會議紀(jì)要作為一種法定公文，可以多向行文?？梢允巧闲形?，向上級機(jī)關(guān)匯報會議情況，得到上級機(jī)關(guān)對工作的指導(dǎo)；可以是平行文，向同級機(jī)關(guān)通報會議情況，得到同級機(jī)關(guān)的支持和配合；可以是下行文，向下級機(jī)關(guān)傳達(dá)會議精神，統(tǒng)一思想認(rèn)識，嚴(yán)格貫徹落實。
撰寫會議紀(jì)要，是公文寫作的基本功，想要寫出高質(zhì)量的會議紀(jì)要，必須掌握一些寫作方法和技巧。
根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和議題不同，會議紀(jì)要一般有以下三種寫作方法。
一是總體概述法。把會議的總體情況和進(jìn)展過程、討論和研究的主要問題、與會人員的發(fā)言和認(rèn)識、會議議定的有關(guān)事項、解決問題的措施、辦法和要求等，用概括敘述的方法進(jìn)行整體闡述和說明。
該寫法適用于小型會議，會議討論的問題相對比較單一集中，與會人員的意見比較統(tǒng)一，會議要求也容易貫徹和落實，會議紀(jì)要篇幅相對比較短小。
二是分項敘述法。對于大中型會議或議題較多的會議，一般采取分項敘述的方法，即把會議內(nèi)容分為幾個大的問題，加上標(biāo)號和小標(biāo)題，分項來寫。
該寫法側(cè)重于闡述和分析，內(nèi)容較為全面，問題分析比較細(xì)，對會議召開的目的、意義、問題的現(xiàn)狀分析得比較透徹，對工作目標(biāo)、工作任務(wù)、政策措施等闡述得更加到位。對于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議，一般采用這種寫法。
三是發(fā)言提要法。把每個參會人員具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點，體現(xiàn)出精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序，或者不同的會議內(nèi)容，分別進(jìn)行闡述和說明。
該寫法能夠如實地反映與會人員的發(fā)言和意見。對于那些根據(jù)有關(guān)規(guī)定要求，需要了解與會人員不同意見的會議，多采用這種寫法。
一是“快”。會議紀(jì)要講究時效性，會議結(jié)束后需要馬上落實，會議紀(jì)要就是落實會議精神的主要依據(jù)，如果發(fā)布太晚就會失去其價值和意義。
所以，會議紀(jì)要必要在會議結(jié)束后盡快完成，其審批流程也必須迅速及時。通常情況下，重要緊急會議當(dāng)天印發(fā)或隔天印發(fā)，一般會議三天左右印發(fā)紀(jì)要。
二是“全”。會議紀(jì)要內(nèi)容要全面、完整，不能丟項、落項，也不能多項。對于一些臨時加入的會議議題，部署的一些工作任務(wù)，也要完整地寫入紀(jì)要中。
為了便于撰寫和查閱，可以按照一事一標(biāo)題或一事一段的格式去撰寫，根據(jù)議題的重要程度和類別進(jìn)行排列。會議未討論通過的議題不要寫入會議紀(jì)要中。
三是“準(zhǔn)”。會議紀(jì)要一定要準(zhǔn)確。內(nèi)容要準(zhǔn)，會議議定的重要事項，比如經(jīng)費、時限、責(zé)任人等一定要準(zhǔn)確地記錄下來，不能有絲毫出入。用語用準(zhǔn)，對參會人員所說的專業(yè)術(shù)語、專有名詞一定要表達(dá)準(zhǔn)確，對于一些不規(guī)范簡稱或俗稱，要注意核實訂正。
四是“實”。會議紀(jì)要語言要清晰、簡練、準(zhǔn)確、平實，不能摻雜任何個人的感情和看法。討論決定的事項，只寫最終的結(jié)果，不必寫討論過程；傳達(dá)的會議精神、上級文件或領(lǐng)導(dǎo)指示，要抓住重點，避免空話和套話；只寫會議提出的要求和部署的任務(wù)，能從其他文件、資料中查到的內(nèi)容一般不寫。
五是“借”。有些會議信息量大，需要占有的資料很多，必須把與會議相關(guān)的材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、錄音錄像等資料收集齊全，并進(jìn)行認(rèn)真篩選、總結(jié)提煉、消化吸收、合理排列組合，把這些有用的資料借用到會議紀(jì)要的內(nèi)容中。在使用資料時一定要敢借、會借。
六是“改”。借用的資料一定要經(jīng)過加工處理，對于領(lǐng)導(dǎo)脫稿部署的工作、提出的要求，如果過于詳細(xì)、層次不清或前后重復(fù)，就需要進(jìn)行修改、加工和完善，然后把這些內(nèi)容寫入會議紀(jì)要中，這樣既能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的真實意圖，又符合會議紀(jì)要準(zhǔn)確、務(wù)實的基本要求。
會議記錄是撰寫會議紀(jì)要的基礎(chǔ)。會議召開期間，一定要認(rèn)真做好會議記錄，詳盡地占有各種材料。
會后要認(rèn)真研究會議精神，抓住會議的主要內(nèi)容，分析會議的重要觀點，對所擁有的材料進(jìn)行正確地取舍，合理地刪減，做到有的放矢，針對性和可操作性強(qiáng)。
寫會議紀(jì)要，一定要注意突出中心，圍繞會議的主題，把會議討論的各項議題和事項真實地反映出來，把做出的決定，制定的措施，真實地呈現(xiàn)出來，吸收正確的意見，忠于會議的實際內(nèi)容，做到條理化、理論化，真正體現(xiàn)與會者的共同意志。
會議紀(jì)要的落款應(yīng)該是全體與會單位，所以一般不寫落款，不加蓋公章。會議紀(jì)要下發(fā)后，與會者便可依照執(zhí)行。
