如何提高綜合文字能力(中)
——對辦公廳選調人員的培訓提綱
（2009年4月2日）
第二，辦公廳主要有哪些文字材料
總的講，辦公廳的文字材料都屬于公文。我歸納了一下，用的最多的，按照不同的場合、對象和用途，大體是四類：
一是會議類。這是文字材料中數量最多、占比重最大的一族。我們平時所說的“領導講話稿”，主要是指這一類。根據聽眾的不同，又可具體分為下行、平行、上行三類。
下行講話，即指對下級的講話，主要是工作部署動員、表彰獎勵等。工作動員部署講話，一般是“三段論”，主要是講意義讓聽眾明白為什么（重要性、必要性）；講指導思想、目標要求和重點工作或方法，讓人明白怎么干；講保障措施提要求，怎么把事情辦好。要講得鮮明、透徹、實在，要講得入情入理，振奮人心，鼓舞斗志。表彰獎勵講話，主要是概括、總結、肯定受表彰單位或個人的成績和經驗，對其進行表彰、鼓勵，對面上提出學習、推廣的要求。要富有激情和感召力。
平行講話，主要是向兄弟單位介紹情況和經驗的講話，在邀請會、協作會、研討會上的發言。介紹情況和經驗，往往面對的是外地、外部門的客人，作為東道主發表講話，要對客人表示歡迎，對本地、本部門的情況作一簡介，講得誠摯、熱情、實在。發言材料，特別是在綜合性會議上的專題發言稿，往往是領導就分管某一條戰線、某一方面工作作講情況和意見，要主題突出，富有資料性、參考性，并注意不過分強調自己分管工作的重要，要講“實”，不要講“虛”；要講“適”，不要講“過”。
上行講話，嚴格說不能叫講話的，而是匯報、報告，包括某一級領導向上級領導匯報工作的發言，切忌講意義、講大道理，而是要簡明扼要所做的工作，講存在問題和薄弱環節，提出建議或意見，下一步打算等等。還有一種是工作報告，如政府工作報告，內容一般是對上一屆或上一次會議以來工作情況的回顧總結和對今后工作的部署，要求內容全面，表述嚴謹、莊重。
二是禮儀類。即出于感謝、答謝、慰問、慶賀等目的，在各種非會議儀式、場合的講話稿。用的最多的是，簽約儀式上的講話稿和致辭。講話主要是對所簽合作契約予以積極評價，對合作方表示感謝，對合作事項充滿信心、寄予厚望，要簡短、禮貌。致辭，包括歡迎詞、感謝詞、答謝詞、慰問詞、祝賀詞等，用于專門的儀式或宴會等場合。作為“致辭”，必須有別于一般的講話，要措詞嚴謹，具有文采，富于激情。
三是事務類。包括通知、會議安排方案、接待方案等等，關鍵是把事情說明白，讓人一看就清楚。
四是法規類。主要是一些“紅頭文件”的起草，要求行文規范，用詞嚴謹，符合法律法規要求，有一套嚴格的行文程序。
綜合文字材料分類很多。怎樣分類并不重要，重要的是要針對不同講話的內在需求，把握住它們的基本風格和特點，使自己寫出的材料具有強烈的“文體感”，起到“以文輔政”的作用。
