文字的發(fā)明和載體材料的使用，為檔案的產(chǎn)生提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，社會生產(chǎn)的發(fā)展，人際交往的擴(kuò)大，人類智力的提高，是檔案產(chǎn)生的內(nèi)在條件，國家形成之后，檔案不斷完善和發(fā)展。因此，檔案產(chǎn)生和發(fā)展的條件主要有以下方面。
1.文字的產(chǎn)生和載體材料的使用是檔案產(chǎn)生的客觀條件
檔案起源于原始記事，但原始記事并非真正意義上的檔案。文字作為語言記錄符號產(chǎn)生以后，使得早期人類大同小異的記錄符號逐漸變得整齊劃一，從而形成系統(tǒng)。只有文字才能準(zhǔn)確表達(dá)思想，文字的產(chǎn)生為準(zhǔn)確地記錄事實(shí)提供了條件，從而為檔案的形成提供了客觀條件。但文字作為一種表達(dá)思想、記錄事實(shí)的符號，必須要存儲于一定的載體材料上才能得以保存下來。人類最初尋找的可供記錄文字的物質(zhì)載體取材于自然或是對自然物進(jìn)行簡單的加工，形成粗加工的檔案載體材料，比如甲骨、石刻、簡帛等，這些載體材料的使用也為檔案的形成提供了客觀條件。
隨著生產(chǎn)實(shí)踐的繼續(xù)發(fā)展，記錄語言的文字符號系統(tǒng)進(jìn)一步完善，出現(xiàn)了比較有條理的信息記錄。這些有條理的信息記錄使用完畢后，為了日后查考，被整理保存起來，便形成了檔案。河南安陽小電村出土的3000多年前的商代甲骨文字檔案，是選今發(fā)現(xiàn)的我國歷史上最早的文字記錄檔案。
2.人類交流和社會管理的需要是檔案產(chǎn)生的社會條件
在原始社會后期、隨著生產(chǎn)的發(fā)展、社會交往的擴(kuò)大，人們需要幫助記憶和交流的工具，而文字記錄正起到了保存社會活動記憶，便于交流的作用。隨著部落社會的變展，人們交往越頻繁，在部落治理，協(xié)調(diào)矛盾，發(fā)展生產(chǎn)，對外交流等活動中更需要一種協(xié)作和管理的工具，于是就產(chǎn)生了記錄這種管理狀況的文書，這些記錄被保存下來，就成為檔案。
3.國家的產(chǎn)生使得檔案的產(chǎn)生與發(fā)展有了充分保證
在原始社會向級變社會過渡，出現(xiàn)了階級、國家以后，管理規(guī)范性增強(qiáng)。出現(xiàn)“有條理文書”，檔案與檔案工作有了相應(yīng)規(guī)范。因而，檔案逐漸成熟與得到快速發(fā)展，其產(chǎn)生與發(fā)展得到了比較好的保證。
可見，在漫長的人類社會發(fā)展過程中，在文字的產(chǎn)生、載體材料的使用、人類的交流、社會的發(fā)展、國家的產(chǎn)生等諸因素影響下，檔案逐漸產(chǎn)生，并不斷發(fā)展。
