市紀委 監察局機關檔案管理制度
為加強機關檔案管理工作，確保檔案資料的安全和檔案管理的規范，依據《檔案法》和市檔案局有關規定，結合委、局機關實際，特制定本制度。
一、檔案管理
1、各室、各派出紀工委的檔案管理工作要指定專人負責，對各種載體的檔案資料要及時歸檔，妥善保管，需委、局統一管理的檔案資料年底前移交市紀委檔案室。檔案室定期向市檔案館移交檔案資料（10年一次）。
2、對委、局形成的各種載體的檔案資料，檔案室應收集齊全。接收各室、各紀工委檔案資料，要嚴格檢查，發現裝訂不合格的案卷要重新整理、立卷歸檔，保證檔案的質量。
3、檔案室應配備必要的溫濕控制設備，每天記錄溫濕度一次，高溫、高濕季節溫度控制在280C以下，濕度控制在50％—60％以內，最大限度延長檔案壽命。
4、檔案室嚴禁吸煙及明火或存放易燃易爆物品。
5、檔案室要有防光、防蟲、防潮、防火、防盜措施，以保證檔案安全。
6、負責檔案管理的工作人員要是定期檢查檔案設施，發現問題及時處理。
二、檔案借閱
1、借閱檔案資料，應保護檔案的完整，不得拆散案卷或抽去其中張頁，不得在文件上劃線、打叉或涂改，不得污損案卷。
2、借閱檔案資料應辦理登記手續，按期歸還，并負責將利用檔案資料的情況反饋給檔案管理人員。
3、查閱檔案室的機密和絕密檔案資料需經秘書長批準，一般不準借出檔案閱覽室。
4、需復制或摘錄檔案室的涉密檔案資料，需經秘書長批準，辦理登記后，方可在本委（局）機關內復印或抄寫。
5、未經秘書長和檔案部門同意，不得公布檔案材料。
6、外單位需查閱檔案室檔案資料時，需憑正式介紹信，經辦公室主任同意后方可借閱，查閱絕密和機密檔案資料須經秘書長批準，查閱案件檢查或審理檔案資料，須經分管案件檢查或案件審理工作的副書記批準。
7、各室、各派出紀工委應建立嚴格的內部檔案資料借閱制度，嚴防檔案資料丟失和各種失泄密事件發生。
市紀委監察局檔案管理制度
一、檔案管理人員必須嚴格遵守相關保密法律法規，不得超越制度向任何人提供檔案或擅自擴大檔案使用范圍。外單位人員查閱檔案，必須持查閱人單位的介紹信，并經辦公室主任批準后方能查閱。查閱檔案必須嚴格按規定辦理手續填寫檔案查閱登記。本委機關工作人員查閱檔案，需經辦公室主任批準，并填寫檔案查閱登記表。
二、任何人未經批準不得擅自復制、摘抄檔案，不得向他人泄露檔案內容。
三、查閱檔案只能查閱能夠說明問題的部分，不得將檔案帶出閱卷室查閱。
四、檔案一般不外借，特殊情況經批準借用的，必須嚴格登記手續。
五、非檔案管理人員未經許可一律不得進入檔案室。
六、檔案管理人員必須堅持科學管理檔案，使檔案始終處于安全、整潔、完好狀態。嚴禁涂改、撤換、污損檔案。
七、認真搞好防盜、防火、防潮、防蟲、防塵及通風等工作，配備必要的消防器材，定期對器材進行檢查，嚴禁庫房周圍存放易燃物。
八、檔案人員應按照有關規定做好檔案的立卷、歸檔工作，對收發人員移交的文件自移交之日起到移交市檔案館存放期間負全責。若遇特殊情況，必須辦理完整的移交手續。檔案人員要做好文件的銷毀工作。根據文件銷毀的有關規定，按照程序進行登記、銷毀，確保文件及時、安全銷毀。
九、各室年終做好檔案的立卷、歸檔后，于次年的1月底以前送檔案室統一管理。
檔案室管理制度
文 書 歸 檔 制 度
一、本機關黨、政、工、團、婦……等組織及其辦事機構（包括組織、人事、紀檢、則會、計劃、統計、物價、審計、保衛……等工作機構）除在職人事檔案以外的各種專業內容．各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照。片、錄像、錄音等）類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔
1、文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末之前歸檔完畢。
2、會計檔案，應以形式年度為單位，于決算批準后，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。
3、科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目完成或者一段落后及時歸檔。
4、其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。
二、凡屬本機關職能工作所應當負責貫徹執行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本機關實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文書材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像照片等均須向綜合檔案室歸檔。
三、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。
四、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯系”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。
五、歸檔文件材料中的文件與電報應合一分類立卷正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。
六、按年度歸檔的檔案（如文書、會計……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文年，沒有復文的請示歸人請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸人會議開幕年；非訴訟案材料，歸人結案年
七、卷內文件必須排列有序。一般按責任者一間題一時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴訟案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。
八、卷內文件，應按排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的正面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；不裝訂的卷，應在每份文件首頁的右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；圖表或聲像材料，應在裝具上或聲像材料的背面逐件編號。
九、凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規定格式逐卷填寫歸檔文件目錄和備考表。
1、填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
2、對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容子以擬制；
3、對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內；
4、會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；
5、填寫卷內文件目錄的字跡要工整；
6、有關卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的案卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；
7、備考表置于卷尾。
十、聲像檔案應用文字標出所攝錄聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。
十一、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制出復制件與原件一并歸檔。
十二、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規定的標準和規范，并按規定格式和要求填寫清楚。
十三、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部分組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。
檔 案 利 用 制 度
一、檔案管理部門及其工作人員必須明確服務方向、端正服務態度，積極、熱情地為本機關乃至全社會的各項工作提供利用檔案和資料：
1、開設檔案、資料閱覽室，為查閱利用檔案、資料者提供閱檔場所；
2、編制檢索工具，建立檢索體系，為滿足各方面利用檔案、資料的需要做好檢索工作；
3、開展檔案史料的編研工作，為各方面利用者的需要匯編系統的檔案史料；
4、做好利用檔案的社會效益和經濟信息反饋工作，了解社會對檔案的需求，以便更好地為社會主義事業服務。
二、查（借）閱檔案資料者（包括機關內、外，下同），必須履行查（借）閱手續：
1、機關外來查閱檔案、資料者，必須憑有關組織正式介紹信；
2、凡要求查（借）閱保密檔案者，無論機關內、外，均須經有關領導人批準；
3、凡查（借）閱檔案、資料者無論機關內外，均須辦理查（借）閱手續；
4、檔案、資料，一般不借出檔案室使用，特殊需要借出者，須經主管檔案工作的領導人批準，限期（一般不超過一周）歸還。
三、查（借）閱檔案、資料者，必須為維護檔案，資料的完整和安全而遵守查（借）閱規則：
1、在閱覽室閱覽；
2、不得在閱覽室內抽煙、喧嘩、隨地吐痰和亂拋果皮、紙屑；
3、不得在檔案、資料上涂改、圈點、劃線；
4、不得拆迭、拆散、污損檔案或資料；
5、不得將自己調閱的檔案或資料轉讓他人閱覽、使用；
6、不經批準，不得摘抄、復制檔案或資料，不得用私人筆記本或非抄摘檔案、資料專用紙摘抄檔案和資料；
7、不經檔案部門請示有關領導批準，不得擅自摘抄檔案或資料。
四、檔案部門和利用檔案、資料者，必須共同維護檔案的真實性；須注意檔案史料摘抄件投放使用的效率。
1、摘抄的檔案和資料，須與原件校對無誤，方可帶走；
2、若要用作憑證的檔案、資料摘抄，須經檔案部門簽字、蓋章，方為有效。
檔 案 鑒 定 銷 毀 制 度
一、檔案鑒定必須有組織地進行，要由本機關有關領導、專業人員和檔案工作者組成鑒定小組，負責檔案價值的鑒定。
二、堅持歷史唯物主義，要用歷史的、全面的、發展的觀點，正確地分析和判定檔案的價值。
三、必須根據國家標準的各類《檔案保管期限參考表》，分門類編制本機關各類《檔案管期限表》，以指導檔案價值鑒定工作。
四、檔案價值鑒定須用直接鑒定法，逐件、逐張審查，從內容、來源、時間、文本、名稱、外形特點、完整程度等因素，分析研究它的現實意義、歷史意義和它在本機關，在全社會的作用，確保檔案文件價值判定的準確性。
五、經鑒定可銷毀的檔案，應編造銷毀清冊，寫出報告，由本機關首長審核簽署意見，報本行政區域內檔案行政管理機關審批后，派兩人監督在指定地點銷毀。
檔 案 統 計 制 度
一、檔案統計工作，是掌握檔案和檔案工作情況及其發展規律、總結提高檔案科學管理水平的有效工具和必要手段，機關檔案部門必須建立檔案統計工作。
二、檔案統計，包括檔案的登記和統計兩部分，須以各種登記簿、名冊、卡片、報表、圖表……等形式，建立檔案的收進、移出、銷毀、整理、鑒定、保管（含破、損檔案的修復），利用（含利用效果）及檔案工作機構、人員、設備等基本情況的統計臺帳。
三、檔案統計工作，必須按國家統計工作和上級檔案部門規定的計量單位進行統計，不能有任何隨意性。
四、各項統計數字一律用鋼筆、檔案墨水和阿拉伯字母書寫、字跡要工整。
五、檔案統計工作務須嚴謹、求實，杜絕錯、漏；必須及時地保質保量完成上級布置的統計任務，不得拒報、瞞報、虛報和偽造數據。
檔 案 保 管 制 度
一、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續。
二、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
三、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備門、鐵窗和其他防盜、防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等防范設施。
四、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。
五、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。
六、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進人庫房。
七、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料，發現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。
八、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。
檔 案 保 密 制 度
一、嚴格遵守黨和國家的保密政策和法規，維護檔案的安全和完整，保守國家機密。
二、查閱“涉密”檔案和資料，必須按保密規則要求，經有關領導批準后辦理查閱手續。
三、必須以檔案的單份文件或卷（冊）為單位劃定密級，并適時解密以便利用。檔案的密級劃分和解密必須按國家有關保密規定辦理。
四、任何人不得攜帶檔案文件外出參觀、游覽、探親、訪友和辦私事。確因工作需要時，須經領導審查批準，并指定專人保管。
五、建立定期清查和重大節日、假日突擊清查檔案文件制度，發現丟失、泄密現象及時向領導和有關部門報告，并對造成損失、泄密的單位和個人按保密法規嚴肅處理。
六、銷毀保密檔案文件，須按保密規定和銷毀檔案的工作程序進行。
機關檔案人員崗位責任制
一、努力學習馬列主義、毛澤東思想，堅持社會主義四項基本原則，切實貫徹執行《檔案法》及黨和國家的檔案工作方針政策和規章制度。
二、努力學習文化和檔案專業知識，提高檔案行政管理工作才能和科學技術水平，為本機關和全社會各項工作服務。
三、負責制訂和貫徹執行本機關的檔案工作規章制度。集中統一管理本機關黨、政、工、團、婦……等組織及其辦事機構（包括組織、紀檢、人事、財會、保衛、計劃、統計、物價、審計……等）的全部檔案（即各種專業內容、各種載體、各種形式檔案）和資料，切實維護檔案、資料的完整和安全。
四、及時做好本機關各類檔案和資料的接收、征集、整理、編目、鑒定保管、檢索、接待利用和統計等業務工作。
五、監督指導本機關內黨、政、工、團、婦……等組織及其辦事機構的文書、材料平時歸卷工作。
六、對本機關所屬立檔單位的檔案工作進行監督和指導。
七、按規定的時間和標準，向指定的檔案館移交檔案和資料
檔案員崗位職責
一、負責統一管理本機關的檔案歸檔工作，認真執行檔案法。
二、負責檔案各項制度的落實工作。
三、負責主持檔案鑒定銷毀工作。
四、負責檔案庫房各項管理制度和保密制度的落實。
五、為機關工作提供信息服務，認真做好借閱、登記工作。
檔案借閱制度
一、檔案室管理的檔案，主要提供上級主管部門和本局相關人員使用，科、室、校、人員借閱檔案時必須辦理登記手續方可借閱。
二、機密檔案借閱，需經主管領導批準，就地查閱，不得帶出檔案室。
三、借閱檔案資料人員負責保管、保密、愛護所借檔案，不得拆卷涂改、疊頁和勾畫、污損檔案整潔，發現遺失及時報告，并追查處理。
四、未經批準的檔案，不得隨意抄錄，拍照原文。
五、所借閱的檔案，不得任意轉借他人，如需要轉時，必須到檔案室辦理手續。
六、借閱人員所還回的檔案，檔案管理員必須檢查是否齊全。
七、檔案資料借閱最長時間不得超過一個月，如要延長，可 按規定辦理手續。
八、負責借閱人員如有調動工作時，在離職前必須將所有案卷歸還檔案室。
檔案保密制度
一、保密范圍，主要限于不宜擴大閱知范圍的文件資料。
二、檔案員要嚴格遵守和執行國家的保密制度，不準攜帶文件檔案回家、探親、訪友和去公共娛樂場所。
三、機密檔案應放在保密設施較好的箱柜中，不得隨意亂放必要時可加鎖密封。
四、不得利用工作之便私自摘抄、傳播機密事項。
五、借閱機密檔案和資料，需經有關領導批準，在指定場所閱讀。
