本文內(nèi)容結(jié)構(gòu)
一、項目會議的基本概述
1、什么是會議？
2、什么是會議管理？
3、為什么要開會？
(1)開展有效的溝通
(2)傳達資訊
(3)監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾
(4)達成協(xié)議與解決問題
(5)資源共享
(6)開發(fā)創(chuàng)意
(7)激勵士氣
(8)鞏固領(lǐng)導(dǎo)地位
4、會議的種類有哪些？
(1)項目啟動會
(2)項目Kick-off會議也叫開踢會議
(3)焦點小組會議
(4)引導(dǎo)式研討會
(5)規(guī)劃會議與分析
(6)狀態(tài)審查/匯報會
(7)投標(biāo)人/采購定點會議
(8)項目經(jīng)驗總結(jié)會
5、會議過程中常見的問題有哪些？
二、如何做好會前的準(zhǔn)備工作
1、什么情況下要開會？
(1)必須把信息同時傳遞給很多人的事項最好開會。
(2)需要相關(guān)方共同參與決策的事情最好開會。
(3)匯報類的工作最好開會。
(4)表揚和批評最好開會。
(5)當(dāng)項目經(jīng)理給某小組或部門成員分配任務(wù)時最好開會。
2、會議準(zhǔn)備的5W1H
3、會議準(zhǔn)備check list
4、會場的選擇與布置
5、會議通知的發(fā)送
三、會議過程管理
1、會議過程中常見的問題？
2、會議過程中應(yīng)該怎么做？
3、怎么促成會議決策？
(1)少數(shù)服從多數(shù)
(2)權(quán)威決策
(3)共識決策
(4)定義權(quán)重決策
4、如何處理非預(yù)期事件？
(1)蟬事件
(2)鯊魚事件
(3)驢事件
(4)兔子事件
(5)螃蟹事件
四、如何做好會議紀(jì)要與跟進
1、會議紀(jì)要誰來記錄？
2、會議紀(jì)要有哪些內(nèi)容？
3、會議紀(jì)要發(fā)布后是否要跟進？
五、會議主持人和會議協(xié)同
1、會議主持人的技巧
（1）關(guān)于聽
（2）關(guān)于說
① 展示
② 探詢
③ 評論
④ 建立
⑤ 測試?yán)斫馇闆r
⑥ 總結(jié)
⑦ 排除與引進
⑧ 強調(diào)會議議程
2、會議協(xié)同的重要性
有些小伙伴對于如何開好項目例會還有不少的困惑，正好借此機會把項目會議怎么開做些整理。
一、項目會議的基本概述
1、什么是會議？
會是指聚會、見面、集會；議是指討論、商議。
會議是指人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流、制定行動計劃的活動。
2、什么是會議管理？
會議管理即會議組織者及參與者，在成熟、有效的管理模式下不斷實踐，提升會議的有效性。包括會議的目標(biāo)、議題、議程、決議、責(zé)任跟進、獎懲落實等多個要素的綜合管理與推進，是管理者時間管理的重要組成部分，是提升領(lǐng)導(dǎo)力與執(zhí)行力的必要技能。
3、為什么要開會？
(1)開展有效的溝通
會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。
(2)傳達資訊
通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。
(3)監(jiān)督員工協(xié)調(diào)矛盾
許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度;同時，借助會議這種“集合”的“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。
(4)達成協(xié)議與解決問題
達成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷明確問題拆分問題提出方案總結(jié)問題，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。
(5)資源共享
利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。
(6)開發(fā)創(chuàng)意
開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。
(7)激勵士氣
年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。
(8)鞏固領(lǐng)導(dǎo)地位
經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強化自己的地位。
4、會議的種類有哪些？
會議分類方式有很多，比如按照開會方式可以分為面對面會議、電話會議、視頻會議等；按照開會目的可以分為共識型會議、傳達型會議、討論型會議等。
與項目相關(guān)的會議一般有以下8種類型：
(1)項目啟動會
項目啟動會在啟動階段結(jié)束時召開，主要是發(fā)布項目章程，任命項目經(jīng)理，賦予項目經(jīng)理動用組織資源的權(quán)利。
(2)項目Kick-off會議也叫開踢會議
Kick-off會議在規(guī)劃階段結(jié)束召開，這個會議的目的是正式批準(zhǔn)各類項目計劃，并且與相關(guān)方達成共識，落實具體的項目工作，為項目進入執(zhí)行階段做準(zhǔn)備。
(3)焦點小組會議
焦點小組會議是把預(yù)先選定的相關(guān)方和主題專家（SME）集中在一起，了解他們對所提議產(chǎn)品、服務(wù)或成果的期望和態(tài)度。由一位受過訓(xùn)練的主持人引導(dǎo)大家進行互動式討論。焦點小組會議往往比“一對一的訪談更熱烈。
(4)引導(dǎo)式研討會
引導(dǎo)式研討會是通過邀請主要的跨職能相關(guān)方一起參加會議，引導(dǎo)式研討會對產(chǎn)品需求進行集中討論與定義。研討會是快速定義跨職能需求和協(xié)調(diào)干系人差異的重要技術(shù)。由于群體互動的特點，被有效引導(dǎo)的研討會有助于建立信任、促進關(guān)系、改善溝通，從而有利于參加者達成一致意見。
PS：焦點小組會議和引導(dǎo)式研討會的區(qū)別在于，參加引導(dǎo)式研討會的成員一般具有跨職能的特點，而焦點小組通常是在項目團隊所在的職能部門內(nèi)進行。
(5)規(guī)劃會議與分析
規(guī)劃會議與分析是風(fēng)險管理過程召開的第一個會議，也是規(guī)劃風(fēng)險管理唯一的一個工具與技術(shù)。PMBOK對這個會議是這樣描述：項目團隊需要舉行規(guī)劃會議，來制定風(fēng)險管理計劃。參會者可包括項目經(jīng)理、相關(guān)項目團隊成員和干系人、組織中負(fù)責(zé)管理風(fēng)險規(guī)劃和應(yīng)對活動的人員，以及其他相關(guān)人員。
(6)狀態(tài)審查/匯報會
狀態(tài)審查會是一個全面評估的會議。具體內(nèi)容包括但不限于：項目的詳細(xì)計劃、項目績效的控制程序和方法、項目進行過程中面臨的風(fēng)險和不確定性的判別和控制、項目小組的人員的安排、項目小組內(nèi)部交流和溝通界面的形成、項目進行過程中報告制度安排、客戶關(guān)系、分包和承包者關(guān)系、與其他機構(gòu)的關(guān)系、會計與核算的方式內(nèi)容和結(jié)果、項目進行過程中其他沒有言明但重要的事項。
(7)投標(biāo)人/采購定點會議
投標(biāo)人會議是在投標(biāo)書或建議書提交之前，在買房和所有潛在賣方之間召開的會議。目的是保證所有潛在賣方對采購需求由清晰和統(tǒng)一的認(rèn)識。
通常情況下，每家企業(yè)的對于該會議的安排不同，有些企業(yè)是由項目經(jīng)理組織和安排，而更多的企業(yè)應(yīng)該是由專門的采購部門牽頭和組織。
(8)項目經(jīng)驗總結(jié)會
任何項目收尾都要總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，更新組織過程資產(chǎn)，供以后項目參考。
除了以上8種會議之外，還有節(jié)點評審會、CCB評審會、高層協(xié)調(diào)會等會議。
5、會議過程中常見的問題有哪些？
總體來說會議中存在的問題可以總結(jié)為：參而不議、議而不決、決而不行、行而無果。
常見的問題有以下幾種：
① 沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會議低效的根本原因。
② 沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導(dǎo)致會議的進展和時間很難把控。
③ 參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。
④ 未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。
⑤ 思想火花及最終決策未做記錄，白開或記錄發(fā)放不及時，精神未能及時傳達。
⑥ 時間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。
⑦ 地點選擇不合適，比如設(shè)在領(lǐng)導(dǎo)辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。
二、如何做好會前的準(zhǔn)備工作
對一次會議來說，成功的會議其實在正式宣布開始之前就開始了，一個會議成功與否，會前的準(zhǔn)備可以起到?jīng)Q定性的作用。
1、什么情況下要開會？
決定會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性，這個確定工作看似多余，實際上必不可少。這一步確定工作的作用是把那些根本不符合發(fā)生條件的會議提前pass掉，從而為會議的組織把好第一關(guān)。一般來講，以下幾種情況最好是召開會議。
(1)必須把信息同時傳遞給很多人的事項最好開會。
以每日站會和晨會夕會為例，作用很簡單就是要對目標(biāo)有統(tǒng)一認(rèn)識，同時傳遞項目關(guān)鍵信息給小組成員。這類會議的召開是有必要的，尤其是在緊急情況下的信息共享，傳遞效率高，可以消除溝通誤差。
(2)需要相關(guān)方共同參與決策的事情最好開會。
干過項目經(jīng)理的應(yīng)該知道，很多決議是要通過會議的形式形成，有正式的紀(jì)要發(fā)出和跟蹤。如果單獨找相關(guān)方進行決策，最后又斗不到一起去，會死的很慘。上文有介紹過焦點小組會議和引導(dǎo)式研討會，他們的目的都是為了在一定范圍內(nèi)達成共識。
(3)匯報類的工作最好開會。
不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于形式，使公司內(nèi)部缺乏溝通。因此，項目經(jīng)理要定期組織召開正式的項目匯報會議，聽取各部門/模塊的工作匯報，使各種信息在項目和公司內(nèi)高效流通。
(4)表揚和批評最好開會。
采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。在正式會議上當(dāng)眾表揚項目成員可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭。當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為，有利于警醒項目成員，避免同類事情再度發(fā)生。
(5)當(dāng)項目經(jīng)理給某小組或部門成員分配任務(wù)時最好開會。
最好不要采用郵件或者其他書面形式。因為分派任務(wù)意味著要達到團結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成。
2、會議準(zhǔn)備的5W1H
只有認(rèn)識到會議準(zhǔn)備工作的重要性，才能組織一個成功的會議。
一般來說，會議的準(zhǔn)備如果做的好，可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式，通過充分的會議準(zhǔn)備和通知，告知參會者會議的目的，以及會議對參會者的要求和需求等。
良好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，保障會議召開質(zhì)量。首先要明確會議的5W1H，即：
Why：為什么開會，也就是會議的目的是什么？
What：開什么會，就是會議討論的主題是什么？
Who：有哪些人參加？
When：什么時候開會以及會議時長？
Where：會議地點在哪，線上還是線下？
How：怎么保障會議能夠成功召開，即會議的規(guī)章制度有哪些？比如提前10分鐘到會，不準(zhǔn)看手機等等。
3、會議準(zhǔn)備check list
會議的準(zhǔn)備工作涉及到方方面面，在網(wǎng)上找到了個check list供參考，包含20項內(nèi)容，看上去比較繁瑣，但是可以說面面俱到了，在你準(zhǔn)備會議比較慌張的時候可以看看這張list。
(1)了解會議的目的
(2)是否一定要開會
(3)確定會議的形式
(4)安排會議的議程
(5)決定會議的時間
(6)確定會議的主持人
(7)決定會議的地點
(8)研究會場如何布置
(9)確定出席人數(shù)
(10)安排出席者座位
(11)是否準(zhǔn)備會議名簽
(12)是否安排交通工具
(13)是否安排與會者住宿
(14)是否發(fā)出了會議通知
(15)確定視聽教材
(16)確定輔助教材
(17)準(zhǔn)備會場周邊位置圖
(18)是否要求與會者準(zhǔn)備資料
(19)確定自己人的相關(guān)資料
(20)是否安排會后娛樂項目并做好事先通知
4、會場的選擇與布置
別忽視了這個因素，恰當(dāng)?shù)臅雠c布置和為會議組織提供合適的環(huán)境和感受，有事半功倍的效果，一般會場的布局有以下5種。
(1)劇院式的布置。這個類型適合于例會和大型代表會等不需要書寫和記錄的會議，像開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、大型宣講會等會議。
(2)課堂式適合用于專業(yè)學(xué)術(shù)機構(gòu)舉辦的、具有培訓(xùn)性質(zhì)的會議。比如我們之前參加的項標(biāo)委和基金會聯(lián)合舉辦的高級項目管理專業(yè)人員培訓(xùn)班。
(3)雞尾酒式可自由走動交流布置比較靈活，沒有一個固定的模式，取食后可自由走動交流，這種在慶功會上使用的會比較多。
(4)宴會式一般用于中餐宴會和培訓(xùn)會議，尤其是線下培訓(xùn)類型的會議，經(jīng)常會將參訓(xùn)人員分成幾個小組，既能夠有效破冰，還能夠激勵學(xué)員互動，效果不錯。
(5)U形或董事會型布置，一般適合小型的、討論型的會議。 這種會場形式應(yīng)該是項目經(jīng)理日常工作中最常接觸和使用的，大多數(shù)企業(yè)日常的會議室布局都是類似U形結(jié)構(gòu)。
當(dāng)然了，這種布局的會場要注重會議禮儀，尤其是坐席的安排，在有領(lǐng)導(dǎo)在場的情況下要注意。比如領(lǐng)導(dǎo)位置靠里側(cè)（遠離門口）中心位置、以左or右為尊等原則（“以右為尊”是普遍適用的次序原則。但是在中國，大多是“以左為尊”。一般國企內(nèi)部的大型會議，遵守“左為上”的原則；其他商務(wù)、社交、涉外活動一般遵循“以右為尊”的國際慣例）
5、會議通知的發(fā)送
按道理來說，組織任何會議都應(yīng)該提前向參會人員發(fā)送會議通知，只是不同會議類型會議通知的形式不同。
比如一些行業(yè)峰會或者培訓(xùn)由會議需要主辦單位發(fā)給所有與會單位或全體與會者的書面文件，或者向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請函件。
而項目經(jīng)理參與的會議大多數(shù)是項目內(nèi)外部的會議，多數(shù)通過郵件、OA或者日歷的形式發(fā)送。
項目相關(guān)的會議通知一般應(yīng)由會議主題、會議時間、參會人員、會議地點、會議議程以及與會要求等6項內(nèi)容組成。下發(fā)會議通知時，應(yīng)保證提前、及時送達，對于特別的相關(guān)方需要電話或者信息提醒。
做到以上就意味著做好會議的所有準(zhǔn)備了嗎？
并不是！
以上只是會議準(zhǔn)備的常規(guī)注意事項，說實話形式大于實際，不管是啥會最好的情況是要提前將會議的目的在會前達成，會議還沒開就已經(jīng)結(jié)束（有結(jié)果）了，尤其是在國企，必須要這樣準(zhǔn)備會議才有意義。
之前我一直有說，在咱們的國情下，是大會定小事，小會定大事。多人參加的會議，適合匯報和交流，不適合做決策。
涉及到需要決策和決議的會議，必須要提前與相關(guān)決策者進行充分的溝通并取得認(rèn)同，或者小范圍討論后，再到會上討論形成決議，其實開會就是走個形式。
三、會議過程管理
1、會議過程中常見的問題？
沒有嚴(yán)格按照會議的議程進行；
未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結(jié)束；
氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言;或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧；
與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象；
未能很好地圍繞主題進行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象；
議而不決，沒有形成有效的決策。
2、會議過程中應(yīng)該怎么做？
確保會議按時開始，并嚴(yán)格按照會議議程進行；
嚴(yán)格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束；
營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機會并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻計獻策；
保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊；
控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止；
對討論的結(jié)果及時進行匯總，并形成會議結(jié)論。
可能有小伙伴要說了，你說的都對但沒用啊，誰都知道這么做，但問題是沒有辦法這么做，好像什么都說了，但又好像什么都沒說。
是的，所以對項目經(jīng)理來說，我覺得會議過程中要抓住兩個重點，第一怎么促成決策，第二如何處理突發(fā)事件。
3、怎么促成會議決策？
首先，項目上的決策一般會有個叫項目管理委員會這么個東西來做，當(dāng)然可能不叫這么名字，但是會有個組織或者個人對項目的成功負(fù)責(zé)。
換個說法就是，由項目管理委員會代表各項目的高級管理層指導(dǎo)項目方向，在關(guān)鍵節(jié)點上做出決策，對項目進行總體控制，而把項目的日常管理委托給項目經(jīng)理。
項目管理委員會根據(jù)企業(yè)和組織的環(huán)境不同，一般有幾種決策方式。
(1)少數(shù)服從多數(shù)
少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用于當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。
但是投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。這種決策方式的優(yōu)點是容易操作、決策效率高，但缺點是團隊內(nèi)未達成共識，可能會影響后續(xù)決策執(zhí)行。
(2)權(quán)威決策
權(quán)威決策也就是我們平時所說的一言堂，出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。適宜使用于當(dāng)組織授權(quán)團隊領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時。
當(dāng)團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時不宜使用。優(yōu)點是突出領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威性、容易形成創(chuàng)新性決策，缺點是決策容易引起較大爭議，并且容易出現(xiàn)決策失誤，增加組織成本。
(3)共識決策
共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。
但是如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧共識決策就難以形成。它的優(yōu)點是這種決策方式最具代表性、團隊內(nèi)部充分共識、后續(xù)執(zhí)行效率高，缺點是決策周期長，而且如果出現(xiàn)意見無法達成一致的情況便無法解決
(4)定義權(quán)重決策
定義權(quán)重決策是在各決策成員之間定義好權(quán)重，比如總經(jīng)理一票20分，副總10分，其他成員5分，以公開投票的方式進行決策。這種方法提供了一種介于一言堂和共識決策之間的決策方式，坦白來說國內(nèi)使用這種方式的組織應(yīng)該不會太多。
優(yōu)點是決策效率高、不易產(chǎn)生爭論、沖突，缺點是團隊內(nèi)未達成共識,影響后續(xù)決策執(zhí)行，團隊內(nèi)缺乏充分溝通。
對自己所屬的組織是哪種決策方式有了清晰的認(rèn)識，才能在會議中促成既定決議的達成，知其然知其所以然。
4、如何處理非預(yù)期事件？
說是非預(yù)期事件，其實指的就是既定內(nèi)容之外的事情，也就是說不想發(fā)生的事情發(fā)生了，該怎么處理。一般來講，會議過程中有以下幾種突發(fā)事件。
(1)蟬事件
① 發(fā)言人開始講故事，或者說與討論主題無關(guān)的事情；
② 講了很久很久的鋪墊才進入主題；
③ 講的太模糊，模棱兩可，沒有具體的案例；
④ 沒有聽或者不聽別人的觀點，以自我為中心。
應(yīng)對：
① 可用語言或者非語言暗示；
語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言時間。
更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，或者敲桌子。
② 事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制，在會議過程中也可以反復(fù)強調(diào)；
③ 用總結(jié)的方式結(jié)束，有的時候需要稍微搶點話，把發(fā)言人的意見總結(jié)一下，以這種方式結(jié)束發(fā)言。
(2)鯊魚事件
① 有攻擊別人的傾向；
② 總是給予消極或者否定的意見。
應(yīng)對：
① 非語言性打斷，同上面第1點；
② 重申會議規(guī)范，同上面第2點；
③ 反問法，通過反問對方的想法和問題，如果對方答復(fù)你的問題后，主控權(quán)就被你奪回，不要忘了，趕快引導(dǎo)到主題訴求上來。
(3)驢事件
① 過于敏感，或者防衛(wèi)性很強，心中有面墻；
② 不能站在別人的立場上看問題，沒有同理心。
應(yīng)對：
① 點名發(fā)言，既然你防備心那么強，那就偏要你發(fā)言，該你說話的時候就要說話，該接輪子的時候就要出來接輪子，跑不掉的。
② 重復(fù)問題，可以提醒對方站在客觀的立場看待問題，回歸問題本身，而不是活在自己的世界里。
③ 突出他的貢獻，捧一下他，卸掉戒備，換位思考。
(4)兔子事件
① 質(zhì)疑正在使用的流程和制度；
② 總是提議不同的流程或者建議。
應(yīng)對：
① 首先，要肯定他的貢獻，先捧后殺；
② 其次，要重申現(xiàn)在是有現(xiàn)成的程序的，并不需要重新制定程序和機制，可以試用現(xiàn)在的程序，不行再來談。
(5)螃蟹事件
① 開會的同時處理其他的工作，心不在焉；
② 私自開小會；
③ 經(jīng)常接電話、瞌睡或者故意看窗外。
應(yīng)對：
① 強調(diào)時間壓力，重申會議規(guī)范
② 代入別人，有的時候參會者心不在焉可能是參與感不強，議程與他相關(guān)性不大，這個時候就要主動代入別人，可以征求下意見，拉過來參與討論；
③ 短暫沉默，這個辦法還是挺好用的，如果有人在開小會，或者心不在焉，會議主持人可以嘗試停下來沉默一下，這時往往會議室會重歸安靜，大家也會重新聚焦到會議本身。
從以上內(nèi)容可以看出，會議過程中的管理就是相關(guān)方管理，把會議做決策的相關(guān)方管理好，無關(guān)人員和潛在破壞會議節(jié)奏和議程的相關(guān)方管理好，基本就可以保證會議過程中的質(zhì)量。
四、如何做好會議紀(jì)要與跟進
會議開完就結(jié)束了嗎？
當(dāng)然不是，衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。
因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。如何做好會議紀(jì)要與跟進？
1、會議紀(jì)要誰來記錄？
通常項目會議是有專人來做記錄的，比如項目組內(nèi)的例行會議一般由項目助理或項目主管記錄，公司級的項目評審會/匯報會有專門的PMO人員記錄，會議記錄人主要有以下幾個作用.
(1)會議記錄者不可或缺。
會議記錄者是參會人員的重要組成部分，他的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個會議成敗的關(guān)鍵。
(2)會議記錄者的一個主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計的程序。
這一功能主要表現(xiàn)在會議的事后跟蹤這個部分。會議記錄者在會議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會議的議程所設(shè)計的程序，可以起到“和事佬”的作用。
(3)會議記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能。
會議記錄者最好是那些有潛力做主持人的員工去做這項工作，因為這樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才。并且最好是要由不同人員輪流擔(dān)任會議記錄者，而不是由固定的人專職擔(dān)任。
因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個人，像我的團隊就是輪流進行會議記錄的，經(jīng)過了一段時間的鍛煉，每個人在這方面都有很大長進，寫會議紀(jì)要不在撓頭。
(4)觀察預(yù)防功能。
會議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來說，會議記錄者可以以一個旁觀者的角度來觀察會議中是否存在一些誤區(qū)，同時可以從旁對主持人做出提醒。
例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。因為主持人是要沉浸在會議中的，有的時候沒有辦法完全跳出來進行觀察，這時候會議記錄者就可以發(fā)揮作用了。
有些人認(rèn)為會議記錄者是會議中最簡單的角色，別人說啥你就記啥就行了，但其實這種觀點是不對的。上面也說了，會議記錄者在會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。
因為，一名好的會議記錄者可以增進議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間。一名稱職的會議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。
一般來講，會議記錄者多少要具備一些“天賦”。
反應(yīng)要快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)，并且直擊要害，知道底層邏輯在談什么。
寫字要快。做會議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求，當(dāng)然打字快也行，很多都是用電腦做會議紀(jì)要。
知識面要廣。在做會議記錄時，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會寫，這屬于一個會議記錄者的硬件能力。
比如我們汽車行業(yè)的公司級項目會議，你必須要聽得懂研發(fā)說的ADAS、OTA等術(shù)語，聽得懂生產(chǎn)系統(tǒng)ERP、IMM這些術(shù)語，還得聽得懂財務(wù)上RIO這些術(shù)語，否則這個工作就沒法做。
記憶力要強。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個很復(fù)雜又幾長的問題時，更需要超強的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。當(dāng)然這方面我們可以在會前對會議材料進行充分的了解，會中借助些電子產(chǎn)品進行輔助。
另外組織能力強、傾聽能力強、總結(jié)能力強也是一個優(yōu)秀會議記錄者的必備素養(yǎng)。
2、會議紀(jì)要有哪些內(nèi)容？
會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素，如：議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件等。
同時，為了及時貫徹會議的精神，增強會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項，會議記錄最好要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。
會議記錄要明確記錄待跟蹤事項，可參考下方表格。
對會議記錄的一些Tips：
(1)重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議記錄時有依據(jù)。
(2)除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。
(3)大多數(shù)會議都要指定一個會議記錄者。主持人最好不要兼任此項工作，有的時候應(yīng)付不過來，雖然這么說，但是部分重要會議我還是兼顧主持人與會議記錄者的角色。
(4)會議記錄時的字跡還是不要太潦草了，否則會后自己都不認(rèn)識了，我就有過這樣的經(jīng)歷，最后只能想辦法圓（編）過去。當(dāng)然了筆記最好用電腦打出來，方便參閱。
(5)會議記錄者還要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。適時做總結(jié)，協(xié)助主持人進行討論。
(6)討論過程中所達成的各種共識，最好在會議結(jié)束前進行小結(jié)，在會上當(dāng)場向與會者確認(rèn)每個結(jié)論都無誤，否則會很難受，別問我咋知道的，吃了很多虧！
(7)有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。
(8)會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在最少的頁數(shù)。
(9)會議記錄應(yīng)該在會議中記錄清楚：出席人員、缺席人名單，使用簡短的一段文字，明確與會者重點工作分派及完成日期。
(10)會議記錄者應(yīng)與會議紀(jì)要的審批人共同審核會議紀(jì)要，通常會經(jīng)過審核、審定和批準(zhǔn)幾個環(huán)節(jié)。會議紀(jì)要確認(rèn)后，將此份會議記錄發(fā)送給所有相關(guān)方。
3、會議紀(jì)要發(fā)布后是否要跟進？
需要。
會議發(fā)起人要指定專人來跟蹤會議紀(jì)要的完成情況，可以是會議主持人、記錄人或指定的其他人員。并明確定義好跟蹤的頻率和匯報的機制，即多久在什么憑條進行匯報，直至所有事項徹底完成。
如果是例行會議，要在下一次會議前，整理出待完成事項表的追蹤情況，并在例會上作為固定議題進行完成情況的匯報，以督促相關(guān)人員保質(zhì)保量地完成任務(wù)。
對于已經(jīng)完成的事項可在進展匯報后再表格中刪除，而對于未完成事項需集中整理后，作為此次會議的附件再發(fā)送給全體與會人員，制止跟蹤至關(guān)閉。
參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。
因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄以及會后跟進。
五、會議主持人和會議協(xié)同
1、會議主持人的技巧
毋庸置疑，會議主持人的作用無可替代，項目經(jīng)理作為項目會議中的常設(shè)主持人，必須要懂得會議管理中的技巧和原理，會議主持人在會議中，要關(guān)注聽和說兩個方面。
(1)關(guān)于聽
傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望，全神貫注地理解講話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個過程，這是一種管理技巧，其實是可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。
雖然之前有聊到過，會議過程中經(jīng)常會有人文不對題，不知道在說什么，但是建議主持人無論如何要盡可能學(xué)會傾聽別人的故事，進而傾聽別人完整的故事，最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。
首先，只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補的錯誤。這是傾聽的第一步。
其次，傾聽時主持人的眼神最好與發(fā)言者相互接觸，甚至是點頭示意，要使發(fā)言者有一種被重視、在溝通的感覺。另外如果是發(fā)言者對著你說，尤其是老板對著你說的時候，你可能還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“對對”、“好好”、“哦哦?”“確實”這樣的話，你懂得。
此外，主持人多數(shù)會站在主席臺的位置，身體前傾也是聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時還可以保證你不走神。
最后不要忘了，聽的關(guān)鍵是重復(fù)和總結(jié)，最終目的當(dāng)然是要做好相關(guān)的會議記錄。
(2)關(guān)于說
在會議過程中的表達也要遵照73855法則。73855法則是由西方學(xué)者亞伯特·馬博藍比提出的，其中7％代表的是文字內(nèi)容、38％代表的是語音語調(diào)，55%代表的是肢體語言?？梢钥闯觯诿鎸γ鏁h中，肢體語言和語音語調(diào)比文字內(nèi)容要有效的多。
除此之外，會議主持人還有以下說話的技巧：
① 展示。即主持人使用73855原則，把自己所要表達的觀點展示給大家。
② 探詢。參會人員對匯報者或主持人的發(fā)言會持有許多不同意見，這時候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如:“然后呢?”“那現(xiàn)在情況怎么樣呢?”“那你到底需要什么樣的支持呢?”
③ 評論。參會者回答完主持人的探詢問話之后，主持人需要接著作出評論，比如“我明白你的意思了”“所以你想表達的問題是…”這樣兩者的溝通就可以順暢進行了。
④ 建立。評論之后需要采用“建立”的說話技巧。“建立”就像搭積木一樣，是指主持人將與會者表達的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達成一致。
“建立”經(jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個問題了，接著我們再進一步，第二個問題是想表達什么?”“那我們再深一步，你如何看待這個問題的成因呢?”“我們進一步具體怎么解決這個方案呢?'
⑤ 測試?yán)斫馇闆r。在會議中總有一些人表示反對意見，對于這些反對意見主持人可能沒聽明白，或者大家可能沒有聽明白，這時候就要采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。
⑥ 總結(jié)。在測試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如:“剛才大家討論的內(nèi)容，我做下小結(jié)，如果有未盡事項，請大家?guī)兔ρa充，一、二、三…”。
⑦ 排除與引進。排除是指拒絕某些參會者繼續(xù)發(fā)言，引進指邀請某些與會者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時，要將其關(guān)在門外。
相同的問題，可以問問其他人的觀點，把別人帶到對話里面來就是所謂的“引進”。排除的是滔滔不絕的人，引進的是沉默不語的人。這是兩種很好的說的技巧，這兩種技巧通常是連用的。
⑧ 強調(diào)會議議程。主持人就會議議程時刻保持提醒和強調(diào)的狀態(tài)，主要的目的是掌控會議時間。一個會議進行到一定時間時，主持人就要根據(jù)實際情況說：“這個議程已經(jīng)超時了，要不我們就談到這里，后面還有幾個議程要談”。
會議協(xié)同的重要性
工欲善其事必先利其器。
我們講了這么多有關(guān)會議如何組織好的事項，其實歸根結(jié)底，還是要溝通到位，將會議材料和議程在會前同步到位，將會議要傳到的信息和意見在會中討論到位，將會議達成的決議和任務(wù)在會后跟進到位。
由于近幾年的特殊情況，尤其是涉及到企業(yè)外部資源的會議，采用線下的形式召開難度越來越大，大部分企業(yè)都將項目的各類會議改成了線上會議，因此，一套高效好用的會議協(xié)同平臺顯得格外重要，這也是驅(qū)動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一項重要的工作之一。
當(dāng)然了，現(xiàn)在的協(xié)同辦公軟件有很多，琳瑯滿目的溝通工具、系統(tǒng)應(yīng)用。但是“把事解決”才是貫穿其中，最根本也是最核心的單元。
會議協(xié)同平臺，至少要可以具體設(shè)置會議名稱、背景信息、日期、時間和會議地點。會議創(chuàng)建成功后，要能通過移動端或者PC端給會議相關(guān)人發(fā)送會議邀請通知和會議開始提醒。
并且相關(guān)的會議可以展示在個人事項列表中，方便協(xié)作人快速處理。另外這個平臺也要可以發(fā)布會議紀(jì)要，能夠隨時找到所有已創(chuàng)建的會議事項，幫助做好跟進工作。
有了會議協(xié)同平臺，可以起到事半功倍的效果，大大提升會議管理效率。
有關(guān)會議主持人的技巧和會議協(xié)同平臺就寫到這里，希望大家能夠從文章中獲益，使自己成為項目會議的操盤手，成功地完成每一次項目會議。（來源：老卡搖項目 卡梅隆）
