會(huì)議對校長的學(xué)校管理來說，是一種很有效的方法。但是現(xiàn)實(shí)中校長也往往被會(huì)議所左右，變得會(huì)務(wù)纏身。那么，校長該怎樣管理自己的會(huì)議呢?
下面我們首先來了解會(huì)議。
會(huì)議是一種有組織、有領(lǐng)導(dǎo)，以集會(huì)議事的形式來商議或解決預(yù)定事項(xiàng)的行為過程，也是校長管理學(xué)校、開展工作、溝通協(xié)調(diào)、實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的一種重要手段。然而會(huì)開得好是一種效率，開得不好就是浪費(fèi)時(shí)間。一個(gè)成功的會(huì)議要求在最短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到會(huì)議目的。
一般成功會(huì)議包括十個(gè)要素:什么情況下有必要開會(huì)，什么情況下沒必要開會(huì)，開會(huì)的人選還有如何確定，開會(huì)的議程怎么去準(zhǔn)備，會(huì)前怎么準(zhǔn)備，如何會(huì)議怎么開始，會(huì)議中如何去遵守時(shí)間，如何主持及控制會(huì)議，會(huì)議的總結(jié)及會(huì)議記錄。首先決定會(huì)議是不是有必要開。如果有必要，就要進(jìn)行會(huì)議的準(zhǔn)備，包括與會(huì)人員的選擇、準(zhǔn)備會(huì)議的議程、進(jìn)行會(huì)前的準(zhǔn)備。有效地進(jìn)行會(huì)議，要求遵守時(shí)間，會(huì)議主持人要控制會(huì)議。
會(huì)議結(jié)束前要對會(huì)議作總結(jié)，同時(shí)有效的會(huì)議還要有符合標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議記錄。
以下分別介紹會(huì)議各個(gè)環(huán)節(jié)的操作。
1.會(huì)議的重要位置
(1)需要開會(huì)。
需要開會(huì)則是需要通過討論來獲得最佳的決策;需要聽取多方面的意見，獲得他人的支持;需要聽取不同的意見，從而達(dá)成共識(shí)，傳遞會(huì)議的內(nèi)容復(fù)雜但是很重要，要求所有的人都要正確理解的;身體語言和口頭表達(dá)在傳遞信息中起著重要的作用，可以激勵(lì)士氣等。例如一個(gè)中層會(huì)必須通過語言的表達(dá)，通過身體語言的動(dòng)作激勵(lì)士氣;匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)度，協(xié)調(diào)多方的合作來共同完成某項(xiàng)工作。
(2)不需開會(huì)。
不需開會(huì)是指傳遞一般性信息給許多人時(shí)，你就可以用電子郵件分發(fā)或者只給中層傳達(dá)一下，而后由上到下進(jìn)行傳遞來達(dá)到目的;如果已經(jīng)有例會(huì)了，你可以安排在例會(huì)上討論;資料未收集齊備或者起決定作用的人無法參加，不能開會(huì)或者不用開會(huì);你是決策者，并且你應(yīng)該知道，讓其他人來參加可能會(huì)把事情復(fù)雜化，并且拖延時(shí)間。
2.如何籌備會(huì)議
(1)會(huì)前準(zhǔn)備:提前通知與會(huì)者需要準(zhǔn)備的內(nèi)容，并分發(fā)會(huì)議議程;預(yù)定會(huì)議室，包括會(huì)議室的環(huán)境，有多少人參加準(zhǔn)備多少椅子，需不需要擺姓名牌、茶水等;還有在會(huì)議室的桌椅安排要確保每個(gè)與會(huì)老都能看得到屏幕，或者都能夠看得到主持人;設(shè)備的設(shè)置(電腦、投影機(jī)、投影儀、屏幕、燈光等);準(zhǔn)備好與會(huì)的資料;會(huì)議前分發(fā)上次會(huì)議行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)展情況的匯報(bào)(如果有)。
(2)與會(huì)人選的確定:會(huì)議決策的執(zhí)行者或者會(huì)議決策的參與者與會(huì)議主題相關(guān)的專業(yè)人士;開會(huì)時(shí)提供特定咨詢的人。
(3)準(zhǔn)備會(huì)議的議程:寫明會(huì)議開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間;給每一項(xiàng)議題分配時(shí)間，而時(shí)間以分鐘來計(jì)算;會(huì)議的議程應(yīng)具備的內(nèi)容:日期、開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、會(huì)議的主題;議程應(yīng)該事先發(fā)出，以便各部門提前準(zhǔn)備。會(huì)3.進(jìn)行過程中
會(huì)議一定要遵守時(shí)間:準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，告訴與會(huì)者開會(huì)的目的和意義并準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議，如果進(jìn)展順利，可以提早結(jié)束。如果時(shí)間超過一個(gè)半小時(shí)，中間就要安排短暫的休息時(shí)間，讓與會(huì)者休息一下。在會(huì)議開始之前要介紹與會(huì)者(如果互相不認(rèn)識(shí));說明會(huì)議規(guī)則、議程并指定記錄員。主持、控制會(huì)議要做到收集信息，鼓勵(lì)發(fā)言、打破冷場、避免走題、中斷冗長的發(fā)言，還要維持會(huì)場次序。
4.會(huì)議的結(jié)束總結(jié)
會(huì)議結(jié)束前應(yīng)該由主持人總結(jié)會(huì)議討論的結(jié)果，以達(dá)成一致的方案，確認(rèn)行動(dòng)計(jì)劃。行動(dòng)計(jì)劃至少要明確由誰執(zhí)行什么任務(wù)，什么時(shí)候。主持人應(yīng)該確保每個(gè)與會(huì)者都對采取的行動(dòng)做出承諾。并且要有會(huì)議記錄:其中必須包括會(huì)議主題、會(huì)議日期、出席者名單、哪些人缺席、何人做何事等都與會(huì)議有關(guān)不得脫離。每次會(huì)議都要有記錄文件存檔，方便以后補(bǔ)充。
5.會(huì)議主持和語言
主持會(huì)議的具體要求:包括熟悉規(guī)則、恰到好處;準(zhǔn)備充分、胸有成竹;議題突出、宗旨明確;言之有度、把握分寸;因會(huì)制宜、調(diào)動(dòng)情緒;巧妙連接、應(yīng)對靈活;善于提問、積極引導(dǎo)語言時(shí)有感情。
語言禁忌:含混模糊、拖泥帶水;喧賓奪主、越俎代庖;陳詞濫調(diào)、語言斷流;一錘定音、冷若冰霜;語言刻板、態(tài)度冷漠。
具體到實(shí)際的會(huì)議中，校長應(yīng)做到:
(1)在每個(gè)必需的會(huì)議上，為了控制時(shí)間可以準(zhǔn)備一個(gè)鬧鐘，放在發(fā)言人和主持人能夠看得到的地方。提前通知每位發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間，嚴(yán)格控制，并且將鬧鐘調(diào)到發(fā)言快結(jié)束的地方，以防時(shí)間過長。并且可以將鬧鐘調(diào)到會(huì)議結(jié)束前十分鐘，以便留有充分的時(shí)間做總結(jié)。
(2)實(shí)施。會(huì)議并非只能在會(huì)議室召開。針對需要傳遞信息內(nèi)容的不同，在教師去上課的路上，可以開一些“走路會(huì)議”;可以靈活改變會(huì)議形成在校長辦公室的走廊上，可以開一些“站立會(huì)議”;有條件的可以開一些“網(wǎng)絡(luò)會(huì)議”，如 QQ 聊天、局域網(wǎng)聊天系統(tǒng)等。而正式的集會(huì)議能省則省，盡量少開會(huì)。
(3)能不開的就不開、能不參加的就不參加、能讓人代替的就代替、能用非正式形式開的堅(jiān)決不用大會(huì)形式開、能節(jié)省就節(jié)省。經(jīng)常下基層，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，盡量不要讓問題積少成多，將問題消滅在萌芽狀態(tài)，避免以后再召集會(huì)議來群策群力，浪費(fèi)時(shí)間和精力。
(4)做好對上級(jí)和下級(jí)的工作，安排好自己的日常事務(wù)。把要處理的事務(wù)和會(huì)議盡量分開，不能分開處理的就要合理安排好處理的順序。做到:不延誤、不拖拉、有分寸、有區(qū)別。
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