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開工啦!選款律所管理軟件幫你拿更大“紅包”!|律新社觀察
律新社主筆|馮璞
現代管理學之父彼得·德魯克認為,管理的本質,是激發善意。我們雇傭的不是人的雙手,而是整個人,包括他的腦和他的心。
新年的第一個工作日,如何治好“節后焦慮癥”?提升管理效能是一大關鍵詞。不僅要管好自己,更要管好整個團隊,為新一年的工作鼓足干勁、全力以赴。
隨著規模化、專業化、品牌化、國際化正在成為律所建設的主題,技術服務和技術驅動已成為共識。律新社注意到,越來越多的律所管委會開始注重IT建設,在2018年的公共成本預算中為技術爭取更多份額。目前市場上很多款律所管理軟件產品應運而生,功能不斷創新,哪款軟件可以直擊律所管理痛點,讓被管理者輕松愉快地接受管理,甚至實現自我管理?
據了解,一些地方律協已經著手為律師篩選軟件。究竟哪一款更合適?近日,律新社對部分活躍的律所管理軟件開發者、使用者進行了采訪,聽聽他們的妙招,或許能幫你的2018年拿一個更大的紅包!
律協積極搭臺提供信息
中國目前擁有近30000家律師事務所,中小型律所占比90%以上,規模小導致IT投入不足,律所管理無法信息化,怎樣整體提升管理能力?北京、上海、南京等多地律師協會已經紛紛有所動作。
南京市律協于2017年7月面向全市正在使用或試用管理軟件的律師事務所進行問卷調查,了解各律師事務所使用律所管理軟件情況,在廣泛調研、多方論證的基礎上,向全市律師事務所推薦購買和使用金助理管理軟件。
北京律協于2017年面向社會公開征集律所管理軟件,共有21家公司向協會進行申報,北京律協經過產品說明會,投票選擇了金助理、eLawoffice所聊、法律服務網絡綜合信息管理系統IMSPRO共3種產品,向全市律所提供。
2017年12月,上海市律協歷經半年,經過公開征集,召開兩次軟件評審會議,并根據各家軟件公司提交的軟件產品介紹及現場說明會的評分情況,結合評委會專業意見,最終選出了首批入圍的十個律師事務所管理和業務軟件。
律新社從三地律協網站上看到,三地律協遴選出的10種律所管理軟件的類型和功能如下表:
軟件名稱
公司名稱
分類
產品介紹
堅果云
亦存網絡科技
單一功能
功能:案件文檔自動同步、移動辦公、統一案件規范、自動記錄工作時間。
特點:完全自動、可集成律師事務所內主流OA管理系統、現場培訓、免費體驗、一對一顧問支持
法蟬
成都斯沃茨科技有限公司
單一功能
擁有業務跟進系統、內嵌全國獨創的案件實務操作指引,擁有類案匹配查詢工具,采用最高院最大案例庫,獨創爭議焦點檢索方法,擁有文件儲存、自定義化的案情記錄、自動生成的工作日志、適時提醒的日歷待辦、可視化的任務統計、智能便捷的一鍵歸檔等功能。
金助理
知律科技(深圳)有限公司
綜合管理
集成了OA、CRM、項目管理、HR、財務、文檔與知識庫、時間管理(日程、任務)、工作日志(計時收費)、BI統計決策分析等,鏈接第三方工具(資源庫、計時器、計算器等),并嵌入了法律服務產品研發平臺,可以幫助律所研發自己的法律服務產品。
E律師律所綜合管理系統
浙江律聯信息科技
綜合管理
主要功能:業務管理、財務管理、行政管理、文檔中心、客戶關系、工作日志、日程管理、常用工具、人事管理、數據統計、知識共享。
附加功能:行政管理、財務、圖書功能、收發文管理、快遞管理、團隊辦案、二級密碼設置
特點:投資小、啟動快速、人機界面友好、確保安全
律師e通
上海必智科技有限公司
綜合管理
“律師e通”標準版(面向大中型律師事務所):包括但不限于業務管理、風控管理、客戶案件管理、立結案管理、文檔管理、財務管理、行政管理,人力資源管理,并將大數據分析、智能化辦公、知識管理、時間管理、項目管理、績效管理、平臺合作共享資源圈及先進律所管理理念無縫集成在一個平臺之中。利用強大的網頁端及APP移動端,提高自動化便攜化。
“律智薈”云平臺(面向中小型律師事務所):輕量化律所管理場景設計、超低的投入成本、個性化的交互體驗、可視化的數據分析體系、功能的快速更新迭代、全面的兼容性、先進的軟硬件技術支撐、開放的平臺設計。
eLawoffice所聊
珠海孜孜科技有限公司
綜合管理
集律所管理、專業服務、大數據和即時通訊為一體的智能化辦案工具、含案件管理、知識管理、客戶管理,財務管理、行政管理五大核心模塊。案件審核、沖突檢索、用章審核、工作日志、文檔管理,盡在其中。同事溝通、法律顧問到期、開庭提醒、任務安排第一時間推送至手機。
一站式律所管理系統
杭州律途科技有限公司
綜合管理
功能:產品涵蓋了從案源到律師辦案、從律所管理到司法行政管理、從律師日常工作到智慧訴訟整個業務流程。產品對接了法律消費者,對接了浙江省高院,以訴訟業務為核心,對接智慧司法,建立線上訴訟業務平臺;對接了各地司法局,司法局通過平臺可實時掌握律師信息情況、指導重大疑難事項辦理、統計業務數據報表、跟進行政服務事項,實現律師管理工作的信息化和規范化。
特點:貫徹執行浙江省“最多跑一次”的政務改革、完整生命周期服務、云計算、漫游辦公、文書智能生成、自定義工作流、HTTPS服務、全文檢索、服務高可用。
3E和MatterSphere
湯森路透Elite
綜合管理
3E功能:新業務獲取(立案、利益沖突檢索、案件統計);律所工作管理(律師工作計時、績效分析、協作辦公、開具賬單);財務管理(案件收費管理、財務統計、多幣種支持、利潤分析、財務風險管理)
MatterSphere功能:以案件為中心(只需點擊一下鼠標即把與案件相關的所有信息集歸集)、律所工作管理(強大的功能搜索、版本管理、電子郵件管理)、財務管理(關鍵時間截點、管理中心、工作日志記錄、日期提醒)
法律服務網絡綜合信息管理系統IMSPRO
上海律谷信息科技有限公司
綜合管理
功能:業務運營系統包括立案流程管理、蓋章文書管理、案件歷程管理、工作日志管理、結案歸檔管理。人力資源管理系統提供人事管理統計分析報表。業績T臺,財務管理系統包括合同管理、應收款管理、收款管理、發票管理、合伙人一站式分賬管理、統計報表。行政運營管理包括辦公室工位管理、名片管理、會議室管理、非業務類用章管理。
特點:運維服務方式(IMS為綜合信息管理系統簡稱)分為被動式服務、主動式服務。
領絡
深圳領絡科技有限公司
綜合管理
律云端功能:網頁七大模塊包括網站首頁、法律服務、服務領域、專業團隊、新聞動態、關于律所、客戶中心
特點:客戶視角的網站設計理念,極簡的設計風格,塑造品牌專業形象;人工智能的強勢助力,提升服務質量的同時篩選出優質客戶;創新營銷方式,電腦端、微信端、APP端多端同步,提高用戶粘性,實現電腦端與微信端的快速傳播;簡單易用,用低成本實現高效用,全方位詮釋律所理念。
云協作功能:聯系人管理、時間管理、案件管理、事項管理、知識管理、檢索工具、消息中心
交互式法律學習社區——領課
律所軟件開發直擊管理痛點
看了這么多介紹,是不是有些眼花?聽聽這些開發者如何說吧。
律新社采訪了其中幾家較有代表性的管理軟件開發者,他們眼中的律所管理痛點是什么?他們的軟件是否可以實現“早用早輕松”?
金助理
律所管理需要打通“人、財、務、事”四位一體
知律科技(深圳)有限公司(原深圳市長鵬計算機軟件有限公司)總經理李志剛告訴律新社,自2002年金助理第一版開發上線,至今已經迭代了近16年。
李志剛認為,律所管理的痛點根據其自身定位、體制和發展階段不同也各不相同。因此,根據律所和團隊本身的體制、管理制度和業務處理模式,金助理將受眾群體區分開來,通過靈活的開關和流程配置,幫助律所和團隊實現不同的管理需求。
他直言不諱地指出,中小型律所管理的痛點在于,很多律所管理者長期將管理置于業務之后,而不是同步或交替提升。“不少管理者每天要做案子、忙案源,不愿把時間花在研究和學習管理上,缺少管理技巧、理論基礎和管理意識,甚至有部分管理者同時也是規則的破壞者,制訂的規則自己都不遵守執行,加劇了律所管理的難度。”對于這種情況,李志剛建議通過三個方面改善:
以規范促管理。對于管理基礎薄弱的所,可以把側重點放在業務規范上,不強調超前的管理,只要求按規范把業務走順,以輕松滿足現有業務為準,用規范帶動管理,積累基礎后再逐步提升。
以服務助管理。改變思維,理解管理即服務,制訂規則和制度都圍繞服務律所、服務團隊、服務律師、服務客戶來進行,將服務精神融入企業文化,以服務之心待人處事,大家自然就容易接受,配合度和自律性也會高,不用管理層過多監督和操心。
以軟件輔管理。通過管理軟件把好的經驗、規則、制度植入和加固,律所根據自身情況選擇合適的制度,讓流程有序、減少出錯、降低流轉和協作成本,另外通過軟件自動識別和提醒風險,降低律所的風控成本。
而大中型律所管理的痛點則在于其目前的數據、知識儲備加工、軟件等IT的支撐力度跟不上律所業務的發展。律所無法根據準確全面的數據做出更精準及時的決策預判和戰略布局,同時也缺少高端的專職管理人來滿足或提升律所(特別是各地有分支機構的律所)的管理。在這種情況下,目前律所對軟件的使用程度以及對自身業務數據的收集、整理加工和利用程度卻遠遠不夠,無法支持律所向更高層次發展。與律師業務每年18%~30%的增長速度相比,大多律所在信息化的投入太少,重視程度也不夠。
針對大中型律所,李志剛建議將信息化提升到戰略高度,積極擁抱更為靈活、更具擴展性、更為可靠和安全的云計算,借助第三方成熟的系統和工具快速實現律所管理的電子化和數據化,發揮系統化和規模化的優勢,實現跨區域、跨專業、跨機構、跨行業的連接,共建新型法律服務生態。
李志剛向律新社介紹稱,金助理在律所的規范化管理上做了深入研發,涵蓋律所運營包括利益沖突審查、收案登記/審批、出函蓋章、發票開具、結案歸檔、收款入賬、分賬核算、合同變更/解約/作廢、發票退票/沖紅、退款、統計決策等環節,強大的系統配置能夠適應不同律所及不同管理程度的規范化管理。
除此之外,考慮到律所管理涉及的內容多而雜,如果不能將“人、財、務、事”打通,就會形成數據孤島,無法進行全局分析。所以金助理在每一個工作環節都能將律所的人、財務、業務和事務工作連接起來,每個業務的過程和狀態發生變化,都能同步在人和財務等上面得到體現,保證數據在各區塊的一致性,最終幫助管理層形成準確全面的決策報告。
針對大中型律所,金助理除了解決單個律所的規范化管理和決策分析,還支持總分所之間的管理聯動與跨所協作、業務統計與對比分析等,開分所面臨的管理瓶頸迎刃而解,規模化擴張的效果也得以保證。
李志剛表示,未來,隨著科技和人工智能的發展、組織的進化和創新、跨學科跨界人才的增多,以及品牌和文化對律所重要性日益凸顯,律所管理將會更大步地朝著職業化、數據化、智能化、品牌化等方向發展。
法蟬
管理不是律師真正的需求
法蟬對自身的定位并不是通用型的管理工具,而是生產工具。(法蟬CEO張智鑫:改變,耐心一點 | 律新社專訪
在法蟬CEO張智鑫看來,生產工具需要包含的是律師辦案過程中的生產資料,即律師通過辦案經驗沉淀的大量知識和內容,而這本質上也是律師行業內知識管理的核心痛點,圍繞這一點去探索的過程中,張智鑫將法蟬定義成“更好用的智能辦案平臺”,做出了一款只為辦案律師研發的律所管理產品。
法蟬將二十余個專業領域的律師在辦案過程中積累的大量知識和經驗進行階段性拆解,并把文書模版全部嵌套在系統中,知識管理與協作形成結合。此外,引入人工智能進行數據類比,實現類案分析。
張智鑫認為,根據角色分工的不同,律所管理的痛點也不盡相同——對律師來說辦案管理是核心痛點,因此要在檢索、寫作、文書及案例分析上實現智能化突破;而律所管理者的需求在于績效管理和數據分析,因此需要把律師的行為數據、辦案數據與績效管理打通,減輕管理者在利益分配上消耗的大量管理成本。
2017年,律所管理呈現規模化和精細化的發展趨勢,二者都是降低成本、提高效率和市場占有率的必然趨勢,而2018年以后,二者還可能形成融合,在精細化里形成規模,在規模化里更強調精細。“管理是工具,而不是律師真正的需求,智能化平臺的輔助將擴大營收能力,形成律所競爭力,更好地降本增效,智能化將是2018年很重要的關鍵詞。”
領絡
律師行業終于有了工具意識
領絡科技的崛起和發展十分迅速,他們眼中的律所管理,專業化是核心,流程化是手腳,品牌化是容貌。這支平均年齡不超過30歲的年輕團隊在2017年里充滿了活力,將律所管理進行到底。
領絡科技CEO侯松濤在接受律新社采訪時表示,律所管理有四個極為明顯的痛點:一是優秀人才匱乏,二是專業特色不足,三是品牌推廣欠缺,四是價值理念孤立。
針對這四大痛點,領絡開發了三種產品:云協作(無邊界協同辦公系統)、律云端(品牌及客戶拓展系統)、領課(交互式法律學習社區),三者分別滿足法律人對市場拓展、團隊協作辦公以及專業知識的學習的需求。
云協作適用于律師及法務團隊或個人;律云端更加適合律所或團隊整體適用,才能最大限度地實現效果;領課適用于想精深于某一專業方向的法律人、剛踏上社會的法律人以及在校法學生。
“當前,合伙制律所仍占主導,律師與律所大多為掛靠關系,信任感不足導致專業力量更加弱化。”侯松濤說道,“因此公司化的律所運營更受推崇,運用信息技術實現流程辦案及跨區域、跨團隊協同,律師能夠在高效協同中明確分工,各司其職,形成知識成果并實現對外推廣。”
律新社了解到,云協作能夠將案例和法律法規的自動檢索結果添加到在辦的案件資料中,還能夠通過標準化流程確定協同的工作標準,讓更多的專業人士共同參與,實現跨團隊、跨專業、跨行業、跨區域協同,讓作業過程的專業化程度更高,也讓成員在工作中完成學習。
將律所制度無感化融入流程工作的同時,該系統還會梳理出專業的知識文庫,實現知識復用,讓知識和經驗在工作過程中完成傳遞。這個平臺不僅對律師團隊開放,還可以對客戶以及同行開放,用事實強化專業形象,用成果塑造品牌價值。
大部分律師或律所都會意識到,如何做營銷推廣是亟待解決的問題,并且也試圖努力尋找解決方法,但是大多發力不準,難以把握客戶的需求。
侯松濤介紹道,律云端在設計之初為了解客戶需求做了許多調查,不僅單純從律師的主觀臆想出發,更多的依據了大眾和網民的特點,在給客戶留有美好深刻的品牌及專業印象的基礎上,多端接口、平臺連通,并接入了法狗狗的智能問答機器人,實現及時便利的在線法律咨詢。
把握學習能力同樣是律所管理的重要環節。“現代律所對人才理解有許多誤區,高學歷不代表高能力,高顏值不代表高價值,但很多律所管理人員會混同二者。”侯松濤認為,適合律所的人才需要時間的了解,也需要空間的磨合,因此要進行“體”外培訓,讓律所與律師之間有所了解,最大程度減損。
領課打造了一個交互式學習交流社區,把學員的學習內容、學習情況、學習質量等通過學分制展現出來,再根據學分排行榜對優秀學員進行篩選,同時結合律所開放日等活動,讓學員與律所之間形成良好的溝通與交流,為學員創造求職機會,也幫助律所吸引和錄用專業人才。
談到價值觀念,侯松濤顯得語重心長,在他看來,價值理念孤立其實是行業現狀,很多律師在不情不愿下就成為了“萬金油”律師。
“敢為天下先的律師、律所是少有的,因為走這條路是艱難的。2017年律所管理已經出現了使用智能化科技的趨勢,我們的律師行業終于有了工具意識,這同樣也值得深思——我們還是停留在工具層面。”侯松濤說道,“律所間的協同、合作、互通、共建才是應對科技帶來的挑戰、走向2018年及更遙遠未來所應有的態度和趨勢。”
自主研發:量體裁衣更合身
除了普遍適用于中小型律所的管理軟件,律新社觀察到,還有很多中大型律所正在追求開發屬于自身的應用工具,因地制宜地提升效率、盡顯特色。
元甲
專業性很強正是律所管理的痛點
在一般的辦案過程中,尤其是取證、制作案卷等環節,憑借律師個人判斷和取舍,難免有瑕疵或遺漏,事后也較難發現,有的問題甚至到審理階段才被發現。
北京市元甲律師事務所于2015年創辦了“元甲辦案系統”,如今,元甲內部辦案人員及加盟律所的辦案團隊都能跟隨系統的辦案流程,查看證據清單和案件信息,實時進行案件的移動查詢、在線錄入、更新資料等,推動案情的進展和辦理,直至實現結案。此外,該系統還能同時協同幾十位市場、理賠、跟案律師、出庭律師,使案件辦理更加專業化、透明化、高效化。
據了解,該系統針對的受眾目前主要為交通事故案件的受害人,未來還將計劃擴展到人損、工傷等多種類型案件的受害人。(只為受害人代言!還有誰?還有誰!
元甲辦案系統負責人柏勇認為,任何行業都會面對同樣的問題——從專業化到通用化之間必然要經過市場化,而產品就是將市場、當事人訴求和所期待的服務進行匹配,再用競爭的方式來實現。
“律所管理長期存在的痛點是,因為律師的專業性很強,如何實現協同、變管理為輔助才成為了一個更困難的問題。”柏勇坦言道,“實際上,包括律所管理在內的任何管理,最核心的都是人和事,所形成的都是制度和流程。在此過程中,已能初步建立起可復制的產品模式,而律所產品,應當就是在專業化和服務化之間實現平衡,最終滿足市場的訴求。”
柏勇表示,隨著互聯網技術、大數據和LBS等技術的應用,律所使用科技產品和技術的門檻將大幅降低,專業化和企業化的律所也已經越來越多地得到市場認可。“從2017年的律所管理軟件的陸續應用,我們能明顯感受到一、二線城市的律所在專業、協同和市場競爭力開始占據主動優勢,律師行業的新變革實際上早已經開始了。”
瀛和
從購買工具到定制開發
不同律所之間的協同管理是一個更大的管理難題。
北京瀛和律師事務所主任孫在辰告訴律新社,2017年瀛和律師機構初步實現了100家律師事務所的“小目標”。與此同時,瀛和的管理模式也在不斷躍進。
瀛和本身是一家以互聯網模式運行的律師事務所,在互聯網思維下,瀛和不僅從產品工具的購買過渡到軟件的定制開發,還搭建起生態平臺,將機構中的律所都蔭蔽在內。
孫在辰認為,當前律所發展面臨著“沒活干”和“有活干不了”兩大難題,也就是案源導入和專業化問題。“這給管理帶來了諸多挑戰,人力、財力、物力的投入困難是傳統律所很難解決的,需要整合資源和借助外力。”在這樣的考慮和預判下,瀛和自身的管理軟件應運而生。
贏在線平臺通過線上律所、呼叫中心、移動終端等服務平臺,提供在線法律咨詢、訴訟委托、找律師等全方位的法律服務,為企業提供菜單式、單選式、組合式、套餐式等服務,實現了外界大量資源導入和數據智能分發,幫助客戶快速匹配律師,同時為律師提供更多業務,并幫助律師篩選客戶。
在產品總監蔣惠看來,目前現在全國公司化管理的律所非常少,但公司化勢必會成為律所管理的先驅優勢,瀛和正是將品牌、信息、學院、運營、業務、資源等相關支撐提升為律所管理體系的六大中心,才真正實現了有效、有價值的管理。
瀛和的每一步都離不開信息化的助力,不管是資源注入和分配、人工智能跟進案件,還是大數據分析、法律數據庫應用等等,都在瀛和的平臺上有所體現。最初瀛和只做了協同辦公自動化,之后逐漸擴展到門戶支撐、品牌一體化的建設,最終O2O模式的也落地實現,將瀛和內部律師和律所聯結起來,線下服務優勢轉化為對外服務的生產力,對未來法律行業創新創造了非常大的價值。“現在的系統是對瀛和人開放使用的,也有一些對外互動,但資源共享是行業的大趨勢,未來我們走上開放道路也是必然的。” 蔣惠充滿信心地說道。
律所使用感受:樂于嘗試
一些律師事務所已經紛紛尋求各類智能化系統協助管理,效果感受如何?
浙江仁諧律師事務所自2017年5月22日開始投入使用iCourt的Alpha律所管理系統,主任劉濤向律新社表示,這個軟件整合了律師常用工具,能夠一鍵式完成如大數據檢索、司法觀點采集、案例收藏等,然后形成文字并導出為PDF稿件,甚至轉化成思維導圖,已經是律所不可或缺的小伙伴。“可視化的東西能夠直接展示給我們的當事人看,客戶體驗非常棒!”
泰和泰(上海)律師事務所2016年底引進了IMS管理軟件,執行合伙人王振華指出,這款軟件用了一年左右,效果還不錯,但是律師們覺得還有值得改進的地方。“可能每家律師事務所的具體情況不同,所以需求也不同。”王振華說道,“因此泰和泰目前在自主研發律所管理產品,根據具體需求量身定做。”
上海隆天律師事務所目前沒有采購專門的商業化律所管理軟件,而是使用自身開發的主要用于專利申請案件的管理系統,但副主任臧云霄向律新社表示,當律所達到一定規模,如果要實現有效管理,采用一款好的軟件是必要的。“如果價格合理又好用,我覺得中小型律所應該會考慮引進。”
綜上所述,律新社注意到,雖然還沒有一款“包治百病”的律所管理軟件,但百花齊放的態勢不僅使得律所管理不斷科技化、創新化,更好地匹配和適應律所發展,同時也培養了律師行業的科技管理習慣,讓整個行業達成效率共識,這個價值可能對整個法律服務行業的發展和提速都具有更深遠的意義。
哪款律所管理軟件可能贏得你的心呢?
每一個公益行動的背后都可能有一段感人至深的故事。
由律新社與上海交大凱原法學院共同主辦的“2017法律服務產業十大感動公益故事”評選已經開始征集啦!
如果你一直踐行公益精神,持續投身公益行動并且在2017年有所推進,留下一段感人的公益故事,都可以書寫下來,參與本次評選。
報名參評不收取任何費用,截止日期為 2 月 28 日。
公益常在,感動你我!快來說出你的公益故事吧!(歡迎推薦和爆料你身邊的好人)
關于律新社
律新社是全國首家法律服務行業垂直媒體,由資深法律媒體人創辦,是法律服務行業影響力最大的法律新媒體之一,持續關注中國法律服務行業發展,致力于推動法律服務行業資訊及品牌建設。
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