1.采購管理控制崗位職責(zé)
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購管理的崗位職責(zé)制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。具體的采購管理控制崗位職責(zé)如表2—1所示。
表2—1 采購管理控制崗位職責(zé)一覽表
采購管理控制崗位 | 主要職責(zé) | 不相容職責(zé) |
1.總裁 | ◇審批采購部門各項(xiàng)規(guī)章制度 ◇審批年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃 ◇審議批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單 ◇審批預(yù)算及計(jì)劃外采購項(xiàng)目 ◇批準(zhǔn)請(qǐng)購單和重要購貨合同 | ◇擬定采購計(jì)劃和購貨合同 ◇制定采購部門各項(xiàng)規(guī)章制度 ◇選擇供應(yīng)商 |
2. 財(cái)務(wù)總監(jiān) | ◇審核采購部門各項(xiàng)規(guī)章制度 ◇審核面讀采購預(yù)算和采購計(jì)劃 ◇審核預(yù)算及計(jì)劃外采購項(xiàng)目 ◇根據(jù)權(quán)限審批請(qǐng)購單和購貨合同 | ◇審批年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃 ◇審批預(yù)算及計(jì)劃外采購項(xiàng)目 ◇制定采購部門各項(xiàng)規(guī)章制度 |
3. 采購部經(jīng)理 | ◇制定采購部門各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程 ◇編制年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃 ◇審核購貨合同和采購訂單 ◇在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂購貨合同 ◇辦理大宗物資及重要物資的采購 ◇組織進(jìn)行合格供應(yīng)商的選擇和評(píng)審 | ◇批準(zhǔn)采購計(jì)劃及預(yù)算 ◇批準(zhǔn)計(jì)劃外采購項(xiàng)目 ◇選定合格供應(yīng)商名單 ◇填寫采購訂單 ◇起草購貨合同 |
4. 采購員 | ◇進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，填寫詢價(jià)比價(jià)單 ◇負(fù)責(zé)起草購貨合同和填制采購訂單 ◇提出付款申請(qǐng) ◇實(shí)施采購，辦理退還貨事宜 ◇建立、更新與維護(hù)供應(yīng)商檔案 ◇參與對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量、交貨情況等的評(píng)價(jià) | ◇制定采購部規(guī)章制度 ◇制定年度采購計(jì)劃及預(yù)算 ◇審批購貨合同和付款申請(qǐng) 了解更多采購知識(shí)可以關(guān)注公眾號(hào)每天學(xué)點(diǎn)知識(shí)專欄 |
5. 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 | ◇審核購貨合同及付款申請(qǐng) ◇審批會(huì)計(jì)提交的付款憑證 ◇參與合格供應(yīng)商評(píng)審 ◇參與商定對(duì)供應(yīng)商的付款條件 | ◇實(shí)施采購 ◇編制采購預(yù)算和采購計(jì)劃 ◇執(zhí)行具體結(jié)算工作 |
6. 應(yīng)付款會(huì)計(jì) | ◇核對(duì)原始憑證并入賬 ◇開具付款憑證 | ◇批準(zhǔn)付款 |
7. 出納 | ◇支付貨款 | ◇編制付款憑證 |
8. 采購物資使用部門 | ◇編制本部門年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃 ◇提交推薦供應(yīng)商名單 ◇提交請(qǐng)購單 ◇參與檢查采購物資質(zhì)量 ◇參與合格供應(yīng)商選擇評(píng)審 ◇對(duì)不合格及報(bào)廢物資提出處理意見 | ◇實(shí)施采購 ◇審批請(qǐng)購單 ◇決定供應(yīng)商名單 |
9. 質(zhì)量管理部 | ◇事先檢驗(yàn)樣貨質(zhì)量 ◇檢驗(yàn)所購物資的質(zhì)量 | ◇實(shí)施詢價(jià)比價(jià) ◇物資在庫管理 |
10. 技術(shù)部 | ◇提供對(duì)所購物資的專業(yè)技術(shù)建議 ◇參與對(duì)持有物資的技術(shù)檢驗(yàn)工作 | ◇采購物資的詢價(jià)比價(jià) |
11. 倉儲(chǔ)部 | ◇參與外購物資的出入庫驗(yàn)收 ◇外購物資的標(biāo)識(shí)、保管、收發(fā) ◇提出外購物資的補(bǔ)倉申請(qǐng) | ◇具體實(shí)施采購 |
2. 采購管理崗位工作職責(zé)
（1）采購部經(jīng)理崗位工作職責(zé)，如表2—2所示。
表2—2 采購部經(jīng)理崗位工作職責(zé)一覽表
崗位名稱 | 采購部經(jīng) 理 | 部門名稱/編號(hào) | 直接上級(jí) | 財(cái)務(wù)總監(jiān) | ||||
工作聯(lián)系 | 內(nèi)部 | 總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)、質(zhì)量管理部、倉儲(chǔ)部、提出采購申請(qǐng)的各部門和本部門員工 | ||||||
外部 | 潛在供應(yīng)商、現(xiàn)有供應(yīng)商、政府質(zhì)監(jiān)部門等 | |||||||
工作目標(biāo) | 完成企業(yè)年度采購計(jì)劃，降低采購成本名和利控制部門費(fèi)用 | |||||||
序號(hào) | 工作職責(zé) | 負(fù)責(zé)程度 | ||||||
1 | 制定采購部有關(guān)采購管理制度，報(bào)上級(jí)審批后監(jiān)督執(zhí)行 | 全責(zé) | ||||||
2 | 制定采購部年度。季度、月度工作計(jì)劃及采購預(yù)算，報(bào)上級(jí)審批 | 全責(zé) | ||||||
3 | 負(fù)責(zé)完成企業(yè)所需各類物資的采購任務(wù) | 全責(zé) | ||||||
4 | 負(fù)責(zé)重大數(shù)量及重要物資的采購工作 | 全責(zé) | ||||||
5 | 組織市場(chǎng)供貨信息調(diào)研和供應(yīng)商評(píng)審 | 全責(zé) | ||||||
6 | 負(fù)責(zé)采購合同管理及合同糾紛的防范 | 全責(zé) | ||||||
7 | 負(fù)責(zé)組織建立和完善供應(yīng)商檔案 | 全責(zé) | ||||||
8 | 組織合格供應(yīng)商的選擇評(píng)審工作 | 全責(zé) | ||||||
9 | 負(fù)責(zé)采購內(nèi)部管理的各項(xiàng)工作 | 全責(zé) | ||||||
確認(rèn) | 我已經(jīng)準(zhǔn)確理解并完全接受以上職責(zé)安排，并承諾權(quán)力履行以上職責(zé)！ 確 人 人： 確認(rèn)日期： | |||||||
生效日期 | 批準(zhǔn)日期 | |||||||
（2）采購員崗位工作職責(zé)，如表2—3所示。
表2—3 采購員崗位工作職責(zé)一覽表
崗位名稱 | 采購員 | 部門名稱/編號(hào) | 直接上級(jí) | 采購部經(jīng)理 | |||||
工作聯(lián)系 | 內(nèi)部 | 采購部經(jīng)理、倉庫負(fù)責(zé)人、倉庫管理員、質(zhì)量管理部、提出采購申請(qǐng)的各部門 | |||||||
外部 | 潛在供應(yīng)商、現(xiàn)有供應(yīng)商、政府質(zhì)監(jiān)部門等 | ||||||||
工作目標(biāo) | 保證企業(yè) 物資的及時(shí)供應(yīng)，確保采購物資的數(shù)量和質(zhì)量符合企業(yè)相關(guān)規(guī)定 | ||||||||
序號(hào) | 工作職責(zé) | 負(fù)責(zé)程度 | |||||||
1 | 填寫采購訂單，并跟蹤訂單，保證物資及時(shí)供應(yīng) | 全責(zé) | |||||||
2 | 進(jìn)行市場(chǎng)供需調(diào)查，編寫市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱 | 全責(zé) | |||||||
3 | 進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，編寫詢價(jià)、比價(jià)記錄表，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱 | 全責(zé) | |||||||
4 | 負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行接觸和談判，盡量降低采購成本 | 全責(zé) | |||||||
5 | 負(fù)責(zé)草擬購貨合同的相關(guān)條款，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批 | 全責(zé) | |||||||
6 | 負(fù)責(zé)辦理不符合企業(yè)要求的采購物資的退換貨工作 | 全責(zé) | |||||||
7 | 審核購貨合同的付款條款及采購發(fā)票、結(jié)算憑證等相關(guān)憑證，并提交付款申請(qǐng) | 部分 | |||||||
8 | 負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，并及時(shí)更新 | 全責(zé) | |||||||
9 | 參與合格供應(yīng)商的評(píng)選工作 | 部分 | |||||||
確認(rèn) | 我已經(jīng)準(zhǔn)確理解并完全接受以上職責(zé)安排，并承諾權(quán)力履行以上職責(zé)！ 確 認(rèn) 人： 確認(rèn)日期： | ||||||||
生效日期 | 批準(zhǔn)日期 | ||||||||
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