我們單位是“南昌市技術(shù)工人開發(fā)交流服務(wù)中心”，“中心”1985年成立。“自收自支的事業(yè)單位，隸屬南昌市人力資源和社會保障局。主要職能是‘負(fù)責(zé)全市勞動保障事務(wù)代理工作’。因此，我今天要講的題目是：勞動保障事務(wù)代理與檔案管理建設(shè)”。

勞動保障工作涉及面廣、政策性強，關(guān)系到廣大職工群眾的切身利益。而我們負(fù)責(zé)的勞動保障事務(wù)代理只是勞動保障工作的一個組成部分。

社會保障工作所涉及的勞動就業(yè)、技能培訓(xùn)、收入分配、勞動關(guān)系等，每一項工作都與人民群眾的切身利益息息相關(guān)，都涉及到民生的根本問題，無論是推動發(fā)展，還是共享發(fā)展成果。都要通過就業(yè)、收入分配、社會保障這些途徑來實現(xiàn)。因此，可以說，人力資源和社會保障部門是民工生部門，黨的十七大報告中，民生問題被提到了一個新的高度，明確提出要實現(xiàn)“社會就業(yè)更加充分，覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會保障體系基本建立，人人享有基本生活保障，合理有序的收入分配格局基本形”等目標(biāo)。國家新頒布實施了《就業(yè)促進法》、《勞動合同法》、《勞動爭議調(diào)解仲裁法》等法律法規(guī)。按照十七大精神和科學(xué)發(fā)展觀對勞動保障工作提出了新的要求。通過學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀和“三新兩提高”主題教育活動。在新時期的社會保障工作，我們要重點抓好“促進就業(yè)，完善社會保障體系，構(gòu)建和諧勞動關(guān)系”等方面的工作。

勞動保障事務(wù)代理是社會保障工作的組成部分，在改革開放和市場經(jīng)濟條件五，勞動保障事務(wù)代理工作凸顯得越來越重要。我們“南昌市技術(shù)工人開發(fā)交流服務(wù)中心”承擔(dān)著全市勞動保障事務(wù)代理工作，在現(xiàn)階段要做好勞動保障事務(wù)代理，將面臨新的挑戰(zhàn)和機遇。我們決心在局黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，立足本職，扎實工作，為我市人力資源和社會保障事業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

怎樣做好勞動保障事務(wù)代理與檔案管理建設(shè)。結(jié)合自己的學(xué)習(xí)體會，我準(zhǔn)備從三個方面向大家匯報。一是勞動保障事務(wù)代理的作用與發(fā)展。二是檔案管理的現(xiàn)狀與問題。三是勞動保障事務(wù)代理與檔案管理的思考與建設(shè)。

一、勞動保障事務(wù)代理作用與發(fā)展

隨著彈性就業(yè)、階段性就業(yè)、流動就業(yè)等靈活性就業(yè)方式的出現(xiàn)，就業(yè)形式的日趨多樣化。為再就業(yè)人員、下崗失業(yè)人員及企業(yè)對檔案掛靠、托管、社會保險繳納、關(guān)系接續(xù)，退休及勞動用工，勞動合同鑒證等業(yè)務(wù)的需要，勞動保障事務(wù)代理業(yè)務(wù)應(yīng)運而生，勞動保障事務(wù)代理代表了社會主義市場經(jīng)濟體制下用工管理制度的一個發(fā)展方向，成為了促進社會進步，逐步實現(xiàn)人力資源管理規(guī)范化、社會化的重要舉措。

（一）勞動保障事務(wù)代理作用

勞動保障事務(wù)代理是指用工單位或個人委托代理機構(gòu)為其代理人事關(guān)系、托管檔案，辦理相關(guān)保障事務(wù)的一種服務(wù)行為。我們“南昌市技術(shù)工人開發(fā)交流服務(wù)中心”在人力資源和社會保障局的領(lǐng)導(dǎo)下，承擔(dān)著中央駐昌企業(yè)、省屬企業(yè)、市屬企業(yè)職工，城區(qū)無主管部門的各類社會經(jīng)濟組織的員工和機關(guān)事業(yè)單位的工勤人員的勞動保障事務(wù)代理工作。隨著經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)軌和改革的不斷深化，“中心”的工作量日益擴大，要求人事代理的人員也不斷增加。到目前為止，在“中心”辦理了人事代理的有7萬多人，隨著國企改革的不斷深入，還有大量的職工需要“中心”辦理人事代理工作。勞動保障事務(wù)代理作為一種新的管理模式，在減少和簡化企業(yè)人力資源管理環(huán)節(jié)和成本，保障職工及失業(yè)人員合法權(quán)益等方面發(fā)揮了積極重要的作用。

勞動保障事務(wù)代理工作概括起來我認(rèn)為有三個主要特征：

第一是服務(wù)行為。是按照有關(guān)規(guī)定為被委托個人或單位服務(wù)，其主要是為接續(xù)各種關(guān)系。如：社保、再就業(yè)、調(diào)動、退休等。

第二是自愿、協(xié)商的原則。我們和被委托人、單位在辦理代理過程中，是平等的、自愿的，對于代理的有些約定還可以雙方協(xié)商，不存在指定性，也不存在強制性。

第三是不存在隸屬關(guān)系。不管是單位還是個人辦理托管，我們雙方不存在誰管誰的問題，不存在上下級或隸屬關(guān)系，是一種業(yè)務(wù)關(guān)系，相互制約的關(guān)系。

在勞動保障事務(wù)代理工作中，我們認(rèn)真執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格按照“南昌市勞動保障事務(wù)代理管理暫行辦法”規(guī)定的對象、范圍、內(nèi)容、形式、程序做好代理工作。 

勞動保障事務(wù)代理作為一種新的管理模式，打破了以人事檔案為核心的員工對單位的依附關(guān)系，以“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕保瑢τ萌藛挝缓蛡€人都有好處，用人單位對事務(wù)性的人事業(yè)務(wù)委托給代理機構(gòu)，對不適用的人員按規(guī)定解除勞動合同，自行擇業(yè)，有利于用人單位擇優(yōu)汰劣；流動就業(yè)人員工作在用人單位，而由代理機構(gòu)提供有關(guān)人事保障和服務(wù)，有利于促進人才的合理流動，解決了過去“一次分配定終身”的束縛，充分體現(xiàn)了在崗人員的優(yōu)化配置。

勞動保障事務(wù)代理的作用有以下四點：

1、促進了人力資源社會化，實現(xiàn)人才的使用權(quán)與所有權(quán)的分離。

人是具有社會性的，是全社會的財富，應(yīng)該為全社會所用。而傳統(tǒng)的人力資源管理是單位所有，使人才對單位產(chǎn)生依附關(guān)系，對下崗、失業(yè)有恐懼感。同時，也會發(fā)生對真正有才干的人既不用也不放的情況。如果按原有的管理模式，想調(diào)動工作，單位領(lǐng)導(dǎo)不同意的話，人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走。那么，既便是辭職走人。那么不只是損害了個人的社會保障利益，將來在工作、家庭、子女等方面都會遇到很多麻煩。由此而造成人力資源浪費，制約個人和社會經(jīng)濟發(fā)展。

勞動保障事務(wù)代理是對人力資源實行社會化管理，把人力資源的所有權(quán)與使用權(quán)區(qū)分開來，使各類人才割斷了以人事檔案為核心的對單位的依附關(guān)系，保證了人才有充分擇業(yè)的自由。我們單位的名稱就是“技術(shù)工人交流中心”，為技術(shù)人才自由擇業(yè)，流動選擇，后勤保障提供平臺。

2、企業(yè)改革需要勞動保障事務(wù)代理

市場經(jīng)濟要求企事業(yè)單位進行改革，勞務(wù)代理模式也適應(yīng)了企事業(yè)單位人力資源制度改革的需要，同時，也是對人力資源制度改革的切入口。過去“小而全”、“大而全”，低水平重復(fù)投資造成資源浪費和效益、效率低下的問題不僅在經(jīng)濟領(lǐng)域存在，同時，在人力資源管理上也依然存在。過去，每個單位都有勞資部門，都是進行著同一方式的勞資管理。改革開放后出現(xiàn)了大批新型企業(yè)。如：民營、合資、獨資、個體等經(jīng)濟組織。原來的勞資管理對這些單位管不了，也管不好。而勞動保障事務(wù)代理正是為了克服這些弊端，將集約化管理和專業(yè)化協(xié)作原則運用于人力資源管理。隨著國企改革的不斷深入，為配合我市企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革，調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，分流安置下崗職工，促進勞動力合理流動，鼓勵自主擇業(yè)和自謀職業(yè)，幫助勞動者接續(xù)社會保險關(guān)系，維護勞動者合法權(quán)益，我們先后為省市300多家改制企業(yè)近5萬名職工辦理了人事關(guān)系代理，檔案托管手續(xù)，為穩(wěn)步推進國企改革作出了貢獻。

另外，企事業(yè)單位還普遍存在“人才流失”與“富余人員流不動”，“該走的走不了”、“該進來的進不來”等問題，嚴(yán)重影響了企事業(yè)單位的發(fā)展。那么，勞動保障事務(wù)代理建立的信用制度，人才測評等，將會嚴(yán)格約束招聘人員的資信情況，為企事業(yè)單位選好人才，用好人才提供保障。實行勞動事務(wù)代理，正是發(fā)揮了市場對人才資源配置的基礎(chǔ)作用，同進，也適應(yīng)企事業(yè)單位改革的要求。

3、為人才流動和企事業(yè)單位提供了全方位的保障

我們代理人事檔案，保證了委托人和委托單位人事檔案規(guī)范管理的嚴(yán)肅性和穩(wěn)定性。人事檔案通過集約管理為委托人和委托單位提供的保障主要體現(xiàn)在以下二個方面。

一是保障了流動人才的檔案完整和各類保險待遇的落實。首先，保障了人才的檔案資料的完整性。這將從根本上免除了學(xué)生畢業(yè)后暫時沒有工作或就業(yè)單位無權(quán)管理人事檔案，但在應(yīng)聘、調(diào)入或考錄到相對穩(wěn)定的單位時，由于人事檔案資料丟失流散，而造成資信不能驗證而導(dǎo)致相關(guān)手續(xù)無法辦理，以影響其發(fā)展。其次，能夠保障流動人才對落實各類保險待遇。我們作為委托人的主管部門，在委托人的申請下為其辦理失業(yè)、養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等保障。

二是解決企事業(yè)單位在人力資源管理方面耗費精力。在目前的管理機制中，還存在用人單位和人才所在單位之間在人才使用方面溝通不暢，不利于經(jīng)濟發(fā)展。而勞務(wù)代理為應(yīng)聘人才和用人單位雙向的資信考量，能夠提供準(zhǔn)確的依據(jù)，以使企事業(yè)單位把更多的精力放在如何使用人才，使人才發(fā)揮更大的潛能，創(chuàng)造最大利益。

4、保障了失業(yè)人員的合法權(quán)益

隨著企業(yè)改制、改革的不斷深入，有部分職工下崗失業(yè)涌入社會，成為了一個特殊的弱勢群體，如何保障失業(yè)人員的合法權(quán)益，不受侵害，成為擋在了市場經(jīng)濟進程中的一個突出問題。而我們勞動保障事務(wù)代理的出現(xiàn)，順應(yīng)了社會發(fā)展的要求，成為有效保險失業(yè)人員切身利益的重要手段。也就是說：用人單位與職工解除或終止勞動合同后，將經(jīng)過失業(yè)保險經(jīng)辦機構(gòu)確認(rèn)失業(yè)保險待遇資格后，將檔案和有關(guān)資料委托給勞動保障事務(wù)代理機構(gòu)，簽訂勞動保障委托代理協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，委托勞動事務(wù)代理辦理個人保險、檔案代存、退休申報等業(yè)務(wù)，大大簡化了辦事流程，有效的保障了失業(yè)人員的合法權(quán)益。

二、勞動保障事務(wù)代理的發(fā)展方向

伴隨著改革的深入發(fā)展，一方面，原有的國企不斷的改組改制，傳統(tǒng)的人事制度管理受到了挑戰(zhàn)，“企業(yè)用人自主，個人擇業(yè)自由”，人才供需之間實行雙向選擇；另一方面，大大小小的各類非公有制企事業(yè)單位大批涌現(xiàn)。按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定各類非公有制經(jīng)濟單位不能保管大中專畢業(yè)生和流動人員的檔案，個人也不允許保管自己的檔案。這樣一來，那些待業(yè)的大中專畢業(yè)生，還有在各類非公有制單位工作的人才以及公有制單位辭退、辭職人員，其人事檔案就處于政府和企業(yè)人事部門不再管，非公有制管不了的境地。

怎么辦？改革發(fā)展到這一步，客觀上需要勞動保障事務(wù)代理機構(gòu)，按照有關(guān)規(guī)定和要求，對各類人才提供以檔案管理為核心的勞動事務(wù)業(yè)務(wù)管理和服務(wù)，于是，勞務(wù)代理制度應(yīng)運而生。隨著企業(yè)改革的深化，勞務(wù)代理的業(yè)務(wù)是迅速增加，勞務(wù)代理也呈現(xiàn)規(guī)范化、多元化的發(fā)展趨勢。

1、規(guī)范化、法制化是勞動保障事務(wù)代理的必然走向。

勞動事務(wù)代理制度既是代理政府行使人力資源管理某些職能的一個重要體現(xiàn)，又是一項權(quán)威而又嚴(yán)肅的制度化服務(wù)。其代理的主體和客體及其過程都具有明顯的法律特征，而且勞動事務(wù)代理各主體間的行為是作為法人行為存在的。隨著《勞動合同法》、《就業(yè)促進法》的頒布實施，逐步實現(xiàn)勞務(wù)代理的規(guī)范化、法制化是今后的發(fā)展趨勢。

2、代理功能的多元化將成為發(fā)展趨勢

增強服務(wù)功能是深化勞務(wù)代理制度的關(guān)鍵，同時又是發(fā)展代理業(yè)務(wù)的立足點，應(yīng)以市場經(jīng)濟、企業(yè)的人力資源管理為導(dǎo)向，不斷開發(fā)和完善勞動保障事務(wù)代理的動作形式和服務(wù)內(nèi)容。

從目前來看，隨著改革開放和市場經(jīng)濟的發(fā)展，各種人事勞動代理運作形式和服務(wù)也有很多，比如“勞務(wù)派遣”、“人事外包”顯然運作形式不同，但都是勞動用工制度改革的產(chǎn)物，他們既有相同之處，又有不同特點，相同之處是都是為企業(yè)用工提供服務(wù)。不同的是他們運作模式不一樣，比如：勞動代理是指個人或單位委托代理機構(gòu)托管其人事工作，包括：檔案管理、接續(xù)各種勞動關(guān)系。而勞務(wù)派遣是為企業(yè)提供勞動者，派遣單位“招工不用工”、而企業(yè)是“用工不招工”，我相信，今后還有可能會出現(xiàn)更多的服務(wù)企業(yè)，服務(wù)社會和各種不同的用工服務(wù)形式。

三、檔案管理的現(xiàn)狀與問題

做好“檔案”的管理應(yīng)該是我們的中心工作，怎樣做好“檔案”的管理，我們主要是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，國家檔案局的1號令，也就是按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》來規(guī)范、管理檔案。在這里我想講一下對檔案的一些認(rèn)識。

長期以來，國內(nèi)外學(xué)者對檔案定義有種種不同見解，在有關(guān)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)文件中也有反映。從檔案概念內(nèi)涵的構(gòu)成要素而論，基本上分為兩種類型：①限制型。強調(diào)具有永久保存價值的，并保存在檔案館等特定場所的歷史文件才是檔案。②寬舒型。不限定永久保存價值和保存地點等因素，具有一定保存價值的歷史文件，均為檔案。我國擁有各級各類檔案館和大量機關(guān)單位檔案室組成的網(wǎng)絡(luò)體系，并對檔案實行集中統(tǒng)一分級管理的體制，因而規(guī)定無論保存在機關(guān)檔案室或國家檔案館的，需要短期、長期或永久保存的各種歷史文件，都屬于檔案。

從檔案概念的屬種關(guān)系而論，大致有3種主要模式的檔案定義：⑴以“歷史記錄”或“原始記錄”為屬概念。⑵以“文件”為屬概念。⑶以“信息”或“信息資料”、“信息載體”為屬概念。《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這一條款并非一般的檔案定義，而是明確國家管理檔案的范圍，限定于“對國家和社會有保存價值的”，但它揭示了檔案的本質(zhì)屬性，具備檔案定義的基本要素，富有檔案定義的理論意義。

檔案以檔案內(nèi)容、檔案載體、檔案的標(biāo)記等構(gòu)成的整體，檔案科類的劃分標(biāo)準(zhǔn)也有多種選擇。一般情況下，檔案可以從以下三個方面來考量：

一是生產(chǎn)科研檔案和社會管理檔案

①生產(chǎn)科研檔案。是人類以自然為對象的生產(chǎn)科研活動。人類以生產(chǎn)科研檔案載錄的知識成果為前提，不斷豐富和更新著人類控制自然，控制社會的信息系統(tǒng)，技術(shù)信息系統(tǒng)。主要用于認(rèn)識和改造自然。

②社會管理檔案。主要是政府和社會組織為促進社會系統(tǒng)直轄市運轉(zhuǎn)，在協(xié)調(diào)和運轉(zhuǎn)的過程中產(chǎn)生和形成的檔案為社會管理檔案。

二是公共檔案與私有檔案

按照檔案的所有權(quán)來劃分。屬于國家的，具有社會意義的檔案，被稱為公共檔案；而屬于私有組織和個人的檔案，被稱為是私有檔案。公共檔案一般具有共享的功能，而私有檔案的使用范圍由所有者控制。

①公共檔案。由于公共檔案是社會的核心信息資源，一般都在政府的掌握和控制之下，在我們國家公共檔案被稱為國家全部檔案，是指歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理，檔案是國家的寶貴財富，也是國家主權(quán)的象征。《檔案法》第十八條規(guī)定“屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。”

②私有檔案。有兩種類型，一是指集體所有制單位產(chǎn)生和形成的檔案；二是個人、家庭、家庭產(chǎn)生和形成的檔案，雖然私有檔案的所有者對所屬檔案的一切事務(wù)有最終裁決權(quán)，但私有檔案也是社會記憶的一個組成部分，在必要的情況下，應(yīng)將其中有重要意義的檔案依法轉(zhuǎn)變?yōu)楣矙n案，供社會共享。

③封閉檔案與開放檔案

檔案由產(chǎn)生部門開成，需要一個進程，同時，檔案從管理部門開放也需要一定的過程。因此，使檔案分成了封閉檔案和開放檔案兩種類型。

封閉檔案之所以需要封閉，主要有三個方面的原因。一是利益方面的原因。檔案是一種重要的信息資源。檔案中載錄的信息內(nèi)容與產(chǎn)生者和形成者之間具有一種天然的利益關(guān)系，隨著時間的流逝，這種利益關(guān)系會逐漸的減弱直至消除。因此，檔案封閉一段時間之后為其它人所用，才不會影響產(chǎn)生者和形成者的利益。二是檔案認(rèn)識方面的原固。三是管理方面的原固。檔案在封閉期內(nèi)，一般不對外開放，因此，被稱為封閉檔案。

開放檔案。也就是可以向社會公眾提供利用的檔案。現(xiàn)在國際上大多數(shù)國家實行“30年”的法定年限，只在封閉年滿“30年”的檔案可以向社會公眾提供利用。我國《檔案法》規(guī)定，一般自形成之日起滿30年向社會開放。同時也強調(diào)，經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限可以多于30年。據(jù)“社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定”，我國社保檔案管理期為100年當(dāng)然也不是所有的材料得管100年，社保檔案保管期分為永久和定期兩類，定期分為10年、30年、50年、100年。

今天我想講的檔案管理現(xiàn)狀和問題主要是講我們所接觸的企業(yè)職工檔案，因為，我們在勞動保障事務(wù)代理工作中，遇到最多的就是企業(yè)職工檔案在管理中存在的一些問題，這些總是如不得到解決，將對職工個人在許多方面造成不便，甚至?xí)绊懧毠さ那猩砝妗?/span>

從理論上來說：企業(yè)職工檔案應(yīng)該記錄職工錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、將懲、選拔、說明業(yè)務(wù)技能、工作表現(xiàn)以及工作變動等過程中形成的信息資料，是企業(yè)發(fā)展和職工活動的真實記錄。

從我們接觸來看，職工檔案管理主要存在以下四個方面的問題：一是管理體制不適應(yīng)。職工檔案應(yīng)該是我們社會保障工作的基礎(chǔ)，是職工個人維護合法權(quán)益，政府有關(guān)部門落實政策，化解矛盾，維護社會穩(wěn)定的法律憑證。是職工享受各項勞動待遇以及記錄參加社會保障    的重要憑證。職工檔案的作用不僅局限于企業(yè)本身，而是已經(jīng)成為社會問題。職工檔案的內(nèi)容也不在是側(cè)重職工政治歷史情況，工資審批等材料，而是側(cè)重于養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、醫(yī)療保險、工傷保險的繳費以及勞動合同等形成的材料。現(xiàn)在企業(yè)職工檔案的管理大部分是分散管理，多頭管理。固定工和部分合同制工人檔案，有的在企業(yè)主管部門管理，也有的在企業(yè)管理，沒有與企業(yè)人事部門資源整合，集中統(tǒng)一管理。這樣不利于實行全員勞動合同制，也不利于維護職工個人的合法權(quán)益。

二是企業(yè)職工檔案工作發(fā)展不平衡。目前，職工檔案的保管和管理主要分六個層面。①是國有、非國有企業(yè)用人單位保管和管理在職（在崗）的職工檔案。②是具有部分行使政府職能的企業(yè)以及企業(yè)化管理的事業(yè)單位保管員工的檔案。③是市、縣（區(qū)）勞動就業(yè)局保管解除勞動關(guān)系的職工檔案。④是市、縣（區(qū)）社保局保存企業(yè)離退休人員實行社會化管理的職工檔案。⑤是市人力資源社會保障部門下屬的人才服務(wù)機構(gòu)所保管的大中專畢業(yè)生檔案，像我們“中心”每年都有不少大中專畢業(yè)生來托管檔案。⑥是失業(yè)人員、靈活就業(yè)人員、中介服務(wù)企業(yè)、還有民政系統(tǒng)社團組織工作人員以及農(nóng)民工等檔案。長期以來，職工檔案的管理工作沒有得到有效的監(jiān)管，因此，也必然出現(xiàn)這樣那樣的問題，比如：企業(yè)為了達到控制職工的目的，扣押檔案不給或把檔案長期存放在個人手里，有的甚至丟失。有的職工在調(diào)動工作或辦理退休時找不著檔案等問題。

三是企業(yè)職工檔案材料的客觀性。準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)具體工作人員認(rèn)真、負(fù)責(zé)地填寫每份檔案材料，有些檔案錯漏百出，甚至隨意更改，有時給我們代理工作增加了困難，如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。像有些委托我們代管的職工檔案年齡多次不一致，在辦理退休時就帶來了很多麻煩，有些職工身份證也與檔案年齡不一致，由于管理人員對檔案資料審核不嚴(yán)，工作疏忽，實際上給職工個人利益造成了損害。

四、勞動保障事務(wù)代理，檔案管理的思考與建設(shè)

我們中心的工作主要是企業(yè)改制下崗職工、城鎮(zhèn)自謀職業(yè)的退役士兵、大中專院校畢業(yè)生的檔案管理，并受代理人委托為其辦理各項人事代理業(yè)務(wù)。我們所接收的檔案是個人在其特定的社會活動中積累而成的文件組合體。其產(chǎn)生與存在，始終淵源于專門的形成單位及其職能活動，并由此構(gòu)成檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系。這一定向積累性和歷史聯(lián)系性的特點，使得檔案存在和運動的形態(tài)與其他資料有所不同，它要求尊重檔案來源與內(nèi)容等方面固有的聯(lián)系，維護檔案文件體系的歷史面貌，才能有效地發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)特有的作用。而由于檔案是歷史的原始記錄物，而非復(fù)制品，故更具有可靠性，并同時具有單一性和稀有性。檔案以其原始和孤本而珍貴的特點區(qū)別于其他出版物，其保護和利用也有特殊的要求。

鑒于個人檔案形成的獨特性和檔案管理的特殊性，面對新時期，新環(huán)境個人檔案的管理也需要有所突破，以適應(yīng)現(xiàn)階段的中國特色的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。對中心的工作來說，要了解歷史，揚棄經(jīng)驗，更要站在時代的高度，了解群眾對現(xiàn)階段個人檔案管理的需求，對檔案的管理要有所創(chuàng)新。為此，在“檔案”管理工作中我們主要從以下三個方面入手。

1、優(yōu)化檔案存放環(huán)境，創(chuàng)新檔案存放方法。

近年來，由于國有企業(yè)進行改制，大量的企業(yè)職工下崗；城鎮(zhèn)自謀職業(yè)退役士兵數(shù)量的增加和大中專院校畢業(yè)生的增多導(dǎo)致要求進行檔案人事代理人員數(shù)量成逐年上升趨勢。管理檔案數(shù)量的增加對我中心的檔案室來說如何妥善保管大量個人檔案是一個新的考驗，我中心為解決大量檔案存放安全的問題，派檔案專管人員到省檔案館進行學(xué)習(xí)，獲取檔案管理新信息。如：現(xiàn)階段檔案管理的最優(yōu)環(huán)境構(gòu)建、檔案管理的新出設(shè)備以及如何科學(xué)存放檔案入柜等。這些信息的獲取給我們的檔案管理工作帶來了新的啟示。為此，我們健全了各種檔案的入庫臺賬和簿冊，完善了防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫等“六防”措施，檔案管理更科學(xué)。

在借鑒別人好的經(jīng)驗同時也需要我們結(jié)合自身的工作實際，解放思想，實事求是。我們的檔案管理人員要不斷的加強學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能有知識，有了知識才能有想法、有思路、有理念，才能不斷的創(chuàng)新構(gòu)建科學(xué)的檔案存放方法。

2、加強管理人員學(xué)習(xí)，創(chuàng)新檔案管理理念。

不斷加強工作人員的業(yè)務(wù)理論學(xué)習(xí)和科學(xué)文化學(xué)習(xí)。不斷的與時俱進、創(chuàng)新管理思路，完善管理制度。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，堅持 “以人為本”。為人民群眾服務(wù)，為廣大的代理職工服務(wù)。

把我們的工作做到使人民滿意，把我們的服務(wù)做到使代理人員放心、舒心、安心為目標(biāo)，不斷的提升人事代理服務(wù)質(zhì)量。

我中心的工作以代理人員的服務(wù)需求為中心，創(chuàng)新檔案管理理念。工作人員自覺的把群眾當(dāng)親人，從抓代理檔案規(guī)范化管理入手，努力實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、快捷、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。做到代理程序的規(guī)范化。實行專人負(fù)責(zé)制，建立健全人事檔案收集、審核、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、材料證明出具等制度，使人事代理檔案的進、出、管、用逐步規(guī)范化。逐步實現(xiàn)辦公設(shè)施的規(guī)范化。添置專用檔案密集架、空調(diào)、電腦等設(shè)備，實現(xiàn)檔案存放室、檔案閱覽室、辦公室“三室分離”。實現(xiàn)信息資源的規(guī)范化。按照姓氏筆畫編入檔案號和柜組號，建成我中心人事代理檔案信息庫，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

3、完善信息化管理制度，創(chuàng)新人事代理服務(wù)體制。

為做好人事代理的服務(wù)工作，我們下基層到企業(yè)，征求意見、建議。向來中心進行檔案人事代理職工詢問他們的代理需求，總體來說企業(yè)、代理人員對我們中心的工作還是給予了高度的評價，我們的檔案管理沒有出差錯，我們的代理服務(wù)也是到位的。為了進一步解決代理人員對服務(wù)快速化的需求，保證服務(wù)效率與質(zhì)量相結(jié)合，我中心將不斷完善微機信息化管理制度，對代理人員的基本情況統(tǒng)一錄入電腦，實行微機化管理。

為了保證人事檔案的真實性、可靠性和安全性，不斷推進了檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和專業(yè)化，維護用人單位和各類人才的合法權(quán)益。我們創(chuàng)新人事代理服務(wù)體制。實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對檔案人事代理工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌安排各項工作。科室責(zé)任制，把中心分為三個科：人事代理科、檔案管理科、綜合科，各科室各施其職，分工合作，做好檔案人事代理日常工作。各科室把檔案人事代理工作細化，做到人人有責(zé)，人人有事。做到對日常的人事代理工作有總結(jié)，有創(chuàng)新，把“引進來”與“走出去”相結(jié)合。一是擴大宣傳，把檔案人事代理的時代意義和作用，以及我們中心的服務(wù)理念告知群眾，把需要檔案代理的人員“引進來”。同時向社會公開人事代理的程序和投訴電話，加強代理人員與我中心的“雙向”聯(lián)系。主動接受群眾意見和監(jiān)督。二是向需要我們上門服務(wù)的企業(yè)和大中專院校，我們實行“走出去”滿足企業(yè)和大中專院校的服務(wù)需求。

總之為群眾、為廣大代理人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)是我們中心工作的宗旨，也是我們?yōu)橹粩鄪^斗的目標(biāo)。我們將不斷的完善制度，改善方法，不斷的提高為民辦事的能力，不斷的提高檔案人事代理工作的水平，為我中心的檔案人事代理工作謀出路，創(chuàng)發(fā)展。