會議紀要是根據會議記錄、會議情況以及各種會議資料，進行綜合整理，形成的一種具有紀實性、指導性的公文，是貫徹落實會議精神、指導工作、解決問題、交流經驗的重要工具。
會議紀要適用于記載會議主要情況和議定事項，是法定公文之一，也是黨政機關、團體、企事業單位常用的公文文種。
會議紀要與會議記錄都與會議有關，但會議紀要是在會議記錄的基礎上，經過綜合提煉形成的，兩者有著很大的區別。
一是性質不同。會議記錄是會議的原始材料，是會議召開情況的真實記錄，不是正式公文，一般不公開，不需要傳達或傳閱，只能作為內部資料存檔和備查，可以作為研究問題和檢查總結的依據。會議紀要是正式的公文，需要在一定范圍內傳達或傳閱，并要求貫徹執行。
二是寫法不同。會議記錄只要求按照會議的內容原原本本地記錄，真實反映原文原意，越詳細越好，是一種客觀紀實性材料。會議紀要形成于會議之后，是在會議記錄的基礎上加工整理而成的，不需要把所有的會議內容寫進去，而要集中反映會議的精神實質和主要內容，具有政策性、選擇性、提要性和概括性。
三是功效不同。會議記錄作為資料和憑證保存，不向上級報送，也不向下級分發，不具備指導工作的作用。會議紀要作為正式公文，可以報送，也可以分發，對工作具有指導作用。
會議紀要具有高度凝練、條理性強、概括性強等特點。具體地說主要體現在以下幾個方面：
一是內容紀實。會議紀要如實地反映會議內容，客觀真實地反映會議情況，不能脫離會議實際，不能加工改造，不能虛構創作。
二是高度凝練。會議紀要根據會議實際情況，圍繞會議主旨及主要成果進行整理、提煉和概括，重點放在會議的成果上，而無須關注會議的過程。
三是行文條理。針對會議內容、會議材料以及議定的事項進行分層次、分類別的概括和歸納，做到條理分明、眉目清晰、邏輯清楚。
四是表達特殊。會議紀要反映與會人員集體的意志和意向，一般采用第三人稱寫法，常以“會議”作為表述主體。多使用“會議認為”“會議指出”“會議決定”“會議要求”“會議號召”等習慣用語。
會議紀要根據所起作用的不同，一般可以分為四類。
第一類，辦公會議紀要。主要用于記載、反映和傳達領導辦公會議做出的重要決策、決定和決議事項。如市（縣）長辦公會議、總經理辦公會議等。會議涉及有關部門的工作，可將會議紀要發給他們，并要求其執行。
第二類，工作會議紀要。主要用于傳達重要的工作會議的主要精神和議定事項，有較強的政策性和指示性。
第三類，協調會議紀要。用于記載協調性會議、雙邊或多邊會議有關內容及其所取得的共識、議定的事項等情況，對與會各方有一定的約束力。常用于工作協調會議或者部門聯席會議等。
第四類，研討會議紀要。主要記載和反映各種專業會議、學術性會議、討論性會議、總結交流性會議、經驗分享性會議的研討和研究情況。多用于職能部門或學術研究機構召開的專業會議、學術研討會議。這類會議紀要的寫作要求全面客觀，除反映主流意見外，如有不同意見，也應整理進去。
會議紀要由標題和正文組成。
1.標題。標題有三種形式。
第一種，“會議名稱＋紀要”，如《周工作例會會議紀要》，這類標題最為常見。
第二種，“發文機關名稱＋議題＋紀要”，如《XX公司安全生產工作會議紀要》。
第三種，“正標題＋副標題”，正標題提出問題或反映會議主旨，副標題標示召開會議的機關、會議名稱和文種，如《生產經營成效顯著——XX公司2022年生產經營工作會議紀要》，這種標題常見于報刊發表的會議紀要。
2.正文。會議紀要的正文一般由前言、主體和結尾三個部分組成。
前言主要交代會議的概況，包括會議時間、地點、主持人、發言人、會議的目的和任務、主要議題等。
主體部分是紀要的核心內容，決定著紀要的質量。主體部分按照邏輯關系可以分成三個部分。第一部分是會議精神，由“會議認為”等導語開頭，主要敘述工作的總體情況、重要意義和主要原則等。
第二部分是會議成果，由“會議明確”“會議決定”等導語開頭，主要寫會議的決策和部署，包括如何解決問題，如何開展工作等。
第三部分是會議要求，由“會議要求”“會議強調”等導語開頭，主要寫具體工作安排和各部門需要承擔的具體工作任務等。
這三部分內容要分層次整理敘述，做到邏輯清楚、條理清晰、層次分明，不張冠李戴。
結尾部分要標注出席人員、列席人員、缺席人員信息和文件公開屬性等。結尾不需要標注發文機關，一般也沒有附件。這與其他公文略有不同。
