在整個合同信息化管理過程中，每個過程究竟該管什么，管到什么程度，才能將合同的風險降到最低，很多企業其實都沒有清晰的思路
◎ 文 《法人》特約撰稿 劉愛和 周蕾
合同是企業通向市場的橋梁和紐帶，合同管理的水平決定企業自身在交易過程中是否安全，所以合同管理的重要性無須贅言。然而在合同管理的過程中，無處不伴隨著風險。如何防范法律風險，保護自身的利益是企業非常關心的問題。大家能想到的防范措施無外乎以下幾種：一是加強相關人員的培訓，提高法律風險防范意識；二是完善制度流程，提升合同管理體系防范風險的能力；三是利用信息化手段，管控合同風險。
從形式看，利用信息化手段，是防范合同風險非常有效的手段之一。所以目前很多企業尤其是大型企業都建立了自己的合同管理信息系統，將合同全生命周期的管理過程落實在系統中。但是在整個合同信息化管理過程中，每個過程究竟該管什么，管到什么程度，才能將合同的風險降到最低，很多企業其實都沒有清晰的思路。本文以筆者所參與實施的多家大型企業合同管理系統建設經驗為基礎，簡要介紹如何將這些風險管控要求落實在信息系統中，通過信息化的手段，實現風險的防控。
按照《企業內部控制應用指引》-16號文件的要求，多家大型企業將合同管理全生命周期劃分為簽訂前、簽訂中、履行中、履行后四個階段。每個階段常見的信息系統功能主要包含合同簽約背景、相對方的管理、合同范本管理、合同訂立、合同履行、合同變更、合同解除、合同評估、合同歸檔、查詢統計等管理模塊（見圖一）。
在這些過程中，每個過程管理的最終目標都是實現合同的風險防控。由于篇幅所限，本文重點闡述一下合同管理的幾個重要過程：相對方、合同訂立和合同履行可能面臨的風險及IT防控的措施。
相對方管理的風險及IT防控措施
目前各單位對相對方的管理差異較大。大部分單位相對方都沒有統一的歸口管理部門；有些特殊類的相對方有統一管理的部門，如采購供應商在公司的采購部門管理，客戶在公司的銷售部門管理；信息化程度較高的單位可能已經建立了專門的供應商或客戶管理的系統，如SAP、電子商務系統等。這些系統一般管理的是某一類別的相對方或者相對方的基本信息，而對于相對方的準入、評價或者對相對方的安全等級、關聯關系等并無統一的管理，相對方數據無法共享，安全等級出現問題也無相應的預警，這可能會存在較大風險。如某供應商和某公司上海分公司簽約，但最終出現了比較嚴重的違約事件，雙方需要對簿公堂，但是其他分公司并不知情，仍然在跟此供應商簽訂新合同，那么這個風險可想而知。
相信以上風險是各個企業都存在的問題，而且有些企業也曾出現過對應的風險事件，但是從筆者接觸的眾多企業法律部人員來看，他們也都時常抱怨：“這就是管理現狀，法律部不可能統一管理所有相對方，也沒那個能力。”確實，企業這么多相對方也不是法律部一個部門可以管理的。那么在企業相對方原本就分散管理的現狀下，究竟如何借助信息化的手段管理相對方，從源頭上降低簽約風險，是非常值得探討的事情。從我們的信息化實踐來看，可以從四個方面來探索（見圖二）。
1）相對方準入。
多數集團型企業的相對方是按類別來管理的，不同類型相對方的對應部門也不一致，如集采類的供應商由集團公司采購部門管理，業務貿易類相對方由下屬成員單位相關部門管理。針對分散管理的情況集團首先建立統一的相對方信息數據庫，將不同類型的相對方統一在此庫中管理，所有相對方入庫都有相應的準入機制。這些準入機制均為不同類型相對方的管理單位所設置，按照他們的要求建立不同的準入流程，這樣既能實現相對方的統一集中管理，也能滿足不同管理部門的要求。
2）相對方分級。
談到分級，好多業務人員甚至法律人員可能會直接不假思索地搖頭說No，認為相對方的分級太復雜了，沒有統一的標準，很難在實際的業務過程中實施。筆者建議，相對方分級應該是逐漸完善的，不能期望一步到位。對于管理相對成熟的相對方類型，可將其已有的分級體制納入信息系統中管理；對于管理不成熟或未管理的相對方，可先建立統一的、較粗的分類。例如可以將相對方分為三個級別：白名單、黑名單、灰名單，并按照簡單的條件設定三級的標準，在信息系統中對這三級相對方進行嚴格的控制。如黑名單的相對方禁止與之簽約，灰名單的相對方如果需要簽約則在合同訂立和履行過程中都會有風險提示。對于管理程度較高的相對方類型，如集采類，可將其管理過程納入系統中管理，建立相應的評級機制，并能在每次信息變動時，動態維護相對方的評級信息。筆者認為無論采用何種程度的分級方式，最重要的是通過相對方數據的共享，在全集團范圍內防控與資信不良相對方簽約的風險。
3）區分關聯相對方。
在信息系統中建立統一的相對方管理的數據庫，并在數據庫中建立相對方之間的關聯關系。當在同一筆業務中出現同一公司跟兩個有關聯關系的對方簽約，則系統會進行風險提示，提醒相關人員規避交易中的風險。
4）交易記錄和履約評價。
合同履行跟蹤人員可以在系統中記錄每個簽約的履行評價信息，為他人選商提供歷史數據。同時通過與SAP等的集成，可以動態跟蹤每個對方的財務信息，為選商提供財務數據的支撐。
合同訂立的風險及IT防控措施
不同類型的合同，風險類型、發生頻率和影響程度均不一致，要想實現合同訂立過程的風險防控，首先應區分不同類型合同的風險點、風險應對措施等，并將這些措施固化在系統中。對于合同訂立過程，可以從兩方面借助信息化手段來防范風險。
1）事項審批的強制前置。
現在有很多企業為了提升審批的效力，搶占商機，進行了很多審批流程的簡化，很多合同都是事項審批和合同審批合并進行，但是對于風險較大的合同，則不適合。但是在實際執行的過程，業務部門的人通常會為了簡化審批環節，對于高風險的合同也進行事項和合同的合并審批。遇到這種問題，基本是通過法律部門的審核人發現該合同不符合審查的流程規范，打回去讓業務部門的人重新走流程。這樣既耽誤時間，造成商機的流失；同時受審核人的責任心影響，可能造成管理的不規范，容易引發風險。為了規避此問題，在合同系統中通過合同類型進行了區分，界定了必須進行前置事項審批的合同類型，則針對此類型的合同，如果未上傳事項審批結果作為合同的附件，則系統控制不能進行合同的提交，這樣既提高了審核效率，也更好地防范風險。
2）基于合同類別的風險提示。
不同類型的合同風險點不一致，各個審核環節不同部門的人審核的關鍵點也不一致，因此需要基于合同分類來梳理不同環節的風險點和審核要素。可以在信息系統上線前，基于合同類型進行風險梳理，然后借助信息化將這些風險點固化在系統中。信息系統可以在合同審核流程的每個環節提醒相關的審核人，在該環節需要注意的風險有哪些。這樣還可以明確審核過程中不同部門的審核職責，以降低合同訂立過程的風險。
合同履行的風險及IT防控措施
根據筆者接觸過的大型企業，從主觀上看，多數企業的法律部門都非常重視合同的訂立過程，但忽視合同的履行監控。從客觀上看，雖然在職責要求其監控合同的執行情況，但受限于人力有限，更受限于沒有合適的工具，多數企業的法律部門沒有監控合同的履行。而有經驗的法律人員都明白，80%的合同風險發生在合同履行階段，那我們如何借助信息化手段幫助我們解決這個難題呢？我們可以從三個角度來進行有益的嘗試。
1）按照合同類別建立履行反饋機制。
由于不同類型的合同在履行過程中風險也不一致，企業也很難實現針對所有合同履行的統一的管理或監控。目前很多企業在合同管理的過程中，法律部門無法監管合同的執行過程，只有當合同發生糾紛后，法律部門才知曉情況，這對企業的風險防控是非常不利的。但是如果希望將合同的履行過程全部監管起來，一方面是從管理上比較難進行統一要求；另一方面業務部門的人一般也都是一人多崗的情況，日常事務太多，也無法及時反饋所有合同的執行信息，使得管理要求或制度成為一紙空談。因此企業需要對合同進行區分，識別哪些類型的合同履行風險較高，哪些類型的合同履行風險較低。對于風險較高的合同類型可以加強法律部門對合同履行過程的監控，對于風險較低的合同類型可以放權業務部門自己管理，并建立定期報告的機制。這兩種履行方式，系統可通過合同類別自動判斷，無須人工選擇，以減少失誤，同時也防止管理過程容易出現的漏洞。
2）建立關鍵節點的提醒和超期的警示機制來防控風險。
對于風險較高的合同，可以通過設置關鍵節點的方式，系統在關鍵節點發消息提醒，以郵件或短信的形式提醒相關人員及時跟進履行進度，規避履行風險。對于履約超期的合同，系統可以建立警示機制，并可通過警示逐漸升級的方式，使相關人員、領導重視合同的執行情況，防范合同履約風險的發生。
3）通過與資金支付系統的集成來控制合同履約的風險。
合同系統如果僅作為單獨系統，不與資金支付系統集成則很難完整監控合同執行的過程。只有和資金支付系統做有效對接，真正地實現每筆付款金額的控制，才能有效防范風險。通過信息系統對合同付款金額的嚴格控制，可以預防合同金額早付或多付的風險。合同付款完成后，將實際的付款數據傳到合同系統，這樣無論從資金支付系統或者合同系統都可以很完整地監控合同的收付款的過程，使合同的履行過程更加透明，監管也更加容易。
以上是筆者基于多家大型企業合同管理信息化建設的經驗，從合同相對方管理、合同訂立、合同履行三個過程列舉了一些合同風險防控的信息化手段。由于每個企業的管理基礎和信息化基礎不同，所以每個企業在利用信息化手段加強合同管理、防范風險時，也需要根據自身的實際來設計對應的信息化策略。
劉愛和
慧點科技風險管理與控制事業部解決方案及產品中心總監，負責及參與過多個大型集團管控咨詢、IT規劃咨詢以及合同管理系統、法務管理系統的成功實施，專注于為大型、集團型客戶提供合同管理解決方案、法務管理解決方案，幫助客戶構建GRC企業管控體系及實施路線圖。
周蕾
慧點科技風險管理與控制事業部合同與法務管理產品咨詢顧問，參與多家大型集團合同管理系統和法務管理系統的咨詢和實施，專注于為大型、集團型客戶提供合同管理和法務管理的IT解決方案。 
