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鋼鐵是怎樣煉成的？我從1999年4月開始，至今仍擔任著中建八局的常年法律顧問。憑我近二十年的觀察、了解，中建八局依法經(jīng)營和合規(guī)運作的理念，經(jīng)過一任又一任主要領(lǐng)導的高度重視和身體力行，整個企業(yè)的法治意識和合同意識已深入經(jīng)營和發(fā)展的骨髓。中建八局的證據(jù)管理經(jīng)驗主要是大力提升企業(yè)的三個意識。

一

企業(yè)領(lǐng)導決策層依法經(jīng)營的法治意識

施工企業(yè)的證據(jù)意識和證據(jù)管理來自于企業(yè)依法、合規(guī)經(jīng)營的法治理念，來自于領(lǐng)導決策層的法治意識和管理層的合規(guī)意識。中建八局領(lǐng)導決策層依法經(jīng)營的法治意識的經(jīng)驗主要有：

第一，企業(yè)主要領(lǐng)導重視法治建設(shè)是依法經(jīng)營的關(guān)鍵。一把手重視法治建設(shè)的情況匯報并及時做出決策，這是八局主要領(lǐng)導層依法經(jīng)營的法治意識的重要體現(xiàn)。

1970年11月，由國務(wù)院和中央軍委批準成立師級建制的基建工程兵西安指揮部是中建八局的雛形，之后先后改制為基建工程兵22指揮部和22支隊以及中國建筑第八工程局，其師級建制未變。從部隊到地方，以中建八局老局長梁新向為首的領(lǐng)導班子主動適應(yīng)市場，以契約經(jīng)濟就是法治經(jīng)濟的理念，注重對市場規(guī)則和法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行。企業(yè)的證據(jù)管理取決于整個企業(yè)的法治意識，而企業(yè)主要領(lǐng)導重視法治建設(shè)是依法經(jīng)營的關(guān)鍵。一把手重視法治建設(shè)的情況匯報并及時做出決策，這是八局主要領(lǐng)導層依法經(jīng)營的法治意識的重要體現(xiàn)。早在1998年4月，《建筑法》施行才4個月，中建總公司組織局級領(lǐng)導專題培訓，八局派出當時的分管領(lǐng)導副局長趙維茂參加，我是這次培訓的主講老師。趙局長聽課后認為培訓內(nèi)容切合施工企業(yè)執(zhí)行《建筑法》的實際，回去即直接向梁局長匯報。梁局長聽取匯報后，當即決定邀請我專程去當時八局總部所在地濟南再給全局領(lǐng)導干部講一次。由于一把手的重視，我于當年10月在八局的講課引起全局上下對法治工作的高度重視。1999年7月，八局聘請我擔任常年法律顧問直至今日。

第二，高度重視企業(yè)的依法經(jīng)營及合規(guī)管理，把企業(yè)法治建設(shè)落到實處；充分發(fā)揮遇有重大、疑難的法律問題，認真聽取外聘法律顧問的法律意見的優(yōu)良習慣，這是八局領(lǐng)導層強化法治意識的重要經(jīng)驗。

八局領(lǐng)導聘請法律顧問不作為擺設(shè)，而是高度重視外聘法律顧問的法律意見，充分發(fā)揮外聘法律顧問在企業(yè)法治建設(shè)中的參謀作用，這已成為中建八局自梁新向局長到黃克斯局長，再到現(xiàn)任局長校榮春例任企業(yè)領(lǐng)導人的一貫工作方法。我任八局法律顧問近20年來，幾乎每年都會被安排在企業(yè)年中或年末的工作會議期間給領(lǐng)導講各種主題的法律課。凡遇到重大或疑難的法律問題，局領(lǐng)導都會聽取外聘法律顧問的意見，例如，中建八局設(shè)立企業(yè)合規(guī)評審委員會、如何提高企業(yè)內(nèi)部法務(wù)人員的能力并使之能夠勝任基本法律事務(wù)處理、企業(yè)合同管理應(yīng)以造價管理為中心、企業(yè)法務(wù)管理人員應(yīng)深入各項目部，在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)并解決相關(guān)問題等一系列企業(yè)法治建設(shè)問題上，八局領(lǐng)導都聽取并高度重視我的意見。2001年10月和11月，八局分別在南寧和沈陽投標兩個建筑面積分別為18萬和40萬平方米的建設(shè)工程項目。為評估兩項目的法律風險以及控制對策，我應(yīng)邀分別去兩地實地考察、評估及研究控制對策。經(jīng)過實地了解情況，我分別提出兩個項目的主要法律風險及其能否化解的書面意見，對此，梁局長親自到我辦公室當面詳細聽取意見，最終八局在合同評審時采納了我的意見，選擇了沈陽項目而放棄了南寧項目。

第三，在重視外聘法律顧問的同時，高度重視企業(yè)法務(wù)隊伍建設(shè)并使之成為主力軍。企業(yè)總法律顧問和法務(wù)部門的主要職責定位在企業(yè)合同的簽約和履約管理，這是八局領(lǐng)導層法治意識的重要抓手。

中建八局在重視外聘法律顧問的同時，高度重視企業(yè)自己的總法律顧問和法務(wù)隊伍建設(shè)。他們認為，企業(yè)外聘法律顧問是指導和促進企業(yè)合規(guī)和風控管理的外因，而打造一支過硬的內(nèi)部法務(wù)隊伍，才是根本解決依法經(jīng)營和過程控制的內(nèi)因，企業(yè)自己的法務(wù)隊伍要成為合規(guī)和風控的主力軍，要培養(yǎng)自己的法律事務(wù)管理專業(yè)人才隊伍。在局主要領(lǐng)導的高度重視和大力支持下，八局通過多年的努力，局、公司兩級合約法務(wù)部已經(jīng)有225人，其中具有法學碩士學位的占24％，通過司法考試獲得資格證書人員達144人，占合約法務(wù)部總?cè)藬?shù)的64％。為提高企業(yè)自有法務(wù)隊伍的整體專業(yè)能力和水平，經(jīng)局主要領(lǐng)導批準，2012年，八局在全國211重點大學的法學院招收16名畢業(yè)生，2013年繼續(xù)招收37名畢業(yè)生，近四年來累計招收法律專業(yè)人才137名。這些高素質(zhì)的法學院畢業(yè)生中黨員和班干部學生占多數(shù)，這大大提高了整個企業(yè)法務(wù)隊伍的法律功底和專業(yè)水平。

企業(yè)總法律顧問和法務(wù)部門的主要職責定位在企業(yè)合同的簽約和履約管理，這是八局領(lǐng)導層法治意識的重要抓手。中建八局合約法務(wù)部以提高企業(yè)合規(guī)和風控能力的合同簽約和履約管理為主，以處理已經(jīng)發(fā)生的矛盾、糾紛和追欠為輔；以預防失誤為主，以解決爭議為輔。在這樣的“以防為主”的思想指導下，中建八局的企業(yè)法務(wù)工作逐漸進入主要依靠自身能力實現(xiàn)經(jīng)營過程中合規(guī)風控的良性發(fā)展軌道。在合同履行過程中的資料管理，即證據(jù)的有效管理實踐中，中建八局已建立、健全有符合企業(yè)實際情況和操作需求的全套管理機制，在經(jīng)營實踐中已取得非常有效的實際效果。

二

兩級合約法務(wù)部實務(wù)操作的合規(guī)意識

中建八局領(lǐng)導決策層高度重視局和公司兩級合約法務(wù)部門的建設(shè)，以實踐能力和工作成效為目標培養(yǎng)了年輕的能夠勝任并獲得局領(lǐng)導信任的總法律顧問。中建八局合約法務(wù)管理以全局標準化管理為依托，堅持局領(lǐng)導提出集團管控引領(lǐng)示范作用的要求，始終以圍繞戰(zhàn)略、服務(wù)發(fā)展、融入管理、助力轉(zhuǎn)型為己任，不斷開拓、努力創(chuàng)新、深入挖潛。企業(yè)法務(wù)部門經(jīng)過建立、健全、提升、轉(zhuǎn)型四個階段的不斷發(fā)展，已經(jīng)能夠處理復雜的、前瞻的、高端的各種法律事務(wù)，成為適應(yīng)成長型的中央大型施工企業(yè)法律合規(guī)和風控要求，成為一支企業(yè)適應(yīng)前瞻性經(jīng)營和合同履約過程規(guī)范化管理的重要力量。

中建八局2000年2月成立合約部，將預結(jié)算和合同職能從原局市場部劃轉(zhuǎn)至合約部，合約管理與市場投標職能正式脫離，契合了建筑企業(yè)以依約履行為主線、以造價為中心的管控訴求。2001年年底，中建八局在實施精簡企業(yè)管理體制改革，討論企業(yè)合約和法務(wù)部門設(shè)置方案時出現(xiàn)了三種意見。第一種意見是取消合約部保留法務(wù)部，第二種意見是取消法務(wù)部保留合約部，第三種意見是兩部合并。梁局長就這三種意見的取舍又一次來我辦公室當面聽取法律顧問的意見。我的意見同意第三種意見，理由是企業(yè)的合約管理其實質(zhì)就是法律事務(wù)的管理，為精簡企業(yè)管理部門設(shè)置可以將兩部合并，但兩者應(yīng)以法律為主導，應(yīng)由法律負責人負責部門的管理，這個意見被采納。

八局企業(yè)合約法務(wù)管理職能的漸變，既有市場環(huán)境變化的外部因素，又有企業(yè)法務(wù)精益管控的內(nèi)在要求，法律顧問和企業(yè)合約法務(wù)內(nèi)外結(jié)合形成服務(wù)、融合的發(fā)展趨向。八局的合約法務(wù)部卓有成效的工作也獲得一系列的表彰和榮譽。近五年來，八局先后榮獲全國守合同重信用企業(yè)、企業(yè)法律事務(wù)管理優(yōu)秀單位，31人次獲得國資委、國家工商管理總局、全國總工會、中建總公司以及上海、山東、陜西、四川等地主管部門授予的個人五一勞動獎?wù)隆⑷珖韼綐吮趧幽７丁⑷思t旗手等各項先進榮譽稱號。

總結(jié)中建八局兩級合約法務(wù)部建立、健全、提升、轉(zhuǎn)型的發(fā)展軌跡以及實務(wù)操作的合規(guī)意識的成功經(jīng)驗，對于加強廣大施工企業(yè)的證據(jù)意識和操作管理具有重要的現(xiàn)實意義。本篇所附由中建八局總法律顧問謝圣美和合約法務(wù)部業(yè)務(wù)經(jīng)理朱丹丹合寫的工作體會文章《夯實管理之基，升級發(fā)展品牌——淺談履約資料基礎(chǔ)管理》（詳見附件），其規(guī)范化管理的理念，其標準化操作的管理，充分反映了來自大型中央施工企業(yè)法律事務(wù)處理中切實可行的實務(wù)操作經(jīng)驗。

三

現(xiàn)場項目經(jīng)理部資料管理的證據(jù)意識

中建八局成立合約部，將預結(jié)算和合同職能從局市場部劃轉(zhuǎn)至合約部，合約管理與市場投標職能正式脫離，契合了建筑企業(yè)以依約履行為主線、以造價為中心的管控訴求。中建八局進一步探索把項目經(jīng)理部的造價和法務(wù)相結(jié)合，在合同履約過程管理中堅持商法融合，把項目造價控制和簽證索賠及其相應(yīng)的證據(jù)管理落實到項目實施過程中。從那時開始，中建八局合約部便接管了企業(yè)的預結(jié)算和造價的合規(guī)管理，在健全合約法務(wù)部后，企業(yè)的預結(jié)算和造價的合規(guī)管理也成為合約法律部工作的重點，全局系統(tǒng)的商務(wù)法務(wù)人員都直接在項目第一線和合同履行過程中發(fā)揮管控作用。

中建八局領(lǐng)導決策層和合約法務(wù)管理部門都認識到：施工企業(yè)要真正解決合同履約的證據(jù)管理，并落實到每一個項目建設(shè)施工合同的履行過程中，關(guān)鍵是現(xiàn)場項目經(jīng)理部資料管理的證據(jù)意識。為加強對項目經(jīng)理和項目商務(wù)、法務(wù)人員的證據(jù)管理知識培訓，2014年2月，中建八局邀請我給全局的合約和商務(wù)經(jīng)理講課，八局指定的主題便是如何結(jié)合新版施工合同文本加強項目部的證據(jù)管理。我基于自己曾有八年擔任施工企業(yè)法律顧問室負責人的經(jīng)驗和對新版施工合同的理解，準備了《以管理為要  唯證據(jù)為重——從典型案例看施工企業(yè)加強證據(jù)管理以及應(yīng)注意的操作問題》的課件以及涉及到案例的詳細資料事先提供給八局。因八局的聽課人數(shù)多達1000余人，我先后在上海、北京、南京、廣州、西安為中建八局各地項目部的合約和商務(wù)經(jīng)理講了五次，這是我在一個企業(yè)講得次數(shù)最多的一次課，該課程也因契合一線實操情況而受到聽眾好評，取得非常好的實際效果。

通過對項目商務(wù)、法務(wù)人員的長期培訓、考核，商務(wù)、法務(wù)人員的風險意識、證據(jù)意識和法律知識不斷提高。根據(jù)項目部日益增加的項目商務(wù)和法務(wù)相結(jié)合的需求，目前中建八局共計600多個項目部已有5029名商務(wù)人員兼項目法務(wù)經(jīng)理、法務(wù)聯(lián)絡(luò)員等工作。

中建八局在建設(shè)項目上建立依約履行的管理機制，把企業(yè)的基礎(chǔ)資料管理即證據(jù)管理落實到每一個項目部，建立項目部合約管理機制，具體落實項目部的合同履行和證據(jù)管理。通過企業(yè)合約法務(wù)部多年的努力，中建八局已經(jīng)在項目部實現(xiàn)管理人員扎實搜集、固定各種證據(jù)，并能有效保管各類證據(jù)資料。

因此，本專題上一篇《結(jié)合典型案例看施工合同履約證據(jù)及其管理（二十）——從上海一投資巨大的娛樂項目看施工企業(yè)積累履約證據(jù)的重要性》，五家中央和地方大型施工企業(yè)在具有重大影響的項目合同履約管理中，中建八局基礎(chǔ)資料管理之所以能成為“樣板房”，正是中建八局合同履行基礎(chǔ)資料管理，即證據(jù)管理卓有成效的實例體現(xiàn)。

自招標投標伊始，至保修運維結(jié)束，項目履約資料無處不在。作為建筑工程各階段、全過程的真實歷史記錄，項目履約資料對于建筑企業(yè)而言尤為重要。結(jié)合履約資料管理實踐，筆者嘗試淺談有關(guān)履約資料管理的理念、問題以及一些探索，希望能給工程資料管理帶來一些啟示或思考，不足之處，還望指正。

項目履約資料既是建筑企業(yè)進行市場開發(fā)、竣工結(jié)算的重要依據(jù)，又是訴訟仲裁、化解爭議的重要證據(jù)，關(guān)乎建筑企業(yè)的切身權(quán)益，更關(guān)系建筑企業(yè)的良性運轉(zhuǎn)。對于建筑企業(yè)而言，履約資料管理作為項目管理的重要組成部分，一方面可以真實反映行業(yè)市場強化工程服務(wù)的外在需求，另一方面也可以如實映射企業(yè)自身精益管控發(fā)展質(zhì)量的內(nèi)部需要。良好的履約資料管理，足以支撐項目工期履約、質(zhì)量達標、安全措施到位，進而保障項目合法合規(guī)、計價結(jié)算、款項收支。履約資料管理猶如高樓之基，夯實基礎(chǔ)，方能捍衛(wèi)項目權(quán)益。

優(yōu)秀的建筑承包企業(yè)，歷來都重視項目履約資料管理。從最初的摸著石頭過河，到現(xiàn)如今規(guī)范化、體系化、標準化管理，一路走來，雖可謂成果豐碩，但也曾有過問題與困惑，概況而言，無外乎以下兩個方面。

（一）管理意識不足

曾幾何時，部分項目人員資料管理意識不足，通常表現(xiàn)為重視施工、輕視資料，先干活，后算賬，日積月累，活干得漂亮，賬卻難算清楚；重視實體權(quán)益，輕視程序約定，忽視資料的時效要求，后補資料現(xiàn)象比較嚴重；重視業(yè)主、監(jiān)理、分供方等口頭承諾、約定，輕視書面資料，一旦發(fā)生爭議，沒有書證，合法權(quán)益亦得不到應(yīng)有保障。

（二）管控方式粗放

也曾有過，部分項目履約資料管理缺乏策劃，項目伊始，多個部門信誓旦旦牽頭履約資料管理，權(quán)責交織，多頭管理最終淪為無人管理；履約資料缺乏歸集，保管隨意，查找困難；部分過程簽證索賠資料未及時、有效固定，甚至發(fā)生丟失損毀現(xiàn)象，致使項目面臨“雞蛋來了卻無籃可裝”的尷尬與無奈。

惟有積極探索，不斷創(chuàng)新管理理論與實踐，方能逐步破解一些制約項目履約資料管理的瓶頸問題。為了切實提升履約資料管理水平，源頭夯實項目權(quán)益，優(yōu)秀建筑承包企業(yè)大多奉行“管理無止境，永遠在路上”之宗旨，強培訓、定制度、勤督導、抓管理，多措并舉，履約資料管理水平成效顯現(xiàn)。

（一）強化專項培訓，提升管控意識

觀念是行為的先導，正確的意識是一個人行為得以規(guī)范的前提條件。針對履約資料管理存在的突出問題，培訓宣貫提高意識以及管理能力是不二之選，以完善基礎(chǔ)管理為切入點，以履約資料管理能力提升為支撐點，以理論探索、企業(yè)管控、項目實操為主題，多視角碰撞拓寬思路；沿項目履約全生命周期主線，圍繞資料管理技巧、商務(wù)策劃落地等實用內(nèi)容，多層次結(jié)合激發(fā)頭腦風暴，每年不間斷、大范圍地組織履約資料管理專項培訓，培訓人員須涵蓋項目及基層管理單位所有一線人員，培訓課件宜通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)教育平臺實現(xiàn)共享，參培人員應(yīng)結(jié)合資料管理現(xiàn)狀總結(jié)資料管理難點與不足，積極反饋，有效互動，如此方可有效提升履約資料管理意識與管控能力。

（二）標準化管理，格式化操作

言知易，行之難，履約資料管理重在落實，貴在實踐。為了解決部分項目人員的實踐困惑，建筑承包企業(yè)應(yīng)當積極探索履約資料標準化管理、格式化操作。

1.三化五性，制度為先

標準化是為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對實際或潛在的問題制定共同和重復使用的規(guī)則的活動，是對成功經(jīng)驗和有效做法的積累和總結(jié)，也是規(guī)范管理行為和提高工作效率的有效手段。以中建八局為例，2005年，企業(yè)內(nèi)部首版標準化文件誕生，合同及協(xié)議性文件目錄管理新鮮出爐，強調(diào)資料管理要符合“三化五性”的基礎(chǔ)要求，具體而言，規(guī)范化要求履約資料管理要符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準規(guī)范以及企業(yè)規(guī)章制度；體系化要求履約資料管理要實現(xiàn)生產(chǎn)、技術(shù)、商務(wù)、收款全覆蓋，履約資料與維權(quán)證據(jù)共管，總包、分供資料鏈條化、閉合化管控；標準化要求履約資料管理要做到文函編碼、分類入盒、規(guī)范借閱、分級保管、及時歸檔等。合法性要求履約資料形式內(nèi)容與收集渠道均合法合規(guī)；有效性要求履約資料依據(jù)充分、請求明確、事實清楚；及時性要求履約資料符合法定及約定時效時限要求；關(guān)聯(lián)性要求履約資料與請求事項關(guān)聯(lián)、與固定事實關(guān)聯(lián)；技巧性要求履約資料注重內(nèi)容設(shè)計、措辭表達、載體策劃、時機選擇以及策略謀劃等。2013、2015、2017版逐年完善，實現(xiàn)了履約資料管理要求標準化、流程統(tǒng)一化，業(yè)務(wù)表單格式化、函件模板定型化，極大地方便了項目人員管理履約資料，也進一步提升了企業(yè)項目履約資料整體管理水平。

2. 固化成果，強化宣貫

為最大限度惠及項目履約資料管理，企業(yè)可嘗試資料清單化管理模式。為避免“單打獨斗”、“點多面散”，建議法務(wù)牽頭，聯(lián)動科技、工程、安全、商務(wù)、財務(wù)等系統(tǒng)，聯(lián)合基層單位履約資料管理實戰(zhàn)經(jīng)驗豐富的人員，以標準化手冊為依據(jù)，以問題為導向，直面履約一線，合力匯編《項目履約資料管理指引》（以下簡稱《指引》），包含全部履約資料清單、常見履約資料模板，并輔之以專項使用說明，進而增強適用的普遍性。為強化對《指引》的理解與應(yīng)用，還應(yīng)及時采取現(xiàn)場及視頻等方式進行深入解讀宣貫，《指引》的良好運用對支撐項目完美履約，實現(xiàn)項目安全盈利具有不可估量之作用。

（三）管理升級，保密加碼

1.上下協(xié)同，分級管理

施工企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的履約資料集約化管控體系。以中建八局四級覆蓋管理機制為例，目前，總部負責統(tǒng)一標準，建制度、定機制；二級單位負責對制度實施分解、監(jiān)督考核；三級單位負責區(qū)域管控，檢查落實；項目部負責具體指標分解，明確分工、執(zhí)行反饋等工作。上下協(xié)同機制下，履約資料管理有序開展，履約資料管理水平大幅提升。

2.策劃先行，督導會診

本著過程履約有單據(jù)，權(quán)義變更有憑據(jù)，計價請款有依據(jù)，發(fā)生爭議有證據(jù)的“四有”管理目標，一方面，建筑承包企業(yè)應(yīng)積極推廣與踐行項目履約資料策劃，要求項目人員將資料策劃融入項目整體策劃，并與項目商務(wù)策劃同步進行、逐項落地，強調(diào)履約資料編制務(wù)必定人定時，進行專項責任分解，并加強督查考核，組織優(yōu)秀項目資料管理人員晾曬成果、分享經(jīng)驗，鼓勵各項目、各單位結(jié)對共建，同學習，共發(fā)展，比學趕超氛圍下，“無策劃，不行動”的資料管理理念應(yīng)深植每一位項目管理人員心中。另一方面，項目履約資料的督導會診應(yīng)列入企業(yè)各部門年度例行計劃，督查重點項目、風險項目之際，應(yīng)全面把脈會診履約資料，結(jié)合項目履約實況，精準分析，出良方，謀全策，爭取成為項目資料管理中鞏固有利、突破不利的管理利器。

3.強化管控，加強保密

網(wǎng)絡(luò)信息時代之于資料管理可謂雙刃劍，一方面極大地加快了資料的傳播與儲存，另一方面也對資料的安全管理提出了嚴峻挑戰(zhàn)。優(yōu)秀建筑承包企業(yè)應(yīng)高度重視資料保密工作，堅持黨管保密、依法治密，持續(xù)健全管理體系頂層設(shè)計，不斷完善規(guī)章制度，成立保密委員會，細化商業(yè)秘密名錄，強化商業(yè)秘密保護意識。以管理與技術(shù)融合發(fā)展為突破口，創(chuàng)新方式方法，加快轉(zhuǎn)型升級，積極構(gòu)筑企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的防火墻，使資料保密工作在創(chuàng)新實踐中呈現(xiàn)穩(wěn)中趨好的發(fā)展態(tài)勢。

常言道：“基礎(chǔ)不牢、地動山搖”，履約資料管理是一項基礎(chǔ)性工作，體系化較強，基礎(chǔ)穩(wěn)固，方能支撐項目履約，保障項目盈利。管理的核心在于人，廣大履約資料管理人員惟有不忘初心，持續(xù)探索，才能在履約資料探索之路上走的更穩(wěn)，做的更好，進而助力企業(yè)基礎(chǔ)管控，惠及企業(yè)發(fā)展升級。