干部人事檔案是組織、人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組合起來的個人檔案，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。干部檔案工作，是黨和國家干部工作的重要組織部分，是為貫徹執行黨的干部路線、方針和政策，選賢任能，知人善任，進行社會主義現代化建設服務的。在干部檔案管理工作中，必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度，嚴密保管，確保干部檔案的完整與安全。
一、干部人事檔案管理權限
我區干部人事檔案由區委組織部、人力資源和社會保障局、教育局相對集中管理。組織部檔案管理的范圍是:全區科級干部人事檔案、區黨群部門干部人事檔案、鄉鎮（街道）部分股級干部（含黨建辦副主任、專職紀檢委員、團委書記、婦聯主席）人事檔案；教育局管理教育系統科級以下干部人事檔案；人保局管理其它干部人事檔案。
二、干部人事檔案材料的收集歸檔
干部人事檔案材料收集歸檔工作遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據經濟社會發展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容。干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，必須認真貫徹執行有關的法律、法規和組織人事等工作的政策、規定。收集歸檔工作受國家有關法律、法規的保護和監督。
（一）干部人事檔案材料收集歸檔范圍
1、履歷材料：履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料。
2、自傳材料：自傳和屬于自傳性質的材料。
3、報告個人有關事項的材料：領導干部個人有關事項發生變化的報告表等材料。
4、考察、考核、鑒定材料：考察材料；在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料；定期考核材料，年度考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業等鑒定材料；后備干部登記表(提拔使用后歸檔)等材料。
5、審計材料：經濟責任審計結果報告。
6、學歷學位材料：高中畢業生登記表；中專畢業生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學生(學員、學籍)登記表，學習成績表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明；選拔留學生審查登記表等參加出國(境)學習和中外合作辦學學習的有關材料；國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料等。
7、培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓(學習、進修)登記表、考核登記表、結業登記(鑒定)表等材料。
8、職業(任職)資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業(任職)資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。
9、評(聘)專業技術職稱(職務)材料：專業技術職務任職資格評審表、申(呈)報表，聘任專業技術職務審批表等材料。
10、反映科研學術水平的材料：當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知；遴選博士生導師簡況表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業拔尖人才的材料；科研工作及個人表現評定材料，業務考績材料；創造發明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄。
11、政審材料：上級批復、審查(復查、甄別)結論、調查報告及主要依據與證明材料；本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結論的材料；各類政審表。
12、更改(認定)姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料：個人申請、組織審查報告及主要依據與證明材料、上級批復；計算連續工齡審批材料等。
13、黨、團組織建設工作中形成的材料：中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活(黨籍)的有關審批材料；中國共產主義青年團入團志愿書；加入或退出民主黨派的材料。
14、表彰獎勵材料：縣處級以上黨政機關、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批(呈報)表、先進人物登記(推薦、審批)表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關材料等。
15、涉紀涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實(調查、復查)報告及主要依據與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除(變更、撤銷)處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。
16、招錄、聘用材料：錄(聘)用審批(備案)表；選調生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業生登記表；應征入伍登記表，招工審批表；取消錄用、解聘材料。
17、任免、調動、授銜、軍人轉業(復員)安置、退(離)休材料：干部任免審批表及相應考察材料；干部試用期滿審批表；公務員登記表，參照公務員法管理機關(單位)工作人員登記表；公務員調任審批(備案)表，干部調動審批材料；援藏、援疆、掛職鍛煉登記(推薦)表；授予(晉升)軍(警)銜、海關關銜、法官和檢察官等級審批表；軍人轉業(復員)審批表；退(離)休審批表等材料。
18、辭職、辭退、罷免材料：自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料，責令辭職的決定，對責令辭職決定不服的申訴材料、復議決定；辭退公務員審批表、辭退決定材料；罷免材料。
19、工資、待遇材料：新增人員工資審批表、轉正定級審批表，工資變動(套改)表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表，工資停發(恢復)通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。
20、出國(境)材料：因公出國(境)審批表，在國(境)外表現情況或鑒定等材料；外國永久居留證、港澳居民身份證等的復印件。
21、黨代會，人代會，政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料：委員當選通知或證明材料，委員簡歷；代表登記表等。
22、健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料。
23、治喪材料：生平，非正常死亡調查報告等材料。
24、干部人事檔案報送、審核工作材料：干部人事檔案報送單；干部人事檔案有關情況說明等材料。
25、其他材料：畢業生就業報到證(派遣證)，人事爭議仲裁裁決書(調解書)，公務員申訴處理決定書(再申訴處理決定書、復核決定)，再生育子女申請審批表等有參考價值的材料。
（二）干部人事檔案材料收集歸檔要求
1、建立機制。干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定規范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起一個月內按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續。
2、內容真實。各單位所報送的干部人事檔案材料必須真實。沒有涂改勾劃，涉及干部個人情況的部分一律以干部人事檔案中的“三齡一歷”審核結論為準，干部職務以組織正式任免的職務為準，不得隨意填寫。
3、齊全完整。材料中所設置的欄目均應如實完整填寫，不能出現空格，如某一欄目無內容，可填“無”字說明。報送材料均應有形成材料的日期。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記并及時收集補充。學歷材料、入黨材料、處分材料等屬于成套的檔案材料。學歷材料：黨校學歷材料含報考表、學員登記表、成績表、學歷證明；自學考試只有畢業生登記表；其它學歷材料應有入學報考材料、學籍及學習成績材料、畢業材料；凡2003年7月份以后畢業的學歷、學位，都要同時上報認證材料。入黨材料：報送入黨志愿書、申請書（1-2份）、轉正申請書、政審材料；支部大會記錄、思想匯報等不在歸檔范圍。
4、手續完備。凡規定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章；凡規定須要簽署意見和注明時間的，要簽署意見并注明時間；規定要同本人見面的材料，一般要有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。歸檔材料填寫不規范，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有干部管理權限的組織(人事)部門審改(或出具組織說明)并加蓋公章。歸檔材料一般應當為原件。證書、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關系所在單位組織(人事)部門公章。
5、用紙、用筆規范。干部人事檔案材料的載體使用16開型（長260毫米，寬184毫米）公文用紙，材料左邊應留有20—25毫米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或用黑色或藍黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色以及純藍墨水和復寫紙書寫，不得使用復印件。
三、干部人事檔案的利用
（一）干部人事檔案利用的原則
1、干部檔案主要是供黨委和組織人事部門在干部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等工作時使用，其他一般不予查閱。干部親屬入黨、入團、升學、參軍政審，應由干部本人所在單位黨組織出據證明材料，調查人不得查閱干部檔案。編寫黨史、軍史、革命斗爭史、地方志和撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經死亡或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可查閱其履歷和自傳的有關部分。凡因了解干部的入黨、入伍時間和與他人案件有密切關系，而該干部已經死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，須查閱其檔案取得證明材料的，從嚴掌握，經批準后，只能查閱有關材料。
2、個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。
3、非黨領導干部和非組織人事部門不予查閱干部檔案，因工作需要了解干部情況時，須經黨委（黨組）負責人同意后由檔案管理部門提供有關情況。
（二）干部人事檔案利用的手續及注意事項
1、查閱干部檔案：要嚴格履行登記手續,填寫《查閱干部檔案審批表》，不能憑借證明材料介紹信查閱檔案。查檔人必須是中共黨員且從事組織人事工作的同志，只能根據查卷用途查閱有關部分。
2、借閱干部檔案：檔案一般不外借。如必須借出使用時，要說明借閱理由，填寫《借閱干部檔案審批表》，經檔案管理部門主管領導批準。借用檔案的單位要嚴格保密，妥善保存，確保檔案的絕對安全并限期歸還，一般時間限制為一周且不得擅自轉借他人。
3、查閱借閱干部檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取、撤換檔案材料。查借閱人不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違犯者應視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。
4、查閱借閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示干部檔案主管部門審查批準后才能復制（拍攝）。
四、紀律和監督
組織（人事）部門應當加強對干部人事檔案材料收集歸檔工作的監督和檢查，嚴肅紀律、嚴格管理，確保干部人事檔案材料收集歸檔工作有序進行。在干部人事檔案材料收集歸檔工作中，干部人事檔案材料形成部門、干部人事檔案工作人員和干部本人必須嚴格執行本規定，并遵守以下紀律：
(一)不準以任何借口涂改、偽造檔案材料。
(二)不準將應歸檔材料據為已有或者拒絕、拖延歸檔。
(三)不準將本規定所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔。
(四)不準將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案。
(五)不準私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。
對違反干部人事檔案材料收集歸檔工作紀律的，視其性質、情節輕重和造成的后果，對負有主要責任的領導人員和直接責任人員進行批評教育，或給予黨紀、政紀處分。
五、相關要求
（一）堅持聯絡員制度。我區已建立實行檔案工作聯絡員制度，按崗定責，組織委員、黨建辦副主任為各單位的檔案工作聯絡員，負責各單位檔案材料搜集上報工作。
（二）建立檔案副本。干部檔案副本是干部檔案正本主要材料的復制件。干部檔案副本的具體內容，由正本中近期履歷、主要鑒定、干部考核材料、學歷、學位和評聘專業技術職務的材料、政歷審查結論材料、獎勵處分材料、任免工資待遇等材料的復制件（或重復件）構成。各單位要掌握干部個人基本信息，重要材料應提前復印存檔后，再按程序上報歸檔。
（三）加強自身建設。各位檔案工作聯絡員在干部檔案建設工作中承擔著十分重要的責任，應具有較高的政治素質和業務素質，必須做到以下要求：熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，提高業務水平和工作能力，積極為干部工作服務；嚴格遵守紀律和保密規定，不得泄露檔案內容；堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事；工作調動時，必須做好檔案材料及業務文件等交接工作。
