GTD個(gè)人管理系統(tǒng)中缺失的主要部分就是結(jié)構(gòu)框架 — 我認(rèn)為David Allen這樣做是有意為之，以便你能擁有更多“水般思維”的狀態(tài)，可以為任何事情做好準(zhǔn)備。你的行為活動(dòng)將處于流動(dòng)形態(tài)，對(duì)出現(xiàn)在自己面前的任何事都能及時(shí)回應(yīng)。
這種做法對(duì)像David一樣的人們來說是好事，但對(duì)其他人而言可能有點(diǎn)過于混亂。
因此Zen To Done（簡(jiǎn)單做）管理系統(tǒng)的第9項(xiàng)習(xí)慣就是：創(chuàng)建每周和每日常規(guī)安排。這項(xiàng)習(xí)慣能創(chuàng)建出GTD系統(tǒng)缺失的結(jié)構(gòu)框架，給你每日和每周生活帶來更多秩序與平靜感受。
它還能極大簡(jiǎn)化你的工作日和個(gè)人生活，使每日生活不再過于混亂和復(fù)雜。你可以把相似任務(wù)放在一起，對(duì)其進(jìn)行集中處理，你還能確定自己做著真正需要去做的那些事情。
最重要的是，它能讓你掌控每日生活，而非指望各種外來要求的高低起落能仁慈待你。倘若沒有常規(guī)安排，面對(duì)出現(xiàn)的各種任務(wù)要求，你就沒有對(duì)其說“不”的恰當(dāng)方式。每個(gè)想占用我們時(shí)間的人，以及想要我們關(guān)注的網(wǎng)站，都能對(duì)自己呼來喚去。若你想完成真正重要的那些事情，這種狀態(tài)可不是什么好事。
請(qǐng)掌控你的生活。設(shè)定一些常規(guī)安排，學(xué)會(huì)遵從它們行事。
下面就是做成此事的一些建議：
工作任務(wù)。請(qǐng)寫出一份在工作生活里，你想要或需要完成的所有事項(xiàng)的列表。這些事項(xiàng)可以是“每周回顧”之類的大事，也可以是文書工作或報(bào)告之類的小事，或是每天清理實(shí)體收納盒，在每天開始時(shí)設(shè)定MIT（最重要任務(wù)），回顧個(gè)人目標(biāo)，和老板溝通工作進(jìn)展，將電郵收件箱清空，打電話，寫作，設(shè)計(jì)等等。
個(gè)人任務(wù)。請(qǐng)對(duì)個(gè)人生活也寫出同樣的列表。列表中的事項(xiàng)可以包括鍛煉、瑜伽、冥想、寫日記、閱讀、看博客，還有各種雜務(wù)瑣事，比如付賬單、平衡收支、洗衣、打掃房間、購(gòu)物、照料寵物、孩子相關(guān)事宜、去銀行、去郵局、準(zhǔn)備孩子午餐等。
集中處理。審視一下你的列表，把較小的那些任務(wù)放在一起。這樣做能節(jié)省時(shí)間，減少干擾事項(xiàng)。例如，若列表上有購(gòu)物、去銀行、去郵局和去寵物商店等事情，請(qǐng)把它們都集中到“瑣事”條目下，在一天內(nèi)將其做完。你還可以每周為個(gè)人事項(xiàng)留出一個(gè)“辦公桌日”，用來處理個(gè)人郵件，支付賬單，平衡收支，歸檔文件，準(zhǔn)備好郵寄物品，寫好每周晚餐菜單，制定購(gòu)物清單。對(duì)于工作事務(wù)，你可以在一小時(shí)內(nèi)集中處理所有電話，再用一小時(shí)處理電郵，另外集中處理各種文書等。
每日列表。現(xiàn)在審視你的事項(xiàng)列表，看哪些事項(xiàng)需要每天完成。這些事項(xiàng)可能包括電子郵件，打電話，設(shè)定MIT（最重要任務(wù)），寫日記，鍛煉，看博客，處理實(shí)體收納盒等。請(qǐng)計(jì)劃好你的每日常規(guī)安排。你不用給每分鐘都做好安排，但每天應(yīng)有一些固定時(shí)間，去做這些日常任務(wù)。我的建議是制定早晨常規(guī)（可以制定一個(gè)家中早晨常規(guī)，并為剛開始工作時(shí)另外制定一個(gè)早晨常規(guī)）和晚間常規(guī)（同樣，可以為工作日結(jié)束時(shí)制定一個(gè)常規(guī)安排，再為晚上睡覺前制定一個(gè)常規(guī)安排）。把每天中間時(shí)段（當(dāng)日最長(zhǎng)時(shí)段）留給MIT和其他臨時(shí)出現(xiàn)的事情。
每周列表。你的每周常規(guī)安排里，應(yīng)當(dāng)包括自己每周會(huì)做一兩次（或更多次），但不是每天都做的事情。這些事情可以是每周回顧，洗衣，回顧個(gè)人目標(biāo)（不過這可以放到“每周回顧”里完成），打掃房間，鍛煉（例如每周鍛煉3次），瑣事，財(cái)務(wù)事宜，“辦公桌日”，園藝，庭院工作等。請(qǐng)把這些事情分散到一周完成，盡力別在一天里堆積太多事情。每天最多應(yīng)該完成2-3件事。理想情況應(yīng)該是每天1-2件事。若你每周有太多任務(wù)，需要每天完成3-4件，甚至更多件事情，就很可能需要簡(jiǎn)化生活，因?yàn)楸３诌@種日程安排會(huì)很難。你可以集中處理一些事情，或清除最不重要的那些事情。
嘗試去做。現(xiàn)在你設(shè)定了每日和每周常規(guī)安排，請(qǐng)嘗試去做。對(duì)于每日常規(guī)安排，請(qǐng)盡量至少堅(jiān)持實(shí)施一周。在一周結(jié)束時(shí)，回顧實(shí)施效果。若有不管用的地方，請(qǐng)做出調(diào)整。對(duì)于每周常規(guī)安排，請(qǐng)看自己能否堅(jiān)持至少兩周（除非確實(shí)不管用，此時(shí)你應(yīng)當(dāng)隨之進(jìn)行調(diào)整）。請(qǐng)靈活調(diào)整，重新嘗試，直到你發(fā)現(xiàn)對(duì)自己管用的做法。
堅(jiān)持到底。這是關(guān)鍵所在 — 我們很容易設(shè)定常規(guī)安排，但很難堅(jiān)持執(zhí)行。不過一旦你找到對(duì)自己管用的常規(guī)做法，只要能堅(jiān)持做上30天，它就會(huì)變成一項(xiàng)習(xí)慣。你將發(fā)現(xiàn)自己感到更加平靜，并能掌控個(gè)人生活。你如何能夠堅(jiān)持執(zhí)行30天？請(qǐng)把它當(dāng)成一個(gè)30天挑戰(zhàn)，給自己設(shè)立獎(jiǎng)賞，公開承諾此事，將你的常規(guī)安排貼在家中墻上和書桌旁邊，在進(jìn)行這個(gè)挑戰(zhàn)時(shí)，不要再有其他目標(biāo)或養(yǎng)成習(xí)慣的挑戰(zhàn)。若你真能把個(gè)人精力和專注力投入其中30天，這項(xiàng)習(xí)慣就會(huì)變得自動(dòng)運(yùn)行，需要你付出的精力也將更少。
Leo Babauta（里奧·巴伯塔）
2007.06.19
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