結構化是工作的加速器

最近在工作中遇到不少溝通問題，例如與同事溝通，上來就說：“這個事情他已經批了，我覺得沒啥問題。”典型的無效溝通，因為：

• 同事不知道「這個事情」到底是哪件事；
• 同事不知道「他」到底是誰，在哪里批的；
• 同事不知道「我覺得沒啥問題」到底是如何評估出來的結論。

經歷了幾次這樣的無效溝通后，我也在反思為什么結構化、快速地說清楚一件基本的事情，對我來說都存在困難。能想到的原因是：我在溝通中更多關注我自己，而不是別人的感受。

一般而言，人想要表達觀點需要經歷3個步驟：

① 搜集信息；

② 理解信息之間的關系；

③ 描述信息的內容以及它們之間的關系、洞察，并傳遞給其他人。

其中，①②需要靠大量的體驗與思考，包括：工作、讀書、經歷、人生角色的變化等。但總體而言是個人理解世界的過程。

而③則需要開始考慮「信息接收者」的感受，開始要求我們擁有同理心、學會識別干系人的信息背景與利益點。在工作場景下，尤其是業務變化快、人力相對有限的環境下，溝通效率與有效性成為不可或缺的工作加速器，這讓結構化地表達變得非常重要。

《結構思考力》的核心思想仍然來源于《金字塔原理》，它為我們提供了一種思考與表達的「結構」，而使用「結構」的本質就是簡化信息組織的過程，用一種經過大量驗證的高效方法，幫助我們提升表達的效率、有效性。

要堅信「大道至簡」

在做學術論證的時候，會使用較為復雜的數據結構、論證方法，此時的目標并不是為了溝通，而是得到一個可靠、嚴謹的結論。但在企業中，溝通與論證更多是為了：

• 闡述問題
• 達成共識
• 尋求支持

由于大家的時間都比較有限，作為信息的傳遞方，我們需要避免過度設計、過度復雜的論述，盡量做到觀點邏輯清晰、呈現高效可視化。

示例：下圖為麥肯錫的PPT：二維象限 數形結合，相比于單純的Excel表格、折線圖，表達效率會高很多。

構建思考力的金字塔

想要構建思考力的金字塔，需要五個步驟：

第一步：明確理念打基礎。

第二步：基于目標定主題。

第三步：縱向結構分層次。

第四步：橫向結構選順序。

第五步：形象表達做演示。

① 明確理念打基礎

結構思考力的核心理念包含「四個基本特點」和「結構化接收信息」的兩個步驟。

1.1 四個基本特點

即金字塔原理的四個基本原則：“結論先行”、“以上統下”、“歸類分組”和“邏輯遞進”。

• 論：結論先行。結構思考力強調的是先總后分。結論先行正是“先總后分”的體現，先框架后細節，先總結后具體，先結論后原因，先重要后次要。
• 證：以上統下。有理由支撐的結論才有說服力。
• 類：歸類分組。將事物進行歸類組織，不但可以提高思考問題的效率，還能把問題想得全面保證效果。
• 比：邏輯遞進。每一組中的思想需要按照一定的邏輯順序進行組織，這種邏輯順序符合人們觀察事物的習慣，更容易讓對方記憶。

1.2 結構化搜集信息

第一步：識別信息中的事實、理由及結論。找出信息中哪些是觀點類的，哪些是事實描述類的信息，觀點類的信息中哪些是結論、哪些是支撐結論的理由，并將它們區分開。

第二步：找到事實與觀點的對應關系，并畫出結構圖。接下來找出這些事實與觀點的對應關系，并依據事實、理由、結論的對應關系畫出金字塔結構圖。

第三步：一句話概括出所有內容。接收信息除了在前兩步做到能夠聽清楚以外，最后還要用一句話概括出所有內容，做到說明白。

示例：

結論：抖音將成為短視頻平臺的天貓商城

理由：支持該結論的理由分別是：

• 相對阿里、京東，抖音在流量上有絕對的優勢，為發力電商業務打下了堅實基礎；
• 阿里受制于流量匱乏、監管壓力、組織問題，原有的市場份額逐步釋放出來；
• 抖音公域分發的性質與店播模式更匹配，更有機會成為短視頻的天貓；
• 字節跳動廣告業務無法再快速增長，電商成為本階段最核心的項目，有充裕的資源可以投入。

事實：論證理由的合理性，還需要事實作為支撐（數據、專家證言、歷史…），比如：支撐“抖音流量有絕對優勢”的事實包括“2021年抖音DAU峰值已到7億 ，單用戶日均使用時長超過90分鐘，淘寶/天貓不足10分鐘”等。

想要判斷「結論」的合理性，可以根據以下兩點Review：

• 提供的事實與數據是否真實；
• 這些事實與數據是否可以得出相應的理由，相應的理由是否可以得出最終的結論。

② 基于目標定主題

基于目標設定主題，需要理清目標、主題與序言。

2.1 明確目標

首先，提前闡述/設定具體場景。場景越具體，目標和結構會越準確。

其次，確定對方行為目標（指經過你的表達之后，希望對方有哪些行為）—ABCD目標法。

• Actor（受眾）：誰；
• Condition（條件）：在什么條件下；
• Behavior（行為）：完成什么任務/表現出什么行為；
• Degree（程度）：達到什么標準或水平。

示例：

場景：Q1信貸業務增長60%來源于電銷外呼，但80%的電銷外呼都無人接聽，外呼效率遭遇瓶頸；Q2信貸業務目標翻了4倍，完成難度非常大。

目標：希望產品部門在Q2確保上線「輔助外呼」功能，自動過濾80%的沉默/無效號碼。

2.2 包裝主題

包裝主題需要遵循三個基本原則：簡單、準確、利益（從對方角度出發），三者缺一不可；

示例：

互聯網公司的三級火箭模式為：第一級，頭部流量；第二級，沉淀某類用戶的商業場景；第三級，完成商業閉環。以得到APP為例：

• 第一級：通過免費脫口秀、微信六十秒的公眾號積累大量用戶；
• 第二級：上線得到APP將用戶沉淀至自有APP，實現數據、消費場景閉環；
• 第三級：提供高質量的付費產品實現商業變現，例如：得到大學、五道口金融課程、薛兆豐的經濟學。

2.3 序言設計

序言是一個講故事的過程，結構包含4個要素（簡稱SCQA）：

• Situation情境：對事件背景的描述，提前交代背景是高效對話的最好開始；
• Complication沖突：在情景下發生的具體問題、矛盾；
• Question疑問：如何在這個背景下解決這個問題（可省略）；
• Answer回答：解決「沖突」的具體方案。

我們可以通過調整4個要素的順序，為不同的場景設計序言。

SCQA有4種模式，其中「標準式」是用得最多的。

③ 縱向結構分層次

首先，結論現行。即每一個答案的本身就是一個結論，不能是“X框架特點的介紹”、“X框架特點的優劣勢分析”。因為是結論才有可能回答上面設想的疑問，因為是結論才能引發下一個層級新的問題。

其次，以上統下。就是下面的每一個都是回答上面問題的答案。每個問題回答本身都需要是結論，才能更加清晰有說服力。

④ 橫向結構選順序

常用的兩種方法「演繹法」、「歸納法」。

• 演繹法：以一定的反映客觀規律的理論認識為依據，從服從該認識的已知部分推知事物的未知部分思維方法。
• 歸納法：將一組具有共同特點的思想歸類分組并概括出結論；

4.1 演繹法

也是我們非常熟悉的三段論：大前提，小前提和結論。大前提、小前提、結論是橫向畫出來的，而最上面的「中心思想」是對于下面這個論證過程的自下而上概括總結。

例：我是你適合嫁的人，請嫁給我吧。

演繹法分為「標準式」、「常見式」。其中，

演繹三段論就是「標準式」。例：所有人都會死，蘇格拉底也是人，所以蘇格拉底會死。

現象、原因、解決方案就是「常見式」，例：現象是業績開始下滑，原因是人員能力有待提升，解決方案是抓緊內部課程開發與培訓。

4.2 歸納法

歸納的三種結構：時間、結構性、重要性。其中「結構性」可以按不同的分類方式將整體拆分為部分，遵循MECE原則進行歸納總結。

• ME：Mutually Exclusive => 相互獨立
• CE：Collectively Exhaustive => 完全窮盡

MECE要求我們在歸納時不重不漏，即彼此相互獨立不重疊，但是合在一起完全窮盡不遺漏。不遺漏才能不誤事，不重疊才能不做無用功。

「Less is more」：你可能聽過“奇妙的數字7±2”，說的是大腦短期記憶無法一次容納7個以上的記憶項目。有的人可能一次能記住9個項目，而有的人只能記住5個，大腦比較容易記住的是3個項目。如果要點太多且不進行歸類分組，聽眾基本不會理解你毫無頭緒的表達。即使分組也不要窮舉式論證，盡量聚焦關鍵問題。