作為一名財(cái)務(wù)工作者，平時(shí)經(jīng)常要和Excel打交道，但在很多細(xì)節(jié)方面，Excel卻做得并不到位。前不久，一次偶然的機(jī)會(huì)試用了一下國產(chǎn)WPS軟件，發(fā)現(xiàn)它的很多細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)遠(yuǎn)比Excel精細(xì)。接下來，我們就一起看一看吧！
1.貨幣單位轉(zhuǎn)換
財(cái)務(wù)工作中常要接觸大額數(shù)字，特別是將這些數(shù)字放入報(bào)表時(shí)，往往要進(jìn)行單位轉(zhuǎn)換（比如換算成“萬”、“百萬”等）。通常的操作是將原值/10000，然后手工添加單位后綴，不過WPS卻可以一步完成這類操作。
選中要轉(zhuǎn)換的數(shù)字，按下Ctrl+1進(jìn)入單元格屬性，點(diǎn)擊“特殊”→“單位：萬元”，即可看到轉(zhuǎn)換選項(xiàng)。目前WPS支持兩種單位轉(zhuǎn)換，分別是傳統(tǒng)的萬、百萬、千萬、億，以及財(cái)務(wù)人員喜歡的萬元、百萬元、千萬元、億元。點(diǎn)擊合適的單位后，數(shù)字就會(huì)自動(dòng)完成轉(zhuǎn)換。
除了上面這種手動(dòng)轉(zhuǎn)換，在WPS中還有一項(xiàng)智能轉(zhuǎn)換機(jī)制。在狀態(tài)欄臨時(shí)統(tǒng)計(jì)區(qū)，軟件可以智能完成數(shù)字轉(zhuǎn)換。比如當(dāng)我們選取一個(gè)比較大的數(shù)值后，WPS會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)成一個(gè)更容易閱讀的單位，這一點(diǎn)對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說，也是十分受用的。
2.中文大寫貨幣轉(zhuǎn)換
除了單位轉(zhuǎn)換外，大寫數(shù)字也是財(cái)務(wù)人員平時(shí)用得比較多的一項(xiàng)功能。和Excel的“直轉(zhuǎn)”不同，財(cái)務(wù)工作中所需的轉(zhuǎn)換往往會(huì)涉及到圓、角、分，這也是平時(shí)Excel做得比較吃力的一個(gè)地方。WPS對(duì)于此項(xiàng)功能是通過一項(xiàng)“人民幣大寫”轉(zhuǎn)換完成。選中需要轉(zhuǎn)換的數(shù)字，按下Ctrl+1進(jìn)入單元格屬性，再點(diǎn)擊“特殊”→“人民幣大寫”，即可換算成我們所熟悉的中文大寫貨幣。
3.聚光燈
平時(shí)遇到一些大表時(shí)，總會(huì)有看錯(cuò)行的時(shí)候，而我們所能做的也僅僅是仔細(xì)……仔細(xì)……再仔細(xì)。但在WPS中，一項(xiàng)“聚光燈”功能卻能輕而易舉解決這個(gè)難題。“聚光燈”位于狀態(tài)欄左側(cè)，就是那個(gè)類似于俄羅斯方塊的小圖標(biāo)。點(diǎn)擊后，單元格所在行列會(huì)自動(dòng)呈現(xiàn)出高亮效果，無論是行列對(duì)照，還是區(qū)域?qū)φ眨@下子就徹底變得清晰了。
4.護(hù)眼模式
對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說，每天對(duì)著屏幕工作七八個(gè)小時(shí)是常事。護(hù)眼模式是WPS里的一項(xiàng)小功能，可以瞬間讓整個(gè)編輯區(qū)變成省眼的豆綠色。效果也是十分明顯的，現(xiàn)在下班時(shí)，眼睛終于不再酸酸的了。
5.計(jì)算所得稅
財(cái)務(wù)工作中一項(xiàng)比較重要的內(nèi)容，就是計(jì)算所得稅。這里的所得稅既包含個(gè)人所得稅，也包含年終獎(jiǎng)所得稅。
一般來說，計(jì)算所得稅總是非常繁瑣的，特別是由于稅法的變更，有時(shí)還要修改里面的公式。不過在WPS中，一組所得稅公式已經(jīng)內(nèi)嵌到“公式”→“插入函數(shù)”→“常用公式”里。
只要進(jìn)入面板點(diǎn)擊要使用的公式，輸入原始數(shù)據(jù)，就能快速求出所得稅金額。值得一提的是，WPS還比較貼心地在這里設(shè)置了新老兩個(gè)版本（對(duì)應(yīng)于2019年稅改前后），以方便不同需求的用戶選用。
6.直觀錯(cuò)誤提示
日常工作中，最讓人頭疼的就是公式出錯(cuò)了，通常軟件呈現(xiàn)給我們的，都是類似于“#DIV/0!”、“#VALUE!”這樣令人費(fèi)解的答案。而WPS一個(gè)貼心之處，就在于它會(huì)在每個(gè)錯(cuò)誤項(xiàng)的下方，都給出一個(gè)簡(jiǎn)單的視頻講解。公式撓頭時(shí)看一看，沒準(zhǔn)會(huì)事半功倍喲！
7.一鍵生成工資條
在一些大型單位里，生成工資條總是會(huì)令財(cái)務(wù)人員頭疼。雖說現(xiàn)在的財(cái)務(wù)軟件大多支持工資條生成，可往往都有一些限制。在WPS中，一項(xiàng)智能工資條功能卻能輕而易舉解決這個(gè)難題。這項(xiàng)功能位于“會(huì)員專享”→“更多”→“文檔助手”→“財(cái)務(wù)助手”，使用時(shí)首先選擇工資表表頭，然后點(diǎn)擊“生成工資條”，即可一鍵生成全體員工的工資條。而且這項(xiàng)功能并非會(huì)員用戶專享，絕對(duì)的良心推薦。
8.拒絕生成重復(fù)項(xiàng)
錄入長(zhǎng)表格時(shí)，最怕的就是碰到重復(fù)值了。在Excel中，我們可以通過數(shù)據(jù)有效性對(duì)其進(jìn)行控制，但操作過程比較繁瑣。而在WPS中，只要簡(jiǎn)單地使用“數(shù)據(jù)”→“重復(fù)項(xiàng)”→“拒絕錄入重復(fù)項(xiàng)”即可完成相關(guān)設(shè)置。設(shè)置完成后，一旦錄入中出現(xiàn)重復(fù)值，表格將自動(dòng)彈出提醒，大幅降低重復(fù)錄入所帶來的困擾。
9.自動(dòng)更新股票信息
很多大型公司報(bào)表，都要引入本企業(yè)的最新股票信息（比如收盤價(jià)、市盈率等）。而這一步往往都是由財(cái)務(wù)人員手工完成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在WPS中，我們只要填寫好股票代碼，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”→“股票”，即可快速生成相關(guān)字段。而且這里的數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)更新的，可以大幅降低手工更新帶來的麻煩。
10.權(quán)限控制
財(cái)務(wù)工作中，權(quán)限控制是經(jīng)常用到的一項(xiàng)操作。特別是在多部門填寫時(shí)，一套恰當(dāng)?shù)臋?quán)控可以保證原始表格不會(huì)遭到意外覆蓋。
WPS的權(quán)控是通過“審閱”→“允許用戶編輯區(qū)域”完成，首先點(diǎn)擊“新建”按鈕將標(biāo)題修改為部門名稱，然后使用“引用單元格”設(shè)置該部門的可編輯區(qū)域，接下來點(diǎn)擊“區(qū)域密碼”為該部門設(shè)置密碼。之后以此類推，完成其他部門的設(shè)置。最后點(diǎn)擊“審閱”→“保護(hù)工作表”使權(quán)控生效，再將表格分發(fā)給相關(guān)部門即可。
11.多人協(xié)同
除了權(quán)限控制，在WPS中還有一項(xiàng)比較亮眼的功能，這就是文檔云協(xié)同。與傳統(tǒng)表格不同，云表格雖然運(yùn)行在WPS框架內(nèi)，卻是一份完完整整的云文檔。除了具備WPS的絕大多數(shù)功能外，它的一大亮點(diǎn)，是可以同時(shí)支持多人操作，并且每個(gè)人都能實(shí)時(shí)看到他人操作的結(jié)果。
協(xié)同操作是由表格右上角的“分享”按鈕實(shí)現(xiàn)的，可以分別通過手機(jī)、微信、二維碼，或者邀請(qǐng)鏈接的形式分發(fā)給其他人。協(xié)同邀請(qǐng)支持權(quán)控，也可以由用戶自行指定鏈接有效期。同時(shí)，云文檔還提供了一套非常完善的歷史回溯機(jī)制，分分鐘就能退回之前版本，這也是比較招財(cái)務(wù)人員喜歡的一項(xiàng)功能吧。
寫在最后
除此之外，WPS還在文檔、表單、手機(jī)互聯(lián)等方面有著不錯(cuò)的設(shè)計(jì)。除了方便以外，這些功能大多可以與WPS的其他模塊搭配使用。作為一家多年來一直與微軟抗衡的國產(chǎn)軟件公司，這樣的設(shè)計(jì)是不是也更值得我們支持呢！
- THE END -
責(zé)任編輯：憲瑞
聯(lián)系客服
