上級聽取匯報，是為了能準確全面深刻地掌握下情，從而使決策更科學、更有針對性，能更有效地指導工作。因此，匯報材料所提供的情況就應在全面準確反映事實的同時，又做到有重點、有特色、有思想。這樣，匯報才能吸引領導，從而有效達到匯報目的。
匯報材料的最大特點在于用真實準確的事實和客觀的評價說話，以事明理。這樣，才能真正發揮匯報的作用，更好地反映工作情況，為上級決策提供有效信息。
用事實說話，首先是匯報言之有物，不是華而不實。有些人匯報時，為了不出岔子，匯報材料通篇都是說大話、空話、套話，沒有具體數據、事例、分析，或者有些為了使匯報顯得有水平，生搬硬湊出一些四六句，語言是漂亮了，但就是讓人聽了不知要表達什么意思，難以引起共鳴。
一般領導考慮的都是全局性問題，對局部性的具體問題不一定了解詳細，匯報時對領導希望了解的工作的歷史、現狀和發展趨勢，或者是事情發生發展的經過、結果和涉及人員、單位等都應該了解清楚，在撰寫材料時，才可能選用典型的最能說明問題的事例，使寫出來的匯報材料有血有肉、吸引人眼球，給人留下深刻印象。其次體現在匯報材料中的內容都是真實準確的。提出的問題、列出的現象、談到的成績，都應是客觀存在、真實可信的，尤其是文中涉及的有關突出成績和薄弱環節的數據、事例、評價等，不能有絲毫差錯。
匯報既不刻意回避問題，也不故意拔高成績。如果內容有偏差或者失真，就可能造成不良后果。要做到這一點，就需要深入調查研究，全面、客觀、辯證地掌握各項情況，并對其作定性定量尤其是定量的科學分析，不走極端，也不搞絕對化，不憑主觀想象閉門造車、虛構事實。這樣才能讓上級領導機關了解現象、問題的性質、意義，以便區別對待。
一份好的匯報材料，不但要有事實、有重點、有特色，更重要的是要有思想，能從工作中總結和提煉、升華出較有深度的規律或是能給人以啟發的經驗。正如毛澤東所說，匯報工作應適當“發議論”，“只談情況，不談觀點，是開材料倉庫”。沒有思想的匯報，質量肯定不高。
匯報材料的思想性，體現在對材料的分析、總結上。既綜合各項情況又深入探討道理，不僅羅列現象更揭示規律，能結合實際情況作具體分析，抓住事物本質，對相關做法、經驗提煉出理性認識，不大而化之，不發空泛議論，不為了顯得有思想而刻意湊出“四六句”。所謂“不以辭害意”，寫作是立意要緊，匯報則思想要緊。詞語堆砌空虛，只會讓人如墜云霧，聽之不得要領。
匯報材料的思想性還體現在其正確性上。匯報的思想觀點不能違背黨的路線方針政策、國家與軍隊的各項法規制度和上級的命令指示精神，即政治上不能出錯。匯報者往往代表某個單位、某級組織，其言行具有極強的導向性，匯報的任何思想都要與政策、法規、指示精神保持一致，尤其是對一些有爭議的敏感的思想問題，更應謹慎看待，應盡量避而不談或者慎之又慎地提出看法，以免出現偏差而導致不良影響。
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