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很多人都有著這樣一種狀態,沒辦法記住很多事情,也沒辦法做很多事情。需要做的事情很多,卻不知從何做起。而且有時候,往往時間沒有分配好的話,你會發現重要的事情還沒做,而不重要的事情又做了一堆,如此一來,你就會被自己搞得很焦慮。
那么,你需要的正是時間管理。
時間管理,其實管理地并不是時間,而是我們做的事。將事情分配到合理的時間段,并且集中精力去高效地完成它。
時間管理有很多種方法和系統,而今天要給大家簡單的介紹一下GTD時間管理法。
GTD時間管理法是戴維艾倫提出的一套“無壓力工作”方法,也就是Getting Things Done,翻譯過來就是“把事情做完”。GTD通過幫助你更好的跟蹤和管理你的思緒、需要做的和想做的事,從而使你能在合適的情境中靜下心,集中精神完成最重要的任務。
GTD的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事,然后整理安排并使自己一一去執行。GTD的五個核心原則是:收集、處理、組織、執行、回顧。
1
收集
首先,要把腦子里的各種事情清空,其次,把事情記錄下來,填入收集的設備(紙、手機、電腦等)。然后準備進入下一步的處理環節。
哪些事情是需要收集的呢?
只要是跟自己有關,時刻占據在我們腦子里,需要去過問或做的,都是需要收集的。
比如:
承諾他人的事情,如明天我要給某某發個資料等
工作重要做的事情,如某某會議的準備等
生活中的各種雜事,如給自己女朋友準備生日禮物等。
......
如果有新增事件的話,也是要求隨時將遇到的、想到的內容記錄下來,所以無論選擇什么工具,都要保證能夠隨時攜帶,隨時記錄。
2
處理
將所有事情記錄完之后,對這些事情進行處理。首先,這個事情是要可以采取行動去執行它的。
不能采取行動執行的事情,有以下三種可能:
1.垃圾。這個事情對自己沒有任何的意義,直接丟掉,不要留戀
2.將來/也許。這個事情是我一直想做的事情,但條件尚不允許我這么做,那么把它列為某天也許的事情。
3.參考資料。這個事情是一份自己覺得有價值的資料,但現在用不上,那么久存檔,留待日后查找。
對于這些事情,就先不去執行它。然后可以按照之前文章中提到的四象限法則,將工作按照重要和緊急兩個不同的程度劃分為四個象限:緊急重要、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要。
3
計劃
將那些你需要完成的事情做一個計劃,把他們排進日程表。自己每月要做的事情,也可以采用日程表的形式,每年要做的事情列一個愿望清單。并在適時地設定一些獎勵懲罰機制,一定要記錄下來,這樣更容易看到自己的收獲和進步。
那么在處理事情的時候,首先采用2分鐘原則:
首先對于用時不超過兩分鐘的下一步,馬上動手做。兩分鐘處理完之后,馬上回到你的主要事情來,這樣可以避免你日后再找出這些小事,反而花更多的時間去做。比如發票報銷。
其次對于用時超過兩分鐘的下一步。能夠指派給其他人做的,盡量分配下去。必須自己做的,就自己完成。
4
執行
執行是GTD最關鍵的一步,也是成功與否的關鍵。一定要堅決執行,絕不半途而廢。執行時應當在不分心的情境之下,一次只做一件事。這時你可以采用之前提到過的番茄工作法來提高你的工作效率。將番茄時間設定為25分鐘,專注工作,中途不做任何與該任務無關的事情,直到番茄時鐘響起,然后短暫休息5分鐘繼續番茄時鐘,每4個番茄時鐘可以多休息一會。
5
回顧
在執行的過程中,融入回顧這一步增加了主動思考的因素,看看哪方面做的有所欠缺,哪方面需要改進,從自我反思中做調整。David Allen說,不做每周回顧等于沒執行GTD。應該每周定期回顧目標以保證前進方向。
然而,方法終歸只是方法。我們老是在想走哪一條路比較快捷,卻不知道,加快自己的步伐才是最快的。還是要靠自己努力呀!!~~
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