公司的印章，除了“公章”“合同專用章”“財務專用章”“法人章”“發票專用章”五種常見印章之外，有時候還會根據業務需要刻制各種“部門章”’“業務章”，如采購部門章、訂單專用章、驗收專用章、開單專用章、檢驗專用章等。
有時候，公章的用印申請手續繁瑣，耗時長，我們便會用部門章或業務章對外簽署一些簡單的文件。
那么采購部門章或業務章對外簽署文件有沒有法律效力？
根據律圖網律師的解釋，關于部門印章的效力問題，歷來都是理論界的爭議焦點，大概可分為表見代理說，無權代理說，以及有越權代理說等等。
表見代理說認為，部門屬于企業的內部職能機構，只要是部門對外的真實意思表示，而對方有理由相信部門的意思就是代表企業，那么部門印章的行為就構成典型的表見代理;
無權代理說認為，只有依法成立的法人才有民事行為能力，但部門不是法人更無民事行為能力，所以其所做的印章行為應當屬于無權代理，當然不能產生法律效力;
越權代理說認為，部門屬于企業內部的一般業務機構，其只能在應有的業務范圍內作出意思表示，才能發生法律效力，但是如果越權并導致使用部門印章錯誤，則應當屬于越權代理，未經企業的追認，其印章的行為當然自始無效。
由于部門章或業務章的對外使用，存在法律效力瑕疵，而且部門章和業務章的用印申請和審核，往往沒有公司級印章嚴苛，對外使用存在風險。筆者建議，在我們采購工作中，我們想讓簽署的文件沒有法律效力瑕疵的，一定要加蓋公章（合同可加蓋合同專用章）；我們本意不想簽署但又推脫不過，想讓簽署的文件存在法律效力瑕疵，為后期留下周旋空間的，那就加蓋部門章或業務章。
以下是簡要版《印章管理制度》，供參考。
第一條 印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具。印章管理關系到公司的生存和發展。為了規范集團印章管理，嚴控印章使用風險，特制定本制度。
第二條 辦公室負責印章管理工作，具體負責印章發放、印章回收和印章代管，并對印章的刻制、保管和使用進行監督、考核。
第三條 本制度適用于全公司。
第四條 公司級印章的刻制
公司成立后，由辦理公司注冊登記部門的總經理指定可信賴的人員持公司營業執照、公司法定代表人身份證復印件等資料到當地公安機關指定的印章刻制社刻制公司公章、合同專用章、財務專用章和法定代表人名章，并將刻制好的印章封存后帶回辦公室，辦理交接手續后，交由辦公室代管。如印章刻制社提供上門服務的，刻制好的印章須直接交給辦理公司注冊登記部門總經理指定的人員。公司重組、更名等情況需要重新刻制印章的，由總經理指定人員重新刻制。新章刻制后啟用前須在辦公室登記備案，舊章交回辦公室統一封存保管。
第五條 部門章及其他業務章的刻制
公司經營過程中，所轄部門如需刻制部門章或其他業務章時，應由部門負責人向辦公室提交書面請示，經法務部審核、辦公室主任審批后方可刻制；該印章由總經理授權部門負責人保管，并按照本制度的有關規定保管和使用。
第六條 公司級印章刻制后，由總經理向辦公室申請領取使用，并簽訂公司統一格式的《印章委托管理合同》，建立《印章保管登記表》；受托人在領取和歸還印章時，應在《印章保管登記表》上記錄簽名。
新公司成立后、投產前的工廠建設階段，由項目負責人向辦公室按上述程序請領使用。
第七條 公司應配置專門的電子保險柜用于公司印章的存放。保險柜應擺放在辦公室或總經理辦公室（辦公室人員控制在2-3人左右），尺寸不得小于80*45*45cm，內有單獨的保險盒且具備報警功能。兩個初始密碼必須修改，且不得相同。由總經理保管保險柜鑰匙，辦公室主任保管密碼，實行雙人雙鎖管理?？偨浝韮H保留一把機械鑰匙，其他機械鑰匙和密碼鑰匙須統一封存且分開擺放在辦公室。保險柜鑰匙和密碼不得由總經理一人完全掌握。保險柜密碼至少每3個月必須修改一次。
第八條 財務專用章和法定代表人名章應嚴格分開保管。財務專用章由財務負責人領取和保管，法定代表人名章由辦公室負責保管。其他業務章或部門章由總經理授權相關部門負責人保管。
第九條 辦公室應建立《印章保管登記表》，對印章保管人予以登記和動態管理。印章持有情況納入離職時移交工作的一部分。如持有公司印章的員工離職，須辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。
第十條 印章的使用范圍
1、公司公章：用于公司對外經營活動中以公司名義簽署的各類文件，包括公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料。
2、合同專用章：專門用于以公司名義對外簽訂各類經濟合同。
3、財務專用章：由財務人員依照日常的工作權限使用。
4、部門章：僅在本部門的職能范圍內使用，不得用于對外簽署任何文件。
5、業務章：僅用于特定的業務辦理，不得超范圍使用。
6、法定代表人名章：用于財務、合同事務及其他有關事務。
第十一條 印章的使用程序
（一）公章及合同專用章的使用程序
1、公司人員需使用印章時，應填寫公司統一格式的《用章審批表》（包括：印章名、用章材料的名稱、用章部門、用章日期和用章次數、留存情況），由其部門負責人從業務角度審核后簽署意見。
2、辦公室主任對用章審批表填寫的完整性、部門負責人簽字的真實性以及用章材料規范性、內容真實性、法律風險性進行審核并簽署意見。用章材料內容涉及法律、技術、財務等專業領域的，應送交相關部門審核，并簽署意見。
3、將材料審核意見報總經理確認，由總經理在《用章審批表》上簽署同意意見后，方可履行蓋章手續。
4、辦公室主任出差期間，可將保險柜密碼委托給辦公室文員暫管。辦公室主任回來后，應及時修改密碼?？偨浝沓霾钇陂g，可將保險柜鑰匙委托給除辦公室主任和文員以外的其他可信賴人員暫管。出現緊急用印情況時，暫管人口頭請示總經理同意后，可先行與辦公室主任取印。用印完畢后，暫管人應將用印材料留存一份，待總經理回公司后審核?？偨浝砘毓竞髴皶r在《用章審批單》辦理補簽手續，并注明“補簽”字樣。
5、《印章審批單》作為用印憑據由辦公室留存一份，每月定期整理后交檔案員歸檔。
6、印章原則上不得帶出公司。確因工作需要將印章帶出使用的，必須填寫《印章外出使用交接表》。詳細填寫印章名稱、借用日期、借用原因、借用人、審核領導以及歸還時間，經辦公室和總經理批準后由一名印章保管員和一名申請使用部門人員（共兩位非關聯方）共同攜帶使用。在任何情況下，絕不允許單獨由申請借章部門一人將印章帶出使用。
7、印章必須和落款名稱相符。蓋章應端正清晰，齊年蓋月（日）。簽名蓋章一起的，必須遵循先簽名后蓋章的原則。每份用章文件超過一頁紙的須加蓋騎縫章。
8、用章后的材料必須由印章管理部門留存備檔復印件。涉及公文、合同以及其他重要材料的，則必須留存備檔一份原件。
9、禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時，必須書面申請并經總經理書同意。
（二）其他部門或業務章的使用程序
其他部門或業務印章的使用由部門負責人在其職權范圍內根據規定的使用范圍對用章材料進行審核確認，并在《用章審批單》上簽字后方可蓋章。部門或業務印章的使用情況須及時做好使用登記，每月定期將使用登記表報辦公室備案存檔。
第十二條 印章保管人必須妥善保管印章，如有偷盜、遺失、損毀，必須及時向辦公室檔案室負責人以及總經理報告并及時登報公告掛失，責任人應按刻制價格賠償。給公司造成損失的，按公司索賠管理制度承擔賠償責任。
印章遺失、損毀后，由總經理指定人員憑營業執照、公告掛失的報紙等材料，到當地公安機關指定的印章刻制社重新刻制公章。
各類需要銷毀的印章必須交到辦公室統一封存，任何部門和個人不得擅自處理。
第十三條 任何人員必須嚴格依照本制度規定的程序、范圍使用印章，未經履行規定手續，不得擅自使用。辦公室將定期安排人員檢查制度執行情況，對于違反本制度規定使用印章的，將視情況給予責任人相應的行政、經濟處罰。
1、未按制度規定擅自刻制、領用公司或部門印章的，給予500元經濟處罰；
2、未按制度規定配置保險柜和管理鑰匙、密碼的，給予300元經濟處罰；
3、未按制度規定將財務專用章和法定代表人印鑒由一人掌握的，給予300元經濟處罰；
4、未按印章使用流程使用公司印章的，給予500元經濟處罰；
5、未按制度規定單獨由一人將印章借出使用的，給予500元經濟處罰；
6、未按制度規定將用章審批表和重要用章文件存檔的，給予300元經濟處罰；
7、未按制度規定擅自銷毀公司印章的，給予300元經濟處罰。
8、其他違反本制度規定的行為將視情況給予300-500元經濟處罰。
其他公司造成損失的，將另行追究責任人的相關賠償責任；觸犯國家法律的，將移送司法機關依法處理。
第十四條 本制度解釋權歸制度建設委員會。
第十五條 本制度自頒布之日起正式執行。前期相關制度自行廢止，未盡事宜將另行補充。
頒發日期：二〇二二年四月八日
