下，這些人不需要被邀請到會議室：
他只需要知道會議的結果或執行方案，一封郵件對他來說更有用。
同一部門已經有其他人參與且其他人可以代表該部門發表意見。
他的作用是為會議提供必要信息（比如數據），但不需要參與討論。
他僅在少數議題上發揮作用，給他單獨開個小會即可。
所以，相應地，我們邀請參會的人，應該是能在大多數議題上參與，且能發表意見和討論的，如果一個人只是聆聽，他壓根不應該被叫到會議上當中，一方面他會在會議中做自己的事，其他人會覺得尷尬，另一方面，這也是在浪費他的時間。另外，受到會議結果直接影響的人、參與制定執行方案的人也應該被邀請到會議當中。
我的一個朋友，他曾經在一家很喜歡開會的公司工作，他很無奈地告訴我，經常有一些會議，本來沒有邀請他，但到了會議召開過程中，負責人突然把他叫到會議室。
他為此感到很不爽，一方面他沒有做任何會前準備，其次他沒有與其他參與者同步信息，他提出的意見可能會很別扭，又或者主持人還需要花很長的時間把其他人晾在一邊給他專門做信息同步，第三，他的時間也很寶貴，可能他正在專注做另一個工作，但卻被拉到會議室里了。
所以，作為會議主持人，一定要在會議前就 100% 確定參與者名單，并提前通知他們。請尊重每個人的時間，并不是你的項目才是最緊急重要的。
1.4
會前信息同步與任務分發
一個會議的時間不宜過長，我的體會是，超過 2 小時的會議就變得低效了。低效的原因很多，其中一個很關鍵的原因是與會者沒有做會前準備，導致在開會期間大家還紛紛地打開電腦找資料，主持人還需要花大量時間做信息同步。
這些工作，應該在會議前做好。
在開會前，應該給每個參會者發一封郵件，告訴所有人：
我們遇到了什么問題，為什么要開會？
開會的理想結果是什么？
大家在開會前需要了解哪些基本信息？
每個人在開會前需要分別準備哪些材料？
大家有哪些初步想法和需求？
同時，你還應該與核心的參會者在會前私下交談：
他是否需要了解額外的信息，而這些信息不方便同步給所有人。
了解他是否有特殊的需求。
一對一明確每個人各自需要準備的材料，而不是僅僅群發郵件。
這與項目管理的原則是一樣的，除了要讓所有人信息同步，還應點對點確保每個人都做好會前準備。
1.5
制定議程和傳達
當我們已經完成的信息同步和相關需求的收集，結合會議的目標，這時我們就可以制定會議議程了。制定議程除了需要明確每個環節需要討論的主題、時間和負責人之外，還應考慮議程的順序，我在考慮議程順序時，一般遵循 2 個原則：
循序漸進、邏輯相關。讓討論的問題一步一步深化。
參與者人數多的議題放在前面，隨后遞減，讓個人不需要參與全程討論的人可以回去工作。
制定完議程，我們可以給所有與會者發一封郵件，讓大家做補充，有時我們一個大腦制定的議程不一定是足夠完善的。
1.6
私下搞定那些潛在的「搗亂者」
開會過程中可能會出現一些「搗亂者」，他們并不是故意搗蛋，但會延長開會的時間以及讓其他參會者感覺進入到垃圾時間。
比如，本次開會的目的是確定下一個版本的產品開發進度，當大家在紛紛討論進度表的時候，有一個人突然跳起來說，我覺得這個版本的功能不對，不應該這樣做，現在討論進度沒有意義，我們應該回到功能討論。
這時，作為會議主持人你有兩個選擇，打斷他的發言，繼續討論進度，他可能會因此不爽，從而消極參會或離場；讓他發言，其他人感到不爽，因為進度已經討論了一半。
無論是哪種選擇，對會議的影響都是消極的，一個更好的做法是在開會前，與有可能「搗亂」的人私下交流，跟他們 100% 明確，產品功能已經鎖定，會議是討論進度的，不會做功能變更；公司已經確認了這個方向，不會做改變，我們應該相信公司的決策。
怎樣找到這些可能會「搗亂」的人？一方面看性格，另一方面可以從日程的工作中觀察，總能發現一些蛛絲馬跡。
1.7
提前 10 分鐘把會議室的設備準備好
別在開會過程中尋找 VGA 轉接口，別在會議開始時發現自己搞不定投影儀。作為會議主持人，應該在開會前就預訂好會議室，并在會議室里準備好開會所需要的各種道具、調試好所有的設備。
理由很簡單，開會需要高效，別在本來只需要付出一個人 10 分鐘時間的事情上，浪費所有人 10 分鐘時間。
2
開會技巧
好了，現在我們進入到開會的流程。
2.0
溝通基本原則
一個好的會議主持人，需要有良好的溝通技巧，在很多關于如何溝通、如何好好說話的書和文章里，都提到這些基本的溝通互動原則：
維護自尊，加強自信
仔細聆聽，善意回應
尋求幫助，鼓勵參與
分享觀點，坦誠交流
給予支持，鼓勵承擔
這些原則不是我創立的，我也相信，大多數人在開會和溝通過程中，或多或少都用過這些原則。簡單說一下這 5 個原則在開會這件事上的作用（假設你是會議主持人）。
維護自尊是指當參會者表現出消極或缺乏信心時，你應當鼓勵他們，讓他們樹立起信心，從而能積極參與到后續的討論當中。很多時候，稱贊是有必要的。比如當一個新人膽顫心驚發表了一個觀點后，雖然他的意見可能很一般，但為了鼓勵他，你可以說，「這個想法不錯，我們先記錄下來」。
仔細聆聽和善意回應，是讓會議能正常進行的基本原則。沒有人喜歡自己的發言被其他人忽略，即使他們是帶著情緒發言的。作為主持人，當你遇到有人很憤怒的發言時，你可以仔細聆聽完后，安撫對方的情緒，并重新用自己的語言，溫和地復述，這樣，其他人會更容易接受。
尋求幫助是鼓勵參與的好方法。有些人開會開著開著可能就不再發言了，但這并不是你想要的結果，你可以通過向對方提問的方式，讓他重新參與。比如，當上一個人已經發言完畢后，你可以問他，「剛才 XX 的方案你覺得如何」，事實上，這不是一種好的鼓勵參與方式，因為對方可以消極地回答我覺得挺好的。這時，你可以換一種尋求幫助的方式，「剛才 XX 的方案中提到了 YY，YY 是你所負責的項目，你能給 XX 提供怎樣的支持」，這樣，他就可能沒法消極應對了。
情人之間要坦誠相對，開會時也應該一樣。如果你對別人坦誠，別人也極有可能對你坦誠，這樣開會才能找到根本問題，從根上解決。如果每一個都遮遮掩掩，說一半不說一半，生怕其它部門的人搶了自己的功勞，對公司來講沒有益處。作為會議主持人，應該先從自己做起，自己先真實地表達看法，坦誠地說出觀點和信息，然后鼓勵其他人坦誠交流。
給予支持，鼓勵承擔是指，作為會議主持人，我們可能不是項目的負責人，又或者項目會被拆分為很多小項目，每個小項目都應該有相應的負責人。我們應該鼓勵每個人都成為項目的一個小的負責人，這樣大家才能更有責任感地參與，但有時有些人可能怕事不敢承擔，這時就需要給予適當的鼓勵了。比如，你可以說，「XX，這部分的工作你最熟悉，由你來承擔，如果在資源上有問題，隨時跟我溝通，我來協調給你調派」。
2.1
開始開會
熟悉了一些溝通原則后，讓我們來正式開會。
開會的第一件事，是召集人也就是主持人，開啟本次會議。雖然你已經給大家發過郵件，說了本次會議的目的和理想目標，但在正式進入討論前，依然需要和所有人強調。你需要強調的包括：
會議的理想結果。
達成理想結果的意義：對公司、對團隊、對每一個人、對客戶、市場的意義和好處。
如果不能達成理想結果，會有什么壞處和嚴重后果。
不在本次開會中討論的內容。
會議議程。
第四點尤為重要，大家的時間都很寶貴，不要在會議上討論超出議程的事項，尤其在大家對超出議程的事項沒有做任何準備的時候。
2.2
說明問題
接下來，我們按照會議議程一個問題一個問題地討論，在討論方案之前，應該把你在會前收集到的信息、問題與所有人同步。
這個過程最好不要自己發言，而是鼓勵對應的負責人發言。因為在會前你已經讓相應的負責人準備開會所需要的材料了，這時你讓他們分別講述從他們角度看到的數據、事實，以及遇到的問題。
當相應的負責人說明完問題后，鼓勵大家參與到討論當中，討論應該就問題本身展開，每個人因為立場的不同，會發表不同的看法，又或者其它部門的人能幫助發言人發現問題的根本，這個討論環節應該是開放和平等的。
當問題被剖析得足夠充分，我們將進入到第三步，也就是「形成多個方案」。
2.3
形成多個方案
問題被剖析之后，當然要尋找解決問題的辦法了。
這個時候，你可以詢問，是否有人有解決方案，如果有，讓其提出，并針對方案進行討論，讓所有人指出方案可能存在的問題以及是否有更好的解決方案。
如果沒有，作為會議主持人，你應當自己提出一個方案，你提出的方案不一定是最優的，你的目的是要激發大家的討論，有時候你甚至可以提出一個你自己都認為不可行的方案，引起大家的討論。
注意在征求參與人員方案時，盡量使用開放式提問，而不是「是或否」。比如，當 XX 提出了一個方案后，你可以點名提問 YY，一種更好的提問方式不是「你對 XX 的方案有沒有想法」，而是「你對 XX 的方案有什么顧慮和想法」或者「 XX 的方案有些不能解決的問題，對于這個問題，YY 你覺得應該怎樣解決」。
整個討論結束后，一般來說，會形成多個解決方案。
2.4
達成共識
在第四步中，我們需要從第三步的多個方案中，選出最優的方案，并達成執行的具體方案。
最優的方案應該是最接近理想結果的方案，而不是少數人堅持的方案，也不是投票表決的方案。作為主持人，你應當時刻記住會議的理想結果，從結果出發，選擇最合適的方案，并讓所有人參與到方案的調整過程。
當方案確定下來，接下來就要討論具體的執行細節了。這些是可能被討論到的：
每個事項的負責人與分工
哪些部門參與，有哪些額外的資源需要公司領導協調
完成目標的最終時間點
關鍵事項的檢查點（里程碑）
至此，一個議程就結束了，后續的議程可以按照這 3 個步驟重復進行。
2.5
會議總結
當所有議程討論完畢后，總結和感謝是很有必要的。
在會議結束前，有 7 點是需要做的：
回顧會議上做出的所有決策和共識。
回顧所有確定的執行方案。
讓方案的事項負責人復述他負責的事項和執行時間點。
定義項目緊接下來的溝通方式，比如每天晨會、使用 Trello、微信溝通等。
建議不同部門和個人之間，私下自行討論執行的細節。
再次回顧項目的目標，鼓勵所有參會者。
感謝所有人付出時間來參會，并表達對項目的信心。
至此，線下開會過程已經結束了，但整個開會的過程還未結束，有兩件事，依然需要去做。
3
會后事項
會議室的討論結束，并不意味著開會的結束，往往，這只是項目的開始。為了更好地推進項目，也確保每個人明確自己的職責，有兩件事是必須做的。
3.1
會議記錄
會議上應當安排一個人做會議記錄，并在會后將記錄發給所有人。記錄人最好不是主持人，因為主持人需要做的是溝通和推進工作，做記錄會分散注意力。
一個好的會議記錄是這樣的：
開會前，用熟練的辦公軟件建立了會議記錄的基本格式，開會時，直接錄入，而不用去理會排版、格式、錯別字的問題。
文字記錄的同時，開啟錄音記錄。我一般使用 Evernote ，這樣我的錄音可以和會議記錄存在同一個文件里。
會議結束后，記錄者重新整理出一份結構化的記錄，發給所有人。所謂結構化，就是每個人都能清晰且快速地回顧會議、明確責任。
除了作為備忘錄，會議記錄的必要性還在于，它可以用來追究責任、避免路線走偏。
3.2
后續跟進
因為會議主持人往往是項目負責人，會議結束后，你還需要時刻跟進進度，尤其是會議結束后的第一天，你需要確保每個人都按照前一天定下的計劃在開展工作，這個時候，一個項目管理軟件對你來說可能是必要的。
同時，你還需要對下一次開會做出計劃，在達成什么里程碑的時候，或遇到什么樣問題的時候，召開下一次會議。
4
特殊情況的處理
如果會議按照前面的流程推進，當然是最好不過了，但往往開會時會遇到一些困難情況，比如：
參會人員之間由討論變成沖突，甚至有可能演變成肢體沖突
無論如何討論，個別人員一直堅持己見，并嘗試主導會議
有些人的個人習慣可能會降低會議的質量，比如一直在玩手機
有人中途在會議室電話，導致會議不得不被中斷，等待他結束通話
當方案達成時，一些人表現出異常消極，甚至起了辭職的念頭
有人的發言過長，其他人已經顯得不耐煩
在某些問題上，多方一直僵持，無法討論出結果
對于這些問題，有幾個干預建議：
4.1
強調會議議程
當與會人員由討論變成沖突，我們可以再次強調會議的理想結果，把他們從兩個人的沖突中抽回來，回到討論當中。
4.2
鼓勵輪流發言
輪流發言是打斷獨占發言的好方法，當一個人喋喋不休，其他人已經不耐煩時，可以用一種合適的溝通方式打斷他的發言。比如，你可以說，「不好意思我打斷一下，我們今天會議的時間只有 1 個小時，我們必須完成整個議程的討論，我們先聽聽 XX 的意見，完了有時間你再繼續說你的想法」。
4.3
用總結的方式打斷獨占發言
用總結的方式打斷獨占發言是一種更好的方法，比如，還是前面的情況，你可以說，「我聽懂了，你的想法是 XXXXX，其他人有什么意見么？」
4.4
強調開會規則
當發現有人一直打斷其他人發言，或在過程中玩手機、接電話時，你可以強調會議規則，要求每個人發言過程中不允許其他人中斷，要求大家把手機蓋起來，如果要接電話請離開會議室等。
4.5
休息時間
休息時間可以用來解決兩個問題，如果個別人員一直堅持己見阻礙會議正常進行，你可以在休息時間與他私下交談，交談方式可以參考前面提到的溝通技巧，以確保會議能夠繼續順利進行。
另一個可以被解決的問題是個別人員的消極回應，我們可以私下站在對方的角度，講述方案看起來對他的影響是負面的，但如果方案做成了，其實對他有哪些好處，從而建立他的信心。
4.6
推后解決問題
如果有些問題實在無法在會議上解決，不妨考慮推后解決。往往在大家冷靜之后，事情會有所進展，要么，雙方找到更好的解決辦法，要么，其中一方消氣之后，稍作妥協。
沒有必要就無法解決的問題，在會議上浪費所有人的時間。
5
總結
開會不一定會浪費時間，做好充分準備，并善用溝通技巧的會，能快速讓參與成員達成共識、形成方案。
以上，是我開過那么多會，以及我在 Evernote 里所有關于高效溝通和項目管理的內容整理，希望對大家有用。如果你是創業公司的一員，除了這篇文章，這篇《創業公司的員工都有哪些特點？》的文章可能也適合你。
