一個企業除了要有主管生產營銷的副總經理外，還必須配備一名主管企業行政工作的副總經理。下面就企業負責行政管理工作的副總經理應具備的素質、應做的工作及能力，我提出些拙見，僅供參考。
企業管理分為兩大管理系統，一為生產經營管理體系。包括生產、供應、銷售、技術開發、售后服務等。二為企業行政管理系統。兩者互為補充，缺一不可。企業的行政管理體系，是企業的中樞神經系統。它是以總經理為最高領導、由行政副總分工負責、由人事、行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業各個部門，是一個完整的系統、網絡。企業要發展、要做大做強，行政管理工作發揮著不可替代的作用。它好比潤滑油，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩定運轉的整體；用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標發展任務。可謂是企業的“上層建筑”。可見行政管理對企業是多么的重要，但要做到、做好這些，必須要靠一個管理群體來完成，當然這個管理群體還必須有一名能帶領、指揮、協調的領頭人，他就是企業負責行政管理的副總經理。企業這么一個“重量級”管理職位應該具備什么樣的素質呢？我個人認為一個企業的行政副總經理應該具備五大素質。即：忠誠與道德素質、觀念與思維素質、能力與知識素質、身體與心里素質、作風與精神素質。
一、忠誠與道德素質，忠誠素質是企業行政副總最為重要的素質，甚至可以說是第一素質。古今中外，沒有哪一個企業、哪一個公司不看中企業管理人員對企業、公司的忠誠。一個優秀的行政領導者的忠誠素養主要表現在：1．忠誠不等于順從，一方面要堅定的執行董事會及總經理做出的決策，另一方面發現公司決策不合理或可能給公司、企業造成失誤、損失，要敢于仗義執言。2．要有 “全心全意為公司服務”的思想、具備公司利益高于一切、公司利益是第一利益、與公司共存亡的境界，做到“先企業之憂而憂、后企業之樂而樂”。3、厚德載物，為人光明正大，不陽奉陰違、吹拍逢迎。求真務實，講求誠信；不弄虛作假；無論對內，對外，對上，對下，都能以誠相待，表里如一，講真話，辦實事。作為一行政副總不管是在工作方面，還是在生活方面都要嚴格要求自己，經常以“自重、自省、自警、自勵”來檢討自己，有才無德是“危險品”。在工作方面，關心下屬、耐心指導下級的各項工作，即交工作、又教方法。
二、觀念與思路素質在行政副總的管理活動中具有先導作用。作為一名合格稱職行政副總的觀念是新的、前衛的，是與時俱進的。必須具備現代化的思想觀念。1、戰略觀念。就是要具有處理問題的策略。行政副總的戰略觀念，就是要根據企業的發展全局和長遠規劃來考慮問題，安排工作。只有這樣，才能處理好局部利益和整體利益、當前利益和長遠利益的關系，使整個企業的行政管理工作向著既定的目標正常進行。2、時間觀念。社會化大生產和商品經濟的高度發展，加快了人們的工作和時間節奏，要求行政副總必須具有強烈的時間觀念。時間與效率有著密切的關系。在一定條件下，完成同樣任務所需要的時間越少，工作效率就越高。管理者在較少的時間內處理好日常事務，就有較多時間協助總經理思考企業的發展大計。3、效益觀念。效益是企業管理活動應得的結果，也是衡量管理工作優劣的重要尺度。行政副總必須努力追求管理活動的有效性，消除一切形式主義、擺花架子、講排場等不良的現象。
一名優秀的行政副總，他的管理工作及處理日常行政事務，思維敏捷、思路清晰。對分管的各項管理工作，提前要有完善、完整、行之有效的工作思路，沒有思路的管理是盲目的管理。
三、能力與知識素質，能力是知識的發揮和運用，人的能力是多方面的，就行政副總而言，如果沒有能力，再好的品德和知識也難以發揮作用，對企業再忠誠，也不堪大任。因此，行政副總不僅要具備良好的基本素質，還應具備必要的能力素質。1．正確果斷的決策能力，決策是行政領導者的基本職能，決策的正確與否關系到行政管理工作的成敗。行政副總對于分管的工作處于決策的核心地位，故此，這一點尤為重要。首先，應善于采集與決策有關的信息，學會運用現代化的信息技術，同時多進行調查，重視秘書輔助人員調查收集來的信息，為正確的決策打好堅定的基礎。其次，在廣泛的調查研究的基礎上，能夠善于捕捉時機，力排眾議果斷決策。2．良好的選才用人能力。選賢才用好人是一個優秀的行政副總必須具備的能力。市場競爭歸根到底是人才的競爭，選用什么樣的人才，作為行政管理者應掌握以下原則：一是堅持德才兼備，切勿求全責備。合理確立人才標準，使人人各得其所，各得其用，各盡職守。把優秀的管理、技術及其他企業有用之才，選聘到本企業，為企業做大做強發揮其技能。3．須具備較強的文字和口頭表達能力，行政管理者的文字和口頭表達能力是其從事行政管理活動的基本功。一位優秀的行政副總的文字、口頭表達方式是最常用、最簡捷的傳播手段，也是上下、內外溝通思想的重要手段，行政副總經常要主持各種會議，傳達會議精神，發出各項指令，因此行政副總須具備較強的口頭表達能力，要能清晰明了地發布信息表達思想，而且要幽默機智、談吐風雅、引人入勝、令人信服。4、自控、自制和處理突發事件的應變能力，行政副總在公司董事長或總經理授權下，要代表企業面對本企業員工、社會公眾，因而他們在公眾面前應展示一種 '公務性自我'。這就要求行政副總不管自己遇到什么困難和事情，都應具有極強的控制能力，個人的喜怒哀樂，不應影響企業的公務活動。這一點在企業對外的事務中尤為重要，在突發性事件中不能驚惶失措，要臨危不懼，冷靜思考，謹慎果斷地決策。5、作為一名行政副總，首先要具備寬廣的知識，也是提高行政管理水平的重要環節，是干好本職工作的基礎，懂得和運用市場經濟基本理論、現代企業管理知識和相關的法律知識，同時也要具有從事本職工作所必需的業務知識和現代領導與管理知識，成為掌握業務知識與領導知識的“雙內行”，從而適應整個知識系統既高度分化又高度綜合的發展趨勢，做到博與專的統一。其次要有精湛的法律知識，作為行政副總一定要熟悉法律，特別是民法，行政法以及合同法等相關知識，在行政管理體制中能夠熟練地運用法律手段對日常行政事務進行有效地監控。
四、身體與心理素質，1．企業行政副總要協助總經理經常處理企業各種行政事務，深入到分公司、生產第一線來了解生產經營情況，掌握第一手資料，為總經理決策提供依據，需要付出極大的體力和腦力，在應對各種紛繁復雜的行政事務中，行政副總必須與各種各樣的人與事物交往，工作壓力大，沒有健康的身體再有能力也是不行的。要求行政副總精力旺盛，必須要有健康的體魄，健康的身體素質是行政副總不可缺少的素質。2、而心理素質主要包括氣質、性格、意志等幾個方面。行政副總的心理素質，要求具有敢于判斷的氣質，競爭開放型的性格和堅忍不拔的意志，在危險、風險、困難、突發事件等等面前需要行政副總具有敢于判斷的氣質和堅忍不拔的意志，缺乏這種氣質，就會錯失良機，因此，作為一個行政副總，更應具備這些心理素質。具體表現為敢于決斷的氣質。
五、作風與精神素質
一個企業管理者的作風素質直接影響到管理效益。要求企業行政副總要具備雷厲風行的做事風格，行政副總優秀的作風對企業的聲譽和威望都有直接影響，對企業員工和整個企業風氣的好壞，都有著極其重要的作用。良好的管理作風可以增強管理者的權威和影響力，能使分管的工作目標和意圖得到群眾的充分理解和認同，使下屬心悅誠服，減少了權力與服從中的矛盾與摩擦，增強權威性，增大管理效能。而且還有助于人際關系的協調與和諧，加速信息和情感的傳遞與交流，形成強大的企業凝聚力。作風優良還可以彌補其某些管理上的不到位。對工作中存在的問題敢于“知無不言，言無不盡”，進一步提高工作的積極性和主動性。
行政副總要具備對于分管的工作敢于負責的精神。行政副總在整個企業管理中肩負一定的責任，對自己的決策及管理行為都要負責。只有這樣，行政副總在行政管理活動中才能謹慎行事，減少或避免失誤。萬一出現失誤，也要敢于正視，敢于承擔，及時糾正。行政副總應具有為下屬分擔工作失誤的勇氣，這對激勵工作人員的積極性會起很大作用；還必須具備勇于創新、開拓進取的精神和不怕困難、百折不撓的毅力。沒有這種精神狀態，行政副總就不能做出優異的成績； 行政副總應該心胸開闊，有容人之量。俗話說：“宰相肚里能撐船。”就是說在行政管理活動中往往會聽到來自下面的抱怨和不解，行政副總應該有度量，有寬容精神，本著“言者無罪、聞者足戒”的格言，從下屬的怨聲和怨言中檢查自己的不足，以改進管理工作和作風。
行政管理包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理、財務管理等四大方面。具體包括相關制度的制定和執行推動、日常辦公事務管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務管理，生活福利、車輛、安保衛生等。那么如何做好企業行政副總的工作？
1、從制度建設入手，常言道：沒有規矩不成方圓，制定科學、高效、人性化的管理制度是管理一個企業的最有效手段之一。制度制定了，關鍵是抓落實，沒有落實的制度，是一紙空文。在企業里要形成上下齊抓共管的局面。真正讓企業全體員工從靈魂深處認識到，制度就是高壓線，誰碰誰死。形成企業執行的制度和文化,讓執行影響到每個員工。只要我們把行政管理工作做到位、做深入、做細致，每個人都來參與管理，那么，企業會發展得更快，走得更遠。
2、明確崗位職責。日常辦公事務管理包括日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協調控制、檢查總結和獎勵懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括辦公物品的發放、使用、保管、采購以及相應制度的制定；文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作；其他事務視具體情況而定。作為行政部門就要按崗位職責明確分工，保證每項工作有人抓。
3、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與總經理溝通和與下級部門溝通。與總經理溝通主要是充分領悟總經理的意圖，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給總經理，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執行總經理的決定以及收集整理下級部門各項信息，這需要較強的應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及協調各部門工作時，務必真誠、謙虛。與外界溝通需要較強的適應能力和自我控制能力。
4、注重信息的收集和整理，并及時提供給管理者。信息包括企業外部信息和內部信息。外部信息具體包括：國家相關政策法規；社會習慣、風俗、時尚變化；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業信息；科學技術發展信息；突發事件等。內部信息具體包括財務狀況；生產狀況；產銷狀況；采購、庫存信息；設備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政副總最重要的是要及時了解企業內部情況發展變化和國家相關政策和法律規定的變化。
5、培育傳播企業文化。在企業管理中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業文化去吸引、感化人，也就是我們通常所說的人文管理。具有企業特色、有代表性、符合企業特點的企業文化，是企業管理的“軟件”。通過企業文化的建設不斷促進企業的快速發展。企業文體的建設包括：（1）組織結構清晰，戰略導向明確。分工明確，這是企業發展的基礎。企業不僅應該有近期目標，更要有遠期規劃。行政管理人員應該協助企業管理者制定一個好的組織結構，并制定近、遠期戰略目標，從而形成一個完善的團隊。（2）建立完善的績效評價標準，形成公平、競爭的平臺。管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結果，使任何人員能上能下。（3）注重企業形象建設。包括物質形象和精神形象。物質形象包括企容、企貌、技術裝備、產品、服務設施等。精神形象包括員工精神面貌、企業風格、人文環境等，讓工作“生活化”。（4）重視人才，用企業發展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業在給員工發展空間的同時，注重提供給員工再學習機會。可以開展相應的活動讓員工進行職業生涯設計，讓每個員工都能對未來都充滿信心，對公司有認同感和歸屬感。
如果把這五大方面管理思路落實到位，應該說是一名很稱職的企業行政副總。
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