如何又好又快地完成單位
年度工作報告起草工作
一個單位，無論黨政機關還是企事業單位，年度工作報告都是最重要、最大型的綜合性材料。是對單位一年來，方方面面工作的集中總結分析，對來年工作的科學謀劃和宏觀指導。這一性質，決定了其寫作的特殊性、復雜性、艱巨性，并在單位上下有極強的關注度。
筆者已從事大型國有企業文秘工作十年有余，年年參與單位年度工作報告起草工作，甚覺頭痛，有過很多刻骨銘心的教訓，期望通過對自己切身體會的總結，起到拋磚引玉之用。
簡單概括地講，年度工作報告寫作可歸納為啟動、準備、實施、修正、反饋、存檔分析六個階段。
一、啟動階段
啟動是前提，要做到未雨綢繆，突出一個“早”字。結合工作實際，應在當年10月底發出收集各基層單位基礎材料的通知（按年度工作會議在春節前15天左右召開計劃，趕早不趕晚），要充分考慮到充足的時間，是保證基層單位報送高質量基礎材料的前提條件，盡量讓大家早作思想準備和行動準備。通知要制定清晰的工作計劃、標明截稿時間節點、明確具體的工作要求、指出正確的工作方向，甚至可以細化到要求寫清楚哪幾個方面的內容。切忌發通知時，要求籠籠統統，讓人看了不明就里。感覺年年通知一個樣，看與不看沒區別。
二、準備階段
準備是基礎，要做到全副武裝，突出一個“全”字。歸納起來，就是“人財物”的準備。
首先是“人”：所謂“搭臺唱戲”，要唱好起草年度工作報告這出大戲，得先配備起一個強有力的寫作班子。是一個人主筆，N個人配合，還是鐵路警察各管一段的形式，是一個部門負責完成，還是組織整個單位的精兵強將來共同參與，要事先明確責任主體和工作組織形式。寫作班子一定要由單位分管文秘的領導來親自牽頭，才便于統籌協調，號令群雄。如果有單位主要領導親自過問，寫作工作的推動力和協調力將會更加有效。
其次是“財”：這里的財不是指金錢，平時工資是800元還是1000元都已經予以兌現，單位一般不會為此項工作準備專項經費。此處所指的“財”，是比金錢還要寶貴的財富——時間。所有參與項目的人員，要保證在這個時間段盡量不受打擾，心無旁騖地專注于此項工作。在工作啟動之前，把所有其他未完成的工作迅速消化掉，啟動這項工作后，被單位拉差的零散任務，應告知部門或單位負責人，盡量協調其他人完成。一定要記住，年末歲尾的關鍵時期，作為一名專職文秘人員，其他工作干不好，領導不見得會找你麻煩，如果這件工作沒干好，領導遲早會找上門來。
然后是“物”：主要是指寫作的物理空間，物理設備。如果時間緊任務重，可找一個專門的地方，把力量集中起來辦大事?，F在的領導也都很開明，只要是為了工作，不超出原則的事情都可以一路綠燈。可以請求領導找個僻靜的小酒店或者農家樂，把寫作小組成員集中起來工作。實在不行，就在單位找個小會議室，或者夜深人靜的時候把自己鎖在辦公室，有條不紊地開展工作。但不管是在哪個地方，一定要保證網絡正常、通訊暢通、交通便利、食宿有保障，否則工作起來就會心神不寧，紕漏百出，導致效率低下。
三、實施階段
實施是核心，要做到精益求精，突出一個“精”字。實施階段是年度工作報告起草工作的重中之重，可分為前、中、后三期進行把控。
（一）前期：吃透基礎資料，調研把準情況。
一是吃透資料。經過啟動階段后，基層單位（子公司、分公司、單位各部門）的基礎資料應該已準備妥當，并匯集到我們起草人員手中。此時，就要細心地閱讀這些材料，按照自己的需要對材料進行分門別類。對寫得不清楚的、或者應寫未寫的，要通過二次三次的后續溝通，對基礎材料進行完善。
二是調研情況。一個單位無論大小，均是五臟俱全。以筆者所在的國家級開發區為例，就是資金、土地、招商、民生，大小事項均有涉及，開發進入成熟軌道，還會涉及社會事業等工作。僅憑基層單位報送的材料，很難深度掌握全面情況。因此需要對單位各個板塊的分管領導進行訪談，他們將站在整個單位的角度和高度來總結出今年工作的重點、亮點，點出明年的重難點，能夠站在全局，深入細致地思考分析問題。
（二）中期：搭設框架立起萬丈高樓，理清邏輯保證條分縷析。
中期是實施報告起草工作的核心中的核心，關鍵中的關鍵，應尤為重視。
首先舉個例子，人長得是否帥氣，其骨架起著決定性的作用。文章是否大氣磅礴，能否有血有肉，也全靠文章的框架決定。因此，搭設文章框架是正式起草的第一步工作。從一級標題到二級、三級標題，甚至到具體的點，都要事先謀劃好、預設好。
其實是文章的行文要講究邏輯。先說什么、再說什么，要符合事物發展的規律。比如開發區的常規總結就是先說錢，因為有了錢才能辦事。然后就是土地，有了土地才能讓開發項目有實施的物理空間。然后就是基礎設施建設，最后才是項目招商及落地?？偨Y起來就是“資金為征地服務、征地為建設服務、一切都為招商服務”。同時，也要符合領導表述習慣的邏輯。例如在數字統計上，有的領導喜歡總分式，有的喜歡分總式。總之，注重邏輯的目的就是要保證行文條分縷析，前后關照對應，不能前后自相矛盾，甚或是內容之間風馬牛不相及。
（三）后期：注重“四煉”——煉字、煉形、煉情、煉韻味。
1、煉字。文章要字斟句酌，要有“吟安一個字，捻斷數根須”的勤奮。尤其是一級、二級、三級標題，和每段文字起始句，都是作報告和聽報告的人最注目的地方。這就好似我們常常講的“標題黨”，標題好看了，至少第一印象會讓人感覺整個文章眉清目秀。
2、煉形。對句與句之間、段與段之間要注重起承轉合，不能東一錘子、西一榔頭，感覺說了不少，結果卻是不成句、不成段、不成文?；蛘呱舷露沃g聯系得很牽強，讓人看后有云山霧罩之感。
3、煉情。重點是要結合工作的實際情況，把一些能夠調動氣氛、在情感上引起共鳴的內容要寫出來。譬如說到亮點工作的時候，就要對相關的工作單位、部門甚至是個人提出來當場表揚。這種表揚的效果比事后發1000元獎勵都更能提振精氣神，更有鼓勵作用。針對那些為了工作而作出了重大貢獻（如獲得了國家級獎勵、在科研上取得重大突破）甚至犧牲在崗位上的先進人物事跡，更是要用簡短精煉卻又是濃墨重彩的語言好好的畫龍點睛一下。這就好比在戲劇里面展示情感沖突，形成行文高潮。一個能夠讓人聽后有感動的工作報告才是高質量的工作報告，那種四平八穩味同嚼蠟毫無情感的八股式報告應該大膽地扔進歷史故紙堆。
4、煉韻味。每個領導風格不同，思維各異，表達有別。有的嚴謹有序、有的氣勢雄渾、有的方圓有度、有的卻是教條式導師腔。不管是哪種哪種形式，總之要能夠把會議需求和領導風格有效結合起來的東西就是好東西，這種好的東西就是韻味。這種韻味需要富有領導個人風格和特色的語言來傳情達意，這種富有魅力和特色的語言得長期積累，并對其提煉到富含思想、富有理論的高度。
（四）注重“四對應”
在寫作階段，要充分結合工作實際，著重把握好材料的“四對應”。
1、總結部分有“兩對應”：一要注重與年初下達的目標計劃相對應。全年工作是全面完成、超額完成，或者是欠進度完成，要認真分析，作出定性判斷。這種定性會影響到整個行文的套路，甚至會為整個工作報告定調，有時候，在工作報告主標題上都會有所反應。
二要注重與上級單位在各種場合下達的重要工作任務相對應。如市政府或主管部門對招商項目、民生工程關注較多，會在各種工作會、調研會上下達重大的工作任務，這些任務就一定要作好回答工作，完成得好就總結出經驗，完成得不好要找出原因和整改舉措。這種內容也基本決定了一年工作亮點的多少。
2、計劃部分有“兩對應”：一要與單位提前召開的務虛會、董事會、年度工作安排會、年度投資分析會對應。這些會議往往在年度工作會之前召開，目的就是對次年經濟形勢進行全面分析，提前謀劃全年工作，制定大致或者明確的工作目標甚至經濟指標。這些都是單位領導集體尤其是主要領導經過認真思考和充分醞釀后制定的工作思路，應有效地反映到報告中。
二要與上級單位的戰略部署、重大決策相對應。尤其是黨代會、全委會、常委會、各級政府的經濟工作會，或者中央領導和地方主要領導調研過程中召開的會議，要在報告中對其指示精神有所反映，甚至對調研中提到的工作任務在報告中進行明確。這些工作有可能就是下一年工作的重點、難點和亮點。
四、修正階段
修正是保障，要做到快馬加鞭，突出一個“快”字。完成送審稿是年度工作報告寫作的一個決定性階段，形成送審稿最后階段的工作有較強的技巧性。不能只停留在寫作班子成員細致審改的層面，要將寫作稿子的責任進行細分，讓單位每個分管領導以及每個基層單位和部門都來分擔相應責任。將全稿分發到單位分管領導、單位各部門負責人、基層單位主要負責人手中，要求所涉人員對材料的數據、有關對工作定性的說法等關鍵點進行細致審定，簽字認可以示負責，限定時間將修改內容反饋到寫作小組。
寫作人員綜合各方修改意見，完成修訂成稿后，立即交負責牽頭年度工作報告寫作的分管領導、主要領導（或者負責作報告的領導）審閱，并根據修改意見及時修訂，立即再度送審確認后形成終稿。
五、反饋階段
反饋是重點，要做到不厭其煩，突出一個“勤”字。這里所指的重點有兩層含義，一是重要的點，二是需要引起重視的點。很大程度上，是強調此項工作應高度重視。因為作為一個長年累月寫材料的人，很難天天熱情洋溢地對待這項工作，也大都會在長年累月中將激情消耗殆盡，最后只是因對責任的信守不得已而為之。大都是將材料交到領導手里，領導在工作會上將報告念出來，就高呼萬歲，心里感慨總算熬過一劫，少有人還有心思去繼續對材料進行反復揣摩。然而，實際工作中，這道工序卻至關重要。因為他關系到這個材料是否能夠從“完成向完善再向完美”實現蛻變。
反饋階段就是結合在工作會上和會后，領導和其他參會人員或多或少會對報告提出意見和看法，有的領導在作報告過程中思維活躍，適時補充內容，常常妙語連珠，時有靈光閃現，提出很多有思想、有見地的觀點和內容，如何有效地吸取這些意見和觀點，對材料進行深度的完善，是相當值得去做的一件事情。
六、存檔分析階段
分析是支撐，要做到如琢如磨，突出一個“細”字。這個階段對當次工作任務的完成沒有實際意義，但對下一次類似工作的完成卻意義重大。全面完善后已趨完美的稿子如果存檔后就不再打開，將毫無意義。應時不時拿出來與其他經典的稿子作對比、分析，找出每一稿的優缺點，對寫作技巧作必要的反省，把技藝層面的東西作深度的概括、提煉，上升到一定程度的理論高度，更好地指導后續寫作工作，真正達到事半功倍的效果。
總之，年度工作報告起草是專職文秘人員必須面對的一件耗時耗力、勞心費神的工作，要豪情滿懷地面對、沉心靜氣地思考、不厭其煩地推動，方可見到成效。起草前要做好“沙盤推演”，確保每個節點都了然于心，達到“胸中陳兵百萬，遇事處變不驚”的境界。起草后要做好“戰術復盤”，不斷總結教訓，凝結經驗，方能免除“兩句三年得，一吟雙淚流”的窘迫。
