編者按:
作者用略帶幽默的威廉.曼切斯特式風格將協同的前因后果、協同與管理、協同與OA、協同與信息化的內在本質關系進行了平民化的闡述，值得注意的是那些略帶夸張的描述所陳訴的事實(如結構化與非結構化信息的關系、管理者對電腦的恐懼、管理思想對組織管理的價值等)正是我們司空見慣卻無動于衷的問題，而這正是管理軟件常見的誤區。
作者還以對協同的發展趨勢從技術到產品化應用特征進行了浪漫主義的描述，折射出軟件的人性化的終極追求，不失為一篇大雅若俗的協同應用普及性文章。
至少從2002年以來，“協同軟件”從來就沒有被清晰的定義過，曾經有廠商試圖與“協同軟件發明者”或“協同軟件專有者”產生緊密關聯，但顯然媒體和觀眾對其明星人物的八卦新聞更感興趣，“協同”在這種錯位中沉寂了2年多，05年，業界剛有“協同破冰年”之說，接著就令人眩暈地冒出了據統計超過500家“協同軟件”廠商，有位記者朋友曾經困惑地問筆者-是否可以把無法歸類到財務、人力資源、供應鏈、客戶關系管理等等一系列可以被英文縮寫表達的軟件應用范疇的的軟件命名為協同管理軟件?其實現在看來，這個問題倒不是那么可笑的，至少這種表達方式從另一個角度闡述了協同與那些我們熟知的應用領域的某種內在的關系。
在今天看來，協同完全不具備任何引起追捧的神秘要素，協同只不過是軟件應用領域內一種(類似婦女解放運動之類的)思潮或者愿望或者追求罷了。協同作為組織行為中一種基本行為特征早就存在于自然界當中，比如雁排為陣為了節省體力飛行過冬，狼聚成群為了更容易捕食，而CIO們則期望協同軟件能改變花了不少錢進行IT建設卻沒有效果的難堪局面。
任何現代社會中的組織，無論政府機關還是企事業單位，其機構設置都是依據職能來的，基本是每個部門對應承擔某種特定的職能，各部門之間靠流程相互銜接運轉自成為一個系統，并且各職能部門又以特定的流程與組織外部保持聯系構成更大的生態圈。由于信息化的進程不同，這些職能部門的信息化的進化速度也不同，早期的軟件多以某個部門的結構化信息處理效率為中心而設計，這樣便有了我們熟知的財務軟件、進銷存軟件、人力資源軟件、項目管理軟件等等，但不幸的是軟件用戶最終發現由于這些軟件的廠商各不相同，所以軟件之間互不聯通，形成了所謂孤島效應，這種令人煩惱的因素最終促進了從MIS的產生到MRP直至ERP的進化過程。
然而，ERP廠商還沒有來得及開始慶祝自己一統天下的時候，問題卻更多地暴露出來了，即使出庫單能自動變成財務憑證被記帳、匯總、統計、查詢，但顯然組織管理中有大量影響組織發展如公文、合同、會議紀要、工作計劃之類的非結構化信息既不能在ERP中存檔也無法分享給更多非ERP軟件的使用者。另外大約有不超過50本管理大師的管理經典著作影響著當今全球的組織管理者，這些經典中既無提高庫存周轉率的絕招，也沒有合理避稅的秘籍，但毋庸置疑，諸如行為職業化導向、執行力建設、文化建設之類的價值觀和方法論卻是任何一個組織管理者都不敢忽視的管理精髓。相比具體而形象的業務流程而言，這些無形而有力的東西更像空氣，雖然看不到，卻不可或缺。更令人沮喪的是，對ERP廠商的知識和能力而言，實現這些范疇的軟件應用如同讓魯班作詩，勉為其難了點。
最終，協同管理軟件應運而生!
對普通用戶而言，與協同管理軟件的理念相比，傳統OA軟件不過是對組織中辦公室這類部門的業務(如公文、考勤之類的)的簡單解釋，再加上email和bbs照顧一下其他人通訊的需求的小兒科玩具。在協同軟件的設計理念中，傾向于將整個組織(而不是一個個部門)作為一個整體去考慮，并最終以人(而不是類似采購員這樣業務角色)為中心最終展現功能和應用。OA中常見的工作流(workflow)技術不再是與公文處理相關的少數人的專用功能了，而成為了無需學習(對以復雜著稱的工作流技術，這顯然是很大的挑戰)、最常用的組織內部人人必要的協同功能首選，文檔管理不再是辦公室內某個上了年紀的女同事的專用按鈕，知識管理成了組織內用戶的基本功能，憑借互聯網和無線通訊技術，協同管理軟件也許更像內部電話(其實比電話費更便宜、比電話更直觀、更可控)，幾乎除了ERP擅長的結構化數據的計算之外的任何組織內對任何人的協調、溝通、分享之類的愿望或行為都可以通過它來完成，無論組織成員是在本地或者分散在地球的任何一個角落。
從管理者的角度來看，協同管理軟件更像管理思想的實踐空間，協同管理軟件可以通過接口隨時刷新并呈現那些ERP系統中的關鍵數據，也可以在協同管理軟件中審批表單并傳遞到ERP系統中，這樣一來，那些本來就不是電腦發燒友的管理者總算不用再天天硬著頭皮去面對像航天飛機儀表盤一樣復雜的ERP系統領導界面也能隨時掌握全局。在協同型的文檔夾中，組織的行為或業務結果被記錄下來，存儲起來，成為了可控的授權體系下可被分享的組織知識的一部分。無論管理者準備采用ISO9000建立標準也好，推進戰略績效也好或者追求組織文化建設，那些共性或個性的管理思想和手段總是可以被解構為表單、流程、文檔順暢自如地運轉在協同管理平臺上驅動組織中的任何一個角色，更加絕妙的是那些抽象的管理價值觀——行為管理、過程監控、結果導向等訴求也能通過協同管理軟件的使用被看到和感知。由于協同軟件也將充分考慮到個體使用者的需求，必然會配有時間管理、個人文檔管理、IM等的個人工作之類的功能，這樣個人辦公和管理渾然一體融為“協同”
就技術管理者的偏好評價，協同管理軟件會是一個非常酷的超級發燒平臺，不僅在技術層面以SOA、MVC之類的理念和技術在悄然演化中奠定了協同的技術實現基礎，在應用層面，協同管理軟件也以PORTAL、協同OA之類的應用概念橫空出世般扮演著管理軟件中的核心角色。PORTAL將被用以集成各種其他系統需要被發布的公共信息，并且無論分布還是集中或者ASP模式都可以作為一個單一的入口分配不同的角色的軟件應用權限。并且，協同軟件的將會以產品化而不是項目化(調研開發就要6個月，bug收斂還要同樣長的時間)的方式實現對大規模應用，無需程序員介入，無需任何代碼編寫，組織就可以安裝標準化的協同軟件產品，并且通過其本身提供的功能實現組織的個性化應用，而且不僅如此，協同管理軟件還將以最快的速度整合PDA、SMARTPHONE、3G、短信、彩信、網站、BLOG之類令人眼花繚亂的技術和應用，以產品化升級的方式讓客戶享受技術進步帶來的價值，那些一些還在實驗室中的即使最有想象力的CIO也想不到的創新功能會以廉價的升級包的方式提供給用戶。用關聯的設計思想把一切可以關聯的信息都貫穿起來，那個時候或許使用者不會太在意用電腦還是別的什么設備，也無需考慮是在辦公室還是黃金海岸的躺椅上，無論需要同其他人協作的時候時是基于文檔、語音、短信或視頻，協同舉手可得、無處不在。
對整個組織來說，協同管理軟件不僅將對整個組織的行為基于先進的管理思想或理念進行再造，建立更富有執行力的組織行為習慣，還將肩負整合ERP或局部應用的使命成為組織的數字化信息的中樞，甚至更進一步將組織外部的使用者囊括到系統的使用者范疇中來，從而在更大的范圍內實現協同。我們可以預見，協同管理軟件在未來必改變信息化系統布署的順序，用戶不會選擇重走“先財務后業務再ERP”這樣的傳統道路，完全可能選擇首先建立以組織管理為核心的協同OA再配上一些急需的局部業務應用軟件的新模式。
也許對未來誕生的新組織籌建時對工作環境的標準要求是-電話、網絡設施、協同管理軟件，一個都不能少!
