為便于網上指導兼職檔案員進行文件歸檔和檔案立卷工作，特制定本規范。從突出重點、減少重復、便于操作出發，將高校檔案實體分類法中的有關類別進行了合并說明，此方法僅適用于對各職能部門的業務指導，不影響學校檔案工作管理規范的正常實施。
一、總則
1.凡是學校在教學、科研、管理等各項活動中形成的、辦理完畢、具有保存價值的各種紙質材料及其它載體的聲像制品、實物等均屬學校檔案。
2.學校檔案必須集中統一管理，確保完整、系統、準確和安全，便于開發利用。
3.嚴格實行部門立卷歸檔制度，各二級部門應配備兼職檔案員，統一管理本部門的文件材料，并按期向學校檔案館移交。
4.學校檔案的歸檔工作應實行“三納入”，即納入各二級管理部門的計劃、規劃，納入管理制度，納入管理人員的職責范圍；做到“四同步”管理，即布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時要布置、檢查、總結、驗收部門檔案工作。
二、歸檔范圍
1.確定歸檔范圍的原則：歸檔的材料必須對學校工作具有長遠的參考作用、憑證作用和研究價值；必須反映各職能活動的重要過程，保證完整、準確、系統；必須遵循自然形成規律，保持彼此間的有機聯系。
2.歸檔的主要內容：具體范圍見“各職能部門歸檔范圍及保管期限”。
3.歸檔的重點：上級針對本校的指令性、指導性文件；本校形成的全局性、綜合性文件材料；學校黨政文件；校際合同、協議（包括外事）；教學各層次、環節中產生的不同載體的材料；科研項目研究原始數據、鑒定及獲獎；經濟實體業務往來合同、產品全套設計、工藝圖紙、關鍵性的材料；學校總平面圖、基建項目審批及勘查，特別是建筑用料數據及全套竣工圖、變更圖；儀器設備項目（特別是價值10萬元以上的）的全套隨機使用說明、圖樣；出版物本身；重大涉外和國際合作項目，留學生工作活動中形成的不同載體的文件材料；會計活動中各個階段形成的不同類型的具有長期保存價值的文件材料；學校重大活動中形成的聲像制品、實物檔案等。
三、整理程序及方法
1.檢查。
檢查案卷的文件成份，文件是否收集齊全完整，同時檢查有無不需歸檔的文件材料；檢查案卷文件的聯系，糾正案卷之間文件歸類不統一、相互混淆、重復或拆散文件聯系的現象；檢查案卷文件的保存價值，各案卷中文件保存價值是否有差異，各部分之間是否大體一致。
檢查文件材料有無字跡模糊及圓珠筆、鉛筆、純蘭墨水書寫等情況，發現問題應當及時進行返工、復制；破損的文件應予修整；不同尺寸的文件材料要折疊為統一幅面（A4），以便于檔案的利用和保管。
2.整理。
⑴按件整理
隨著檔案管理信息和程度的提高，高校檔案一般以每份文件為整理單位，文件正本與定稿為1件，正文與附件為1件，原件與復制件為1件，轉發文與被轉發文為1件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為1件，來文與復文可為1件。每件排列順序為批復、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；正本在前，發文單在后；轉發件在前，被轉發件在后。
一般文件歸入其形成年度。跨年度的規劃和計劃歸入文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告歸入文件內容針對的最后一個年度；跨年度的請示與批復，一般歸入批復年度；法規性文件歸入公布或批準執行年度；按學年處理的文件歸入專門年度。
⑵按卷整理
各類檔案中全校性會議、項目（審計、非訴訟案件、基建、產品、科研、設備）、畢業生學籍檔案、學報等材料仍然采取按卷整理的方式。
一般案卷歸入其最終形成年度。會議材料按會議的屆次組合，一會一卷或一會數卷；跨年度的會議文件，一般歸入會議開幕的年度；項目材料不論過程長短，均歸入審結、購置、竣工年度；畢業生學籍檔案歸入畢業年度。
3.排列。
歸檔文件中同年度的學校黨委（或行政）制發的文件自成一類，先按照保管期限分成永久和定期兩類，再分別按形成時間排序；各職能部門形成的文件，則根據內容的重要程度確定保管期限后，先永久后定期參考形成時間流水排序。
案卷則根據文件的數量，一般每卷不超過200頁。對同一問題文件數量多的，宜酌情分卷；非訴訟材料案件結論性材料在前，依據性材料在后，按立案問題或人頭組合，可以一案（人）一卷或一案（人）數卷；其它材料按文件重要程度或形成時間順序排列；學籍檔案中登記表、成績表以班為整理單位，成績單以專業為單位按學期排列組卷。
四、數據錄入
將文件的有關信息錄入檔案管理系統,是檔案整理階段的重要組成部分，其質量直接影響檔案的檢索和利用，檔案信息管理系統的使用詳見《檔案管理系統使用指南》。
聲像和實物檔案由交接雙方共同觀察有無缺損、質量問題，符合條件的則隨時登陸錄入相關數據，輸出移交目錄雙方審核簽章，檔案進館。
五、裝訂
凡歸檔的文件材料，均應去掉文件材料原裝訂金屬物（鐵）。按件整理的歸檔文件，原則上30頁以下的用漿糊裱糊成冊，超過30頁的需用鋼釘裝訂；按卷整理的檔案，將卷內目錄放在首頁，卷內文件要求盡量齊左齊下，采用“三孔一線”裝訂方式，打結置于文件材料最后一頁背面。裱糊或裝訂后不壓字，不漏頁，做到美觀、大方。
