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如何提高工作效率?成為時間管理大師只需這5步

在這個快速發展的時代,時間就是金錢,甚至比金錢更寶貴。大家越來越追求高效率,人人都想在有限的時間里,盡量產出更多成果,因為工作低效的人,終究會被時代遺棄。

那么,如何才能給提高自己的工作效率呢,以下5點是個人經驗的總結,可供借鑒。

01 給自己定目標

導致效率低下的第一個問題,就是沒有目標,想到什么就做什么。

所以,提高工作效率的第一步,就是定好目標。

其實相信我們很多人也有這個感覺,以結果為導向去做事情,會比漫無目的去做,效率要來得高。這也就是為什么,很多企業已經在慢慢舍棄KPI,采用OKR了。

因此在開始一項工作之前,我們首先要給自己制定目標、做計劃,小到日計劃、周計劃,大到月計劃、季度計劃,甚至是年計劃,定好要達到什么目標、達成這些目標要對應做什么動作,以及完成期限。

不過要注意的是,這個目標不要盲目定,不要一味追求宏大,目標定的過于宏大,超乎實際,很可能做到一半的時候會很氣餒灰心,然后干脆就不做了。

一定要量力而行,可以在自己的能力范圍上增加一點難度,這樣不會偏離實際,又具有挑戰性。

02 將工作拆解成多個小任務

導致效率低下的第一個問題,就是面對繁瑣復雜的工作,無從下手,一拖再拖。

對于這個問題,我們可以將復雜的工作進行分解,變成一個個比較容易完成的小任務,然后同樣也要設置完成期限。

舉一個簡單的例子,我今天要在公眾號上發布一篇文章。這個工作主要由兩個部分組成,分別是:1、寫文章;2、發布文章。

寫文章,又可以分成幾步:(1)找素材;(2)列大綱;(3)完成初稿;(4)修飾潤色,完成終稿;

發布文章,也可以分成幾步:(1)找配圖;(2)在后臺發文;

這樣,一個個小任務就拆解出來了,然后我們再給每個小任務設定完成時間。

當然具體的完成時間根據自己的實際情況而定,如果你寫的文章不是自己的擅長領域,那可能需要多花點時間找素材、以及完成寫作。

避免想要一口氣吃成胖子,采用拆解任務的方法,你會發現,很多看似很難且不可能實現的目標,我們也是可以通過一步步、循序漸進完成的。

03 遠離誘惑,調整狀態,先做5分鐘

導致效率低下的第一個問題,就是擺脫不了外界的干擾,無法靜下心來沉浸于工作中。

雖然我們給自己設置了目標,也拆解了工作,但是我相信一定有很多人和我一樣會遇到這種情況,就是總想著,我先刷一會視頻,10分鐘后就開始工作,結果一刷就是一個下午,什么工作都沒做;或者,就算現在沒有在忙任何事情,僅僅坐著發呆,或者東搞搞西搞搞,就是不想工作。

遇到這兩種情況,一定要用自己成年人堅強的意志,讓自己馬上停下!

第一種情況,我們需要讓自己遠離誘惑,馬上停止刷視頻,把手機放在離自己遠一點的地方,無法伸手可及,這樣你就不會工作著工作著,總想著看手機;

第二種,你需要快速調整狀態,你可以嘗試洗把臉或者洗個澡,這樣人馬上就會變得精神,有利于從剛剛頹廢的狀態中擺脫。

如果還是不想工作,那就逼著自己,無論如何先工作5分鐘,不管效率或效果如何,這5分鐘你只工作,不要做其他事情。一旦你開始了工作,很容易做著做著就進入狀態。

除非你做的這件事情非常難,已經遠遠超出了你的能力范圍,那這里可能要反思下,自己定的目標是不是太大,急于求成,或者是工作拆解不夠細致?

04 番茄工作法

導致效率低下的第四個問題,就是你可能缺少科學的工作方法,只知道爭分奪秒埋頭苦干。

大家應該都有切身體會,當我們長時間工作之后,注意力和精神力會下降,工作效率也會大打折扣。這也就是為什么我們以前上學的時候,上課40分鐘,會有10分鐘的休息時間。

盲目的長時間工作或學習,雖然你一直在做這件事情,但是這并不會帶來更多的產出,反而會隨著時間的延長而降低效率。

這里給大家介紹一下番茄工作法,可以有效提高工作效率。

番茄工作法,一個番茄時間為30分鐘,包括25分鐘的工作時間,和5分鐘的休息時間。

在這25分鐘的工作時間內,你只能專注完成這一個任務,其他任何事情都不允許做。等到這25分結束,就休息5分鐘。在這5分鐘內,不要去想工作的事情,只需閉目養神或者到處走走,放松下。

當你每完成4個番茄的時候,允許自己休息的時間長一點,大概為15-30分鐘。這樣可以避免長時間處于工作狀態,大腦疲勞,效率低下

需要注意的是,使用番茄工作法,一定要結合第一點,需要設置目標;其次,可以采用設置鬧鐘的方式提醒自己,嚴格遵守。

05 記錄問題,一一解決

導致效率低下的第一個問題,就是在工作中遇到了難題,阻礙了進度。

工作中遇到問題時不可避免的,哪怕是在我們擅長的領域,也會時不時有突發狀況遇到這種情況,我們應該怎么辦呢?

首先,找出阻礙你完成目標的問題,記錄下這些問題;然后一一診斷,找到造成問題的根源,然后不惜一切的方法去克服它。

比如說寫文章總是不知道從何下手,擠了很久都擠不出東西,那你需要多閱讀一些素材找靈感,平時也要注意多讀書多積累;

比如在公眾號發文不知道怎么排版,那么你需要去參考那些排版好看的公眾號,看看人家是怎么做的,或者去百度、知乎搜一下相關的解答,然后自己做筆記、實操,驗證結果;

比如想搞副業,但是不知道自己能做什么,那么你需要先了解自己有什么特長可以加以利用,或者從自己的興趣出發,有目的的往這方面培養自己的技能;

……

當你一一揪出這些阻礙你的問題,并且詳細分析,制定出解決方案之后,你會發現,很多看似很難啃的骨頭,也被你一一消化了。

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