向內(nèi)認知 向外行走
每天為自己賦能一點點
很多人感慨，大把的時間浪費在無效低效的會議上，事實上，開會本事并無錯，錯在開會的方式上。
會議不應該被視為一個耽誤時間的事，而是驅動項目進展的重要環(huán)節(jié)，目的是確保團隊間的信息對稱，以及高效解決問題。當然前提是每次會議都明確目標、控制時長、有結論。
下面是高效開會必備的十五條清單，希望對你有幫助。
1、明確會議類型。決策型會議：項目評審會、解決問題等，以解決問題、達成決策為主，會中必須形成明確的決定或方案。討論型會議：例會、頭腦風暴、項目溝通會等，以討論問題，共享信息為主，必須達成認知同步或形成下一步。
2、問題不要等待，果斷開會，和果斷不開會。不要所有的決策等到會議時才進行，快速推進，能5-10分鐘的小溝通解決的，不要開大會；能2-3個人決策的，不要所有人。有時非正式的會議溝通更高效，好比，午餐時的溝通、茶水間的溝通。
3、最重要的問題：會議的目標是什么。凡開會，必須事出有因，明確要解決什么問題。會后可對比看，是否解決了這個問題。
4、保持會議精簡：控制人數(shù)、控制時間。一是，控制會議人數(shù)，只邀請必要的人，但可設立旁聽席；二是，控制開會的時間，快速討論，快速結束。
5、提前同步會議背景信息 會議更高效 。每個參會者需要在會議前獲取足夠的背景資料，統(tǒng)一基本信息的認知。開會的時間主要用于討論、爭論、做決定。
6、提前制定會議議程，列舉待解決事項清單。開會前，發(fā)會議的目標、相關背景資料、參會人、待討論事項清單等內(nèi)容，給參會者，并要求參會者提前熟悉背景資料，這樣會節(jié)省同步基本信息的時間，大大提高效率。
7、準備一個計時器 重視會議時間。設定會議時長，同時可以用具體的實物，好比，沙漏、計時器等來讓時間的流逝具象化，這會讓參會者更有時間的緊迫感。
8、每個會議有一個leader。開會前先明確會議目標，闡述議題；會議中控制時間、進度、保證討論不跑題；會議后，落實每項決策反饋。
9、同一時間只討論一個議題。發(fā)言時不得偏離當前待決的問題，只有一個議題處理完畢后，才能引入或討論另外一個議題。
10、不打斷別人的發(fā)言。別人發(fā)言時認真傾聽，記下問題，匯總發(fā)言。
11、會議中，管理者只應該占用10%的時間表述，剩下的時間應該傾聽。
12、凡會議，必有結論和下一步。每次會議必有結論，要有明確的下一步執(zhí)行方案，并有專門的人跟蹤反饋。會議結束的時候，花3分鐘進行總結，明確每項議題的負責人、結論、下一步及反饋時間。
13、會議結束24小時內(nèi) 發(fā)送會議紀要給參會者。會議要有會議記錄。不管是內(nèi)部會議，還是與合作伙伴的外部會議，會議當天需向參會人員發(fā)送會議紀要以備忘，內(nèi)容包括：會議時間、議題、核心內(nèi)容、結論及下一步。
14、重視1對1的會議。 一定一定一定不要遲到。
PS:參考會前準備流程：
l 會議的時間、地點、參與者
l 希望達成的目標
l 目前已有的背景資料及信息
l 會議中待解決的問題清單
l 針對每項議題，提供已有方案、決定或要求參與者針對議題做出的準備
l 針對每項議題，預估所需要的會議時間
最后奉上部分《羅伯特議事規(guī)則》
1、立場明確原則
發(fā)言人應首選表明對當前待討論的立場是贊成還是反對，然后說明理由
2、發(fā)言完整原則
不能打斷別人的發(fā)言
3、限時限次原則
每人每次發(fā)言的時間有限制（比如約定不得超過2分鐘）；每人對同一動議的發(fā)言次數(shù)也有限制（比如約定不得超過2次）
4、一時一件原則
同時只能有一個議題，發(fā)言時不得偏離當前待決的問題，只有一個議題處理完畢后，才能引入或討論另外一個議題。
5、充分辯論原則
表決須在討論充分展開之后方可進行
《羅伯特議事規(guī)則》
