20/80法則也稱“帕累托定律”,是19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)的。他認(rèn)為,在任何一組東西中,最重要的只占其中小部分,約20%,其余80%盡管是多數(shù),卻是次要的,因此被稱為“20/80法則”。流傳最廣的一句說法是“80%的收入來源于20%的客戶”。
生活和工作中普遍存在著20/80法則。
80%的銷售來自20%的銷售人員。
80%的時(shí)間用在了20%的日常事情上。
80%的事情在20%的高效率的時(shí)間內(nèi)被完成。
80%的效率提升可以來自20%的環(huán)節(jié)改進(jìn)。、
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20/80法則時(shí)刻影響著我們的生活和工作,是我們生活和工作的重要杠桿,能夠給我們帶來重大的變化。比如,在學(xué)習(xí)和工作中,我們?nèi)绻軌蛱幚淼卯?dāng),就可以通過一個(gè)小的誘因、投入和努力收獲到大的結(jié)果或回報(bào)。集中精力抓主要問題和關(guān)鍵環(huán)節(jié),我們就可以更合理地分配時(shí)間和注意力,把那些對我們的工作和生活有很大影響的事情做好,而不是把寶貴的時(shí)間和精力浪費(fèi)在瑣碎的事情上。
傳統(tǒng)的時(shí)間管理法則只是機(jī)械地將事情分為緊急的、重要的、不重要的類。但是,卻沒有幫你區(qū)分出哪些事情能給你帶來高額回報(bào),哪些根本沒有價(jià)值。于是,在你辛辛苦苦、按部就班地完成所有事情的同時(shí),你也在浪費(fèi)你的寶貴時(shí)間。
下面是威廉·穆爾替格利登公司推銷油漆采用的方法。穆爾起初每月只能賺160美元。有一天他坐下來分析他售貨的記錄,發(fā)現(xiàn)80%的生意是跟20%的顧客做的,并且和這20%的顧客做生意所花費(fèi)的時(shí)間和他同全部顧客做生意花的時(shí)間相等。
因此穆爾就把他最沒有希望做得成生意的36個(gè)顧客轉(zhuǎn)讓給別的推銷員,他就可能集中精神對待他最好的顧客了。不久他每月賺1000美元,繼而成為美國西岸最好的推銷員。他從沒有放棄這條原則,最后他成為凱利·穆爾油漆公司的董事長。
80%的收獲來自20%的時(shí)間,80%的時(shí)間創(chuàng)造了20%的成果,如果這是真的,我想很多人都會感到驚慌和沮喪了。他們不能相信在自己80%的工作時(shí)間所做的事情僅僅帶來少得可憐的20%的工作成績。他們急于從自己的工作時(shí)間表里找出那最有價(jià)值的20%的時(shí)間,并努力將它擴(kuò)大到40%,50%甚至更大的份額。要怎么達(dá)成這樣的目標(biāo)呢?你首先要做的就是重新審視自己的工作時(shí)間表。
工作時(shí)間表上記錄的密密麻麻的事情中到底有多少是有價(jià)值的呢?對于你付出的時(shí)間它們給予回報(bào)了嗎?你知道哪些事情對你很重要,是“高價(jià)值的?哪些是阻礙你發(fā)展和進(jìn)步的,“低價(jià)值”的時(shí)間浪費(fèi)?
如果你在時(shí)間管理方式里加入一點(diǎn)點(diǎn)的經(jīng)濟(jì)觀念的話,你就會發(fā)現(xiàn)僅僅將所有工作羅列出來再一一完成并不是最好的時(shí)間管理方法。如果你想要獲得更大的成績,而不是成為一個(gè)庸庸碌碌的“事忙”,你就需要拋開那些低價(jià)值的活動,將你的時(shí)間花在高價(jià)值的活動上—那些真正能給你的生命帶來成功和喜悅的事情。
當(dāng)你認(rèn)識到哪些事情是騙走你寶貴時(shí)間的低價(jià)值活動,你就要像清除衣櫥里過時(shí)、廉價(jià)的舊衣服那樣,毫不客氣地將它們丟掉。不論在別人眼里它們多重要、多緊急,你都要告訴自己“那是低價(jià)值的時(shí)間浪費(fèi)”。最常見的低價(jià)值時(shí)間浪費(fèi)有以下9種情況:
(1)別人希望你做的事
事例:老板讓你代替他去參加一個(gè)會議,在這個(gè)會議上你既不用發(fā)言,也不會獲得有用的信息,甚至不能結(jié)識一些對你有所幫助的人。
傳統(tǒng)看法:這是老板的信任和器重,你一定不能推辭。
80/20看法:這對你沒有幫助。如果你很空閑去去也無妨,不過等你到了規(guī)定時(shí)間交不出報(bào)告的時(shí)候,老板決不會認(rèn)同你拿這件事作為未完工的理由的。
(2)千篇一律、例行公事的事
事例:復(fù)印開會所需文件,再分發(fā)給所有部門
傳統(tǒng)看法:明天就要開會了,各個(gè)部門必須盡快拿到資料。
80/20看法:也許這是緊急的事,但是你完全沒有必要花費(fèi)整整2小時(shí)復(fù)印幾十份資料,發(fā)封電子郵件讓各部門自己打印去吧。
(3)可以統(tǒng)一處理的事
事例:本月員工的工資收入有些變動,許多人拿著工資單來找會計(jì)要求解釋
傳統(tǒng)看法:會計(jì)有義務(wù)給大家解釋清楚,因?yàn)橹挥兴宄總€(gè)人的稅費(fèi)扣繳情況。
80/20看法:與其占用大量時(shí)間一一接待來咨詢的同事,不如統(tǒng)一發(fā)一個(gè)電子郵件,說明詳細(xì)的扣繳規(guī)則。
(4)枯燥乏味的事
事例:遭遇冗長無聊、東拉西扯的會議。
傳統(tǒng)看法:即使會議內(nèi)容和自己無關(guān)也要聽下去,這樣才顯示出你是關(guān)心公司動態(tài)的。
80/20看法:你還有很多很多真正緊急的事情要做。如果不能悄悄逃會就只能在會議上開開小差,閱讀一些有用的文件了。總之,不要為這個(gè)無聊的會議浪費(fèi)寶貴的時(shí)間。
(5)別人都不感興趣的事
事例:上司希望你負(fù)責(zé)每周為同事提供一些有價(jià)值的資訊公布在布告欄上,3個(gè)月后反應(yīng)平平。
傳統(tǒng)看法:你應(yīng)該堅(jiān)持下去,不管你對這事怎么看,畢竟上司認(rèn)為這樣做有意義。或許你做得還不夠好。
80/20看法:沒有收效的事再繼續(xù)下去毫無意義。向你的上司直言不諱地講明你的觀點(diǎn)。
(6)所花費(fèi)時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出你的預(yù)計(jì),但是還沒有完成的事
事例:談判多次都不能簽約的難纏客戶。
傳統(tǒng)看法:既然你已經(jīng)做了大量的工作,你就應(yīng)該善始善終地做完它,半途而廢太可惜了。
80/20看法:如果花費(fèi)時(shí)間超過預(yù)計(jì)時(shí)間一倍以上,這個(gè)項(xiàng)目的含金量就大打折扣了。你完全有理由放下這根糟糕的雞肋,否則你耗費(fèi)的時(shí)間和收效將更加難以平衡。
(7)下屬的工作沒有品質(zhì)保障
事例:下屬提供的報(bào)告錯(cuò)得一塌糊涂。
傳統(tǒng)看法:幫助下屬修改報(bào)告是你份內(nèi)的事,如果實(shí)在來不及,你甚至需要自己重寫一份,這是你份內(nèi)的工作。
80/20看法:請有經(jīng)驗(yàn)的下屬指導(dǎo)他或者就此換將好了。總之,不值得為這類沒有回報(bào)的事情花費(fèi)你的寶貴時(shí)間。
(8)未經(jīng)篩選的電話
事例:周末上司來了3個(gè)電話,其實(shí)每次交代的事情都不急,完全可以等周一再處理。
傳統(tǒng)看法:既然上司命令馬上辦理,就只能放棄休息了。
80/20看法:使用答錄電話或者手機(jī)來電轉(zhuǎn)接功能。很多工作狂老板會在深夜或假日給下屬打工作電話,而毫無愧意。讓他們見鬼去吧!
哪些事情是真正值得花費(fèi)時(shí)間和精力處理的呢?下面的情況你都想到了嗎?
①提升生命大目標(biāo)的事。
②你一直想做的事。
③付出20%,收益卻占總收益的80%。
④能大大節(jié)約時(shí)間,或者可以使品質(zhì)大大改善的創(chuàng)新。
⑤千載難逢、稍縱即逝的事。
或許你還有其他對你來說真正重要的事情沒有列出來。比如和親人相聚、與情人共度一個(gè)沒有電話干擾的周末、在非常疲倦沮喪的時(shí)候請假上街逛逛。當(dāng)然,你還要充電、進(jìn)修、補(bǔ)習(xí)……總之,你應(yīng)該將時(shí)間用在那些讓你真正感覺快樂、成功和滿足的事情上,而不要讓枯燥、低效的例行公事占據(jù)你時(shí)間的絕大部分。
重新給你的時(shí)間下個(gè)定義吧。你會發(fā)現(xiàn),那些低回報(bào)的事情你做得越少,你的前途就越明朗。
