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會議紀要是指用于記載、傳達會議情況和議定事項的法定公文。它不同于會議記錄，會議記錄是一種客觀的、單純的紀實材料，是對會議過程的單純記錄，不分重點，全盤記錄，對會議記錄的簽認，僅僅代表對會議過程這一事實的認可，即對會議過程中對各方發言的內容、順序的一種確認。而會議紀要則不同，會議紀要是對會議過程、會議精神、會議結果的高度精煉，更為關鍵的區別是，工程會議是各方對履約過程中發生的某些事件歸責原因及處理方式的討論，并最終對各方對該事件中承擔何種責任，以及在會后需要承擔何種權利義務達成一致合意，例如工程施工工期延遲的原因和責任、工期是否同意順延、質量標準及其變化、付款方式及結算方式的變更、工程檢驗方式變更、違約責任及索賠的修訂等，而會議紀要就是對該合意的書面確認。從本質上來說，此時的會議紀要實際上是一種補充協議。

例如，某次會議上，形成一份會議紀要如下：

這份會議紀要就確定了鋼結構錯誤原因在于設計單位這一客觀事實，并對會議以后，各方需要承擔的權利義務進行了明確，各方在本份會議紀要上的簽字，不僅是對已發生的誤工事件事實及歸責的認可，更是對上述各方在本次會議之后所需承擔的權利義務的認可，構成一份新的合意，即補充合同，違反會議紀要，則事實上構成違約。

該份會議紀要上有各方負責人的簽字，其原件就是一份原始證據、書面證據，對于會議紀要上描述的事實及約定，其又是一份直接證據。故如果某方當事人要針對會議紀要上描述的事實及約定主張權利，會議紀要就是一份書面證據、原始證據、直接證據。這樣一份證據其證明力有多強，本系列文章前幾篇已經進行闡述，本處就不予贅述了。關鍵的時候，這樣的證據往往能一舉定勝負。

故會議紀要在工程案件的爭議解決中具有舉足輕重的作用，能否制作符合證據要求的會議紀要，是工程案件中取得優勢地位的核心之一。但可惜的是，在工程實踐中許多施工企業怠于制作會議紀要或者制作的會議紀要存在種種操作缺陷，導致會議紀要不能作為證據支持施工企業的訴訟需求，這就給企業增加了索賠和訴訟的困難和證據缺失的風險。

建設工程履約過程中的會議紀要，通常可以粗略地分為例會會議紀要和專題會議紀要兩大類。

例會會議紀要是指工程履約過程中按固定時間、固定階段、固定程序必須進行的一般性會議的會議紀要。例如每周施工例會會議紀要、施工交底會議紀要、圖紙審查會紀要等等。例會會議紀要側重于工程履約過程的記錄作用，例如每周例會會議紀要中，通常包括但不限于以下內容：

專題會議紀要是指工程履約過程中為了處理某件特殊或突發事件而臨時召集的特殊性會議，側重于某個具體事件的處理方式及責任承擔。通常用以舉證某個具體事件發生的客觀事實及各方在處理這個事件時承擔的權利義務，例如上文所提到的屋架鋼結構尺寸錯誤問題的會議紀要就是典型的專題會議紀要。

例會會議紀要與專題會議紀要并不嚴格區分，往往相互混雜，只是為了大家理解，進行的一種粗略的分類。但可以看到，事實上，例會會議紀要與專題會議紀要分別是工程履約過程的一般性事件和特殊性事件全過程記錄，如果所有的會議紀要都能按照證據的標準與要求制作，就能還原工程中發生的所有事件，明確各方的責任與義務，確保各方的合法合理的利益。但可惜的是，實踐過程中，很多施工企業并未意識到會議紀要就是證據，而且是關鍵證據，并未按照證據的相關要求固定、制作、簽認，爭議發生時，就苦無證據支撐，最終只能咽下苦果，這只能說可悲可嘆，但又不能不說是自作自受。

本系列文章的第一篇《結合典型案例看施工合同履約證據及其管理（一）——施工企業何以做到律師需要什么證據，能夠提供相應證據？》一文中，介紹了中國建筑行業王牌軍——中建某局四公司與北京某賓館有限公司在一起建設工程糾紛中，中建某局四公司以其過硬的證據資料管理，最終征服了法官，也征服了被告，被告主動讓步，該案件直接調解結案，中建某局四公司拿回工程欠款及索賠共計2000萬元。該案件在1995年底舉辦的全國城鄉建設法制工作會議上被當時的建設部法規司領導這樣評價：“不論是追回工程款和索賠款的數額，還是依法解決拖欠工程款的效果和影響，本案都堪稱中國建筑業追欠索賠第一案。”在該案件中，總數高達114份的每周會議紀要，起到了關鍵性的作用。

該案件中涉案的中建某局四公司承建的四星級涉外賓館總價2227.5萬美元。工程竣工交付使用后，被告拖欠工程尾款折合1400萬人民幣。此外還有應簽證而未簽證確認的索賠款折合人民幣800多萬元。在原告找到我以前，催討這筆巨額欠款已經花費了逾兩年半的時間，無數次向被告發函、派人上門去催討，也找過各級上級和政府主管部門，均沒有解決問題。我詳細問過當事人得知被告此前一直拖欠款項的理由主要有二：一是說原告方延誤工期，工期確實比合同上的時間晚了半年；二是說工程質量有問題，突出的是“紅水”問題，即賓館水管放出的含有銹水。但原告在工期延誤方面有充分的證據證明延誤原因主要是甲方違約，且“紅水”問題的責任也在甲方。那么，在決定是否起訴前，就必須先確定一點，我們是否有證據對抗發包人的工期及質量抗辯。

隨著我對案情的了解，我發現案涉工程雖然是一個工期緊，責任重的高難工程，但原告仍然保持了相當高的原始資料的形成和搜集的管理水準。案件相關的原始證據有兩個大的鐵皮柜，這之中有詳細的合同、全部共114次每周例會紀要、收受的建設單位分批提供的所有施工圖紙和設計修改圖紙的原始記錄、工程洽商記錄、雙方來往的全部公函、文件等書面資料。經過我全面的分析，我向當時的四公司的領導作出了我的建議——除了部分因未能及時提出索賠報告，導致除斥期間經過，無法索賠的費用外，其他費用均有證據可以佐證，案子可以打。

公司領導對我的判斷也十分信任，當即決定起訴。果不其然，案件開庭的第一天，被告雖然承認有未付的工程欠款，但認為支付不具備條件，理由是原告違約在先，并以工期延誤和質量缺陷提出反訴，工期和工程質量問題成為了原、被告雙方的爭議焦點。對被告這樣的反應，我早已成竹在胸，直接以完整、有力的證據對被告的主張予以駁斥。

這其中很大一部分證據就是每周會議紀要。原告提供了全套的經承包人、發包人、設計人、監理人四方都由負責人簽字的每周例會紀要。本案工程施工過程中實行的每周例會制度，建設單位、施工單位、監理單位、設計單位派代表參加，經協商各方一致同意會議紀要由原告派專人負責記錄。會議先后召開114次，每周例會紀要的原始書面資料共344頁，全部原件保存完整；而且，當時的會議記錄都是人工手記，記錄字跡清晰，少有涂改，自始至終為原告當時委派的一人記錄。每周例會紀要真實地再現了工程施工的全過程，厚厚三大本由與會各方代表簽名的每周例會紀要成為本案的重要證據來源。針對被告反訴的工期延誤問題，每周例會紀要能夠證明工期延誤系被告自己違約造成，這對案件爭議中工期延誤的原因以及如何歸責起到關鍵性的證明作用。

我在法庭上明確指出被告指認工期延誤責任在原告的主張和理由根本不能成立，系爭賓館的工期延誤，完全是因為被告嚴重違反合同規定而造成。我在庭上代理原告首先提出：工程實際竣工日期不是1990年11月25日，而是8月15日。原告舉出了有關的證據。原告于1990年8月15日之前提出書面竣工報告，并交付被告驗收。被告在竣工報告單上簽字認可的時間是8月15日。同時，當天建設單位、監理單位、施工單位三方共計14人參加最后一次每周例會，當次的會議紀要表明：工程竣工驗收工作已安排總體道路，8月底賓館要配合亞運會試營業。同年8月25日，雙方簽署“建筑工程保修證書”。8月30日賓館開始試營業。原告向被告提出二個問題:如果現在要把竣工日期定于1990年11月25日，那么，賓館從8月30日開始試營業，正式接待國內外賓客作何解釋？是誰授權允許被告在工程尚未竣工交付使用時就對外營業？我其次又提出：被告提供±0.00樓板的施工圖出圖拖延4個月，施工停工待圖，有14次每周例會紀要對此有原始記錄。這兩組會議紀要，便將被告主張的原告逾期半年的責任進行了完全的抗辯。

緊接著，原告以會議紀要為骨架、脈絡，聯合其他類型證據，證明工程延誤的原因是被告嚴重違反合同規定，沒有履行自己應盡的義務而造成。這些證據一共涉及到10個方面:

原告為了證明工程的工期延誤全系被告違約所造成，舉出了36份證據證明被告違約的上述10方面問題的客觀存在。并且證明了賓館“紅水”問題是被告采用老式標準圖所引起，對此，原告已經履行了提示義務，并嚴格按圖施工，故“紅水”問題的責任方在于發包人。面對原告在工期和質量問題上的如此完整和充分的證據，被告很難加以反駁，最終不得不同意調解解決本案。

綜上可見，一份完善、有力的會議紀要，往往能直接確定相關各方的權利義務，不管是在訴訟還是仲裁中，均能做到一錘定音；且會議紀要是工程施工過程的全過程記錄，可以將各種間接證據以會議紀要串聯起來，證明相關事實，這也是中建某局四公司在本案中贏得如此漂亮的核心原因。

我在給施工企業進行法律培訓的課程中結合自己多年的辦案經驗反復強調企業制作會議紀要時需牢牢把握“四不”原則，這“四不原則”具體是指：制作會議紀要不能只簽到會議，不簽紀要本身；不能僅由發包人一方或者監理單位制作；不能只有一份原件；不能由非負責人簽字。

1. 制作會議紀要不能只簽到會議，不簽紀要本身

工程實踐中，不論是哪個部門牽頭組織的相關會議，通常都會讓所有的參會單位進行簽到，但卻往往忽略了讓與會單位對會議紀要本身進行簽認。很多單位往往存在這樣的思維誤區，認為到會單位只要簽到了參會了，會議紀要形成了，就代表著參會單位對紀要的認可，便可以作為證據使用。事實上，這種想法是完全錯誤的，我國民法規則中，對意思表示采用的是明示的原則，除了法律直接規定的默示視為認可的情形（例如法定繼承人的繼承；試用合同到期未作出表示視為愿意購買等情形）之外，其余情形下，所有的默示情形均不能推定為認可，而我國法律中對會議紀要的默示情形并未規定，所以會議紀要對未簽認的單位不直接發生效力。

故當一個會議結束，與會各方對某一事實形成某一合意，并最終制作成會議紀要，與會各方必須在會議紀要本身進行簽認。只有對會議紀要的簽認，才能認為簽認方對會議紀要所表達的內容的認可，當爭議發生時，才可以依據已簽認的會議紀要向其主張權利。

2. 不能僅由發包人一方或者監理單位制作

每周例會紀要需要做到闡述清楚、交代具體、及時真實。實踐中由于管理不嚴或者制度不完善，甚至記錄人員不懂紀要的格式及要求而盲目隨意的去寫，就會導致每周例會紀要條理不清、邏輯混亂、漏洞百出。這樣粗制濫造的會議紀要不能準確及時反映工程建設施工過程的管理，且因為施工過程并不可逆，時過境遷再去追憶，這樣制作出來的會議紀要也會嚴重滯后于會議決議形成的時間。故建設單位、監理單位、施工單位可同時派專人進行會議記錄并制作會議紀要，這樣各方可及時的查漏補缺，比照匯總，達到真實準確記錄會議內容的目的。

3. 不能只有一份原件

每周例會的會議紀要，是重要的原始書證。根據《中華人民共和國民事訴訟法》第七十條：“書證應當提交原件。”我作為辦案律師經常遇到當事人無法提供履約過程中產生的書面資料的情況，如果當時制作的會議紀要只有一份原件，而發生訴訟時找不到原件或只能提供復印件，對方就有權不發表質證意見，因為復印件不能直接作為證據，所以案件自然就陷入了被動。我一再強調證據的極端重要性，但大部分施工企業的合同資料管理的實際狀況卻遠不能滿足案件勝訴的客觀要求，如果企業能在資料收集、形成的階段就養成良好習慣，那么對工程合同履行以及訴訟風險的把控都大有益處。

企業應該重視每周例會的會議紀要制作，一式多份，不能只有一份原件，會議紀要應分發到每一個參會單位，并及時記錄簽收情況，以方便日后的整理查詢和訴訟需要。對于不能現場直接簽收的會議紀要，應當做好送達工作，并對送達過程進行證據固定，證據固定的方式一般有：賓館發傳真；快遞送來回；掛號并公證。

（1）賓館的商務中心是收發傳真的專門單位，通過賓館發送傳真文件法院認為已送達，因為賓館發傳真，能留下傳真件本身，對方傳真機按收和賓館收費憑證三份間接證據，形成送達的證據鏈。

（2）快遞送來回執可同樣達到上述三份間接證據成鏈的效果。中國郵政速遞物流股份有限公司（EMS）是專業的郵寄送達單位，由于其方便快捷，價格便宜一直是送達時的首選。

（3）郵寄掛號信適合異地送達但須辦理公證才能形成三份間接證據。郵寄掛號信應辦妥查詢手續，以防郵局誤投造成的送達失控。

4. 不能由非負責人簽字

由于企業同時會有數個、數十個甚至更多的建設工程施工項目在組織實施，所以企業法定代表人不可能成為所有施工項目的直接負責人。基于此，每個施工項目上都必須有一個經過企業法人授權的項目負責人。負責人受企業的委派，對建設工程施工項目全面負責。

會議紀要中往往涉及重要事實的確認及權利義務的處分，本質上屬于補充協議，也就是合同，原則上來說必須要由公司法人代表或經法人代表明確授權的負責人才有權簽署，否則根據《民法總則》及《合同法》的相關規定，該紀要的簽認屬于無權處分，效力待定。這會使該份會議紀要的證明效力大打折扣，甚至無效。

故每周例會的會議紀要都需要承包人、發包人、設計人、監理人四方負責人簽字，只有負責人簽字才能對其所代表的企業產生法律效力。實踐中許多記載施工合同重大修訂的會議紀要往往是項目部門的名義簽訂，這樣沒有負責人簽字的會議紀要會導致各方的領導層對會議紀要的內容缺乏了解，使得工程合同的履行脫離監控管理，會議紀要的執行力度和法律效力也大打折扣。

會議紀要是在施工合同履行過程中經幾方協商重新確立彼此權利義務并達成一致的真實記錄，其涉及的利益已經確定，在訴訟中可直接所為證據來使用。在訴訟中，凡是已獲得各方負責人簽字確認的會議紀要，均可就會議紀要達成的關于工期、支付、結算、質量等內容來作為證明依據。企業只有加強會議紀要的制作管理，建立嚴格的資料記錄和保管制度，才能依據會議紀要的相關內容及時提出索賠，即時清結。