| 匯報稿也是給領導們寫的。它和講話稿的區別在于：匯報稿是念給上級領導聽的，講話稿則通常是講給下屬人員聽的。因為有這樣的區別，所以，寫匯報稿，無論是語氣、角度、構思、結構，都是另外的一套作法。因此，我把它單拿出來專門講一講。 這些年，隨著企業規模的擴大、實力的增強和知名度的提高，每年來我們這里視察、調研的領導人數越來越多、頻率越來越密、層次越來越高；每一位領導來，本文由老秘網推薦,除了看我們的工地、看民工的駐地、看黨建的陣地、看我們的專題片，幾乎無一例外地要聽集團領導的工作匯報。如何寫好匯報稿，就成為文秘人員面臨的一項重要任務。 這是說的控股集團這個層面。到了各個產業集團以至各個工程公司，且不說上邊的領導來了要聽匯報，外邊的記者來了要聽匯報，單是我們集團內部，每年的黨建調研、各種各樣的專題檢查，也都不少。所有這些視察、調研、采訪、檢查，都需要我們鄭重其事地進行匯報。寫好這樣的匯報稿，同樣是擺在各產業集團以至各工程公司面前的一項重要任務。 各工程公司的領導，包括有些產業集團的領導，抓業務、干工程，那是沒說的，絕對是高手；一說匯報工作，一說動手寫文章，就感覺很為難，甚至有點怵頭，加上工作忙、事情多，領導們多半把這樣的任務交給“筆桿子”們去做。這樣一來，手里有沒有一個過硬的“筆桿子”，有時就成了事情成敗的關鍵。 我的品驗，一個地區也好，一個單位也好，一個企業也好，有沒有一個過硬的秘書班子，效果截然不同。合格的秘書人員，他能把我們做過的工作梳理得有條有理，概括得頭頭是道，總結得有板有眼。上邊的領導聽了絕對滿意，大加贊賞；自己的領導念起來也滿面春風，絕對長臉。這就叫錦上添花。好的匯報稿就要達到這樣的效果。假如秘書人員業務不過硬，寫出的匯報稿可能就是另一種樣子：篇幅不短，盡是些大話、空話、套話，工作面貌沒體現出來，工作成績梳理不到位，工作經驗更是講不出來。這樣的稿子，念的人平平淡淡，灰頭土臉；聽的人味同嚼蠟，興味索然，結果搞得彼此都不滿意。這樣的情景，我們在工作當中是屢見不鮮的。 這幾年，我通過參加集團的黨建調研以及其他的大型活動，感覺我們集團的文字工作總體上看，水平是比較高的，而且呈現出一個逐步提高的趨勢，特別是控股集團這個層面，以及下面的兩個產業集團，搞出的東西是很有些水平的。但是，也確實存在一些不盡如人意的現象，確實存在一些亟待克服、亟待解決、亟待糾正的問題。 下面，圍繞“如何寫好工作匯報稿”這個題目，結合企業的實際，我有針對性地講幾點意見，供同志們在工作中參考。 我講三點意見：一、匯報稿的構思；二、匯報稿的結構；三、寫匯報稿應該注意的幾件事。 一、匯報稿的構思 與講話稿一樣，匯報稿在動筆之前也必須做到“三個吃透”，即吃透上情、吃透下情、吃透意圖。所不同的是，“三個吃透”的具體內容有了很大的變化。 先說說“吃透上情”。 這里說的“上情”，是指聽我們匯報的上級領導，他到底想聽什么，他這個人愛聽什么。對這兩個至關重要的問題不甚了了，就貿然下筆，至少是輕率的，有時甚至是危險的。輕則徒勞無功，只好推倒重來；重則既耽誤了時間，更耽誤了事情，把自己服務的領導整得很狼狽、很尷尬、很沒面子。所以，有經驗的文秘人員絕不辦這種冒失事。 上邊的領導來之前一般都確定了調研的題目，并且形成了正式的文件，白紙黑字，寫得非常清楚，我們照著文件上的內容準備就是了。但是，我們這一級往往看不到文件，本文由老秘網推薦,文件只發到市里，甚至只發到自治區，通知我們用的是電話。口口相傳，最容易出錯，傳著傳著就傳錯了。遇到這種情況，我們的秘書人員麻煩一點，也最好是能見到原件。現在的傳輸手段多得是，無論是傳真還是郵件，都相當快捷，幾秒鐘的事。我們不要怕麻煩。動筆之前麻煩一點，把領導想聽什么搞準確，我們寫起來心里就有數了，省得將來出麻煩。 除了要搞清楚領導想聽什么，有時候還需要搞清楚領導愛聽什么。我在這里不是引導大家干投其所好、見風使舵、投石問路的事，但我們至少不能干那種“哪壺不開提哪壺”的蠢事吧！這位領導就愛吃碗燴菜，你偏要給他擺四五個涼盤、七八個熱菜，花了不少錢，費了不少力，最終還不落好，何必呢？吃飯如此，聽匯報也一樣。 2001年，中央調儲波來內蒙工作。儲書記到任沒幾天，就提出要到呼市調研，重點看城市建設和城市管理。這項工作主要是政府在抓，所以楊晶讓柳秀做匯報。我當時是政府的秘書長。匯報稿就由我組織秘書班子連夜起草。儲書記是第一次來呼市，為了讓市里的領導在新書記名下留個好印象，我要求綜合處的同志使出全身解數，一定要拿出一個高質量的匯報提綱。當時，領導“想聽什么”是明確的，通知上寫得清清楚楚；而“愛聽什么”卻一無所知。找黨委辦公廳的熟人打聽，也問不出個所以然來。最后我撥通了長沙市政府秘書長的電話，我的同行向我介紹了儲波同志的好多特點，還給我發來儲波在湖南工作時的兩篇重要講話。這下我心里有數了。那次的那篇匯報，無論是聽的人還是念的人，都很滿意，確實收到了我們預期的那種效果。 再說“吃透下情”。 這里說的“下情”，自然是指企業的情況；這里說的“吃透”，是指在熟悉企業情況的基礎上，要學會“用第三只眼睛看東方”，要善于“跳出東方寫東方”。本文由老秘網推薦,應當說，這個要求是有比較高的難度的。 一般來說，東方人寫東方有利又有弊。“利”的一面是對東方太熟悉了，這是外面的人所不具備的；“弊”的一面是正因為太熟悉了，所以常常很難客觀地、全面地、多角度地介紹東方。有句古詩說得好：“不識廬山真面目，只緣身在此山中”，說的就是這個道理。所以我建議大家要跳出東方看東方，用“第三只眼睛看東方”。 到底怎么跳、怎么看，我給大家支兩招： 第一招叫“俯看”。就是從高處往下看。我們在東勝生活了幾十年，好多街區、好多建筑，都在腦子里裝著；可是，東勝的整體面貌到底是個什么樣子，好多人說不清。假如我們坐上飛機從東勝上空走一圈，東勝的全貌就盡收眼底、一目了然了。我說的“跳出東方看東方”想要達到的就是這樣的境界。同志們這樣做的時候，一定要切記兩個東西，不要以為自己熟悉的東西領導也都熟悉，更不要以為自己不熟的東西領導也一概不熟。我在這里要告訴大家，實際情況是：我們熟悉的正是領導們不熟的，正是他想聽的；而我們不熟的那些東西，恰恰是人家最熟悉的。所以，我們一定要學會換位思考，不妨就把自己當作來聽匯報的那位上級領導，想聽什么就寫什么，而且一定要把事情的來龍去脈交待清楚，讓人家聽明白。應當說，這樣的“換位”有時確實是必要的。 第二招叫“比較”。有兩種比法，一種叫自己和自己比，另一種叫拿別人和自己比。自己和自己比，又叫“縱向對比”，就是拿過去的自己和現在的自己作對比，通過對比，直觀地看出自己的進步、自己的成績、自己的發展。拿別人和自己比，又叫“橫向對比”，通過這樣的對比，凸顯自己的特色，體現自己的價值，體現自己的強項。無論哪種比法，都要拿數字說話，靠事例來支撐。 好的筆桿子，都應當是運用這些方法的高手。我們為領導撰寫匯報稿，一定要熟練地使用這些方法。 最后說“吃透意圖”。 這里說的“意圖”，自然是指領導的意圖。哪位領導？自然是我們服務的那位領導。因為稿子是給他寫的，他拿上去給領導匯報。他到底想匯報些啥，想咋樣匯報？我們動筆前一定要請示清楚。有人說，匯報的內容文件里已經講得很清楚了，我們照著文件準備就是了，還緊管請示什么？我的經驗是，一定要請示。 這里的請示不是泛泛地請示，而是重點請示。請示兩個東西：一、在成績部分，重點匯報哪幾件事？假如說，上級領導要聽黨建匯報。上半年，我們圍繞黨建一共抓了八件事，其中有兩件抓得平平淡淡，沒什么特色；有兩件完全是照貓畫虎，走了個形式；另有四件，那可真是丁是丁卯是卯，一絲不茍干下來的，既有成效，更有特色，是領導的得意之筆。領導肯定要讓你在這四件事上不惜濃墨重彩，一定要講深說透，摸不準領導的這個底就貿然動筆，肯定是不行的。所以說一定要請示。二、在講問題的時候，更是這樣。上邊的領導來一趟不容易。通常情況下，下邊的同志都要借這個機會提兩個問題，要求領導幫助解決。提什么，怎么提，把握到個什么火候？這里邊有好多微妙的東西，所以更需要請示。 二、匯報稿的結構 匯報稿的結構，原無固定的程式。通常由以下四部分組成：一、開頭語；二、本單位概況；三、匯報的主體；四、請上級協助解決的幾個問題。下面，分別作一些介紹。 一、開頭語。 匯報稿的開頭語相當簡短，百十個字就夠了。就表述兩個意思：一、向前來視察、調研、考察、采訪、檢查指導的各位領導表示歡迎；二、就上級給出的題目進行匯報。用兩句話把這兩個意思講清楚就行了，千萬不要啰嗦。 開頭語雖然短，有些時候也常出錯。以下四點一定要注意：一、領導的姓名、職務一定要講對，不能有偏差；二、出現多位領導時，要么都不點，要么都點，不能丟三拉四、顧此失彼；三、要用“匯報”這個詞，不要用“介紹”這個詞；四、假如匯報人是副職甚至是環節干部，最好加上“受XXX委托”的字樣，以表示對上級領導的尊重。 二、概況介紹。 在正式匯報之前，先把企業的概況作一個簡要的介紹，目的是讓領導對我們的企業有一個總的概念，有一個大致的了解。對初次來的領導，這一步絕對不能省略，因為他最想知道的就是這個。當然，對已經來過多次的領導，以及本企業的領導，這個內容就可以略去不講。 介紹企業概況，要注意三件事：一、文字要簡，篇幅要短，有幾百個字就完全可以講清楚了。二、不要使用過時的舊數字，尤其不要使用與后面的匯報相互撞車的錯誤數字。三、概況介紹是為后面的匯報做鋪墊的，因此，與匯報主題無關的內容都可以略去。 三、匯報的主體。 匯報的主體一般可以分為五個層次： 第一個層次：思路的形成和目標的提出。這是匯報稿的靈魂，是匯報稿的核心。形成了什么樣的思路，這個思路是怎樣形成的？提出了什么樣的目標，這些目標是怎樣提出的？文字不需要很多，但一定要把領導班子的決策過程以及最終形成的共識反映出來。 第二個層次：采取的措施或所做的工作。目標確定后，為了實現這個目標，都采取了哪些措施，具體開展了哪幾項工作，要一項一項地羅列出來。這一部分，要寫得層次清楚，條理分明，讓人看出工作的主要脈絡，看出工作的基本抓法來。這是匯報稿的重點，文字量不妨給得多一些，但絕不能記流水賬，不能事無巨細，無一遺漏。對采取的措施或所做的工作要做必要的歸納和提煉，有的可以單獨講，有的可以把幾項合并成一項講，有的也可以略去不講。對合并后的項目，每一項都可以單成一段，并且給它起一個醒目的小標題，這樣就顯得層次分明、脈絡突出了。 第三個層次：取得的成績、見到的成效或出現的變化。在采取了以上措施后，取得了哪些成績，見到了哪些成效，出現了什么樣的變化，要一一道來。這就要運用我們前面講到的“比較法”，橫向比、縱向比，靠數字說話、靠事例說話。這里同樣要進行概括、進行歸納、進行提煉，通過這樣的方法，把我們做出的成績凸顯出來，使之“躍然紙上”。 第四個層次：幾點體會。實際上就是經驗。直接講經驗不大好，就按體會來講，是一種謙虛的說法。這個層次的內容，不是所有的匯報稿都有，要根據具體情況來定。我們確實摸索到了經驗，上級也認可，而且也要求我們介紹，不妨提煉它幾條。假如不是這樣，一則沒多少成熟的經驗好講，二則領導也沒這個要求，我們還是不講為好。講經驗、談體會，一定要實事求是，實實在在，謙虛謹慎，有一說一，有二說二，千萬不能講過頭話，更不能刻意拔高，這是寫材料的人最忌諱的。 第五個層次：下一步的打算。講完成績之后，很快就要轉過來找找不足，找找差距，然后拿出下一步的打算。這個層次的內容寫的當中如何把握，也要根據具體情況來定。一般來說，上邊來的領導，外邊來的客人，我們點到即可，不必展開來細說。假如是我們集團內部的工作調研，那你就得實打實地講，不能客氣一下了事。 四、請上級協助解決的幾個問題。 這一部分的內容也不是所有的匯報稿都寫。要看來的是什么樣的領導，他帶著什么樣的任務，真正有權的、管事的、說了話算數的，我們不妨張一嘴，不要錯過這樣的機會。假如沒什么權，不管多少事，僅僅是走一走、看一看，我們就大可不必提問題，提也沒用。 一般來說，向上級領導反映問題，不外乎三個方面的內容，一是要政策，二是要資金，三是要項目。除此之外，也可以就某一方面的具體問題提出來，引起領導的重視，引起社會的回應。凡是涉及這方面的問題，匯報中提不提，怎么提，都要請我們的主要領導拍板，秘書人員不要自行作主。 三、寫匯報稿應注意的幾件事 我寫了幾十年的公文，感覺寫匯報稿一定要注意處理好以下四件事： 一是注意文稿的內在聯系，努力做到“兩個統一”。一篇好的匯報稿，就是一個有機的整體，它的各個層次之間，應當銜接得相當緊密，有著嚴密的邏輯關系和推理關系，很難讓人挑出毛病來。文章要達到這個境界，就要努力做到“兩個統一”。一是材料與觀點要統一，“材料”就是數字、就是事例，它們是為觀點服務的，觀點要靠它們來支撐，因此，材料和觀點絕不能相互撞車。二是前文與后文要統一，不能前面當成績講，后面又當問題講；前面是一種說法，后面又是另一種說法；前面用的是這個數字，后面又成了另一個數字。 二是注意文稿的語言，多用些口頭語言，少用些書面語言；多用些生動、形象、活潑的群眾語言，盡量不用那些大話、空話、套話。匯報稿，就是要匯報我們是怎么做的。至于上面的精神、上面的要求、上面的文件，完全沒有必要去講。把文字用到這上面，純粹是一種浪費。 三是注意素材的保存和使用。有經驗的文秘人員特別注意相關資料的收集和保存。有了電腦以后，這種收集和保存更快捷、更方便了。電腦里保存的這些資料，常常可以幫我們解圍、替我們救急。現在，上邊的有些調研通知得很倉促，常常是明天一早來，今天下午才通知我們，準備的時間太短。在這種情況下就要靠現成的材料救急。黨政機關的好多筆桿子就經常用這個招數替自己解圍。因為所有的文稿都從頭現寫，一則沒這個必要，二則時間不趕趟。我們的同志也要學會這一招。 四是匯報稿的審核、校對、打印。匯報稿定稿后，文秘人員一定要認真審核、反復校對，不能出現任何的差錯。越是時間緊，越是加班搞，越要細。這要成為一種職業習慣，一種職業素養。裝訂、打印都要照規矩來，不能因為文秘人員的一時疏忽、一點瑕疵而影響了企業的形象，讓人家小看我們。單是訂書釘，訂幾道、往哪個位置訂，都是有講究的，不要想怎么訂就怎么訂。 圍繞匯報稿的撰寫，講了上面這些意見，供同志們在工作中參考。不妥之處，歡迎大家指正。 |
