企業編制崗位說明書是一項基本的人力資源管理工作，然而在企業中，崗位說明書到底有沒有真正發揮它應有的作用呢？大部分企業的崗位說明書編完以后就被“鎖在柜子里”，員工沒有看，老板不重視，甚至有的連HR 都忘記了這回事。 崗位說明書的編寫是一項耗時耗力的工程，但為什么花了這么大的力氣編制完成，最后卻沒有人關注呢？說得直白一點，就是崗位說明書在編制過程中脫離了自身的本質需求。 崗位說明書的由來和組成 明晰職責、界定范圍是人力資源管理活動的切入點，編制崗位說明書的前提，就是崗位分析。通過崗位分析使任職人了解崗位的主要信息，對工作的目標、職責和所需要的知識技能形成共識，并使崗位工作的目標、職責以及崗位任職人需要掌握的知識技能與組織的發展目標相聯系。
崗位說明書以企業的組織架構和部門職責為依據，是企業在進行崗位分析的基礎上，編制的指導企業員工工作的說明性文件，是表明企業期望員工做些什么、規定員工應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的總匯，它是一張對崗位客觀描述的畫像。
崗位說明書一般由崗位基本信息、崗位職責、崗位權限、工作協作關系、崗位關系、崗位勝任力資格、工作環境與工作時間特征等其它項組成。
崗位說明書的應有作用
①作為招聘和內部選拔的依據。快速甄別新員工是否符合公司要求，在招聘新員工、新員工上崗初期及轉正評估時，對照崗位說明書，可快速判斷新員工是否符合崗位要求。同時，在內部選拔時，用來評估被選拔者是否符合新的崗位要求。
②作為定薪、調薪的依據。以崗位職責、復雜度、風險與環境作為重要依據來評價確定員工的崗位薪酬，可充分體現薪酬的內在公平性和激勵原則，提升員工滿意度。
③作為開展培訓需求調研和培訓效果評估的依據。培訓部門可以崗位說明書為參照，來全面評估員工的實際能力和工作表現，員工的現實水平與標準之間的差距即是培訓的真實需求。同理，以崗位說明書作為標準對培訓進行效果評估，不僅能夠量化培訓的實際效用，還能促進培訓內容的實際轉化。
④作為企業進行績效管理的重要工具。績效即完成工作職責的程度，績效指標從根本上來源于工作職責。
崗位說明書為什么沒有發揮真正的作用？
①在編制崗位說明書的時，企業老總不夠重視，人力資源部組織不到位，一種情況是由職能部門自行編制完成，人力資源部沒有進行規范、修訂；另一種情況是由人力資源部編制，職能部門沒有深度參與，崗位說明書與實際工作情況脫節。這兩種情況都不合理，最終導致崗位說明書不規范、不科學，沒有達到成為招聘、培訓、薪酬、績效參考依據的標準。
②公司業務發展較快，崗位變動頻繁，崗位說明書沒有能及時更新，造成崗位說明書與真實情況相差甚遠，不能匹配，久久不更新，自然被“鎖在柜子里”。
③大部分崗位說明書只是簡單地對崗位基本信息、崗位職責、任職資格等要素進行羅列，沒有明確地指出工作要求和標準，沒有闡明崗位間的關系，對于新員工來說，只能看到職責，不知道如何才算達標、企業關注的是哪些核心價值，使得崗位說明書難以直接有效地作為企業績效管理的重要工具。
怎樣改變大部分崗位說明書的現有命運
①崗位說明書在編制的時候要下工夫，企業需要充分重視，應先確定崗位說明書模板并組織撰寫培訓，再由各職能部門編寫提交，人力資源部組織修改，最終領導審核定稿。
②定期組織審視、更新崗位說明書。需要明確的是當組織或業務發生變化時，都應該及時更新崗位說明書，例如組織結構發生變化、建立新的部門/崗位、崗位新增工作內容、新技術新工藝導入等情況，崗位說明書必然需要對應更改。
③以工作目標和工作內容為中心，結合工作實際與工作流程，明確與其他崗位間的內在聯系，在編寫崗位職責的同時，指明相應的工作標準和工作成果，盡量量化數據。下圖為保潔崗位說明書職責描述示例：
這樣不僅使員工能更清晰了解該如何開展工作，也能更直接地作為績效管理的工具。
總結
崗位說明書是企業人力資源管理中一項重要基礎性文件，涵蓋工作任務、工作關系、工作標準、任職條件等多項內容，是實現“責、權、利”三者之間的合理匹配的基本依據，是招聘、培訓、薪酬、績效的基本依據，應充分重視崗位說明書的編制，真正地讓其發揮作用，更好地幫助企業實現發展目標，而不是“鎖在柜子里”。
