一、函的寫作格式
函是公文中惟一的一種平行文種，主要用于相互不隸屬機構之間相互洽淡工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時的公文。在行文方向上，不僅可以在平行機構之間行文，而且可以在不相隸屬的機構之間行文，其中包括上級機構或者下級機構行文。在適用的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機構相互洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機構詢問具體事項，還可以用于上級機構答復下級機構的詢問或請求批準事項，以及上級機構催辦下級機構有關事宜，如要求下級機構函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用于上級機構對某件原發文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。
函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：
（一）首部。主要包括標題、主送機構兩個項目內容。
1、標題。2、主送機構。
（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
（三）結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。
（四）結語。通常應根據函詢、函告、函或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
（五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。
署名機構單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。
撰寫函件應注意的問題
函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機構或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。
其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。
例文：通知事宜函
國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函
國辦函 [199*] 2號
國家計委、經貿辦、農業部、業部、經貿部、紡織部、技術監督局：
為進一步發展我國羊毛生產，搞活羊毛流通，提高羊毛質量，根據國務院領導同志的批示，現就有關問題通知如下：
一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。（略）
二、技術監督局要加強羊毛的質量監督和檢驗工作。（略）
三、要盡快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。（略）
四、為了促進國內養羊業的發展，支持紡織工業生產和擴大出口創匯。（略）
上述有關政策，請有關部門、各地區特別是羊毛生產區認真研究落實，執行中的問題，由國家計委和經貿辦協調，并督促落實。
一九九*年*月*日
二、通知的寫作格式
通知是下行文，要求下級機構辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。
一、標題：制發機構＋事由＋通知。
二、正文：㈠通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。㈡通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。
三、結尾（三種寫法）
㈠意盡言止，不單寫結束語。
㈡在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。
㈢再次明確主題的段落描寫。
例文1：指示性通知
廣州市***關于******的通知
各科室：
××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××。
廣州市******局
二0一七年*月*日
例文2：指示性通知
國務院關于調整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知
國發(199*)*號
各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構:
改革開放以來，我國證券交易市場有了很大發展，證券交易規模不斷擴大，證券交易印花稅也有了較大幅度的增長。為進一步規范證券交易市場，妥善處理中央與地方的合配比例，增強中央宏觀調控能力，國務院決定，自1997年1日1日起，將證券交易印花稅分享比例由現行的中央與地方各50%，調整為中央80%、地方20%。有關地區和部門要從全局出發，繼續做好證券交易印花稅的征收管理工作，進一步促進我國證券市場的健康發展。
中華人民共和國國務院
一九九*年十二月十六日
例文3：會議性通知
關于××××××××××××會議的通知
各科室：
定于×月×日召開××××會。現將有關事宜通知如下：
會議議題××××××××××××××××××××××××××××。
參加人員××××××××××××××××××××××××××××。
會議時間×月×——×日（會期×××，×××××報到。）
會議地點××××××××××××××××××××××××××××。
有關事宜（一）××××××××××××××××××××××××××××。
（二）××××××××××××××××××××××××××××。
（三）×××××××××××。
聯系人：×××，電話：××××××××，傳真：××××××××。
廣州市******局
××××年×月×日
例文4：會議性通知
關于召開全區宣傳部長會議的通知
各市委宣傳部，***黨委宣傳部：
定于9日9-10日召開全區宣傳部長座談會，現將有關事項通知如下：
一、會議議題傳達學習中宣部召開的部分省區市宣傳部長座談會精神；總結交流我區前八個月宣傳思想工作；研究部署下一步工作。
二、參加人員各市委宣傳部長、***黨委宣傳部長。
三、會議時間9日9-10日(會期一天半，9日8日下午報到)。
四、會議地點報到及住宿地點：南寧市七星路廣西宣傳干部培訓中心。會場：區黨委辦公樓三樓會議室。
五、有關事項
（一）請參加會議人員準備約15分鐘的發言。請將發言材料打印50份，在報到時交會務組(打印要求：16開幅面，在左上角用四號楷體注明“全區宣傳部長座談會發言材料”)。
（二）請各市委宣傳部長、***黨委宣傳部長安排好會議期間的各項工作，準時出席會議。在外出差、學習的，加無特殊情況，務請回邕參加會議。
（三）請各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部于9月5日下午下班前將參加會議人員名單報到自治區黨委宣傳部辦公室。
聯系人：×××，電話：××××，傳真：××××××。
中共廣西壯族自治區委員會**部
二○○*年九月四日
二、報告的寫作格式
報告是向上級機構匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機構詢問時用的陳述性公文。
一、標題：制發機構＋事由＋報告；報告前可加“緊急”。
二、正文：
㈠事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。
㈡事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。
三、結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執行”，或“以上報告，請指示”等語。注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。
例文1：建議報告
關于××××××的報告
院領導：
根據×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。
以上意見如無不妥，請批轉各部門執行。
廣州市******局
××××年×月×日
例文2：建議報告
關于開展強化免疫活動消滅脊髓灰質炎的報告
國務院：
脊髓灰質炎(俗稱小兒麻痹)是一種不能有效治療，卻可用疫苗徹底預防的急性傳染病。為實現《九十年代中國兒童發展規劃綱要》規定的一九九五年消滅脊髓灰質炎的目標，國家決定開展強化免疫活動。現將有關情況報告如下：
一、自我國開展計劃免疫工作以來，脊髓灰質炎疫苗接種率提高，發病率顯著下降，取得了可喜的戰績。
二、在冬季，脊髓灰質炎病毒傳播能力最弱。為此，決定從現在起至一九九五年一月期間，每年的十二月五日和一月五日，對全國四歲以下兒童各加服一次疫苗。
以上意見如無不妥，請批轉各地區、各部門執行。
衛生部
一九九三年十月二日
例文3：情況報告
關于××××××的報告
根據××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××針對××××××，提出以下建議：
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。
廣州市******局
××××年×月×日
四、請示的寫作格式
請示是下級機構向上級機構請求指示或批準的呈請性、期復性公文。
一、標題：制發機構名稱＋事由＋請示。
二、正文：
㈠請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。
㈡請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。
三、結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。
注意事項：一文一事；一個主送機構；逐級請示。
例文1：事務性請示
關于在全國開展基本農田保護工作的請示
國務院：
為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神，鞏固和發展劃定基本農田保護區這項工作的成果，擬在全國推廣這一做法。具體意見如下：
一、明確指導思想，加強組織領導。………………
二、根據不同地區確定保護重點。………………
三、建立基本農田的保護制度及地方補償制度。………………
以上意見已商得國家計委、財政部、建設部等部門意見，如無不妥，請批轉各地區、各部門執行。
國家土地管理局
一九九一年一月二日
例文2：辦公會請示格式：主管領導批示
關于××××的請示
******局領導：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
此文是否提交局辦公會討論，請指示。
廣州市******處
×年×月×日
例文3：請求批準請示
關于建立中國工程院有關問題的請示
國務院：
近年來，我國科學家、工程技術專家和有關人士，曾多次提出建立中國工程院問題。 全國政協七屆五次會議和中國科學院第六次學部委員大會期間，不少政協委員、學部委員和工程技術專家，又先后提出提案和建議。黨中央和國務院領導同志十分重視這一建議。曾就建立中國工程院問題，多次作過批示。根據黨中央和國務院領導同志的批示精神，組成了專家研究小組，經過廣泛調查研究，聽取各方面人士和有關產業部門的意見，進行反復醞釀和討論，形成工程院的初步方案。
現就建立中國工程院的有關問題報告如下。
一、關于建立中國工程院的必要性。（略）
二、關于組建中國工程院的一些原則。
（一）關于名稱（略）
（二）關于中國工程院的性質和作用（略）
（三）關于中國工程院成員的稱謂（略）
（四）關于中國工程院與中國科學院（學部）的關系（略）
（五）關于中國工程院院士的標準和條件（略）
（六）關于中國工程院第一批院士的產生及以后的增選制度（略）
（七）關于中國工程院的領導體制及學部設置（略）
三、關于中國工程院的籌建工作及進度安排（略）
以上請示當否，請批示。
附件：中國工程院籌備領導小組名單。
國家科委（蓋章） 中國科學院（蓋章）
一九九三年十一月十二日
例文3：請求指示請示
關于《會計人員職權條例》中“總會計師”既是行政職務又是技術職稱的請示
財政部：
國務院1987年國發 [1987] *號通知頒發的《會計人員職權條例》規定，會計人員技術職稱分為總會計師、會計師、助理會計師、會計員四種；其中“總會計師”既是行政職務，又作為技術職稱。在執行中，工廠總會計師按《條例》規定，負責全廠的財務會計事宜；可是每個工廠，尤其大工廠，授予總會計師職稱的人有四五人，究竟由哪一位負責全廠的財務會計事宜，執行總會計師的職責與權限呢？我們認為宜將行政職務與技術職稱分開。總會計師為行政職務，不再作為技術職稱，比照最近國務院頒發的《工程技術干部技術職稱暫行規定》將《條例》第五章規定的會計人員職稱的“總會計師”改為“高級會計師”。
以上意見是否妥當，請指示。
省財政廳（蓋章）
二O一一年×月×日
例文4：請求批轉性請示
關于中國公民自費出國旅游管理暫行辦法的請示
國務院：
隨著對外改革開放的不斷擴大，人民生活水平不斷提高，近年來，中國公民自費出國旅游不斷增加，為適應改革開放形勢，加強中國公民自費出國旅游的管理，特制定了《中國公民自費出國旅游管暫行辦法》。
附：中國公民自費出國旅游管理暫行辦法
以上暫行辦法如無不妥，請批轉發布執行。
國家旅局（蓋章） 公安部（蓋章）
二O一一年×月×日
五、規定的寫作格式
規定是由機構、社會團體和企業事業單位對某一方面工作或行為做出具體規約的文件。
一、標題：地域＋內容＋文件種類（規定、管理辦法、細則、規則等）。
二、正文：
（一）正文的內容通過“條”的形式表述，按順序依次排列。“條”是法規的基本單位。
（二）“條”的內容較多時可分為“款”，“款”的內容較多時可分為“項”。
（三）根據內容的需要，可以在“條”上設“章”。
