一.采購知識
1.了解自己；
2.了解供應商；
3.了解訂單的急切程度；
4.了解與供應商的各種聯系方式；
5.要隨時知道自己催貨的訂單內容；
6.對自己所負責的產品也要十分熟悉；
7.先軟后硬，做事不要怕，還有主管呢，搞不定及時上報，千萬不要做老好人，自己承擔；
8.說話時講究技巧，不要一張口我的貨呢？你還與他們不熟悉，先聊聊天，套個近乎；
9.發脾氣不好，催不到貨時更要把住，鎮靜才是你需要的；
10.催不到貨時，首先要告訴你的上級而不是生產部門經理；
11.你拿供應商沒有辦法時，你交給上級，同時聆聽你上級是怎樣跟供應商交流的，不要忘記時時刻刻去學習；
12.多多與生產部門和業務溝通．
二.采購知識分享
消息：自從由醫藥行業轉行到工業行業，進入一個新的行業、新的環境后，就會發現同樣是采購工作，現在與原來存在著很大的差異。很多的時間都忙于學習點點滴滴的新的知識。給自己充電、讓工作更出色兩大主題占滿了我的整個生活。
前幾日接到領導指示要我講課，與同事們交流自己作為一名外資家俱公司的化工采購員，四個月中學到了什么，對所要購買的化工產品認識了些什么，整理好后向大家講講，躲是躲不過了，于是寫了幾個大的部份——采購工作認識、產品知識認識、采購知識交流：
采購知識1、盡量收集多一點產品信息：我不熟悉這個產品，但是我會盡我最大的努力尋找懂得這個產品信息的人，從別人那去學到自己本來不知道的東西。那怕是一絲絲信息都算是在進步。
采購知識2、做事情要有條理：我基本上會每天記錄下來，我所做過的工作，處理的事，對沒有處理好的事，要求次日，或緊接處理，盡量做到問題不推遲，盡最快解決。
采購知識3、工作有計劃：在每一天結束前我會在頭腦里打旋我什么事沒完成，明天的主要事情是什么，做個計劃。很重要的，或事情較多，我會記錄下來，逐個或交叉處理。
采購知識4、學會主動與人溝通：經常與車間，倉庫，打樣車間、品質的相關人員接觸，這樣便于自己了解產品，跟蹤需要，減少工作失誤，提高工作效率。
采購知識5、對工作的難點重點要有總結：對工作中的難點，事后盡量做個簡短的書面總結便于自己以后總結經驗。要求廠家處服務處理事得交書面說明。
采購知識6、盡量做好工作總結：對所做的工作，每個月至少做個簡短的總結。從工作量、工作內容、完成事項，要事處理，問題解決，工作失誤，工作計劃等方面做個簡短的總結。
采購知識7、做好供應商的管理：盡量用條款有效的文件去約束牽制他們，讓他們能主動爭取配合我們工作，及時解決問題，讓其感受有壓力又有動力。
采購知識8、要持續對訂單的跟蹤：工作要有責任心，要嚴謹，要主動出擊，不要寄希望于供應商肯定沒有問題，要及時做好跟催工作，要分析供應商的每一次看似合理的理由，是否隱藏著絲絲供貨風險或其它東西。要做好記錄，便于查詢和統計，及配合相關部門做好工作。
采購知識9、問題處理：反應要快，匯報要及時、處理問題要敏捷果斷，要有自己較好的處理建議提供，并能與供應商做個合適的談判結論。
采購知識10、職業習慣：要讓自己有一個好的職業習慣，有成本概念，有利潤思維，有風險意識、有統籌能力、有交流溝通好習慣。這些都有助于自己向一個更優秀的采購靠近，做一名真正優秀的采購員。
三.采購的數據工具和業績管理
采購最終的目的就是在販賣獲利，所以采購是否有績效，最終的表現就顯示在數據上，而數據是很現實的，沒有達到既定的目標，效率就會被判定為“差”。因此，在采購的數據管理上，現提出幾種管理數據做為分析判斷的工具：
1、進銷存的數據資料掌握
要能明確算出每個部門，每個中分類，每月的進銷存數據，而利用POS系統及EOS系統較能很快掌握公司的銷售資料及進貨資料。換言之，如能以較科學的方式來獲取進銷存的資料，較能給經營帶來大的助益。
2、分類的構成比分析
管理一個公司的商品，不能只是知道全店的營業額和利益，也不能只顧及部門的營業額及利益。例如：不但要知道飲料類這個中分類的營業額及利益是多少，對于它所占的構成比也要了解，才能知道銷售的弱點在那里，以及如何加以改善。
3、毛利率分析
毛利率=毛利/營業額×100％
對于每一個分類也要能將毛利率計算出來，了解哪一個分類的獲利能力好，哪一個分類的獲利能力差，而調整商品結構或強化弱的分類。
4、商品回轉率分析
商品回轉率=（營業額/初期存貨+期末存貨/2）×100％
商品回轉天數=365天/年商品回轉率
超級市場的經營決竅之一，就在求取快速的商品回轉率，所以對于每一分類的回轉率須予以計算出來，回轉率愈快愈好。因回轉率愈快，商品鮮度愈佳，資金回收速度 也快；如此形成一個良性的循環，經營才會杰出。一般來說，超級市場的回轉次數，一年應保持在20—22次以上才合乎標準，經營者可以檢查一下自己公司的回 轉次數，是否在標準之內，若在標準之外，可就要好好努力了。
采購部門是超市創造業績的部門，所以如果沒有完備的采購組織存在，超市根本不可能存在，更不用說想賺錢了，因此超市在談利潤的第一步就是要先組織一支戰斗力十足的采購戰斗隊伍，如此嚴密地把守住貨物進出的第一關，才有可能使超市真正立于不敗之地。
采購部門就如同制造業的生產部門一般，是創造利潤的單位，此關若把守得當，只進一些會賺錢的貨，自然就可以確保超市的基本業績。
一般而言，采購組織可分為分權式采購組織及集權式采購組織兩類，這兩類組織模式各有利弊，業者可視個人的規模、目標而選定適合自己的模式。
四.采購人員面臨的挑戰
1、 降低采購總成本
目前，市場進入微利時代。企業要實現利潤最大化，成本最小化，降低成本的壓力便落在了采購人員的頭上。衡量采購工作績效有以下兩個方面：第一，把企業所需 要的東西采購回來，保證企業生產、運營的連續進行；第二，與上一年度或上一季度相比，采購成本降低的幅度。另外，壓縮成本還要保證貨物的品質，所以說采購 人員要在成本和品質之間的夾縫中生存。
2、 采購提前期的縮短
一方面產品的生命周期縮短，另一方面為適應風云變換的市場，隨時有新定單增加或取消已安排的定單，要求采購人員通過多種途徑開發更優秀的供應源和得到供應商的更緊密的配合，保證在更短的時間內把物料開發成功采購回來。
3、 庫存
庫存造成資金積壓，但為了生產持續進行又不得不保持一定的庫存，關鍵是保持多少才是合理。現在幾乎每個企業都在減少庫存，有些讓供應商承擔較大庫存，并且一但定單取消，庫存成為滯料，損失誰來承擔，雙方必須事先有約。
4、 企業實行柔性制造
個性化需求帶來更多的企業轉向柔性制造，替代了以前的批量制造階段，如何讓供應商從批量供貨轉向多品種小批量供貨，需要采購人員與供應商進行深層溝通，甚至對供應商進行培訓，對物料的供應渠道重新布局，開發新的供應商等等。
5、 對采購人員本身的素質要求越來越高
隨著市場競爭的加劇，要求企業擁有素質更高的各類人才。采購人員應具有懂外語、工程技術背景、品管知識、物料知識、市場行情、總體策劃及協調能力、物流知識、E-采購知識等。
五.詢價采購工作流程
詢價采購工作流程一、詢價準備
1 、計劃整理。采購代理機構根據政府采購執行計劃，結合采購員的急需程度和采購物品的規模，編制月度詢價采購計劃。
2 、組織詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關專家共三人以上單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二，以隨機方式確定。詢價小組名單在成交結果確定前應當保密。
3 、編制詢價文件。詢價小組根據政府采購有關法規和項目特殊要求，在采購執行計劃要求的采購時限內擬定具體采購項目的采購方案、編制詢價文件。
4 、詢價文件確認。詢價文件在定稿前需經采購人確認。
5 、收集信息。根據采購物品或服務等特點，通過查閱供應商信息庫和市場調查等途徑進一步了解價格信息和其他市場動態。
6 、確定被詢價的供應商名單。詢價小組通過隨機方式從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商，并向其發出詢價通知書讓其報價。
詢價采購工作流程二、詢價
1 、詢價時間告知市招標辦、資金管理部門等有關部門。
2 、遞交報價函。被詢價供應商在詢價文件限定的時限內遞交報價函，工作人員應對供應商的報價函的密封情況進行審查。
3 、詢價準備會。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預備會，確定詢價組長，宣布詢價步驟，強調詢價工作紀律，介紹總體目標、工作安排、分工、詢價文件、確定成交供應商的方法和標準。
4 、詢價。詢價小組所有成員集中開啟供應商的報價函，作報價記錄并簽名確認，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則，按照詢價文件所列的確定成交供應商的方法和標準，確定一至二名成交候選人并排列順序。
5 、詢價報告。詢價小組必須寫出完整的詢價報告，經所有詢價小組成員及監督員簽字后，方為有效。
詢價采購工作流程三、確定成交人
1 、采購人根據詢價小組的書面談判報告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權詢價小組直接確定成交人。
2 、成交通知。成交人確定后，由采購人向成交人發出《成交通知書》，同時將成交結果通知所有未成交的供應商。
3 、編寫采購報告。詢價小組應于詢價活動結束后二十日內，就詢價小組組成、采購過程、采購結果等有關情況，編寫采購報告。
六.采購技巧與采購策略
質量的傳統解釋是好，或優良，對采購人員而言，質量的定義應是：符合買賣約定的要求或規格就是好的質量。
故采購人員應設法了解供應商對本身商品質量的認訓或了解的程度，管理制度較完善的供應商應有下列有關質量的文件：
采購技巧與采購策略
● 質量合格證
● 商檢合格證采購人員應向供應商取得以上的資料，以利未來的交易。在我國商品的產品執行標準有國家標準、專業（部）標準及企業標準，其中又分為強制性標準和推薦性標準。但通常在買賣的合同或訂單上，質量是以下列方法的其中一種來表示的：
● 市場上商品的等級
● 品牌
● 商業上常用的標準
● 物理或化學的規格
● 性能的規格
● 工程圖
● 樣品（賣方或買方）
● 以上的組合采購人員在采購時應首先與供應商對商品的質量達成互相同意的質量標準，在可能的情況下，對一引起產品，如大米、衣服、家訪用品、鞋類等商品，應 要求供應商提供樣品封存，以避免后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或在倉儲運輸過程損壞的商品，采購人員在采購時應要求退貨或退款。
（2） 包裝：包裝可分為兩種內包裝（PACKAGING），及外包裝（PACKING）。內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在自選式量販的營業方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。
外包裝若不夠堅固，倉儲運輸的損壞太大，降低作業效率，并影響利潤。外包裝若太堅固，則供應商成本增加，采購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。
設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉，采購人員應說服供應商在這方面向好的企業學習，并加以改進，以利彼此的銷售此外，采購人員在采購包裝的項目時，應先了解超市的政策，進而與供應商協商對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。
（3） 價格：除了質量與包裝之外，價格是所有采購事項中最重要的項目。我們在客戶心目中的形象就？quot；高質量低價格，若采購人員對任何所擬采購的商品，以進價加上合理的毛利后，連自已都判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供應商采購。
在采購之前，采購人員應事先調查市場價格，不可憑供應商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。
在采購價格時，最重要的就是要能列舉供應商產品經超市銷售的好處。
此外，公平而合理的價格，還可通過單獨與供應商進行采購或由數家供應商競標的方式來取得。單獨與供應商進行采購進，采購人員最好先分析成本或價 格；數家供應商進行競標時，采購人員應選擇兩、三家較低標的供應商，再分別與他們采購，求得公平而合理的價格。但在使用競標方式時，采購人員切勿認為，能 提供最低價格的供應商即為最好的供應商。我們必須綜合徇一個供應商其送貨、售后服務、釧銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候我們會放棄與提供極 低價格給我們的大批發商的全作，而選擇不愿意提供極低價格給我們的制造商或生產廠商與我們合作，因為通常制造商通常在產品質量、貨源保證、售后服務、促銷 活動及其他贊助上會有更多的營銷費用支持。
總而言之，價格采購是所有商業采購中最第三的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰性，這也是采購工作特別吸引人之處，超市采購人員應體會認識這一點，并運用各種采購技巧去達成這項艱巨的任務。
（4） 訂購量：在超市分店數仍少的時候，訂購量往往很難令供應商滿意，所以在采購時，應盡量籠統，不必透露明確的訂購數量，如果 因此而導致采購陷入僵局時，應轉到其他項目上。
在沒有把握決定訂購數量時，采購人員不應訂購供應商希望的數量，否則一旦造成存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金的積壓及空間的浪費。
但采購人員應與供應商協商一個合理的最小訂貨金額或數量，最好以金額表示。否則，如果沒有最小訂貨金額或數量限制，日后由樓面人員下單訂貨或運 用OPL訂單訂貨時，每次下單的訂貨量太小，要求供應商頻繁送貨，會增加供應商的成本。進而導致超市的價格無優勢。相反，如果最小訂貨數量或金額太高，則 會造成超市庫存過高，導致壓倉、滯銷、削價求售等風險。
（5） 折扣（讓利）：折扣通常有新產品引進折扣、數量折扣、會款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節性折扣、經銷折扣等數種。有些供應商可能會由全無折扣做為采購的起點，有經驗的采購人員會引述各種形態折扣，要求供應商讓步。
采購人員應向供應商說明超市的部份顧客？quot；專業客戶，換名話說專業客戶都是很會精打細算的，若供應商的折扣數無法大到讓超市的商品售價 能吸引他們上門，就算我們向供應商訂貨，這一關系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要向該供應商采購。
（6） 付款天數（帳期）：超市的付款方式與商品的采購方式緊密相關，通常經銷的商品采取貨到的XX到的方式結款，代銷、聯營的商品采取月結XX天的方式付款（詳細請參考供應商手冊超市的采購方式一節）。
付款天數（帳期）與采購價格息息相關，在國內一般供應商的付款天數（帳期）是月結30~90天左右，視不同的商品周轉率和產品的市場占有率而 定。對于超市而言，我們通常要求一般的食品干貨類商品帳期在貨到45天以上，百貨類商品的帳期在貨到60天以上。而且由于超市衽每月統一付款，供應商實際 收到貨款的時間要比合同平均延長15天《（0天+30天）/2》。精明的供應商業務人員會對此進行計算，故身為采購人員不可不知。總而言之，采購人員應計 算對超市最有利的付款天數（帳期），對于慣于外銷或市場占有率大的供應商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現金或預付款，但這全憑采購人員的經 驗與說服力。
在正常情況下，超市的付款作業是在交易所齊全時，按買賣雙方約定的付款天數（帳期），由銀行直接劃款至供應商的帳戶，這是超市的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆藉口，延遲付款，造成供應商財務調節器度的困難。
對于新進供應商來說，采購人員對此還有一個很重要的工作就是必須請供應商詳細新聞記者超市供應商手冊有關付款部分的內容，并對超市的付款流程詳 細予以說明。在以往的經驗中，由于超市采用了國際上先進的商業運作模式，與國內傳統的商業作業模式有很大的區別，一些供應商（尤其是內陸城市的供應商）對 此相當陌生，另外超市開業初期，許多流程尚未順暢，導致供應商付款不及時，影響超市與供應商之間的配合與合作。
（7） 交貨期：一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購的數量就相對減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。對于有長期承諾的訂購數量，采購人員應要求供應商商分批送貨，減少庫存的壓力。
由于超市電腦計算訂單數量的公式中，交貨期是個重要的參數，采購人員應設法與供應商采購較短的交貨期，降低存貨的投資。但是不切實際上壓短交貨 期，將會降低供應商商品的質量，同時也會增加供應商的成本，反而最終影響超市的價格優勢及服務水平。故采購人員應隨時了解供應商的生產善，以確立合理及可 行的交貨期。一般而言，本地供應商的交貨期為2~3天，外埠供應商的交貨期為7~10天。
（8） 送貨條件：超市系超大型的自選式的超市，商品的進出量極大，若供應商無法在送貨作業上與超市密切配合，將嚴懲影響超市的運作。送貨條件包括：按指定日期及 時間送貨、免費送貨到指定地點、負責裝卸貨并整齊將商品碼放在棧板上，以及在指定包裝位置上由好超市店內碼（或印國際條碼）等等。這些事情看來簡單，但若 采購在采購時，對供應商沒有提出要求，則有些供應商人員將會經常出錯，對超市的運作影響其他大。對于經常出錯的低應商，建議采取一些必要的警告或罰款措 施。
（9） 售后服務保證：對于需要售后維修的家電或電子產品，采購人員就要求供需尖商提供免費的1~3年的售后服務，并將保修卡放置在包裝盒內，保修卡應標明本商圈 內的維修商地址及電話，并且今后若維修商的名字、地址及電話一蛙發生更換，供應商應于第一時間通知超市采購人員，由采購人員及時通知賣場相關的退換貨處人 員及樓面主客。
走私貨由于貨品來源不明，同時售后服務也成問題，而且他們逃漏國家稅收，是違法行為，因此超市采購人員千萬不可去碰它，否則后患無窮。
（10） 退換貨超市有限公司大部份商品采取經銷形式，即買斷經營，理論上不應該豐在退貨的問題但在實際運作中，由于供應商產品質量的問題、殘損有因判斷錯誤或由于 供應商業務人員的誤導，形勢估計過于樂觀等因素，造成買進的商品庫存過高，或商品滯銷的情況，有誠售與遠見的供應商銷售業務人員，應主動解決超市相關業務 人員的困擾。如果供需尖商的業務人員不積極配合，超市面上不會繼續與其合作的。因為通常情況下，供應商會有較多的銷售渠道處理此種滯銷商品。
（11） 促銷活動：超市快訊是超市營銷最重要的武器，但快訊的成功與否，全賴于采購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門，通常我們超市快訊所選擇 的品項都是一些暢銷的、高回轉的、大品牌子的民生消費品（詳細請參考超市快訊一節）。在采購員人員采購中，應強調超市每個門店的每期快訊發行數量達到 30000~50000份，直接郵寄到公司的目標顧客群中，影響力極大，對提高供應商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔心快訊價格會擾 亂其市場價格體的供應商，超市采購人員則應強調超市歡是衽會員帛的超市，會員顧客與非會員顧客之間享受不同的類別待遇，我們可以采取非會員顧客不得購買或 采取會員價與百會員價方法，甚至可采取每卡限購、印花限購等方法或措施，加以控制，故不會對其價格體系造成很大的影響。在促銷商品的價格采購中，采購人員 必須了解一般供應商的營銷費用預算通常占營業額的10~25%，供應商不難由此預算撥出一部份作為促銷之用。一般來說，大品牌的供應商在超市快訊促銷期間 愿意下浮10~30%不等，有些小品牌或不知名品牌更能下浮50%，求的是薄利多銷，或推廣產品知名度，采購人員應了解供應商的需求與目的。
超市與供應商之間的促銷活動多種多樣，例如降價、地堆、端架、搭贈、抽獎、文藝表演等等（具體請參考超市促銷范例一節）。采購人員應將20%的時間放在與供應商洽談促銷活動上，以提升彼此的銷售業績。
（12） 廣告贊助（Advertising Contribution）為增加超市的利潤，采購人員應積極與供應商采購爭取更多的廣告贊助，這也是采購人員業務考核指標之一。超市所指的廣告贊助，有下列幾項：
● 超市快訊
● 室內燈箱
● 室外燈箱或戶外看板
● 地板廣告
● 購物車廣告
● 購物袋廣告
● 電視墻廣告
● 店內廣播廣告
● ……等等
（13） 進貨獎勵：是指一段時間達成一定的進貨金額供需商給予的獎勵，通常為有條件的及無條件的進貨獎勵，例如：目前本公司所要求的供應商在每月付款金額基礎上返 還公司的返利，即是無條件的進貨獎勵，或稱帳扣；其余要求超市進貨額達到一定條件后，才返回一定獎勵的即為有條件返利。由于本公司系統的限制，采購人員在 與供應商采購時，應要求每月的進貨獎勵（即帳扣），盡量不要采取每季、每半年、甚至每年的返利，因為有時我們不見得與該供需尖商能合作這么長時間。
依采購人員的經驗，通常都可要求供應商給予進貨金額1~10%的進貨獎勵，供應商因銷售份額的需求很樂意提供此種獎勵。此種獎勵對超市提升利潤 額大有幫助，例如：有些商品可能供應商因種種原因不愿以較低的價格供應，采購人員為增加利潤，應積極與供尖商采購要求更高的進貨獎勵，但切忌為了爭取獎 勵，而增加不切實際的采購數量，結果庫存壓力大增，甚至季節過后必須打折求售，這種情況采購人員不如不要進貨獎勵。
有些供應商業務人員會在其報價單（通常在出三價）基礎上下浮多少點折扣。
另處進貨獎勵（即帳扣）與價格折扣有所不同，請采購人員務必參？quot；進貨獎勵說明一節，加以區分。
（14） 其他贊助費用：
在超市的采購業務上，贊助金的種類繁多，包括：新入市的開業贊助費、新店贊助費、新品上架費、集中陳列贊助費、周年慶贊助費、各種節慶（元旦、春節、端午、五一、中秋、國慶節）的贊助費、端架/地推/地籠陳列贊助費……等等。
廣告贊助費與其他贊助費在超市營運里，占舉足輕重的地位，有此公司兩者的金額在開業前可收到數百萬人民幣的收入，開店后陸續向供應商收取，最高 可達營業額的2.5~8.0%. 這種被供應商稱之為：苛捐雜稅的費用，引進國內已有好幾年的歷史，它超到了篩選供應商（以價制量，淘汰一些沒有實力的 供需尖商）、增加公司利潤等積極的作用。同時供應商對此有了認識之后，其經營機制自然會保留一筆廣告與促銷專款用在此一目的，以促銷其產品，可謂一個愿 打，一個愿挨。
采購人員在與供需尖商采購進，盡量強調，，超市所收取的這些其他贊助費用，尤其是節慶贊助費用，通常都會用于各種大型的促銷活動上，而這些促銷 活動通常都須要幾十萬甚至上百萬的費用投入，如此高額的促銷活動費用如果都由超市來承擔，超市是無法承受的，這就需要供應商們一齊支持，所謂聚沙成塔，通 過這些大型的促銷活動，可以吸引大量的人流，提高來客數或客單價，反過來他們可以提高供應商的銷售。
但供應商的贊助費應與供應商的銷售成比例，否則有此采購人員變本加厲，需求無度，贊助費的費率已經到了無行無情的地步，貽笑大方。合情合理是雙方共同成長的基礎，我們對供需尖商的基本態度應是合作，而不是對抗。
（15） 供應商的表現：表現不良的供應商往往會影響到超市的銷售及利潤，并造成顧客的不滿。故采購人員應在采購時，除價格外應談妥合約中有關質量、數量包裝、交貨、付款及售后服務等條款，及無法履行義務的責任與罰則。
采購人員應了解任何采購都是與供應商維持關系的過程的一部分。若某次采購采購人員讓供應商吃了悶虧或大虧，供應商若找到適當的機時，也會利用各種方式回敬采購人員。因此采購人員在采購過程中應在超市與供應商的短期與長期利益中，求取一平衡點，以維持長久的關系。
總而言之，采購采購本身是一件很復雜、很艱難的工作，因為采購對象、供應商規模、采購項目都不盡相同，但采購人員只要靈活運用以上所述的技巧與策略，在采購中將不難一一克服困難。此外，經驗、機智與毅力都是采購人員在采購中所須要的。
七.資深采購破此職業的天機
采購員，引人注目的職業。
日前,得機與某資深采購聊天，一時興起，對他提出了幾個問題，而他在濃茶之后也相當有精神，竟然坦誠以待，對吾等道出了一些不為人知的天機！幾天來琢磨一番，覺得很有道理！如此秘笈不敢獨吞，現整理出來，與網友們共享!
一．你愿意和沒有決策權的業務員打交道嗎?
我不太喜歡跟沒有決策權的業務談單價。很多業務員動不動就說， 這個我要請示一下經理，然后回頭說，我們經理說這個單價可以做，虧本做，剛剛我還被經理罵了一回，說這么低的單價也做。
其實我知道他說的是假的，他嘴上這樣說，心里在偷笑呢，心想又遇到了一個笨蛋。這樣的人只能騙新手，我才不吃一套，我會說“既然你為難，那就算了，我找別 家做”。他越這樣說，我越讓他不好過，再殺他二個點，不做也得做。我直接跟他講，再降二個點，如有問題叫你們經理打電話給我，他一定會做。這是玩心里戰 術。
二．業務員都希望做到客戶滿意,作為采購,你如何看待客戶滿意?
客戶永遠不會滿意。如果業務說，我請示過上面了，這個價可以做，但不能再降了，我會說，好吧，我也不讓你難做，以后你交貨及時一點就好了。客戶滿意不是因為你的價格滿意，而是對你的人滿意，覺得你是值得信任的人，合作很愉快的人。
采購滿意，但不一定是公司滿意，公司永遠也不會滿意。作為公司來講，降價計劃一直在進行，降價力度也一直在加強，怎么會滿意呢？材料降價的部分，是公司的純利潤。市場是有限的，訂單量也是有限的，但節流的空間是無限的。
三．你會把價格殺得很低嗎?
錯了，我做采購很真誠，我會給供應商較高的利潤。采購都會給自己留后路，才能顯示自己的降價能力。給供應商利潤，供應商才會好好配合你，遇到緊急情況才會 幫你解圍。舉個例子，如果你把價壓得太死，品質要求又高，交期又短，真正應急時你就麻煩了，會被上面罵死，因為對方也不會幫你的忙。
四．你如何采購你完全不熟悉的產品？如何確定單價與品質?
再資深的采購，都會遇到自己從未接觸過的東西。對于他們的報價以及產品，要看金錢，如果錢不是很多，自然用不著老殺價，讓他賺點也正常。如果金額多，找幾 家供應商來對比,在我不懂的前提下，價格可以讓供應商傳成本分析。質量看是否通過認證，我方的工程也會進行確認。
五．你會不會考慮對方公司的規模與實力?
價格取決于公司實力。很多東西從送承認書方面就可以看得出價格是否合理。有時一個公司有一定的實力,而它的公司在同行中并不是很有名氣，這些是我們經常遇 到的。有名氣的供應商，不一定是滿意的供應商。XX是東莞最大最有實力的五金廠，但我除非在迫不得已的情況下才會找他供貨。我們有些供應公司并不是很有名 氣，但在同行中也過得去，這些小公司的價格很低，而且質量也過硬。
八.一個采購經理的工作總結
以下是一采購經理月工作總結，供廣大采購工作者參考。
采購部2007年8月份工作總結
采購部主要職責
1、審核采購需求
2、決定合適的采購方式
3、分配、選擇和維護潛在供應資源
4、負責供應商的調查和實地勘察，評估供應商的生產能力
5、采購合約與訂單的起草，簽發以及管理buyer.top-sales.com.cn
6、根據采購需要采取相應的應急行動或進行后續跟蹤
7、解決與供應商在合約上產生的分歧以及支付貨款問題
采購經理的工作重點：
1、制定采購談判的策略和方案并加以實施
2、處理質量問題，以及退貨方案的實施
3、同公司內部其它各功能部門建立并維持良好的關系
4、對公司采購管理的政策和程序進行有益的宣傳并提出建設性的改良建議
5、運用一些戰術性的方法如供應商伙伴關系；供應鏈管理等建立良好的供應商關系
6、處理供應商的問訊，異議及要求
7、實施對新供應商的開發和扶植工程
8、此外，采購經理的工作常常能夠體現出采購部門對整個公司所起到的關鍵作用和真正價值所在，這些有影響力的工作包括：
9、配合財務在整體上用的付款策略，如：
A、整理，控制及存儲原物料
B、立庫存量與及時供貨策略
C、決庫存矛盾
D、理廢棄或過剩的設備與物料
E、發并實施標準化程序；改善流程；降低成本；規避成本以及成本的固定
F、進新產品和改良產品或服務之間的協調
一、材料采購工作情況
8份生產形勢有所好轉，采購的工作量有所增加，加上采購部人員的調整，以及電鍍廠家的緊張，按單采購，對于有些材料的及時度上有些影響。
8月份最頭痛的事就是電鍍了，價格提高了，還要自己接送，好話說了一大堆，還不能及時鍍出來。
對于生產上的采購材料，除了客觀原因（如資金延遲，采購任務下得急，供應商來不及交貨等）之外，基本都能即使到位。
二、值得肯定的地方
（1）采購的各項工作，包括各項計劃、方案，一直與生產部門緊密聯系，切實滿足訂單的生產需求。
（2）與部分供應商建立了良好關系，能夠進行有效的溝通洽商，努力為公司爭取了優惠條件，有效減少采購成本。
（3）在資金緊張的狀況下，與供應商協商，支持公司生產，并有效的建立了幾家良好的合作關系。
三、工作中出現的問題
（1）材料在采購回來后，跟財務部門溝通比較不及時，未能迅速后清晰的報帳，致使財務部工作量加大，減慢其部門工作效率。
（2）在付款方面還沒有做到更好的協調方式，導致了個別供應商不滿的情緒。
四、解決的辦法
（1）對支付采購費用的情況做好記錄。讓采購部各項支付情況清晰明了并有據可尋。
（2）庫存問題的處理，需要與物控部一起協調好。主動咨詢，可一起完成采購成本與庫存成本的權衡分析等，更加緊密聯系兩個部門。
（3）對于有計劃外的交易出現，預算數額與實際操作的數額相差較大，則需要與物控部、銷售部、生產部溝通好，盡可能完善采購計劃及采購預算。
五、本部門的工作思路
和采購員密切溝通，隨時應付緊急采購任務，改進采購工作中的相關問題，沉著應對各種計劃外情況，更有效的對采購工作進行管理規劃，與各個部門聯系更加緊密，更好滿足訂單的需求，努力做到采購的最優，為公司節省采購成本。
相信采購部工作將會有更大的突破和改善，豪邦車配制造有限公司更上一層樓！
九.采購部與采購員工作流程和管理制度
采購員工作流程
i 進貨訂單
" 進貨訂單 " 是進貨業務的起點。
在企業的日常運作過程中，經常需要根據企業目前的經營狀況制訂進貨計劃，在本軟件中以輸入一張進貨訂單實現。
ii 進貨開票
當進貨業務發生時，需要做一張 " 進貨單 " 。
進貨業務有兩種類型，訂單類進貨和非訂單類進貨；訂單類進貨業務通過獲取進貨訂單來進行開進貨票；非訂單類進貨業務，直接開進貨單。
" 進貨單 " 存盤后生成一張 " 未審核進貨單 " ；
只 " 保存 " 不 " 審核 " 的 " 進貨單 " 不增加商品庫存；
只有經過審核的 " 進貨單 " 才增加商品庫存，同時增加 " 應付賬款 " ；
在進貨開票時可以選擇 " 最近進價 " 或 " 進貨價 " 作為缺省進貨單價；
在開進貨單的同時允許增加新供應商、新商品或新職員。
iii 進貨審核
進貨單保存后生成一張 " 未審核進貨單 " 。
" 未審核進貨單 " 通過 " 進貨審核 " 便成為 " 已審核進貨單 " 。
" 進貨審核 " 使商品的庫存數量增加，同時增加 " 應付賬款 " 。
iv 進貨退回
本模塊可以實現對進貨退回單的管理和控制。
本模塊可以處理 " 原單進貨退回 " 和 " 非原單進貨退回 " 。
" 進貨退回 " 將減少庫存數量。
v 進貨結算
" 進貨結算 " 模塊可以對已審核的但未結算清的進貨單進行結算。
" 進貨結算 " 的結果使 " 應付賬款 " 減少。
vi 預付款管理
在進貨業務中，有些需要提前預付定金，本模塊便可實現該功能。
做進貨結算時，可以用預付款沖抵應付款。
當 " 進貨結算單 " 上的 " 付款總額 " 大于 " 付款合計 " 時，系統自動將余款轉為預付款。
預付款應可輸負數
采購部工作流程與管理制度
1、 總則
為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。采購部經理對采購員及庫管員進行考核和管理。
2、 采購部經理職責：
1) 負責組織公司所銷售產品的 采購。
2) 對庫房的管理工作負責。
3) 做好銷售員與供方之間的聯系工作。
4) 幫助銷售員作好產品的選型及推薦新產品的工作。
5) 對本部門員工制度執行情況負責。
6) 對本部門員工的專業知識培訓負責。
7) 對員工進行嚴格管理，根據員工表現向公司提出獎勵或處罰建議。
8) 嚴格內部管理，抓好各項規章制度的落實，對本部門辦公設備的使用及管理負責。責任到人，發現問題及時向公司領導提出獎懲建議。
9) 負責制定工作計劃，監督工作計劃的執行及完成情況。
3、 庫管員職責：
1) 早盤查（點貨備發）、晚清帳（當日工作當日完）。
2) 提供及時準確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發，必須及時、清晰、準確的了解貨物的運行狀態，即時登報信息，直至合同完成、存檔。
3) 負責庫房日常管理事務。
4) 檢查庫存產品狀況。
5) 按規定收發物料。
6) 物料進庫儲位的籌劃與排放，
7) 填寫庫房相關數字登錄到ERP。
8) 配合盤點庫房產品工作的具體執行。
9) 物料的搬運和庫房廢次品的回收及保管。
10) 對來料來貨及時入庫，儲放安全以防倒塌、遺失或變質。
11) 維護和管理搬運工具。
4、 流程：
1) 采購流程：
A 收到銷售部從ERP發來的訂單
B 審批確認
C 詢價、比價
D 采購部經理審批（重大合同向公司領導請示）
E 簽訂采購合同
F 復印后，將原始合同整理裝訂年末存檔
2) 付款流程：
A 在ERP內錄入付款申請單
B 采購部經理審核
C 副總經理審批
D 財務部付款。
3) 收貨流程：
A 直發：
a. 根據合同執行進程督促供貨方按期交貨
b. 供貨方傳真提貨單
c. 通知銷售內勤已發貨
d. 銷售部內勤傳真提貨單至最終用戶并確認
e. 采購員辦理入庫手續
f. 銷售部內勤辦理相應的出庫手續
B 轉發：
a. 根據合同執行進程督促供貨方按期交貨
b. 供貨方傳真或郵寄提貨單
c. 通知辦公室相關人員提貨
d. 提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續
e. 采購員清點貨物并辦理ERP入庫手續
4) 收進項發票流程：
a. 催供貨方開具發票
b. 核對開票內容
c. 錄入ERP
d. 將發票交財務部簽收。
5) 出庫流程：
a. 庫管員收到銷售部銷售內勤發出的ERP出庫申請
b. 庫管員備貨并復核
c. 交辦公室發貨
d. 辦公室將用戶簽字的送貨單或發貨單交銷售內勤
5、 采購管理制度：
1) 建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。
2) 建立、建全比價制度，保證采購設備的質優價廉。
3) 建立客戶資料管理（表）冊，新客戶開發一覽表，競爭同行動向一覽表，售后服務管理表。
4) 每周末將上周付款、欠款、欠票情況進行匯總在周例會上做總結，并提出本周用款計劃。
5) 簽訂采購合同后，應全面了解發貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前十日通知銷售內勤
6) 所有貨物一律開箱驗收，發現問題及時和供應商聯系，盡早解決。
7) 采購部負責所采購貨物的入庫手續。貨到后應在一個工作日內辦理入庫手續。驗貨完畢后，及時按操作規程準確登錄ERP。
8) 采購部每月5日前，將上一月的采購合同編號整理成冊
9) 違反上述規章制度，視情節罰款50-500元。
6、 庫房管理制度：
1) 庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。
2) 保持庫房的整潔、有序。庫區禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。
3) 所有貨物依據銷售部門或合同號合理存放。
4) 任何出入庫物品都要履行手續，見單發貨，領用登記。
5) 保證貨物完整出庫、應有裝箱單、發貨清單（一式兩份）和回執。保證貨物和備品的及時、準確出庫。
6) 接到出庫申請后根據合同內容進行備貨，并由領貨人簽字方可辦理出庫。
7) 出庫返回單，應由銷售內勤保管（需方簽字）。
8) 對客戶所需樣品及實驗品，庫管員及時登記領用人、領用時間、退回時間。退回后應妥善保管。
9) 庫管員每月第三周的周六對庫房盤點，并將盤點結果在次日報副總經理。
10) 違反上述規章制度，視情節罰款50-500元。
十.采購員崗位職責與采購經理的工作職責
采購員崗位職責
1、 在采購經理的直接領導下，嚴格按照公司規定的報價原則進行對外報價。
2、 凡與經銷產品相關的廠家代理資質、培訓計劃、促銷政策、獎勵、返點、廠家資源的掌握、價格體系更新等必須做到了如指掌，落實到人。
3、 要積極主動配合業務部門做好每個項目方案，并與業務部門達成共識。
4、 采購員要嚴格按流程執行并每做到貨比三家，控制降低采購成本，對供應商進行管理及考評，每年按一定比例更新供應商（形成表單）。
5、 承擔所負責區域產品項目的標書制作、現場答議、評委協調等與投標有關一切事宜，對于臨時應急在客戶部不能給予支持的前提下，必須與用戶進行深層感情溝通后再進行投標。
6、 協助經理搞好供貨渠道建設。
7、 嚴格執行合同管理規定，要按時簽訂，不得延誤，并在第一時間將合同傳遞給與項目相關的人員。
8、 負責客戶部項目執行中與技術部、財務部的協調及結算信息的傳遞。
9、 綜合調配公司庫存資源，訂貨時掌握好實際庫存和在途物料情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。
10、參加本部門員工業務培訓。
11、樹立索福公司的專業形象，保證索福公司的名譽不受到侵害。
采購經理工作職責
1、 嚴格按照公司規定的報價原則進行對外報價。
2、 確保每月的發票正常收回。
3、 凡與經銷產品相關的廠家代理資質、培訓計劃、促銷政策、獎勵、返點、廠家資源的掌握、價格體系更新等必須做到了如指掌，落實到人。
4、 要積極主動配合業務部門做好每個項目方案，并與業務部門達成共識。
5、 采購要嚴格按流程執行并做到貨比三家，控制降低采購成本，對供應商進行管理及考評，每年按一定比例更新供應商（形成表單）。
6、 密切與供應商的合作關系，做到投入、細致、深知，達到低價、快速、及時供貨。
7、 嚴格執行合同管理規定，要按時簽訂，不得延誤，并在第一時間將合同傳遞給與項目相關的人員。
8、 負責客戶部項目執行中與技術部、財務部的協調及結算信息的傳遞。
9、 綜合調配公司庫存資源，訂貨時必須要了解當前庫存情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。
10、 負責門市產品選型、市場導向、宣傳資料。
11、 組織本部門員工業務培訓。
12、 樹立公司的專業形象，保證公司的名譽不受到侵害。
