合同管理如何從操作性、事務(wù)性的工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長(zhǎng)遠(yuǎn)問題。僅停留在操作性層面的合同管理，無(wú)法挖掘出合同中所蘊(yùn)含的更多價(jià)值，也無(wú)法為公司的經(jīng)營(yíng)決策提供足夠的支撐。成熟的合同管理應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)合同自身的三種不同特性，明確合同的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、保證其合法以及按照合同提高企業(yè)內(nèi)部的管理效率
作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往的載體，合同本身包含著大量的經(jīng)營(yíng)管理信息、財(cái)務(wù)信息、市場(chǎng)信息，也就是說，對(duì)公司而言至關(guān)重要的市場(chǎng)需求和客戶需求，都在合同中有所體現(xiàn)。如果公司對(duì)合同有整體的管理觀念，把一年或者幾年之內(nèi)的合同放在一起統(tǒng)計(jì)分析，可以為公司的經(jīng)營(yíng)管理以及戰(zhàn)略決策提供非常重要的信息。然而，現(xiàn)在中國(guó)的大多數(shù)企業(yè)在談及合同管理時(shí)，所看到的仍然是一個(gè)個(gè)獨(dú)立的合同，解決的是每個(gè)獨(dú)立合同中可能包含的實(shí)際法律問題，企業(yè)對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)也僅僅關(guān)注簡(jiǎn)單的金額數(shù)據(jù)，鮮有與市場(chǎng)業(yè)務(wù)相關(guān)的細(xì)致分析。
合同管理如何從操作性、事務(wù)性的工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長(zhǎng)遠(yuǎn)問題。僅停留在操作性層面的合同管理，無(wú)法挖掘出合同中所蘊(yùn)含的更多價(jià)值，也無(wú)法為公司的經(jīng)營(yíng)決策提供足夠的支撐。怎樣做才能向戰(zhàn)略性的合同管理轉(zhuǎn)變，值得國(guó)內(nèi)企業(yè)深思。
專業(yè)管理模式 VS. 項(xiàng)目管理模式
戰(zhàn)略性的合同管理是什么樣呢？這決定于合同自身的本質(zhì)。成熟的、戰(zhàn)略性的合同管理是能夠?qū)崿F(xiàn)合同的本質(zhì)的管理。
對(duì)于合同本身性質(zhì)的認(rèn)定，可以從不同層次來(lái)考察。首先是商業(yè)層面，合同要實(shí)現(xiàn)自身的商業(yè)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)性；第二，合同是有一定約束力的法律文件，它同時(shí)具有法律性；第三，企業(yè)將依據(jù)簽訂好的合同組織生產(chǎn)和管理，新的合同內(nèi)容就會(huì)帶來(lái)新的生產(chǎn)內(nèi)容甚至管理模式，因此合同還具有與生俱來(lái)的管理性。
因此，成熟的合同管理應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)合同自身的三種不同特性，明確合同的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、保證其合法以及按照合同提高企業(yè)內(nèi)部的管理效率。這應(yīng)當(dāng)成為合同管理的基本理念。然而，目前國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)的合同管理，仍主要以合同審查為核心，也就是主要以確保合同的法律性為核心，合同的經(jīng)濟(jì)性和管理性則尚未得到足夠重視。
由此理念出發(fā)，現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部的合同管理模式大致可以分為兩種:專業(yè)管理模式和項(xiàng)目管理模式。目前國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)采取的是專業(yè)管理模式，即根據(jù)企業(yè)內(nèi)部職能的分工，由不同部門各自負(fù)責(zé)合同的不同內(nèi)容。例如，合同中涉及商業(yè)的部分由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部分由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，公司法律部門則負(fù)責(zé)審查合同的合法性。從合同的立項(xiàng)到談判、再到起草、審查以及履行，整個(gè)過程非公司的某一個(gè)部門能夠單獨(dú)完成。
另一種模式則是將合同作為一種項(xiàng)目進(jìn)行管理，例如，國(guó)外有些企業(yè)專門設(shè)立了類似合同管理中心的機(jī)構(gòu)，雖然業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、法律部等職能部門仍然要做關(guān)于合同的工作，但是大家要在合同管理中心的統(tǒng)一協(xié)調(diào)之下來(lái)做。合同管理中心統(tǒng)籌協(xié)調(diào)合同的整個(gè)生命周期中可能涉及的所有問題，對(duì)公司的所有合同也能夠進(jìn)行綜合的分析整理，給予公司更多的戰(zhàn)略性信息。
公司法務(wù)人員常常會(huì)抱怨合同管理中法律部門和業(yè)務(wù)部門“打架”的情況，項(xiàng)目管理模式可能會(huì)更好地解決這個(gè)問題。但是，就目前的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)而言，專業(yè)管理模式仍更加契合中國(guó)企業(yè)的管理現(xiàn)狀，綜合項(xiàng)目管理模式的操作難度相對(duì)更大。雖然目前跨部門、跨流程的項(xiàng)目管理模式還不能說是國(guó)內(nèi)企業(yè)合同管理的新發(fā)展方向，這至少是一種新的角度，為解決傳統(tǒng)專業(yè)管理模式中很難解決的一些問題提供新的可能。
標(biāo)準(zhǔn)化和信息化提高合同審查效率
合同審查是目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)合同管理的核心工作，如何提高合同審查的效率也是大多公司法務(wù)人員的工作重點(diǎn)。作為一個(gè)服務(wù)支持部門，企業(yè)法律部的人員數(shù)量一般相對(duì)較少，但合同的數(shù)量和類型卻隨著企業(yè)的發(fā)展不斷增長(zhǎng)，從而導(dǎo)致合同審查的效率和質(zhì)量不高。這幾乎已成為國(guó)內(nèi)大中型企業(yè)正在面臨的“通病”。
標(biāo)準(zhǔn)化和信息化是目前解決合同審查效率不高問題的主要方法。
長(zhǎng)期以來(lái)，合同審查依靠的是公司法務(wù)人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，但個(gè)人經(jīng)驗(yàn)畢竟有限，如果能夠把一個(gè)大型企業(yè)內(nèi)幾十人甚至幾百人的合同審查經(jīng)驗(yàn)積累總結(jié)成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，則會(huì)提高合同審查的效率。標(biāo)準(zhǔn)化還能夠提供一個(gè)客觀評(píng)價(jià)合同審查質(zhì)量的指南，例如，標(biāo)準(zhǔn)化的合同指引會(huì)詳細(xì)列出對(duì)某類合同應(yīng)當(dāng)考慮的問題，公司評(píng)價(jià)法務(wù)人員的合同審查質(zhì)量時(shí)，可以根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的指引來(lái)核對(duì)是否所有問題都被考慮過了。
對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，所有的管理手段都需要通過信息化來(lái)固化，通過技術(shù)的手段加強(qiáng)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)在公司內(nèi)部的流傳。信息化除了要將原先大量的紙質(zhì)資料電子化，從而固化流程、解決工作量大的問題，還應(yīng)能夠?qū)贤邪氖袌?chǎng)信息進(jìn)行深層次的信息統(tǒng)計(jì)分析。總的說來(lái)，企業(yè)可依據(jù)自身發(fā)展階段和綜合管理狀況考慮信息化的程度與階段。
以中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)公司（下稱“中國(guó)移動(dòng)”）為例，公司根據(jù)本企業(yè)狀況制訂了各種合同范本，包括標(biāo)準(zhǔn)文本和參考文本，并在全國(guó)各地分公司推廣。公司還出臺(tái)了合同審查指南，把全集團(tuán)的公司法務(wù)人員這些年來(lái)在合同審查方面遇到的問題集中起來(lái)，經(jīng)過挑選整理后，對(duì)合同審查中可能遇到的問題及使用的方法，給予分門別類的指引。中國(guó)移動(dòng)還在全國(guó)普及了信息化系統(tǒng)。自2009年起中國(guó)移動(dòng)開始制訂全國(guó)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)要求，通過信息化來(lái)提升合同管理效率，根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求改進(jìn)合同管理流程。公司同時(shí)還正在進(jìn)行合同資質(zhì)庫(kù)的建設(shè)，例如合同交易對(duì)象是否具備相關(guān)法律資質(zhì)、之前是否與公司簽過合同、以往的交易信用記錄如何等，以確保合同交易對(duì)象選擇的合法性。
合同文本不是合同風(fēng)險(xiǎn)防范的全部
就合同風(fēng)險(xiǎn)防范而言，通常公司法務(wù)人員以及外聘律師都會(huì)重點(diǎn)關(guān)注合同文本這一環(huán)節(jié)，但這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因?yàn)閷?duì)合同文本的把關(guān)，不能杜絕合同風(fēng)險(xiǎn)的所有來(lái)源。
合同的風(fēng)險(xiǎn)首先來(lái)源于合同本身包含的商業(yè)模式，其能否客觀上達(dá)到實(shí)現(xiàn)合同經(jīng)濟(jì)性的要求。如果合同本身包含的商業(yè)模式就不能賺錢，那么合同就可能侵犯雙方的利益，合同的履行也隨之會(huì)產(chǎn)生問題。合同風(fēng)險(xiǎn)的另一個(gè)比較大的來(lái)源是交易對(duì)象的選擇。可以說，選擇一個(gè)誠(chéng)信的、有合同履行能力的、有信譽(yù)的交易對(duì)象，比合同條款的約束要更加保險(xiǎn)。更何況，合同文本中的約束性條款也只是對(duì)未來(lái)的一種預(yù)測(cè)，并根據(jù)預(yù)測(cè)事先把可能出現(xiàn)的問題明確在合同中，但誰(shuí)也無(wú)法預(yù)測(cè)到未來(lái)所有的東西，因此任何一個(gè)合同文本都是不完美的。
合同文本對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)防范的作用體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是通過合同文本本身的簽署，交易雙方以明確的合同條款來(lái)表達(dá)雙方認(rèn)可的商業(yè)模式，就雙方今后可能采取的行動(dòng)達(dá)成一致；另一方面是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)對(duì)將來(lái)可能出現(xiàn)的問題做出預(yù)測(cè)后，合同文本能夠明確雙方就解決這些問題而達(dá)成的和議。一個(gè)好的合同文本，能夠適當(dāng)彌補(bǔ)商業(yè)模式和交易對(duì)象選擇所帶來(lái)的合同風(fēng)險(xiǎn)。
不過，合同風(fēng)險(xiǎn)還來(lái)自于時(shí)空環(huán)境變化等其他因素。因?yàn)槿魏谓灰渍吆炇鸷贤际且罁?jù)當(dāng)下的條件考慮的，合同的履行過程卻可能持續(xù)一定的時(shí)間，這期間很可能發(fā)生某些重大的實(shí)質(zhì)性變化并且影響了原先商業(yè)模式設(shè)定的合理性，那么交易雙方就需要再重新來(lái)討論這個(gè)合同。
因此，合同也具有生命周期，合同需要隨著生命周期中外部條件的變化而重新編改，僅僅關(guān)注合同文本這一個(gè)環(huán)節(jié)，顯然是不夠的。從立項(xiàng)、談判到簽約、履行，合同生命周期中的不同階段的風(fēng)險(xiǎn)防范都應(yīng)被囊括在合同管理的工作內(nèi)容之中。對(duì)于一些自身沒有設(shè)立法律部門的公司而言，外聘律師僅能幫助公司審查合同文本這個(gè)單一的文件，而無(wú)法協(xié)助公司管理合同的整個(gè)生命周期。
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