第一步：明確目的，理清方向。
向領導請教并了解清楚情況。接到材料寫作任務后，不要急于動筆，應該第一時間查閱上級來文，或直接向領導詢問，搞清楚一些問題，尤其是務必弄清楚為什么要寫這篇材料、寫給誰看、在什么場合以及使用什么形式等。俗話說：“干活不由東，累死也無功。”寫材料一定要準確把握領導意圖，不可迷糊地開始寫，否則費了大勁寫完后，領導說你寫的根本跑偏了，那就白白浪費了努力。
第二步：搜集資料，夯實素材。
所有與寫作任務相關的材料都要先搜集起來。具體而言，大致可分為三類：過去的素材、上級文件以及外部資料。拿部門工作總結為例，首先是過去的素材，可以向相關同事索取過去三年的部門總結，其框架結構可以作為參考，按照這個模板來寫基本上不會有太大問題。第二是上級文件，寫部門總結必須緊扣上級的要求，因此要閱讀上級單位的年度工作報告，明確自己單位或部門在整個大局中的定位，甚至有些內容可以直接引用，上級的有些內容則需要在寫作時有意識地進行呼應，比如上級單位的計劃中提到“森林覆蓋率要達到XX％”，那么你的總結中至少也要有相應的內容來回應。第三是外部資料，可以通過百度、微信、行業部門網站甚至一些專題付費公文網站（比如公文思享文庫）搜集工作總結的范文，或者向其他部門索取他們的總結以獲得啟發。順便提一句，大家平時要有意識地建立自己的專屬素材庫，這樣在需要時就能輕松找到所需資料。
第三步：整理資料，理清思路。
搜集到的資料需要花時間認真閱讀，并進行分類和標記。在閱讀過程中，要圍繞從哪些方面入手、如何展開、采用什么風格等問題，梳理文章的思路。通過對原有材料的消化吸收，逐漸找到感覺，文章的總體框架會逐步形成。如果自己覺得邏輯思維比較混亂，也可以借助思維導圖來幫助整理材料。
第四步：搭建框架，形成大綱。
這可能是寫作中最重要的一步。我們常說寫材料不能“草鞋沒樣，邊打邊像”，也就是說不能寫到哪算哪，一定要事先搭好框架。具體來說，可以初步確定材料分為幾個部分，每個大部分的主要觀點，并對每個主要觀點下的內容進行細分，確定二級標題。在細化標題時，要考慮每個部分需要涵蓋哪些內容，以及如何書寫、使用哪些示例、數據和亮點句子。另外，在構思各級標題時，建議直接套用格式，這樣看起來更直觀、醒目，也能更清楚地判斷標題是否對稱和合理。需要注意的是，這一步主要追求內容的整體性、系統性和協同性，并不過分糾結于小標題的精美程度和完美度，重要的是確保邏輯清晰，避免混淆不清。
第五步：填充內容，形成初稿。
在確定了框架后，就可以開始填充內容了。內容從何而來呢？俗話說，“天下文章一般抄”，關鍵是你會不會抄。回到之前提到的資料環節，我們在消化吸收搜集到的資料的基礎上，逐一填寫到每個部分、每個段落中。當然，這種填充并非簡單的復制粘貼，還需要結合本單位的實際情況進行必要的調整。
第六步：整理文字，消除硬傷。
在完成初稿后，要全面檢查材料。在順序上需要注意幾個方面，主要是看文章邏輯順不順，有沒有重復或錯漏內容，有沒有前后語言風格不一致，有沒有明顯的語句錯誤，有沒有錯別字，有沒有標點符號錯用，引用數據是否準確，部分與部分之間有沒有篇幅明顯失衡，段與段之間有沒有“豆腐塊”大小不一致。如果這一步做得好，基本上就是一篇合格的稿子了。
第七步：潤色提升，取好標題。
當基本稿完成后，要花大量時間和精力進行潤色和提升，可以適當添加名言、警句或金句來增加文采，也可以加入具體的示例、數據或故事，使文章更加實用。然而，最關鍵的是要起好標題。好的標題要能準確概括全文內容，讓讀者一看即知道全段的目的。這里的標題包括主標題和小標題。因此，需要高度提煉全文的核心內容。此外，要注意整體把握，確保上下標題的連貫性和遞進關系，如果能對稱當然最好，無法對稱時也要讓讀者感到順口流暢。這需要大量掌握詞匯并靈活運用。平時可以有意識的收集一些常見的提綱和小標題，方便寫稿時候借鑒查閱。
第八步：冷放處理，打磨稿子。
根據個人習慣和經驗，如果不是特別著急，完成稿子后不要過于匆忙交稿，先放一放，隔一段時間再以旁觀者的角度重新閱讀。這樣往往會有一些新的想法，并發現文章的不足之處。通過多次反復打磨，你會發現與原稿相比已有很大變化，變得更加成熟。
第九步：領導審閱，修改定稿。
在完成稿子后，通常需要交給直接領導審閱，大多數情況下，領導會提出一些建議和修改意見，我們要認真傾聽他們的意見，并做出相應的修改。之后可能還會由高層領導進行修改，我們繼續修改，運氣好的話反復執行此過程1到2次后，基本上就可以定稿了。這里給大家提一個比較厚黑的寫材料技巧，給領導審稿的時間不要太充足，一般1－2天比較合適。有時候時間太足，領導會反復提出意見讓你修改。另外，順便提一句，實際上許多領導的文字水平都很高。領導修改的花臉稿不要丟，如果有時間建議將領導修改過的稿子與自己的稿子認真對比一下，思考領導的修改原因以及修改后的行文效果如何。養成這種習慣，我們的寫作能力和文采將在每一次看似痛苦的修改中不斷提升。
第十步：現場聆聽，修改歸檔。
通常情況下，我們為領導準備的稿子如果有機會的話，可以去現場聽一下，做好記錄，尤其要注意哪些地方領導讀起來不順暢，下次寫作時要避免使用生硬的表達。還可以觀察領導是否即興發揮，這是領導思想的火花，對未來寫作非常有用的素材。會后，要根據錄音進行最后的修改，并做好歸檔。這樣，這次的材料寫作任務才算真正地圓滿完成。
